Kuimarisha chanya katika usimamizi

Utangulizi: Motisha na tija

Kazini, motisha haiji mara moja na kukaa milele. Ni hali ambayo mazingira ya kazi huilinda au kuidhoofisha siku baada ya siku. Usimamizi wa shinikizo huzalisha juhudi zinazosukumwa na cortisol: zinasaidia kwa muda mfupi, lakini zinaharibu mifumo ya neva na ya mwili ambayo utendaji wa muda mrefu unaitegemea. Usimamizi wa utambuzi huzalisha ushiriki unaosukumwa na dopamine: huimarisha tabia maalum zilizoleta matokeo mazuri na hujenga mazoea yanayofanya tabia hizo ziwe rahisi kurudiwa kadiri muda unavyokwenda.

Kwa hiyo kuhama kutoka shinikizo kwenda utambuzi kama chanzo kikuu cha motisha ni zaidi ya suala la mtazamo wa kifalsafa. Mabadiliko haya yanagusa msingi wa jinsi nguvu ya timu inavyozaliwa na kudumishwa kwa muda. Timu zinazopata shukrani na utambuzi wa mara kwa mara hushiriki zaidi, wafanyakazi wachache huondoka, na utendaji wao hubaki imara zaidi kuliko timu zinazoendeshwa na shinikizo la uwajibikaji peke yake.

Kwa nini uimarishaji chanya hudumisha motisha

Kutambuliwa kwa hatua maalum huamsha mfumo wa thawabu wa ubongo na kutoa dopamine, na hivyo kujenga uhusiano chanya na tabia iliyosababisha utambuzi huo. Kadiri muda unavyopita na utambuzi ukitolewa kwa uthabiti, utaratibu huu hujenga njia za neva zinazogeuza tabia inayotambuliwa kuwa mazoea hatua kwa hatua, na huu ndio msingi wa utendaji wa juu unaodumu badala ya juhudi zinazokuja na kupotea.

Athari ya muda mrefu kwa shirika nayo ni muhimu vilevile: utambuzi wa mara kwa mara hujenga usalama wa kisaikolojia na uaminifu ambao timu imara zinauhitaji. Wanachama wa timu wanapoona kwamba juhudi zao hakika zitathaminiwa, msongo kazini hupungua na motisha ya kila mtu inakaribiana zaidi na malengo ya pamoja.

Neurobiologia nyuma ya motisha

Motisha ni mchakato wa kibayokemia zaidi kuliko sifa ya utu. Kuelewa utaratibu unaohusika kunaonyesha kwa nini baadhi ya mbinu za usimamizi huzaa ushiriki wa kudumu, huku nyingine zikizaa utiifu wa muda mfupi unaofuatiwa na kushuka.

Mwanachama wa timu anapopata utambuzi maalum na wenye maana, yaani shukrani kwa mchango ulio wazi, mzunguko wa thawabu wa ubongo wake hutoa dopamine na kuleta hisia nzuri inayohusishwa na hatua iliyotambuliwa. Ubongo ni mfumo unaotambua mifumo na kukumbuka hali zilizoambatana na thawabu, hivyo mwitikio huu huimarisha uhusiano wa neva kati ya tabia na matokeo mazuri. Ukirudiwa kwa uthabiti, mchakato huu hujenga mazoea: hatua inayotambuliwa inazidi kuwa rahisi na kuhitaji nguvu kidogo, kwa sababu njia ya neva inayoisaidia imeshaimarika.

Motisha ya shinikizo inapita njia tofauti ya kemikali za neva. Cortisol, homoni kuu ya msongo wa mawazo, huuweka mwili katika hali ya tahadhari na kumwezesha mtu kufanya kazi kwa muda mfupi akiwa chini ya tishio. Hata hivyo, kiwango chake kikibaki juu kwa muda mrefu, cortisol hudhoofisha utendaji wa gamba la mbele la ubongo, eneo linalohusika na kufanya maamuzi, ubunifu na umakini wa muda mrefu, na huharibu miunganisho ya neva ambayo ujifunzaji na ujenzi wa mazoea vinaitegemea. Shinikizo linaweza kutoa matokeo, lakini halijengi uwezo.

Tofauti hii ndiyo inaeleza kwa nini matokeo ya muda mrefu ya usimamizi wa utambuzi na usimamizi wa shinikizo yanatofautiana kiasi hicho. Uimarishaji chanya hujenga msingi wa neva wa utendaji unaodumu, na shinikizo hulimaliza msingi huo. Kwa vitendo, hii inamaanisha kwamba kuchagua kati ya njia hizi ni jambo zito kuliko mtindo wa usimamizi. Swali halisi ni kama rasilimali za kiakili na za motisha za timu zinaongezeka au zinatumika hadi kwisha kadiri muda unavyokwenda. Maelezo zaidi: Programu ya Tija ya Kibinafsi.

Kuanzisha uimarishaji chanya

Uimarishaji chanya unaozaa matunda unahitaji mbinu yenye mpangilio, na sifa za ghafla hazitoshi. Utaratibu unaoleta mabadiliko ya kudumu ya kitabia, kama mazoea yanayoimarishwa na dopamine na njia za neva zinazozidi kuimarika, unategemea uthabiti, uwazi na kuingizwa ipasavyo katika mtiririko wa kazi uliopo. Bila masharti hayo, utambuzi unabaki kuwa ishara ya adabu tu na hauwi chombo cha kuboresha utendaji.

• Unganisha utambuzi na hatua maalum. Uimarishaji huathiri tabia pale unapounganishwa na hatua iliyo wazi: kutatua tatizo gumu, kupendekeza suluhu, kuchukua hatua ya kwanza. Utambuzi maalum humwambia ubongo ni tabia gani iliyoleta thawabu, na hivyo uhusiano huimarika. Sifa zisizo wazi kama "kazi nzuri wiki hii" hazina athari hiyo kwa sababu hazionyeshi kinachopaswa kurudiwa.
• Jenga utambuzi katika michakato ya timu. Utambuzi unapoingizwa katika mikutano ya kawaida ya timu, kwa mfano kutaja michango katika vikao vya kila siku au kusherehekea mafanikio katika tathmini za sprint, unakuwa jambo linalotarajiwa badala ya kuja kwa bahati. Utambuzi unaotarajiwa huhamasisha zaidi kuliko sifa za hapa na pale, kwa sababu hujenga uhusiano wa kuaminika kati ya juhudi na kuthaminiwa.
• Wezesha utambuzi kati ya wenzako. Kutambuliwa na wenzako huhamasisha kama vile kutambuliwa na msimamizi, na jukumu hili husambaa kwa timu nzima badala ya kubaki katika uhusiano mmoja wa bosi na mfanyakazi. Utambuzi kati ya wenzako ukiwa na mahali pake, kama njia ya maoni katika kifuatiliaji cha kazi au muundo maalum wa tathmini, unakuwa utaratibu wa kawaida usiotegemea mtu mmoja kuanzisha.
• Binafsisha muundo. Utambuzi uleule hupokelewa tofauti na kila mtu: wengine hufurahia kusifiwa hadharani, wengine huona aibu na hupendelea maoni ya faragha. Kufuatilia kile kila mtu anachopendelea na kubadilika ipasavyo huongeza athari ya utambuzi, na umakini huo wenyewe huchangia usalama wa kisaikolojia.
• Pima athari. Kiwango cha wafanyakazi wanaobaki, kiwango cha kuchukua hatua na ushiriki katika mijadala ya timu ni viashiria vinavyoweza kupimwa ili kujua kama mazoea ya utambuzi yanatimiza lengo lake. Tafiti za mara kwa mara kuhusu hali ya timu hutoa data yenye mpangilio kuhusu jinsi utamaduni wa utambuzi unavyobadilika, ili marekebisho yategemee ushahidi badala ya kukisia.

Mfumo wa utekelezaji wa siku 7 wa kugeuza uimarishaji chanya kuwa mazoea ya timu:

Siku 1–2: Maandalizi & Usanidi

• Amua ni tabia na michango gani itatambuliwa.
• Jua kila mwanachama wa timu anapendelea kutambuliwa kwa njia gani.
• Unda njia maalum ya maoni au nafasi kwa ajili hiyo katika mtiririko wa kazi uliopo.
• Lengo: Weka msingi na urekebishe mfumo kulingana na hali ya timu.

Siku 3–4: Utekelezaji wa Kwanza

• Anza utambuzi wenye mpangilio katika vikao vya kila siku, ukiuhusisha na michango maalum.
• Zindua utambuzi kati ya wenzako: kila mwanachama amtambue mwenzake mmoja.
• Fanya tathmini inayoangazia michango ya kila mtu na ya timu katika kipindi hicho.
• Lengo: Kukamilisha mzunguko wa kwanza na kuanza kujenga mazoea.

Siku 5–7: Maoni & Uboreshaji

• Fuatilia jinsi timu inavyopokea: kiwango cha ushiriki, hamasa, maoni yasiyo rasmi.
• Fanya utafiti mfupi: "Ni namna gani ya utambuzi iliyokugusa zaidi wiki hii?"
• Bainisha kinachofanya kazi na mahali ambapo mfumo unahitaji marekebisho.
• Lengo: Tathmini matokeo na uweke vipaumbele vya kuboresha.

Vikwazo vinavyowezekana

Uimarishaji chanya hautaleta matokeo yaliyokusudiwa ikiwa makosa ya kawaida ya utekelezaji hayatagunduliwa na kurekebishwa mapema. Kila kosa lililo hapa chini linadhoofisha utaratibu fulani ambao kwao utambuzi hubadilisha tabia.

Sifa zinazozidi kuwa za jumla

• Kosa: Kauli kama "Wewe daima unafanya kazi nzuri" haionyeshi ni tabia gani inapaswa kurudiwa, na kadiri inavyorudiwa ndivyo inavyopoteza nguvu yake.
• Cha kufanya: Taja hatua yenyewe: "Jinsi ulivyoratibu timu na kumaliza kwa wakati katika hali zile ilisaidia sana."

Matarajio yasiyo ya kweli

• Kosa: Kumpa mtu kazi ngumu bila rasilimali au msaada wa kuikamilisha huleta kukata tamaa ambako hakuna utambuzi unaoweza kufidia.
• Cha kufanya: Weka malengo yanayofikika na unganisha utambuzi na mafanikio halisi ndani ya mipaka ya kweli.

Kuzingatia mafanikio ya kibinafsi peke yake

• Kosa: Kumsifu mwanachama mmoja wa timu kila wakati huzaa tofauti za hadhi zinazodhuru mshikamano wa timu.
• Cha kufanya: Tambua michango ya pamoja na onyesha nafasi ya kila mwanachama katika matokeo ya pamoja.

Kupuuza mapendeleo ya kibinafsi

• Kosa: Kutumia namna moja ya utambuzi kwa kila mtu hupunguza athari yake kwa wale ambao namna hiyo haiwafai.
• Cha kufanya: Jua kile kila mtu anachopendelea na ubadilike ipasavyo: kusifiwa hadharani kwa baadhi, maoni ya faragha kwa wengine.

Utambuzi usio thabiti

• Kosa: Utambuzi wa hapa na pale huvunja uhusiano unaotabirika kati ya juhudi na kuthaminiwa, na bila uhusiano huo mazoea hayajengeki.
• Cha kufanya: Fanya utambuzi kuwa sehemu ya kudumu ya mikutano ya kawaida ya timu, badala ya kuutoa tu pale mtu anapofanya vizuri kupita kiasi.

Makala yanayohusiana:

Ili kazi ya timu iwe imara zaidi, soma Faida Kuu za Mbinu ya Agile: Kwa Nini Agile Inaendesha Mafanikio katika Usimamizi wa Miradi.

Ili kubaki na mpangilio na umakini, soma Mtiririko wa Kazi wa Usimamizi wa Miradi: Hatua za Kurahisisha Mafanikio ya Mradi.

Ili kuongeza ushiriki wa wafanyakazi, soma Ongeza Tija Mahali pa Kazi kwa Mikakati ya Gamification.

Hitimisho

Uimarishaji chanya ni zana ya kitabia inayosimama juu ya utaratibu wa neva ulio wazi: utambuzi unaohusishwa na hatua maalum huimarisha uhusiano wa neva unaogeuza hatua hiyo kuwa mazoea. Ukitumiwa kwa uthabiti na kwa uwazi wa kutosha, hujenga mazoea na hali za kisaikolojia zinazodumisha utendaji wa timu kwa muda. Matokeo hayo hayatokani na kampeni za motisha za mara moja moja, yanatokana na athari inayojilimbikiza ya utambuzi uliokwisha kuwa sehemu ya mdundo wa kazi wa kila siku. Uonekano wa kazi na ufuatiliaji wa mtiririko wa kazi katika Taskee husaidia mbinu hii yenye mpangilio kutekelezeka kwa vitendo: michango ya kila mtu inaonekana, utambuzi maalum unapata muktadha, na timu inapata muundo unaogeuza sifa za hapa na pale kuwa sehemu thabiti ya utamaduni wake.