Vidokezo kwa mikutano bora mtandaoni

• Kutokuwepo kwa kusudi wazi: Mikutano inayofanyika kwa sababu imepangwa badala ya kwa sababu matokeo yaliyofafanuliwa yanahitajika hutoa mjadala bila maamuzi mara kwa mara.
• Vinyume: Mazingira ya nyumbani, arifa za simu, na vichupo vya kivinjari sambamba hupunguza umakini chini ya kizingiti kinachohitajika kwa ushiriki wa kimsingi.
• Hitilafu za kiufundi: Mtandao usio thabiti, sauti isiyofanya kazi vizuri, au matatizo ya kamera huzuia mtiririko na hutumia muda uliotengwa kwa kazi yenye uzalishaji.
• Usawa wa ushiriki: Wakati washiriki wengine wanatawala wakati wengine wanabaki kimya kote, mkutano hupunguza utofauti wa mawazo na pia huashiria kwa washiriki watulivu zaidi kwamba mchango wao hautazamiwi.
• Mzigo mkubwa wa upeo: Kujaribu kutatua mada nyingi sana katika kikao kimoja hutoa kupoteza umakini na maamuzi ya ubora wa chini kuliko yale yanayofanywa katika mikutano mifupi, iliyolengwa.
• Kutokuwepo kwa usimamizi: Bila mtu anayefuatilia muda na kuongoza mjadala, mikutano hupotea kutoka ajenda na mara chache hutoa matokeo yaliyoitwa kuzalisha.

Maandalizi

Ubora wa mkutano kwa kiasi kikubwa huamuliwa kabla haujaanza. Mkutano usio na kusudi lililo wazi wala ajenda iliyoandaliwa hauwezi kutoa matokeo ya kuaminika, hata ukiendeshwa vizuri kiasi gani.

Kusudi na ajenda

• Fafanua matokeo kabla ya kutuma mialiko. Lengo la mkutano linapaswa kuwa mahususi na linaloweza kutekelezwa. "Kujadili mradi X" haitoshi. Andika kitu kama "kuidhinisha bajeti ya mradi X kwa robo ijayo." Ikiwa huwezi kueleza matokeo kwa sentensi moja, huenda mkutano wenyewe hauhitajiki.
• Sambaza ajenda ya kina angalau saa 24 mapema, ikiwa na mada, muda wa kila mada, na nani anaandaa nini. Hivyo washiriki watafika wakiwa tayari na data na misimamo inayohitajika kufanya maamuzi. Hawatalazimika kuiandaa wakiwa ndani ya mkutano.
• Ambatisha vifaa vyote vinavyohusiana na mwaliko. Kila dakika inayotumika kutafuta nyaraka wakati wa mkutano ni dakika iliyopotea kwa uamuzi ambao mkutano uliitishwa kuufanya.

Uchaguzi wa washiriki

Waalike tu watu ambao mchango wao au mamlaka yao ya kuamua yanahitajika kweli. Kundi dogo hubaki kwenye mada, na kila mtu hupata muda wa kutosha kuchangia. Mikutano miwili mifupi, kila mmoja na kundi linalohusika, mara nyingi huleta matokeo bora kuliko mkutano mmoja mrefu wa wadau wote kwa pamoja.

Muda na wakati

• Weka muda wa dakika 25 au 50 badala ya 30 au 60. Dakika zinazobaki huzuia uchovu wa mikutano inayofuatana, na hutoa nafasi ya kuandika matokeo kabla ya simu inayofuata kuanza.
• Zingatia kanda za saa unapopanga mikutano ya timu zilizotawanyika. Tumia zana za kupanga zinazoonyesha nani yuko huru katika kila kanda.
• Epuka asubuhi za Jumatatu na jioni za Ijumaa kwa mijadala tata inayohitaji umakini wa muda mrefu.

Uwekaji wa kiufundi

• Jaribu kamera, kipaza sauti, vipokea sauti, na ubora wa muunganisho kabla ya mkutano. Ukisubiri hadi mkutano uanze, umechelewa.
• Chagua mahali patulivu penye mwanga mzuri, ambapo hakuna atakayekusumbua. Ikiwa huwezi kudhibiti mazingira yako, mandhari ya virtual ni mbadala unaokubalika.
• Hakikisha vifaa vimechajiwa. Betri kuisha katikati ya mkutano ni usumbufu unaoweza kuepukwa.

Ushiriki

Maandalizi mazuri huweka msingi wa mkutano wenye tija. Iwapo msingi huo utatumika vizuri, hilo linategemea jinsi mkutano unavyoendeshwa.

Anza kwa wakati

Kuanza saa iliyopangwa kunaonyesha kwamba kufika kwa wakati ndiyo kawaida. Pia kunaheshimu muda wa waliofika mapema. Ufunguzi mfupi, kama swali moja la kuongoza au sentensi moja ya muktadha, huwasaidia washiriki kuhamisha akili zao kwenye mkutano kabla ya mjadala halisi kuanza.

Majukumu ya msimamizi na mwandishi wa noti

• Msimamizi: hufuatilia muda, huweka mjadala ndani ya ajenda, huhakikisha kila mshiriki anahusika, na huzuia mazungumzo kutoka nje ya mada. Hakuna jambo jingine linaloathiri ubora wa mkutano kama kazi ya msimamizi.
• Mwandishi wa noti: huandika maamuzi, kazi zilizogawiwa, tarehe za mwisho, na wahusika papo hapo. Zana zinazoshirikiwa (Google Docs, Miro, Confluence) huwawezesha washiriki wote kuona kumbukumbu hizo wakati huo huo. Baadaye kunakuwa na mabishano machache kuhusu nini hasa kiliamuliwa.

Kamera zimewashwa

Video huonyesha ishara za uso na mwili, huongeza ushiriki, na humfanya anayefanya mambo mengine pembeni aonekane zaidi. Yote haya huinua ubora wa mjadala. Ikiwa muunganisho ni dhaifu, kamera ziwashwe angalau wakati wa mawasilisho na wakati wa kufanya maamuzi.

Ushiriki wa kimuundo

• Msimamizi anapaswa kuwaita washiriki mmoja mmoja kwa majina ili kila mtazamo usikike: "John, tathmini yako ya hii ni nini?" "Maria, kuna kitu cha kuongeza upande wako?"
• Kura, kitufe cha kuinua mkono, na gumzo husaidia kupata maoni ya washiriki ambao huenda wasiongee bila kuulizwa moja kwa moja.
• Mkutano ukizidi saa moja, mapumziko ya dakika 5 hurudisha umakini unaohitajika kwa sehemu iliyobaki ya mjadala.

Kazi moja wakati wa mkutano

Funga programu zisizohitajika, zima arifa za simu, na ubaki kwenye mkutano kwa muda wote uliopangwa. Anayejaribu kufanya kazi nyingine wakati huo huo hushiriki kwa kiwango cha chini zaidi. Msimamizi akiona mtu amevurugika, anaweza kulizungumzia moja kwa moja. Maelezo zaidi: Programu ya Tija ya Kibinafsi.

Kuhakikisha mafanikio

Mafanikio ya mkutano hayapimwi kwa jinsi mjadala ulivyokwenda bila vikwazo. Kinachopimwa ni ubora wa maamuzi na hatua zilizotokana nao, na kama zimekamilika.

Muhtasari na uandishi wa maamuzi

• Tuma muhtasari mfupi ndani ya saa moja baada ya mkutano kumalizika, ukitaja maamuzi, kazi zilizogawiwa, wahusika, na tarehe za mwisho. Maamuzi yasiyoandikwa mara moja mara nyingi hukumbukwa tofauti na kila mshiriki.
• Ikiwa mkutano ulirekodiwa, eleza rekodi imehifadhiwa wapi. Hili linawasaidia hasa wale ambao hawakuweza kuhudhuria.

Kufuatilia hatua zilizopangwa

• Fuatilia kazi zilizogawiwa kwenye mkutano kwa zana ya pamoja ya usimamizi wa mradi (Taskee, Jira, Trello, Asana). Kila mtu anapoona nani anafanya nini, uwajibikaji unakuwa wazi.
• Omba maoni ya timu mara kwa mara kuhusu tija ya mikutano: nini kinafanya kazi na nini kinaweza kuboreshwa. Maoni hayo ndiyo data inayohitajika kuboresha mikutano ya mbali hatua kwa hatua.

Makala zinazohusiana:

Kuhusu njia za kuchanganya kazi na safari, soma Workation ni nini? Mwongozo kamili wa kufanya kazi wakati wa kusafiri.

Kuhusu mbinu za motisha zinazosaidia kazi nyingi zaidi kukamilika, soma Uimarishaji chanya katika usimamizi wa kazi ili kuongeza uzalishaji wa timu.

Kuhusu njia za kuwapokea wafanyakazi wapya wa mbali na kuwasaidia kuzoea haraka, soma Vidokezo vya kuingiza kwa mbali kwa mafanikio.

Hitimisho

Mikutano ya virtual yenye tija hutokana na maandalizi mazuri, uendeshaji makini, na ufuatiliaji wenye nidhamu. Teknolojia bora au ajenda ndefu hazitoshi. Ukitumia kanuni hizi mara kwa mara, mikutano yako itazaa maamuzi na kuheshimu muda wa washiriki. Badala ya kupunguza uwezo wa timu, itauongeza.