プロジェクト管理ソフトウェアと Excel: どちらのツールがプロジェクトに適していますか?

主なポイント

プロジェクト管理ソフトウェアの利点

最新のプロジェクト管理システムは、カスタマイズ性や古いLinuxとの互換性で、良き古きExcelに及ばないかもしれませんが、UIの直感性と多機能性がそれを十分に補っています。

PMシステムの主な利点は以下の通りです：

• リアルタイムの共同作業。全員が同じバージョンのアプリケーションで作業し、お互いの成果と進捗を追跡できます。
• 自動化されたワークフロー。計算式を学ぶ必要はありません。アプリケーションが最小限の入力でワークフローを自動化します。
• レポート機能。優れたPMソフトは、タスクの履歴を簡潔なレポートとしてまとめ、パイプラインをさらに最適化するために必要なすべての指標を提供します。
• リソース管理。チームの空き状況を確認し、それに応じてタスクを分配します。
• タイムラインの可視化。ガントチャートのようなものを使用すると、プロジェクトの重要な各段階を明確に把握でき、混乱を最小限に抑えられます。
• ドキュメント管理。よく設計されたPMソフトは、ガイドやマニュアルのために専用のストレージ容量を持っています。通常、簡単に共有できる機能も備えています。
• コミュニケーション機能。別のタブを開かなくても、チームとコミュニケーションを取ることができます。

Excelをプロジェクト管理ツールとして使用する

Excelが何かを知らないPMは少ないでしょう。Excelを最適化することに熱中しているコミュニティもあります。確かに、直感性はExcelの強みではありませんが、Microsoftのシンプルなアプローチが、少なくとも効率的であることは否定できません。

とはいえ、Excelの主な利点を確認しておきましょう：

• 学習曲線が低い。ほとんどの専門家は基本的な数式を知っています。最初の痛い体験さえ乗り越えれば、すべての扉が開かれます。
• 高いカスタマイズ性。色分けやさまざまな数式を使うことで、特定のタスクに合わせてExcelのテーブルを調整できます。
• コスト効率が良い。Microsoft Officeライブラリは、組織に必要なすべてのツールを提供する最もコストパフォーマンスの高い方法の一つです。
• オフラインアクセス。Wi-Fiが切れても、事前に同期していれば、作業が中断されることはありません。
• 普遍的な互換性。ほぼすべてのOSがExcelをサポートしています。
• 自動化機能。数式をいくつか組み合わせれば、Excelはほとんどの面倒な作業を自動で処理してくれます。

移行の過程

Excelからよりユーザーフレンドリーなツールに切り替えることを決めましたか？素晴らしいですね！新しいツールを学び、ツールを追加することは、成功するキャリアにとって重要です。

新しいソフトウェアにスムーズに移行するために必要なステップをいくつか紹介します：

• 現在のプロセスを調査し、監査すること。これにより、適切なPMソフトウェアを選ぶことができます。
• 特定のタスクに適したソフトウェアを選ぶこと。これは重要なポイントなので、オプションを慎重に比較してください。
• すべてのデータや機密情報を新しいシステムに移行する方法を計画すること。運が良ければ、選んだアプリに移行機能が備わっているかもしれません。
• チームに新しいソフトウェアを紹介すること。必要に応じてオンボーディングセッションを開催してください。
• 既存のワークフローを新しいPMシステムに合わせて調整すること。もし改善の余地がない場合は、完全に再構築することも考慮してください。
• チームが新しいソフトウェアをどのように扱うかを監視すること。予想通りに進んでいない場合は、他の選択肢を考慮してください。
• フィードバックを収集すること。チームメンバーのニーズに注意を払い、新しいパイプラインに適応できない場合は、いくつかの変更を加えるべきかもしれません。

関連記事:

ツール選定の実践的な洞察については、ガントチャートとは？プロジェクト管理のためのガントチャート活用ガイドをご覧ください。

意思決定のプロセスを最適化するために、加重意思決定マトリックス：情報に基づいた意思決定を行うためのシンプルなツールをチェックしてください。

ワークフローの最適化のヒントについては、プロジェクト管理ワークフロー：プロジェクト成功のために効率化するステップをお読みください。

結論

最初に言ったように、Excelからより便利でUIフレンドリーなツールに移行する決断は、あなたのプロジェクトのニーズに基づいて行うべきです。スプレッドシートはしばらくの間、なくなることはありませんので、もしExcelが使いやすいと感じているのであれば、それも十分に有効な選択肢です。

しかし、適切に設計されたPMシステムは、進捗の追跡やリソースの割り当てをほんの数クリックで行えるようにし、あなたの仕事の生活を完全に変えることができます。それに、変化は良いことです。もしビジネスやチームを拡大する予定があるなら、今こそ景色を変える時かもしれません。

推奨書籍：

「プロジェクト管理ツールボックス」

適切なプロジェクト管理ソリューションの選定と実装に関する包括的なガイド

Amazonで購入

「プロジェクトマネージャーのためのMicrosoft Office Excel 2007」

プロジェクト管理におけるExcelの高度な技術

Amazonで購入

「The Fast Forward MBA in Project Management」

数十万人の読者に信頼されているプロジェクト管理の包括的ガイド

Amazonで購入