Ushirikiano wa wakati halisi: tija

Hii ndiyo muhimu wa ushirikiano wa wakati halisi.

Ni aina ya mwingiliano ambapo wanachama wa timu huwasiliana na kuchangia lengo la pamoja kwa wakati mmoja au kwa kuchelewa kidogo, bila kujali mahali walipo kimwili.

Neno kuu hapa ni "kwa wakati mmoja", ambalo linamaanisha mwingiliano wa pamoja na kupata mrejesho wa papo hapo.

Faida

Kuanzisha ushirikiano wa wakati halisi kunaleta faida dhahiri kwa timu yako na miradi:

• Kuongezeka kwa tija. Watu kadhaa wanaweza kufanya kazi juu ya kazi moja kwa wakati mmoja, kupunguza jumla ya muda unaohitajika kuimaliza. Hakuna tena kusubiri "mzunguko wako" au matoleo yaliyosasishwa. Hii huongeza tija ya timu moja kwa moja.
• Uwajibikaji bora. Wanachama wote wa timu wanaelewa hali ya sasa ya mradi, nani anafanya nini, na maendeleo ni yapi. Hii huunda imani na kupunguza hitaji la mikutano ya mara kwa mara ya kuripoti.
• Ufanisi wa kutatua matatizo. Wakati tatizo linapotokea, timu inaweza kukusanyika mara moja, kubadilishana habari na kutafuta suluhisho pamoja. Kidogo "ping-pong" kwa barua pepe, zaidi ya vitendo.
• Uamuzi bora zaidi. Upatikanaji wa taarifa za hivi punde na uwezo wa majadiliano ya papo hapo hutoa uwezo wa kufanya maamuzi ya haraka na yenye msingi zaidi.
• Urahisi kwa kazi za mbali. Kwa timu zinazofanya kazi kwa mbali, ushirikiano wa wakati halisi ni msingi wa mafanikio. Hufanikisha mipaka ya kijiografia na kuunda hisia ya uwepo na uhusiano.
• Kushiriki maarifa. Wanachama wa timu hujifunza kila mara kutoka kwa kila mmoja kwa kuona jinsi matatizo yanavyotatuliwa, mbinu bora zinavyotumika, na programu mpya zinavyotumiwa. Hii huongeza kasi ya kujifunza na maendeleo ndani ya timu.

Vikwazo

Kwa nguvu zake, ushirikiano wa wakati halisi pia una changamoto fulani ambazo zinapaswa kutatuliwa:

• Mfadhaiko wa taarifa. Mtiririko wa taarifa na masasisho unaoendelea unaweza kusababisha msongamano na kupoteza umakini. Ni muhimu kuweka mipaka na mikakati ya kusimamia taarifa.
• Mahitaji ya muunganisho wa intaneti. Bila muunganisho thabiti na wa kasi wa intaneti, ushirikiano wa wakati halisi unakuwa mgumu na unachanganya.
• Tofauti za saa. Kwa timu za kimataifa, kazi ya wakati mmoja inaweza kuwa ngumu kutokana na tofauti kubwa za saa. Katika hali kama hizo, mwingiliano wa wakati wote mara nyingi si chaguo bora.
• Kukosa umakini. Ni rahisi kupotea katika mijadala au kutegemea maoni ya wengine zaidi badala ya kufikiria binafsi.
• Utamaduni wa timu. Inahitajika utamaduni wa uwazi, imani na utayari wa kufikia makubaliano. Sio kila mtu amezoea njia hii ya wazi ya kufanya kazi.
• Uchaguzi wa zana. Zana nyingi zinazopatikana zinaweza kuleta mkanganyiko. Si rahisi kuchagua suluhisho sahihi la programu za ushirikiano.

Vifaa

Soko lina suluhisho nyingi za ushirikiano: Google Docs — kwa uhariri wa nyaraka, Slack — kwa mawasiliano ya haraka, Miro — kwa upangaji wa kuona. Lakini kadri zana zinavyoongezeka, ndivyo inavyokuwa vigumu kudumisha umakini na udhibiti. Timu hutumia muda kubadili kati ya zana, hupoteza taarifa na kukutana na rudufu ya data.

Hapa ndipo Taskee.pro inapoleta suluhisho moja — jukwaa linalounganisha usimamizi wa kazi, mawasiliano na ufuatiliaji wa muda kwenye dirisha moja. Hii inawawezesha timu kuzingatia kazi badala ya usimamizi wa mwingiliano.

Faida za Taskee.pro:

• Mawasiliano ndani ya kazi. Hii huondoa hitaji la kugawanyika kati ya ujumbe mfupi, barua pepe na mtawala wa kazi. Kila kitu muhimu kiko mahali pamoja, bila hatua za ziada. Hii kwa wazi huongeza tija na kupunguza "kelele ya taarifa" inayochukua muda na umakini.
• Urahisi kwa timu yoyote. Inafaa kwa mashirika ya miradi, timu za wafanyakazi huru au shule za mtandaoni.
• Muunganisho na ufuatiliaji wa muda. Kila kitu unachohitaji kiko mikononi, bila huduma za ziada.
• Uonyesho wa kazi wenye akili. Washiriki wote wa timu wanaweza kuona hali halisi ya mradi wakati wowote, kuelewa vipaumbele vyao na kutoa majibu haraka kwa mabadiliko. Jukwaa linaunga mkono masasisho ya moja kwa moja, kwa hivyo mabadiliko katika kazi, maoni na hali huonyeshwa papo hapo — bila kusasisha ukurasa au kuchelewa.

Ni muhimu kukumbuka kuwa si idadi ya zana, bali ufanisi wao na uwezo wa kuimarisha mtiririko wa timu ndio jambo la msingi. Jukwaa lililochaguliwa vizuri hufanya ushirikiano kuwa si tu rahisi, bali pia wenye tija kwa mkakati.

Mbinu za Mafanikio

Kuwa na zana pekee hakuhakikishi mafanikio. Ni muhimu kutekeleza mbinu sahihi za ushirikiano mzuri katika wakati halisi:

• Weka kanuni. Bainisha kanuni wazi za mawasiliano na mwingiliano. Lini kutumia chat, lini kutumia simu ya video? Mara ngapi kuangalia arifa? "Sheria hizi" hupunguza kelele ya taarifa.
• Tambua matarajio. Hakikisha kila mtu anaelewa maana ya "kazi ya wakati halisi" kwa timu yako. Je, inamaanisha majibu ya papo hapo kwa ujumbe? Au tu kuwa upatikanaji katika saa za kazi?
• Hamasisha ushiriki, lakini thamini umakini. Himiza ushiriki na kubadilishana mawazo, lakini pia kumbusha umuhimu wa kazi ya kina na yenye umakini inayohitaji kuachana na taarifa zinazoendelea.
• Mikutano ya mara kwa mara ya ulinganisho. Hata na kazi ya wakati halisi, ni vizuri kuwa na mikutano mifupi ya kila siku au ya wiki ili kulinganisha na kujadili masuala ya kimkakati.
• Tumia video. Unapoweza, washwa kamera wakati wa simu. Hii huongeza mawasiliano yasiyo ya maneno na kuongeza ushiriki mkubwa.
• Fundisha na toa msaada. Hakikisha kila mwanachama wa timu anajua kutumia zana zilizochaguliwa. Fanya mafunzo na toa msaada.
• Jenga utamaduni wa mrejesho. Himiza mrejesho wa kujenga, kwa kazi na mchakato wa mwingiliano. Hii husaidia kuboresha mawasiliano katika timu za mbali na kuboresha michakato ya kazi.
• Mlingano kati ya asynchronous na synchronous. Sio kazi zote zinahitaji jibu la papo hapo. Wakati mwingine ni bora kumpa mtu muda wa kufikiria na kujibu kwa asynchronous. Tafuta usawa ili kuongeza tija ya timu kwa kudumu.

Soma pia:

Ili kujifunza jinsi ya kusawazisha kazi na burudani, soma kuhusu jinsi ya kusawazisha kazi na burudani.

Unataka kuongeza motisha ya timu? Jifunze jinsi mhimili mzuri unavyoathiri usimamizi wa kazi.

Ili kuimarisha roho ya timu, soma kuhusu utamaduni wa kazi za mbali: mbinu za mafanikio.

Hitimisho

Kazi ya pamoja kwa wakati halisi ni falsafa inayoruhusu timu kufanya kazi kwa mshikamano, kubadilika na ufanisi zaidi. Kwa kuanzisha mbinu bora, kuchagua suluhisho sahihi za programu za ushirikiano na kukuza utamaduni wa mwingiliano wa wazi wa wakati halisi, utaweza kushinda vikwazo vyovyote, iwe ni umbali wa kijiografia au miradi tata. Uwekezaji katika mtazamo huu utakurudishia kwa kuboresha mawasiliano katika timu za mbali na kuongeza kwa kiasi kikubwa tija ya timu.

Tunapendekeza kusoma

“Remote: Office Not Required”

Mwongozo wa vitendo wa kujenga timu za mbali zenye ufanisi, zikilenga uhuru, imani na mawasiliano sahihi.

Kwenye Amazon

“Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World”

Hadithi ya mabadiliko ya timu ya kijeshi kuwa mtandao wenye unyumbufu na kazi ya wakati mmoja, unaotumika pia katika biashara.

Kwenye Amazon

“The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business”

Uchunguzi wa jinsi tofauti za kitamaduni zinavyoathiri mwingiliano wa timu, hasa katika timu za kimataifa zilizoenea.

Kwenye Amazon