Vidokezo kwa mikutano bora mtandaoni

Mambo muhimu

Matatizo ya kawaida

Sababu kuu za kushindwa kwa mkutano wa virtual ni za kimuundo na zinaweza kutabiriwa. Kuzitambua ni sharti la kuzishughulikia:

• Kutokuwepo kwa kusudi wazi: Mikutano inayofanyika kwa sababu imepangwa badala ya kwa sababu matokeo yaliyofafanuliwa yanahitajika hutoa mjadala bila maamuzi mara kwa mara.
• Vinyume: Mazingira ya nyumbani, arifa za simu, na vichupo vya kivinjari sambamba hupunguza umakini chini ya kizingiti kinachohitajika kwa ushiriki wa kimsingi.
• Hitilafu za kiufundi: Mtandao usio thabiti, sauti isiyofanya kazi vizuri, au matatizo ya kamera huzuia mtiririko na hutumia muda uliotengwa kwa kazi yenye uzalishaji.
• Usawa wa ushiriki: Wakati washiriki wengine wanatawala wakati wengine wanabaki kimya kote, mkutano hupunguza utofauti wa mawazo na pia huashiria kwa washiriki watulivu zaidi kwamba mchango wao hautazamiwi.
• Mzigo mkubwa wa upeo: Kujaribu kutatua mada nyingi sana katika kikao kimoja hutoa kupoteza umakini na maamuzi ya ubora wa chini kuliko yale yanayofanywa katika mikutano mifupi, iliyolengwa.
• Kutokuwepo kwa usimamizi: Bila mtu anayefuatilia muda na kuongoza mjadala, mikutano hupotea kutoka ajenda na mara chache hutoa matokeo yaliyoitwa kuzalisha.

Maandalizi

Ubora wa mkutano huamuliwa kwa kiasi kikubwa kabla haujaanza. Mkutano bila kusudi lililofafanuliwa na ajenda iliyoandaliwa hauwezi kimuundo kutoa matokeo thabiti bila kujali jinsi unavyosimamiwa.

Kusudi na ajenda

• Fafanua matokeo kabla ya kutuma mialiko. Lengo la mkutano linapaswa kuwa maalum na linaloweza kutekelezwa — si "kujadili mradi X" bali "kuidhinisha bajeti ya mradi X kwa robo ijayo." Ikiwa matokeo hayawezi kusemwa wazi, mkutano huenda usihitajike.
• Sambaza ajenda ya kina angalau saa 24 mapema, ikijumuisha mada, ugawaji wa muda, na majukumu ya maandalizi. Hii inaruhusu washiriki kufika na data na nafasi zinazohitajika kufanya maamuzi badala ya kuziunda wakati wa mkutano.
• Ambatisha vifaa vyote vinavyohusiana na mwaliko. Muda unaotumika wakati wa mkutano kupata nyaraka ni muda usiotumika kwa uamuzi ambao mkutano uliitwa kuzalisha.

Uchaguzi wa washiriki

Jumuisha tu watu ambao mchango wao au mamlaka ya uamuzi inahitajika. Vikundi vidogo vya washiriki hutoa mjadala uliolengwa zaidi na kumpa kila mtu muda zaidi wa kimsingi kuchangia. Mikutano miwili mifupi na vikundi tofauti vinavyohusiana mara nyingi hutoa matokeo bora kuliko mkutano mmoja mrefu na wadau wote pamoja.

Muda na wakati

• Weka muda wa dakika 25 au 50 badala ya 30 au 60 — hifadhi iliyobaki huzuia uchovu wa mikutano mfululizo na hutoa muda wa kuandika matokeo kabla ya simu inayofuata kuanza.
• Zingatia kanda za saa unapopanga timu za kugawanyika. Tumia zana za kupanga zinazoonyesha upatikanaji katika kanda.
• Epuka asubuhi za Jumatatu na alasiri za marehemu za Ijumaa kwa mijadala tata inayohitaji umakini endelevu.

Uwekaji wa kiufundi

• Jaribu kamera, kipaza sauti, vipokea sauti, na ubora wa muunganisho kabla ya mkutano — sio wakati wake.
• Tumia mahali tulivu na chenye mwangaza mzuri ambapo usumbufu hauwezekani. Mandhari ya virtual ni mbadala unaokubalika wakati mazingira ya kimwili hayawezi kudhibitiwa.
• Hakikisha vifaa vimechajiwa. Upotezaji wa nguvu katikati ya mkutano ni usumbufu unaoweza kuzuiwa.

Ushiriki

Maandalizi ya kimuundo huunda mazingira ya mkutano wenye uzalishaji. Uwezeshaji wa kazi wakati wa mkutano huamua kama mazingira hayo yanatumiwa kwa ufanisi.

Anza kwa wakati

Kuanza kwa wakati uliopangwa kunawasiliana kwamba kufuata wakati ni kawaida na huheshimu muda wa washiriki waliofika kwa wakati. Ufunguzi mfupi wa kimuundo — swali la kuunda au muktadha wa sentensi moja — husaidia washiriki kuhamia akilini kwenye mkutano kabla ya mjadala wa kimsingi kuanza.

Majukumu ya msimamizi na mwandishi wa noti

• Msimamizi: hufuatilia muda, huweka mjadala kwenye ajenda, huvuta washiriki wote, na huzuia kupotea kwa mada. Jukumu la msimamizi ni kiamuzi muhimu zaidi kimoja cha ubora wa mkutano.
• Mwandishi wa noti: hurekodi maamuzi, kazi zilizopangwa, tarehe za mwisho, na pande zinazohusika kwa wakati halisi. Kutumia zana zilizoshirikiwa (Google Docs, Miro, Confluence) hufanya matokeo yaonekane kwa washiriki wote kwa wakati mmoja, kupunguza utata wa baada ya mkutano kuhusu nini kiliamuliwa.

Kamera zimewashwa

Mwonekano wa video huunga mkono mawasiliano yasiyo ya maneno, huongeza ushiriki wa washiriki, na hufanya tabia ya kuchanganyikiwa kuwa wazi zaidi — yote ambayo huboresha ubora wa mjadala. Wakati ubora wa muunganisho ni mdogo, kamera zinapaswa kuwashwa angalau wakati wa mawasilisho na pointi za uamuzi.

Ushiriki wa kimuundo

• Msimamizi anapaswa kuwahutubia washiriki binafsi waziwazi ili kuhakikisha mitazamo yote inasikika: "John, tathmini yako ya hii ni nini?" "Maria, kuna kitu cha kuongeza upande wako?"
• Kura, vipengele vya kuinua mkono, na kazi ya mazungumzo hutoa mifumo ya kimuundo ya kukusanya mchango kutoka kwa washiriki wenye uwezekano mdogo wa kuongea bila mwito wa moja kwa moja.
• Kwa mikutano inayozidi saa moja, mapumziko ya dakika 5 hurejesha umakini na huhifadhi umakini unaohitajika kwa sehemu iliyobaki ya mjadala.

Kazi moja wakati wa mkutano

Kufunga programu zisizo za lazima, kuzima arifa za simu, na kuzingatia tu mkutano wakati wa muda wake uliopangwa hutoa ushiriki bora unaopimika kuliko kujaribu kushiriki wakati wa kufanya kazi nyingi. Msimamizi anaweza kushughulikia usumbufu moja kwa moja unapoonekana.

Kuhakikisha mafanikio

Ufanisi wa mkutano haupimwi kwa jinsi mjadala ulivyokwenda kwa urahisi — hupimwa kwa ubora na kukamilika kwa maamuzi na hatua ulizotoa.

Muhtasari na uandishi wa maamuzi

• Tuma muhtasari mfupi ndani ya saa moja baada ya mkutano kumalizika, ukifunika maamuzi yaliyofanywa, kazi zilizopangwa, pande zinazohusika, na tarehe za mwisho. Maamuzi yasiyoandikwa mara moja mara nyingi yanaathiriwa na kumbukumbu zinazoshindana za kile kilichokubaliwa.
• Ikiwa mkutano ulirekodiwa, bainisha mahali rekodi imehifadhiwa. Hii ni muhimu hasa kwa washiriki ambao hawakuweza kuhudhuria.

Kufuatilia hatua zilizopangwa

• Fuatilia kazi zilizopangwa wakati wa mkutano kwa kutumia zana za usimamizi wa mradi zilizoshirikiwa (Taskee, Jira, Trello, Asana). Ufuatiliaji wa kazi unaoonekana hufanya uwajibikaji kuwa wa kweli badala ya kudokeza.
• Maoni ya kimuundo ya mara kwa mara kutoka kwa timu juu ya uzalishaji wa mkutano — kile kinachofanya kazi na kile kinachoweza kuboreshwa — hutoa data inayohitajika kuboresha mazoea ya mkutano wa mbali kwa muda.

Makala zinazohusiana:

Kwa mbinu za kuchanganya kazi na mipango ya kusafiri, soma Workation ni nini? Mwongozo kamili wa kufanya kazi wakati wa kusafiri.

Kwa mifumo ya motisha inayoboresha viwango vya kukamilisha kazi, soma Uimarishaji chanya katika usimamizi wa kazi ili kuongeza uzalishaji wa timu.

Kwa mbinu za kimuundo za kuingiza zinazopunguza muda wa kuzoea kwa wafanyikazi wa mbali, soma Vidokezo vya kuingiza kwa mbali kwa mafanikio.

Hitimisho

Mikutano ya virtual yenye uzalishaji ni matokeo ya maandalizi ya kimuundo, uwezeshaji wa kazi, na kufuatilia kwa nidhamu — sio teknolojia bora au ajenda ndefu. Kutumia kanuni hapo juu kwa kawaida hutoa mikutano inayozalisha maamuzi, huheshimu muda wa washiriki, na huchangia badala ya kupunguza uwezo wa uzalishaji wa timu.

Usomaji unaopendekezwa

"The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters"

Inachunguza kwa nini muundo wa mkutano na muundo wa kusudi ni muhimu zaidi kuliko maudhui ya ajenda, na jinsi ya kuunda makusanyiko yanayotoa matokeo yenye maana kwa kawaida.

"Death by Meeting: A Leadership Fable"

Inaonyesha jinsi mikutano iliyojengwa kuzunguka aina maalum za maamuzi inaweza kubadilishwa kutoka mahali pa kupoteza muda hadi zana za usimamizi wa timu zenye ufanisi.

"Digital Body Language"

Inaelezea jinsi mawasiliano yasiyo ya maneno yanavyobadilika katika mazingira ya kidijitali na jinsi ya kuwasiliana wazi na kujenga uaminifu kupitia gumzo, video, na barua pepe.