Cara mengatur tim untuk kerja jarak jauh jangka panjang

Ide Utama

Menetapkan Struktur Dasar

Pengaturan pekerjaan jarak jauh yang benar mengubah pendekatan terhadap interaksi tim. Alih-alih mencoba memindahkan proses kantor ke online, tim yang sukses menciptakan cara kerja baru yang lebih efisien. Analisis McKinsey menunjukkan bahwa perusahaan dengan proses yang jelas secara konsisten mengungguli pesaing mereka. Organisasi yang sukses menyoroti elemen penting berikut:

• Peran dan proses yang jelas. Setiap orang harus memahami apa yang mereka tanggung jawabkan, dan bagaimana tindakan mereka mempengaruhi gambaran besar.
• Hasil yang terukur dan KPI. Penting untuk melihat seberapa efektif tugas diselesaikan dan mengetahui di mana kita berada dalam proses.
• Sistem pelaporan. Agar selalu mengetahui bagaimana keadaan berjalan dan dapat segera menyelesaikan masalah.
• Dasar teknis. Alat yang nyaman dan aman untuk bekerja (misalnya, Taskee), serta platform untuk kerja kolaboratif di mana semua dapat bekerja secara real-time.

Pertemuan Reguler

Percayalah, ini adalah praktik yang sangat diperlukan. Jika tidak berkumpul secara teratur dan membahas tugas, bisa timbul kesalahpahaman dan kebingungannya. Bahkan Google mencatat bahwa pertemuan singkat secara reguler meningkatkan produktivitas tim sebesar 20-30%! Ini seperti pemanasan pagi untuk otak: semua berada pada frekuensi yang sama dan tahu apa yang perlu dilakukan.

Berikut adalah komponen yang perlu diterapkan dalam praktik sehari-hari:

• Panggilan harian — pertemuan pagi singkat di mana semua orang memahami apa yang perlu dilakukan hari ini, dan dapat mengajukan pertanyaan jika ada yang tidak jelas.
• Pertemuan mingguan — berbagi kesuksesan dan kegagalan, menyesuaikan rencana agar tetap bergerak maju.
• Tinjauan bulanan — mengevaluasi hasil, menganalisis kesalahan, dan memutuskan langkah berikutnya.
• Pemrograman triwulanan — membahas tujuan utama, proyek baru, peluncuran atau penyelesaian proyek.
• Sesi tahunan — menetapkan tujuan jangka panjang untuk menentukan strategi untuk setahun ke depan.

Tim yang mempraktikkan pertemuan seperti ini meningkatkan efisiensi mereka sebesar 30%.

Dokumentasi Progres

Setelah pertemuan, penting untuk mendokumentasikan keputusan dan proses dengan benar, agar tidak ada kebingungan atau kesalahan di masa depan. Penelitian menunjukkan bahwa tim yang secara aktif mencatat semua keputusan dan proses mencapai hasil yang 25% lebih baik dan lebih jarang menghadapi kebingungan atau duplikasi tugas.

Begini cara kerjanya:

• Dokumentasi keputusan — catat apa yang diputuskan dan mengapa, agar tidak ada pertanyaan mengenai alasan di baliknya.
• Deskripsi proses — buat instruksi yang jelas untuk penyelesaian tugas secara cepat, tanpa perlu mengulang hal yang sama.
• Berbagi pengetahuan — bagikan pengalaman agar semua orang terinformasi dan menghindari kesalahan.
• Pelacakan progres — kontrol siapa yang melakukan apa dan apa yang masih perlu diselesaikan.
• Penyebaran sumber daya — pastikan setiap orang memiliki apa yang mereka butuhkan untuk bekerja.

Dokumentasi yang sistematis dan kontrol tugas dapat meningkatkan produktivitas hingga 40%.

Budaya dan Keterlibatan

Untuk tim jarak jauh, dasar budaya yang kuat sangat penting. Aspek penting lainnya adalah pengembangan profesional: pelatihan, proyek antar tim, akses ke materi pembelajaran, dan umpan balik yang teratur. Budaya yang kuat dan keterlibatan tidak hanya tentang pekerjaan, tetapi juga tentang suasana dalam tim, yang secara langsung memengaruhi motivasi dan hasil.

Baca juga:

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang framework, cukup dengan mempelajari Scrum atau Kanban: mana yang cocok untuk proyek Anda.

Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas, kami sarankan membaca artikel tentang Pengasuhan Anak dan Pekerjaan Jarak Jauh: Menyeimbangkan Keluarga dan Produktivitas.

Untuk meningkatkan kualitas manajemen, baca Manajemen Proses Bisnis yang Lincah: Meningkatkan Efisiensi.

Kesimpulan

Pengaturan pekerjaan jarak jauh jangka panjang yang efektif memerlukan perencanaan sistematis dan pelaksanaan yang tepat. Rencanakan semuanya dengan benar, mengikuti saran-saran di atas. Dengan cara ini, Anda akan membangun komunikasi yang sukses dalam tim Anda. Platform seperti Taskee akan membantu Anda membangun dasar yang kuat ini.

Rekomendasi Bacaan

"Remote: Office Not Required"

Tips praktis untuk mengatur pekerjaan jarak jauh yang efektif.

Di Amazon

"The Remote Worker's Handbook”

Panduan untuk bekerja secara efektif dari jarak jauh, dengan fokus pada manajemen waktu, komunikasi, dan pencegahan kelelahan.

Di Amazon

"Distributed Teams”

Buku ini membahas bagaimana cara membangun dan mengelola tim yang terdistribusi, dengan fokus pada strategi praktis dan alat untuk bekerja jarak jauh yang sukses.

Di Amazon