রিমোট অ্যাকাউন্টেবিলিটি: দলকে উৎপাদনশীল রাখা

মূল ধারণাগুলি

ভূমিকা: দূরবর্তী জবাবদিহিতা কী

ম্যানেজারের সতর্ক দৃষ্টি ছাড়া, প্রতিটি দূরবর্তী কর্মীকে অবশ্যই সঠিকভাবে জানতে হবে তাদের কী কাজ রয়েছে, কখন সেগুলি জমা দিতে হবে এবং তা কীভাবে সম্পন্ন করতে হবে। এবং আবার - এটি মাইক্রোম্যানেজমেন্ট নয়, বরং নেতৃত্বের ন্যূনতম হস্তক্ষেপের সাথে নিজের দায়িত্বের এলাকা সম্পর্কে স্বাভাবিক এবং সচেতন বোধ।

এতে দূরবর্তী কাজের সমস্ত সুবিধা এখনও বজায় আছে - স্বাধীনতা, নমনীয় সময়সূচী, গরম অফিসে সারাদিন বসে থাকার প্রয়োজন নেই। আপনি বুঝতে পারছেন আমরা কী বলতে চাইছি।

কিন্তু কীভাবে এই স্বাধীনতাগুলি বজায় রাখবেন এবং তবুও মানসম্পন্ন ও উৎপাদনশীল ফলাফলের প্রবাহ হারাবেন না? দূরবর্তী জবাবদিহিতা ঠিক এটাই নিয়ে।

যখন আপনার এবং আপনার ম্যানেজারের মধ্যে হাজার হাজার কিলোমিটার দূরত্ব থাকে, তখন দায়িত্ববোধ অন্য উপায়ে গড়ে তুলতে হয় - প্রক্রিয়াটি অনেক বেশি সূক্ষ্ম ও জটিল হয়ে ওঠে। লক্ষ্য হল ফলাফলে পৌঁছাতে সাহায্য করা, আক্রমণাত্মকভাবে এর দিকে ঠেলে দেওয়া নয়।

কীভাবে স্পষ্ট প্রত্যাশা স্থাপন করবেন

সর্বাগ্রে - আপনার দূরবর্তী দলের প্রতিটি সদস্যের স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে তাদের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা হচ্ছে। এটি শুধুমাত্র তাদেরকে কাজের প্রক্রিয়ার অন্ধকার বনে ঘুরে বেড়ানো থেকে রক্ষা করবে না, বরং তাদের কাজে আত্মবিশ্বাসও দেবে। শান্ত এবং কম চাপপূর্ণ কর্মপরিবেশের জন্য এটি একটি দুর্দান্ত রেসিপি।

তাই, দলে দৈনন্দিন প্রক্রিয়া গড়ে তোলার সময়, নিম্নলিখিত বিষয়গুলিতে মনোযোগ দিন:

• লক্ষ্য এবং কাজ - কী করতে হবে এবং কোন ফলাফল অর্জন করতে হবে।
• সময়সীমা - কখন কাজ সম্পন্ন করতে হবে। বাস্তবসম্মত সময়সীমা নির্ধারণ করুন।
• দায়িত্ব - কে কীসের জন্য দায়ী, যাতে কাজ এড়িয়ে যাওয়া এবং দোষারোপ এড়ানো যায়।
• কাজের ফরম্যাট - কর্মপ্রক্রিয়া কেমন হবে: কোন সরঞ্জাম ব্যবহার করবেন, কীভাবে এবং কখন যোগাযোগ করবেন।

নিয়ন্ত্রণ এবং যোগাযোগের জন্য সরঞ্জাম

CMS এবং টাস্ক ট্র্যাকারের সুন্দর জগতে স্বাগতম - দূরবর্তী দল পরিচালনার একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। যখন সমস্ত কাজের প্রক্রিয়া অনলাইনে স্থানান্তরিত এবং ডিজিটাইজ করা হয়, তখন সফ্টওয়্যার সরঞ্জাম সংযুক্ত করা যুক্তিসঙ্গত যা দলকে তাদের কর্মদিবস সংগঠিত করতে সাহায্য করে। সাহায্য করে, লক্ষ্য করুন - নিয়ন্ত্রণের আরেকটি স্তর যোগ করে না, যা নিয়মিত নজর রাখতে হবে।

এবং বাজারে এমন অনেক সরঞ্জাম রয়েছে - আপনি প্রতিটি বিভাগ এবং দলের প্রতিটি অংশকে বিশেষায়িত ট্র্যাকার দিয়ে কভার করতে পারেন। কিন্তু এসবই ব্যয়বহুল হতে পারে, তাই একটি সার্বজনীন প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করা প্রায়শই অধিক যুক্তিসঙ্গত সিদ্ধান্ত।

Taskee - এমনই একটি প্ল্যাটফর্ম। যোগাযোগ, কাজ এবং সময় ট্র্যাকিং, ফাইল স্টোরেজ - এই ছোট্টটির সবকিছুই আছে। দূরবর্তী দলের জন্য এটি একটি দুর্দান্ত পছন্দ।

প্রিয় Taskee ছাড়াও, অন্যান্য সমাধান রয়েছে যা আপনি চেষ্টা করতে পারেন, যাতে বুঝতে পারেন আপনার দলের জন্য কোনটি সবচেয়ে ভালো:

• কাজ পরিচালনার জন্য - Asana এবং Trello প্রগতি ট্র্যাক করতে এবং চেকলিস্ট তৈরি করতে সাহায্য করে।
• যোগাযোগের জন্য - Slack বা Microsoft Teams এর মতো প্ল্যাটফর্মগুলি দৈনন্দিন যোগাযোগের জন্য দুর্দান্ত - চ্যাট এবং ভিডিও কলের মাধ্যমে।
• কর্মসময় ট্র্যাকিংয়ের জন্য - Clockify এবং Toggl কর্মীদের কাজের সময় ট্র্যাক করতে এবং উৎপাদনশীলতা মূল্যায়ন করতে সাহায্য করে।
• নথি সংরক্ষণ এবং শেয়ারিংয়ের জন্য - Google Drive এবং Dropbox গুরুত্বপূর্ণ ফাইলে কেন্দ্রীভূত অ্যাক্সেস প্রদান করে এবং সহযোগিতামূলক কাজকে সহজ করে।

সরঞ্জাম নির্বাচনের সময়, শুধুমাত্র তাদের কার্যকারিতা নয়, বরং সমগ্র দলের জন্য ব্যবহারের সহজতাও বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ। আদর্শভাবে - প্ল্যাটফর্মের সংখ্যা কমানো এবং একটি কর্মক্ষেত্রে সমস্ত প্রক্রিয়া একত্রিত করা।

জবাবদিহিতার সংস্কৃতি গড়ে তোলা

এই সমস্ত কাজ এবং ট্র্যাকার - দুর্দান্ত সাহায্য, সন্দেহ নেই। কিন্তু যদি দলের মধ্যে প্রয়োজনীয় সংস্কৃতি না থাকে যা তাদের সমর্থন করে - আশা করবেন না যে এসব কয়েক মাসের বেশি টিকবে।

এখানে বিষয়টি হল: দূরবর্তী দলে, আশ্চর্যজনকভাবে, দায়বদ্ধতার সংস্কৃতি প্রায়শই নিজে থেকেই গড়ে ওঠে। এটিকে বিশেষভাবে "জল দেওয়ার" প্রয়োজন নেই।

কিন্তু যদি আপনি এটিকে সঠিক দিকে নিয়ে যেতে চান এবং আপনার দলের বৈশিষ্ট্যের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে চান - এগিয়ে যান! এখানে কিছু বিষয় আছে যা সাহায্য করতে পারে:

• ব্যক্তিগত উদাহরণ - দল নেতার আচরণ অনুসরণ করে। যদি আপনি সময়সীমা মেনে চলেন, রিপোর্টে সৎ থাকেন এবং যোগাযোগে খোলামেলা হন, কর্মীরাও একই করা শুরু করবে।
• স্বচ্ছতা - ফলাফল, সাফল্য এবং বাধাগুলি শেয়ার করুন। এটি এমন পরিবেশ তৈরি করতে সাহায্য করে যেখানে প্রত্যেকে বোঝে তাদের অবদান কীভাবে সামগ্রিক ফলাফলকে প্রভাবিত করে।
• ফিডব্যাক - নিয়মিত, গঠনমূলক এবং বিষয়কেন্দ্রিক। এটি আচরণ সংশোধন করতে সাহায্য করে এবং সম্পৃক্ততা বাড়ায়।
• স্বাধীনতা - মানুষকে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য জায়গা দিন। যখন একজন ব্যক্তির নিজের দায়িত্বের এলাকা থাকে, তখন তিনি অনেক গভীরভাবে জড়িত হন।
• স্পষ্ট চুক্তিসমূহ - মিথস্ক্রিয়ার নিয়মগুলি লিখিতভাবে নথিভুক্ত করা ভালো: যোগাযোগের মানদণ্ড থেকে শুরু করে রিপোর্টিংয়ের ফরম্যাট পর্যন্ত।

দায়বদ্ধতার সংস্কৃতি গড়ে তুলতে সময় লাগে, কিন্তু এটিই একটি নির্ভরযোগ্য এবং উৎপাদনশীল দলের ভিত্তি হয়ে ওঠে - বিশেষ করে দূরবর্তী কাজের পরিবেশে।

প্রক্রিয়া নয়, ফলাফল ট্র্যাক করুন

উদাহরণস্বরূপ, ইলিয়াকে নিন। ইলিয়া সব দিক থেকে একজন দুর্দান্ত ছেলে, কিন্তু তার উৎপাদনশীলতার শীর্ষ সন্ধ্যা ৭টায় আসে, যখন অন্য সবাই ইতিমধ্যে Discord থেকে বেরিয়ে গেছে। সে রাত দুটো পর্যন্ত কাজ করে এবং সকাল ১১টায় ঘুম থেকে ওঠে - সম্ভবত সবচেয়ে স্বাস্থ্যকর রুটিন নয়... কিন্তু মজার বিষয় হল: এই সময়ে সে যে পরিমাণ কাজ করতে পারে, তা প্রশংসনীয়।

ইলিয়ার বিতর্কিত রুটিন একটি বিষয়, কিন্তু মূল বিষয় হল: দূরবর্তী কাজের ক্ষেত্রে, ঐতিহ্যগত কাজের ঘণ্টা প্রায় অর্থহীন হয়ে পড়ে। যখন আপনার দল বিভিন্ন সময় অঞ্চলে ছড়িয়ে থাকে, তখন সকাল ৯টা থেকে সন্ধ্যা ৬টা পর্যন্ত কঠোর সময়সূচি মেনে চলার কোন প্রয়োজন নেই।

ইলিয়া কখন কাজ করছে তা নয়, বরং সে কী করছে তা দেখুন - এবং আপনি দলের সবচেয়ে উৎপাদনশীল ও কার্যকর কর্মীদের মধ্যে একজনকে দেখতে পাবেন।

এটি কেন কাজ করে:

• ফলাফল পরিমাপ করা যায় - সম্পন্ন কাজ, অর্জিত KPI বা সমাপ্ত প্রকল্প - এগুলি উৎপাদনশীলতার বস্তুনিষ্ঠ সূচক।
• প্রক্রিয়া আত্মগত - একজন কর্মী ৪ ঘণ্টায় কাজ সম্পন্ন করতে পারেন, অন্যজন ৮ ঘণ্টা খরচ করেন এবং শেষ করতে পারেন না। প্রক্রিয়া দ্বারা মূল্যায়ন অন্যায্য - এবং নিরুৎসাহিত করে।
• লক্ষ্যে মনোনিবেশ উদ্যোগ বাড়ায় - যখন ফলাফলই গুরুত্বপূর্ণ, কর্মীরা নিজেদের সময় পরিচালনা করতে, অগ্রাধিকার নির্ধারণ করতে এবং ফলাফলের জন্য দায়িত্ব নিতে শেখে।

এর অর্থ অবশ্যই এই নয় যে নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন নেই - সামগ্রিক চিত্র দেখা গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু দলকে বিশ্বাস করা এবং তারা কতটা সময় ব্যয় করেছে তার চেয়ে তারা কী করেছে তা মূল্যায়ন করা ভালো।

এই পদ্ধতি উদ্বেগ কমায় এবং সম্পৃক্ততা বাড়ায় - এবং এটি ইতিমধ্যেই উচ্চ মাত্রার দূরবর্তী কার্যকারিতা সহ দলগুলি দ্বারা বহুবার প্রমাণিত হয়েছে।

কীভাবে দলকে সম্পৃক্ত থাকতে অনুপ্রাণিত করবেন

অভ্যাস নিয়ে মজার জিনিস: শুরু করা আনন্দদায়ক, কিন্তু দীর্ঘমেয়াদে তা ধরে রাখা? ওহ, এত সহজ নয়।

এমনকি সবচেয়ে ঘনিষ্ঠ দলেরও বার্নআউট, প্রেরণার পতন এবং সামগ্রিক আবেগিক অবনতির সময় থাকে। আর এই ঘটনা যে সবাই বিশ্বের বিভিন্ন কোণে অবস্থান করছে, তা পরিস্থিতি আরও জটিল করে তোলে।

এখানে কিছু পরামর্শ রয়েছে যা দলে দীর্ঘ মেয়াদে স্বাস্থ্যকর দায়িত্ববোধ বজায় রাখতে সাহায্য করবে:

• ফলাফলের স্বীকৃতি - অবদানের জন্য প্রকাশ্য প্রশংসা, এমনকি ছোট সাফল্যের জন্যও, অভ্যন্তরীণ প্রেরণা বাড়ায় এবং দলের মনোবল শক্তিশালী করে।
• অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ - কাজ ছাড়া চ্যাট, ভার্চুয়াল কফি-ব্রেক বা সাপ্তাহিক "কী নতুন?" মানুষকে ঘনিষ্ঠ করতে সাহায্য করে, বিশেষ করে বড় দলে।
• পরিকল্পনার স্বচ্ছতা - যখন কর্মীরা বোঝে তারা কেন একটি নির্দিষ্ট কাজ করছে এবং এটি কীভাবে কোম্পানির কৌশলের সাথে খাপ খায়, প্রেরণা বাড়ে।
• সিদ্ধান্ত গ্রহণে সম্পৃক্ততা - প্রক্রিয়াগুলিকে প্রভাবিত করার সুযোগ কিছু বৃহত্তরের অংশ বোধ করতে সাহায্য করে। কর্মীরা শুধু কর্মকর্তাই নন, বরং সহ-লেখকও হয়ে ওঠেন।

শুধু দায়বদ্ধতা দাবি করবেন না - একটি বিশ্বাসের সংস্কৃতি তৈরি করুন, যেখানে মানুষ সত্যিই সর্বোচ্চ প্রচেষ্টা দিতে চায়। ঠিক তখনই সম্পৃক্ততা উপরের থেকে চাপ দেওয়া হয়ে থাকে না এবং দলের কাজের একটি স্বাভাবিক অংশ হয়ে ওঠে।

কর্মীদের জন্য টিপস

আত্ম-শৃঙ্খলা এবং সংগঠন - কার্যকর দূরবর্তী কাজের গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। তাই প্রমাণিত কৌশলগুলি অবলম্বন করা উচিত যা আপনাকে সক্রিয় থাকতে সাহায্য করবে। এখানে কিছু পরামর্শ রয়েছে যা থেকে শুরু করা যেতে পারে:

• সীমানা নির্ধারণ করুন - সর্বপ্রথম, নিজের জন্য একটি কর্মক্ষেত্র নির্ধারণ করুন। এটি অবশ্যই একটি আলাদা অফিস হতে হবে না - শুধু একটি নির্দিষ্ট জায়গা যা মস্তিষ্ক কাজের সাথে সম্পর্কিত করবে। এটি দ্রুত কাজের মোডে প্রবেশ করতে এবং দিনের শেষে সহজে বিশ্রাম নিতে সাহায্য করবে।
• কাজের সময় নির্ধারণ করুন - একটি সময়সূচী তৈরি করুন যা আপনার ব্যক্তিগত এবং পেশাদার লক্ষ্যগুলি বিবেচনা করবে। এটি কাজ এবং ব্যক্তিগত জীবনের মধ্যে অস্পষ্ট সীমানা এড়াতে সাহায্য করবে। নমনীয় সময়সূচিতেও, নির্বাচিত সময়ের মধ্যে শৃঙ্খলা বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ।
• মাইক্রো-লক্ষ্য সেট করুন - বড় কাজগুলিকে ছোট, সম্পাদনযোগ্য পদক্ষেপে ভাগ করুন। এটি ফোকাস বজায় রাখতে এবং অগ্রগতি অনুভব করতে সাহায্য করে। উদাহরণস্বরূপ, "নিবন্ধ লেখা" এর মতো অস্পষ্ট লক্ষ্যের পরিবর্তে, নির্দিষ্ট ধাপ সেট করুন: "নিবন্ধের পরিকল্পনা তৈরি করুন", "ভূমিকা লিখুন" ইত্যাদি।
• টাইম-ম্যানেজমেন্ট কৌশল ব্যবহার করুন - উদাহরণস্বরূপ, ২ মিনিটের নিয়ম: যদি কোনো কাজ ২ মিনিটের মধ্যে করা যায়, তাহলে এটি তৎক্ষণাৎ করুন। এটি উৎপাদনশীলতা উল্লেখযোগ্যভাবে বাড়ায় এবং প্রোক্রাস্টিনেশন মোকাবেলায় সাহায্য করে।
• বিরতি ভুলবেন না - কার্যকর কাজ মানসম্পন্ন বিশ্রাম ছাড়া অসম্ভব। হাঁটতে যাওয়া বা স্ট্রেচিংয়ের জন্য ছোট বিরতি শক্তি পুনরুদ্ধার করতে এবং বার্নআউট এড়াতে সাহায্য করে।

আত্ম-সংগঠন একটি মূল দক্ষতা যা শুধুমাত্র দূরবর্তী কাজে উৎপাদনশীল থাকতে নয়, বরং কাজ এবং ব্যক্তিগত জীবনের মধ্যে স্বাস্থ্যকর ভারসাম্য বজায় রাখতেও সাহায্য করে।

আরও পড়ুন:

উৎপাদনশীলতা সম্পর্কে আরও গভীর বোঝার জন্য কানবান দিয়ে আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়ান: কার্যকর কাজ পরিচালনার জন্য টিপস সম্পর্কে নিবন্ধটি পড়ুন। 

সম্পদ পরিচালনার উন্নতির জন্য সম্পদ পরিচালনা প্রক্রিয়া: সাফল্যের দিকে মূল পদক্ষেপ নিবন্ধটি পড়ুন।

যদি আপনি প্রকল্প পরিকল্পনা সম্পর্কে আরও জানতে চান, তাহলে  প্রকল্প রোডম্যাপ: পরিকল্পনা এবং প্রকল্প সফলভাবে সম্পন্ন করার জন্য কৌশলগত গাইড সম্পর্কে নিবন্ধটি পড়ুন। 

উপসংহার

দূরবর্তী জবাবদিহিতা শুধুমাত্র রিপোর্ট এবং সময়সীমা সম্পর্কে নয়। এটি বিশ্বাস, কাঠামো, সংস্কৃতি এবং স্বচ্ছতা সম্পর্কে। স্থায়ী দূরবর্তী দল পরিচালনা গড়ে তুলতে, স্পষ্ট প্রত্যাশা, কার্যকর জবাবদিহিতা সরঞ্জাম এবং দূরবর্তী কাজের সংস্কৃতি বিকাশের সংমিশ্রণ প্রয়োজন - এতে Taskee আপনাকে সাহায্য করবে। কেবলমাত্র এভাবেই শুধু কর্মক্ষমতা নয়, বরং প্রকৃত উচ্চ দলীয় দায়বদ্ধতা এবং সম্পৃক্ততা বজায় রাখা যায়।

পড়ার জন্য সুপারিশ

"Remote: Office Not Required"

একটি উৎপাদনশীল দূরবর্তী দল তৈরির জন্য ব্যবহারিক পরামর্শ, এই পদ্ধতির সুবিধা এবং চ্যালেঞ্জগুলি নিয়ে আলোচনা।

চালু Amazon

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership"

দূরবর্তী পরিবেশে কার্যকর নেতৃত্বের জন্য 19টি নিয়ম।

চালু Amazon

"The Art of Working Remotely: How to Thrive in a Distributed Workplace"

বইটি বিতরণ করা দলগুলিতে স্ব-সংগঠন, যোগাযোগ এবং বিশ্বাস গড়ে তোলার বিষয়গুলি কভার করে।

চালু Amazon