Utamaduni wa kazi ya mbali: mbinu muhimu

Utangulizi

Kazi ya mbali imetoka kuwa hatua ya dharura na sasa ni mfumo thabiti wa kazi unaotumiwa na sehemu kubwa ya makampuni duniani. Suala la tija limeshajibiwa kwa ushahidi wa kutosha. Changamoto ya kiutamaduni imeandikwa sana, lakini hushughulikiwa kwa utaratibu mara chache. Mfumo wa kijamii usio rasmi wa ofisi (mazungumzo ya kawaida, kuwaona wenzako karibu, desturi za pamoja zinazogawa siku na kujenga utambulisho) hauhamii kwenye kazi ya mbali. Hupotea tu, na hakuna kinachochukua nafasi yake chenyewe.

Matokeo yake ni makubwa kuliko ari ya timu kushuka kidogo. Bila utamaduni uliojengwa kwa makusudi, timu za mbali hukumbwa zaidi na kutoelewana, ushiriki mdogo, uchovu unaokuja haraka na utambulisho dhaifu wa shirika. Hili huwagusa zaidi wanatimu wapya wanaoanza kazi bila kukaribishwa ana kwa ana. Matatizo haya yanatatulika, lakini yanahitaji mpango wa makusudi, kwa sababu utamaduni unaojijenga wenyewe pale watu wanapokaa pamoja haupo tena.

Vikwazo vya kujenga utamaduni wa mbali

Vikwazo vya utamaduni wa mbali vinatokana na muundo wa kazi yenyewe, sio teknolojia. Ili kuvishughulikia, kwanza elewa njia mahususi ambazo kupitia hizo utamaduni hudhoofika pale timu inapokuwa imetawanyika.

• Udanganyifu wa mawasiliano. Mawasiliano yote yanapohamia kwenye maandishi, wingi wa ujumbe unaweza kuonekana kama maelewano ingawa maelewano hayapo. Wafanyakazi wanaweza kutoelewana, kupoteza muktadha katika mawasiliano yasiyo ya wakati mmoja, na kukosa uhusiano wa kweli wa kibinadamu. Wakati huohuo shughuli za juujuu zinaendelea, na tatizo halionekani mpaka lizae kushindwa kunakoonekana wazi.
• Ukosefu wa mdundo wa pamoja. Katika timu iliyotawanyika, kukosekana kwa ratiba moja kunafanya kuwianisha kazi kuwa kugumu zaidi. Bila alama za muda za pamoja, kama mwanzo na mwisho wa siku ya kazi, mkutano wa wiki wa wote au mapumziko ya Ijumaa alasiri, timu hukosa mdundo unaoipa hisia ya kusonga pamoja.
• Toni ya kihisia ya chini. Bila kukutana ana kwa ana, hisia katika mawasiliano ya timu hufifia. Maandishi huondoa sauti, lugha ya mwili na sura ya uso, ambazo hubeba sehemu kubwa ya hisia katika mazungumzo. Kadiri muda unavyopita, utamaduni wa timu ya mbali unakuwa mkavu na rasmi, na hali hiyo huleta uchovu na watu kujitenga.
• Utambulisho wa shirika usiyo wazi. Bila utamaduni wa mtandaoni uliolelewa kwa makusudi, wanatimu, hasa wapya, hukosa marejeo ya pamoja, hadithi na desturi zinazowapa hisia ya kuwa sehemu ya kitu kikubwa kuliko kazi zao binafsi.

Mikakati ya kujenga utamaduni wa kazi ya mbali

Katika timu za mbali utamaduni hauzaliwi wenyewe kutokana na watu kukaa karibu, kama inavyotokea ofisini. Unahitaji kujengwa kwa makusudi: mazoea yaliyoelezwa wazi, mawasiliano yaliyopangwa, na viongozi wanaoishi kila siku kanuni ambazo shirika linataka kuziweka.

Msingi wa kila zoea lililo hapa chini ni imani. Ndiyo inayowezesha ushirikiano wa kweli, mawasiliano ya wazi na usalama wa kisaikolojia hata watu wakiwa mbali.

• Tekeleza mazoea ya kazi ya asynchronous. Katika kazi ya asynchronous, wafanyakazi hukamilisha kazi kwa ratiba zao bila kuulizwa hali ya kazi kila wakati. Hii hupunguza gharama ya usumbufu unaotokana na kutakiwa kupatikana muda wote, na hutoa nafasi ya umakini wa kina ambao kazi ngumu inauhitaji. Sharti lake ni nyaraka zilizo wazi: maamuzi, muktadha na maendeleo yakiandikwa katika mfumo wa pamoja unaofikiwa na wote, kazi inaratibiwa bila kila mtu kulazimika kuwa mtandaoni kwa wakati mmoja.
• Anzisha sheria wazi na za uwazi za kazi. Miongozo iliyo wazi kuhusu nani anaweza kufanya kazi kwa mbali, lini na kwa masharti gani huondoa utata unaozaa mkanganyiko na kutoelewana. Sheria zikiwa wazi na zikitumika kwa kila mtu sawasawa, watu hawalazimiki tena kubahatisha matarajio ambayo hayajatamkwa, na hisia ya haki inayodumisha ushiriki hulindwa.
• Unda nafasi iliyopangwa kwa mawasiliano yasiyo rasmi. Matukio ya mtandaoni yasiyohusiana na matokeo ya kazi, kama vikao vya kijamii, michezo ya timu au chaneli za mambo yanayowavutia watu, huleta mazungumzo ya kawaida ambayo ofisi huyatoa yenyewe. Kanuni kuu ni kwamba kushiriki kuwe kwa hiari kweli na bila shinikizo, bila mtu kulazimika kujionyesha. Burudani ya lazima huleta matokeo kinyume na lengo lake.
• Linda haki ya kukatika. Weka saa za kazi wazi na hakikisha wafanyakazi hawatarajiwi kujibu ujumbe wa kazi nje ya saa hizo. Hivyo mipaka ambayo kazi ya mbali huimomonyoa inalindwa. Hili linahitaji usimamizi wa kweli: viongozi waonyeshe mfano, kanuni za mawasiliano zifanye ujumbe wa nje ya saa kuwa jambo la nadra, na mifumo isitume arifa zisizo za dharura wakati wa mapumziko.
• Jenga utambuzi katika michakato ya kawaida ya timu. Kutambua michango hadharani, kwenye mikutano ya timu, katika chaneli maalum au kupitia mfumo rasmi wa utambuzi, huwapa watu zawadi inayodumisha ushiriki. Pia hujenga desturi kwamba mchango wa kila mtu unaonekana na unathaminiwa. Pongezi mahususi, zinazotaja kitendo kinachoonekana na zinazotolewa mara kwa mara, zina nguvu kuliko sifa za jumla au tuzo za hapa na pale.
• Ongoza kwa mfano. Kanuni ambazo viongozi wanazitekeleza wenyewe kila siku ndizo ishara yenye nguvu zaidi kwa timu kuhusu kile kinachothaminiwa kweli. Viongozi wanaofanya kazi kwa mbali inapowezekana, wanaoheshimu mipaka ya mawasiliano waziwazi na wanaoonyesha uwazi wanaoutarajia kutoka kwa wengine huondoa undumilakuwili. Undumilakuwili huo ukiwepo, huzaa kejeli badala ya utamaduni.

Makala zinazohusiana:

Ili kuboresha ushirikiano wa timu, soma Usimamizi wa mradi wa Agile: Ushughulikiaji mzuri wa mradi.

Kuelewa usimamizi wa mzunguko wa maisha wa bidhaa, soma Programu ya usimamizi wa mzunguko wa maisha wa bidhaa (PLM): Mwongozo kamili.

Kwa matokeo bora ya mradi, angalia Faida kuu za programu ya usimamizi wa mradi: Kuongeza ufanisi na ushirikiano. Maelezo zaidi: Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali, Usimamizi wa Kampuni.

Hitimisho

Utamaduni wa timu ya mbali ni suala la muundo. Mfumo wa kijamii ambao ofisi hutoa bila kupangwa (mazungumzo yasiyo rasmi, mdundo wa pamoja, utambulisho unaojengwa na mazingira) unapaswa kubadilishwa na mazoea yaliyobuniwa kwa makusudi: taratibu za kazi ya asynchronous, kanuni wazi za mawasiliano, mawasiliano yasiyo rasmi yaliyopangwa, mifumo ya utambuzi, na viongozi wanaoonyesha mfano kila mara. Kila zoea linashughulikia njia mahususi ambayo kupitia hiyo utamaduni wa mbali hudhoofika usiposhughulikiwa. Kwa pamoja, mazoea haya hujenga mshikamano, ushiriki na utambulisho wa shirika unaodumisha utendaji wa timu iliyotawanyika kwa muda mrefu.