Ubao wa Kanban

Ubao wa Kanban ni sehemu ya hali iliyogeuzwa kuwa picha. Taarifa hizo hizo zingeweza kukaa kwenye safu ya orodha, lakini orodha inakulazimisha kusoma kila mstari. Ubao hujibu swali lile lile kwa mtazamo mmoja: kazi inarundikana wapi?

Swali hilo ndilo sababu ya kutumia ubao. Tuseme kadi kumi na moja ziko kwenye ukaguzi, na mbili tu zinaendelea. Kizuizi ni ukaguzi. Hata uwashinikize kiasi gani wanaoandika msimbo, tarehe ya kukabidhi haitabadilika. Orodha haitakuonyesha hilo. Ubao unalionyesha kabla mtu yeyote hajalazimika kulileta kwenye mkutano.

Katika Taskee ubao ni mwonekano wa mradi, si mahali tofauti. Kila kazi ya mradi imo, na safu ni hali za mradi — hali zile zile zinazotumika kwenye orodha ya kazi na kwenye ripoti. Badilisha safu ya kadi. Hali ya kazi itabadilika kila mahali. Hili lina uzito kwa sababu udhaifu wa kawaida wa zana za ubao ni kutengana: ubao unakuwa chanzo cha pili cha ukweli, na taratibu unaanza kupingana na orodha ambayo wengine wote wanaisoma. Hapa kuna seti moja ya kazi na seti moja ya hali, zinazoonyeshwa kwa njia mbili.

Ubao wa Kanban una kazi zote za mradi, zikiwa zimegawanywa kwenye safu kulingana na hali zake. Unaweza kubadilisha mpangilio wa safu, kuzificha, na kuhamisha kazi kwa urahisi kutoka safu moja hadi nyingine.

Kupanga upya na kuficha safu ndiko kunakowezesha ubao mmoja kuwahudumia watu tofauti. Timu iliyoongeza hali za ukaguzi wa muundo, ukaguzi wa msimbo na staging huishia na ubao mpana. Ukificha safu ambazo mtu fulani hazigusi kamwe, ubao ule ule unakuwa eneo lake la kazi lililolenga, bila kubadilisha chochote kwa wengine. Weka mpangilio wa safu kwa makusudi. Ubao husomwa kutoka kushoto kwenda kulia — mfuatano wa safu ndio kauli ya timu yako kuhusu jinsi kazi inavyopaswa kutiririka.

Kuhamisha kadi kati ya safu ndiko kusasisha hali kwenyewe. Hilo ndilo lengo. Gharama ya kuweka hali sahihi inashuka hadi kuvuta kadi tu, na hali ambazo ni rahisi kusasisha ndizo ambazo watu huzisasisha kweli.

Kazi zinaweza kuchujwa kwa mhusika na kwa kiwango cha utayari.

Kuchuja kwa mhusika kunageuza ubao wa pamoja kuwa ubao binafsi: kadi za mtu mmoja, kwenye safu zake, bila kutoka kwenye mwonekano wa mradi. Kuchuja kwa utayari hufanya kinyume. Kunabana ubao hadi hali unayoijali. Hivyo ndivyo ubao wenye mamia ya kadi unavyobaki rahisi kutumia kwenye mkutano mfupi wa kila siku. Vichujio hivi viwili vina manufaa zaidi vikitumika pamoja wakati wa kupitia kazi: kazi ya mtu mmoja katika hatua moja ni orodha fupi na mahususi badala ya ukuta wa kadi.

Unaweza kukuza ubao wako wa Kanban kwa vitufe vya + na –, kukuza na kupunguza mtawalia. Hii husaidia kupanga safu zote zionekane vizuri kwenye skrini yako.

Kukuza ni kidhibiti kidogo chenye kazi mahususi: kuweka mtiririko mzima uonekane kwa pamoja. Ubao hutoa faida yake kuu — kuona kazi inapojilimbikiza — pale tu kila safu inapokuwa kwenye skrini kwa wakati mmoja. Ukianza kusogeza kando ili kufikia safu ya mwisho, umerudi kusoma orodha. Kiongozi hupunguza ukubwa ili mtiririko utoshee kabla ya mazungumzo ya mipango. Mtu binafsi hukuza tena anapofanya kazi ndani ya safu moja.

Ubao unafaa kazi inayopitia hatua zinazotambulika, ambapo swali la kuvutia ni mtiririko badala ya muda.

Timu za programu na bidhaa ndizo zilikuwa mfano wa kwanza, na bado zinafaa: orodha ya kazi zinazosubiri, kazi inayoendelea, ukaguzi na iliyokamilika ni hatua halisi zenye makabidhiano halisi. Tazama timu za TEHAMA, uhandisi na uundaji wa bidhaa.

Timu za ubunifu na masoko hufanya kazi kupitia minyororo ya idhini — rasimu, ukaguzi wa ndani, ukaguzi wa mteja, kuchapishwa — na hizo ndizo hatua zinazokwamisha kila kitu kimya kimya. Ubao hufanya foleni iliyo mbele ya mtoa idhini isiweze kupuuzwa. Tazama timu za usanifu, timu za masoko na mashirika ya ubunifu.

Timu za huduma kwa wateja na uendeshaji hupokea mkondo wa mara kwa mara wa maombi mapya badala ya miradi yenye tarehe ya mwisho. Ubao ndiyo njia ya asili ya kuuona mkondo huo na mrundikano wake. Tazama timu za huduma kwa wateja na uendeshaji.

Timu zilizotawanyika hunufaika zaidi kwa kila saa inayookolewa, kwa sababu ubao ni mkutano wa hali ya kazi ambao hakuna anayelazimika kuuhudhuria. Tazama timu za mbali.

Ubao ni mwonekano. Si mahali kazi zinapoundwa, wala si mahali hali zinapofafanuliwa.

Kadi kwenye ubao ni kazi, na kila kitu ambacho kazi inabeba — mhusika, tarehe ya mwisho, lebo, kipaumbele, maoni, viambatisho — kiko kwenye kazi yenyewe. Kuunda kazi, kuikabidhi na kuijadili kumeelezwa kwenye usimamizi wa kazi.

Safu zinatoka kwenye hali za mradi, ambazo husanidiwa kwenye usimamizi wa miradi. Mradi mpya huanza na hali za kawaida. Kuzipa majina mapya au kuongeza zako ndiko kunakounda ubao. Kama ubao wako una safu zisizo sahihi, suluhisho liko kwenye mipangilio ya mradi, si kwenye ubao.

Ubao pia hausemi lolote kuhusu muda ambao kitu kilichukua. Hilo ni jukumu la ufuatiliaji wa muda na ripoti. Kadi inaweza kukaa kwenye safu moja wiki nzima huku karibu hakuna kazi inayofanyika juu yake. Ubao unaonyesha mahali ilipo. Kipima muda kinaonyesha juhudi. Timu inayotaka majibu ya maswali yote mawili inahitaji vyote viwili.

Weka mradi wako wa kwanza kwenye ubao — fungua kampuni katika Taskee. Ubao ni sehemu ya mpango mmoja wa bure — tazama bei.