Kiolezo cha kazi: kuboresha na kuongeza ufanisi

Mambo muhimu

Kuelewa vipande vya mtiririko wa kazi

Kipande cha mtiririko wa kazi ni mfululizo wa vitendo uliopangwa mapema na wamiliki waliopewa na matokeo yanayotarajiwa. Katika timu za SaaS, uzinduzi, kuingiza wafanyakazi wapya, matoleo na mizunguko ya msaada hujirudia mara kwa mara. Bila muundo, kila marudio yanahitaji ufafanuzi zaidi. Mikutano huongezeka. Uwajibikaji unafifia. Vipande huondoa msuguano huo kwa kufanya matarajio yawe wazi kabla ya kazi kuanza. Mifumo ya utekelezaji yenye muundo imeonyesha kwa muda mrefu kwamba wakati hatua muhimu zinarekebishwa mapema, makosa yanayoweza kuepukika hupungua kwa sababu hakuna kitu kinachotegemea kumbukumbu peke yake.

Faida za vipande vya mtiririko wa kazi

Thamani ya vipande inaonekana katika shughuli za kila siku, si nadharia:

• Ufanisi: Wakati muundo tayari upo, kupanga kunachukua dakika badala ya saa. Timu hujikita katika utekelezaji, si kujenga upya mchakato.
• Utulivu na Ubora: Hatua thabiti hupunguza tofauti katika matokeo. Matokeo: utoaji wa kutabirika zaidi.
• Kupunguza Hatari ya Kosa: Vituo vya ukaguzi vilivyofafanuliwa hufanya iwe vigumu kuruka hatua muhimu. Katika mazingira yenye muundo, orodha za ukaguzi hupunguza kwa uthabiti makosa yanayoweza kuepukika. Jifunze zaidi kuhusu kuunda vipande katika makala yetu "Mtiririko wa kazi wa usimamizi wa miradi: mwongozo wa hatua kwa hatua wa kurahisisha mafanikio ya mradi".
• Uwezo wa Kubadilika: Vipande vinaweza kusasishwa wakati timu inakua au bidhaa inabadilika, bila kupoteza uthabiti.

Bila vipande, kazi inayorudiwa hutegemea uratibu usio rasmi. Hii hupunguza kasi ya ukuaji na kuongeza utegemezi kwa watu maalum.

Aina kuu za vipande vya mtiririko wa kazi

Michakato tofauti hubeba hatari tofauti, hivyo vipande vinatumikia malengo tofauti:

• Mchakato wa Idhini: Huongeza udhibiti pale ambapo makosa ya kifedha au utiifu ni ghali. Kazi haisogei mbele bila uthibitishaji. Mfano: mchakato wa idhini ya gharama.
• Mchakato wa Kuingiza Wafanyakazi Wapya: Hupanga uanzishaji wa ufikiaji, nyaraka na mafunzo ili wafanyakazi wapya wawe wenye tija haraka.
• Kampeni ya Uuzaji: Hupatanisha upangaji, uzalishaji, uzinduzi na uchanganuzi ili kuepuka tarehe za mwisho zilizokosekana na ripoti zilizovunjika.
• Msaada wa IT: Hupanga upokeaji wa tiketi na vipaumbele ili maombi yasijilimbikize bila kutambulika.

Kila aina inashughulikia udhaifu maalum wa kiutendaji: idhini zisizodhibitiwa, ramp-up polepole, uzinduzi usio thabiti au foleni za msaada zenye machafuko.

Jinsi ya kuunda kipande cha mtiririko wa kazi

Kipande cha manufaa kinaakisi jinsi kazi inavyosogea kweli ndani ya mfumo wako. Katika timu za SaaS, hii kawaida humaanisha kuiingiza moja kwa moja kwenye bodi ya mradi au chombo cha usimamizi wa kazi, si kuihifadhi katika hati ambayo hakuna mtu anayeifungua.

1. Fafanua Lengo: Kuwa wazi kuhusu matokeo. Kwa kuingiza wafanyakazi wapya, hii inaweza kumaanisha kupunguza ucheleweshaji wa ramp-up au kuepuka mapengo ya ufikiaji.
2. Vunja Iwe Hatua: Pangia mfululizo halisi wa vitendo kuanzia mwanzo hadi mwisho. Kwa kuunda ramani ya njia ya mradi, rejea "Ramani ya njia ya Mradi: Mwongozo wa Kimkakati wa Kupanga na Kutekeleza Miradi yenye Mafanikio".
3. Pa Majukumu: Kila hatua inahitaji mmiliki wazi. Wakati umiliki ni wa kutatanisha, majukumu husimama.
4. Weka Tarehe za Mwisho: Vikwazo vya muda vinafichua vikwazo mapema na kuzuia ucheleweshaji kimya kimya.
5. Otomatisha: Tumia otomatiki kwa vitendo vinavyorudiwa kama vile masasisho ya hali au kuunda kazi. Hii huondoa kazi ya uratibu ya kawaida. Jifunze zaidi kuhusu otomatiki katika "Chati ya Gantt ni nini? Mwongozo wa Kutumia Chati za Gantt kwa Usimamizi wa Mradi".

Iwapo vipengele hivi havipo, kipande kinakuwa cha mapambo. Kipo, lakini hakibadilishi tabia.

Mifano ya matumizi ya vipande katika idara

Vipande vinakuwa na maana tu vinaposhinikiza utekelezaji wa kila siku:

1. HR: Mtiririko wa kuingiza wafanyakazi wapya wenye muundo unahakikisha kwamba nyaraka, mafunzo na utoaji wa ufikiaji vinatokea kwa mfululizo. Bila huo, wafanyakazi wapya wanasubiri majibu badala ya kufanya kazi.
2. Mauzo: Hatua zilizofafanuliwa za sifa na kufunga zinafanya maendeleo ya pipeline kuwa wazi na rahisi kutabiri.
3. IT: Kipande cha tiketi kinalazimisha uainishaji na vipaumbele, kuzuia maombi yasiyo na ufumbuzi yasipotee.
4. Uuzaji: Vipande vya kampeni vinasawazisha uundaji wa maudhui, muda wa uzinduzi na ukaguzi wa utendaji, kupunguza machafuko ya dakika za mwisho.

Ili kuingia kwa kina katika kuunda vipande vya mtiririko wa kazi vyenye ufanisi, chunguza "Mtiririko wa kazi wa usimamizi wa miradi: mwongozo wa hatua kwa hatua wa kurahisisha mafanikio ya mradi", ambayo inatoa hatua za vitendo za kubuni michakato yenye muundo. Aidha, jifunze jinsi ya kupatanisha upangaji wa mtiririko wa kazi na malengo mapana ya mradi katika "Ramani ya njia ya Mradi: Mwongozo wa Kimkakati wa Kupanga na Kutekeleza Miradi yenye Mafanikio".

Hitimisho

Vipande vya mtiririko wa kazi ni njia ya kufanya kazi inayorudiwa iwe ya kutabirika. Bila vyo, timu zinarudia mizunguko ya uratibu na kutegemea kumbukumbu. Kwa vyo, mfululizo, umiliki na muda vinaonekana. Uoneka huo hufanya kupanua kuwa rahisi na kupunguza makosa yanayoweza kuepukika katika mazingira ya SaaS yanayosogea haraka.

Soma zilizopendekezwa

"Work the System"

Kitabu hiki kinachunguza ubunifu wa mchakato wenye muundo na uwazi wa kiutendaji.

"Atomic Habits"

Inajadili jinsi mifumo, badala ya motisha, inavyounda utendaji thabiti.

"The Checklist Manifesto: How to Get Things Right"

Inachambua jinsi orodha za ukaguzi zenye muundo zinapunguza makosa yanayoweza kuepukika katika mazingira changamano.