Programu bora za usimamizi wa kazi mwaka

TL;DR Programu bora za usimamizi wa kazi

1. Taskee
2. Todoist
3. ClickUp
4. Trello
5. Notion
6. Asana
7. TickTick
8. Motion
9. Sunsama
10. Microsoft To Do

Kwa nini zana za usimamizi wa kazi ni muhimu?

Leo tatizo haliko tena katika kusimamia kazi yenyewe, bali liko katika namna tunavyosimamia usimamizi wa kazi hiyo.

Wafanyakazi wa kidijitali huhama kutoka programu moja hadi nyingine na kutoka tovuti moja hadi nyingine siku nzima. Kila wanapohama, hupoteza muda kurudi kwenye kazi waliyokuwa wakiifanya, na kwa mwaka mzima muda huo hufikia wiki kadhaa za kazi.

Zana za tija ni nyingi kuliko wakati wowote uliopita. Kila wiki programu mpya inaahidi kurahisisha kazi, kuongeza umakini au "kuleta mapinduzi" katika mtiririko wa kazi. Tatizo halisi ni uchaguzi mwingi na uchovu wa zana. Timu nyingi hazihitaji sanduku jingine la barua pepe wala kalenda maridadi zaidi, kwa sababu zinachohitaji ni uwazi, umiliki na mtiririko, angalau ndivyo HBS inavyoona.

Hapo ndipo msimamizi sahihi wa kazi anapoleta tofauti. Kazi yake haiko katika kukufanya ufanye mambo mengi zaidi, ila katika kusaidia timu kuzingatia kinachofaa sasa, kugawa kazi kwa uwazi na kufuatilia maendeleo bila kuzama katika arifa.

Artyom Dovgopol, mwanzilishi-mwenza wa Taskee, anasema: "Zana sahihi haikulazimishi ufanye kazi kwa bidii zaidi. Inakurahisishia tu kujua unapaswa kuanza na nini."

Iwe unaongoza timu inayokua au unashughulikia miradi yako mwenyewe, zana sahihi itakusaidia kudumisha tija na pia kuepuka uchovu.

Ni nani anapaswa kutumia programu ya usimamizi wa kazi?

Wasimamizi wa kazi hawako kwa ajili ya wapenzi wa tija pekee. Wanamfaa mtu yeyote anayetaka kazi yake ibaki na mpangilio licha ya kutumia zana tofauti, kufanya kazi katika kanda tofauti za saa au na wenzake wengi.

Hivi ndivyo watu wenye majukumu tofauti na aina tofauti za timu wanavyonufaika na programu sahihi ya usimamizi wa kazi:

Wafanyakazi huru na waumbaji wa pekee

Bila mfumo, kazi hupotea katika mazungumzo, madaftari au kumbukumbu, na zana nzuri husaidia:

• Kuweka kila kitu mahali pamoja, kuanzia muhtasari hadi tarehe za mwisho
• Kuweka vipaumbele na kufuatilia maendeleo
• Kuona ni muda gani hasa unaenda kwenye kazi yenyewe na kiasi gani kwenye utawala

Timu za mbali na startup zilizosambazwa

Katika timu za async au hibrid, kama hakuna anayeona nani anafanya nini, tarehe za mwisho hupitwa na kazi moja hufanywa mara mbili. Wasimamizi wa kazi hutatua tatizo hilo kwa:

• Kuweka wazi nani anawajibika kwa nini
• Kuonyesha hatua zinazofuata na vizuizi
• Kujenga uwajibikaji bila kumfuatilia kila mtu kwa karibu

Mashirika, washauri, na kazi za msingi wa mradi

Unaposhughulikia wateja wengi au kazi nyingi za kukabidhi kwa wakati mmoja, kuhama kutoka jambo moja hadi jingine kunaongeza mzigo mkubwa. Programu za kazi husaidia:

• Kutenganisha kazi kwa mradi au kwa mteja
• Kuweka ratiba na tarehe za mwisho zilizo wazi
• Kuandika maoni na masahihisho ili usirudie kazi ile ile

Timu zinazosawazisha kazi ya kina na uendeshaji

Siku inapogawanywa kati ya kazi ya ubunifu inayohitaji umakini na kazi za uendeshaji, msimamizi wa kazi husaidia pande zote mbili kwa:

• Kutenga muda maalum kwa ajili ya kazi ya kina
• Kuandika mawazo au kushughulikia kazi za utawala bila kukatizwa
• Kudumisha muundo bila kupoteza unyumbufu

Kampuni zinazojiandaa kupanua

Michakato inayofanya kazi vizuri katika timu ndogo mara nyingi huanza kuharibika shirika linapokua. Zana za usimamizi wa kazi husaidia kwa:

• Kuweka muundo bila kuchelewesha utekelezaji
• Kujenga mtiririko wa kazi unaoweza kutumika tena na tena
• Kuhakikisha kila timu na kila idara inaona kinachoendelea

Mfanyakazi huru mmoja anayesimamia zaidi ya miradi kumi na mbili ya chapa na muundo hutumia Taskee kutenganisha kazi za kila mteja kwenye bao lake, kila bao likiwa na hali zilizo wazi na ufuatiliaji mwepesi wa wakati. Kwa maneno yake: "Hii ni zaidi ya orodha ya mambo ya kufanya, kwa sababu inanionyesha kilicho kwenye ukaguzi, kilichokwama na mahali ninapotumia muda wangu kwa kweli." Bila zana hii, angezama katika mazungumzo na maelezo.

Shirika dogo la kidijitali lenye wanachama sita wa timu na wateja 20+ lilihamia ClickUp baada ya kujaribu Asana, Trello na spreadsheets. Kilichowafanya wabaki ni uwezo wa kuunda mtiririko wa kazi tofauti kwa kila mteja, kufuatilia mzigo wa kazi wa timu nzima na kuona vizuizi kabla tarehe za mwisho hazijapita.

Ni wasimamizi gani bora wa kazi?

Hizi ni zana bora zinazowasaidia wafanyakazi huru, timu za mbali, waanzilishi na waumbaji kusimamia kazi kwa uwazi zaidi na mzigo mdogo. Kwa kila programu tumeeleza inamfaa nani, kiwango cha bei na mambo muhimu ya kuzingatia. Soma zaidi: Programu ya Usimamizi wa Kazi kwa Wafanyakazi Huru.

Taskee

Bora kwa: wafanyakazi huru, waanzilishi, na timu nyembamba zinazotaka uwazi bila ugumu. Kiwango cha bei: $ (mpango wa bure unapatikana)

Taskee imetengenezwa kwa ajili ya watumiaji wanaotaka kusimamia miradi kwa umakini bila kulemewa na kiolesura kizito. Haikujazi dashibodi na miunganisho mingi, badala yake inatanguliza umiliki wazi wa kazi, mtiririko wa kazi unaoweza kubadilishwa na ufuatiliaji wa wakati unaoendana na jinsi kazi inavyofanyika kweli. Inafaa kwa kazi za mtu mmoja na kwa ushirikiano wa timu ndogo, na inatoa vipengele vinavyohitajika bila kufanya uratibu kuwa mgumu zaidi.

Todoist

Bora kwa: tija binafsi na ulandanishi wa kazi katika majukwaa. Kiwango cha bei: Bure / Mpango wa Pro unapatikana

Todoist ni chaguo lililozoeleka kwa watu wanaohitaji orodha safi na iliyopangwa ya mambo ya kufanya inayofanya kazi kwenye wavuti, simu, kivinjari na barua pepe. Lebo, vipaumbele, kazi zinazojirudia na uwezo wa kuandika kwa lugha ya kawaida vinaifanya ifae kwa kila kitu, kuanzia kazi za kila siku hadi miradi ya wiki kadhaa. Haifai sana kwa ushirikiano wa timu kubwa, lakini ina nguvu katika kusimamia kazi za mtu binafsi.

ClickUp

Bora kwa: timu zinazotaka nafasi ya kazi yote katika moja. Kiwango cha bei: Bure / Mipango ya kulipia $

ClickUp inakusanya kazi, hati, malengo, dashibodi na ufuatiliaji wa wakati katika jukwaa moja. Uwezo wake mkubwa wa kubadilishwa unaruhusu kila kitu, kuanzia kupanga sprint hadi OKRs, ingawa unyumbufu huo unamaanisha kwamba kuizoea kunachukua muda zaidi. Ni chaguo la vitendo kwa timu zinazohitaji zaidi ya orodha ya kawaida ya kazi lakini bado hazijawa tayari kwa zana kubwa za kampuni kama Jira.

Trello

Bora kwa: wafikiriaji wa kuona na muhtasari wa mradi. Kiwango cha bei: Bure / Mipango ya Business inapatikana

Trello ndiyo iliyofanya bao la kanban kujulikana, na hadi leo ni mojawapo ya zana rahisi zaidi kutumia kupanga miradi kwa njia ya kuona. Kadi za kuburuta na kuachia, orodha unazoweza kubadilisha na power-ups nyingi zinaifanya ifae kwa kupanga maudhui, ramani za bidhaa na uratibu mwepesi wa timu. Mara nyingi faida yake kubwa zaidi ni urahisi wake wa kutumia.

Notion

Bora kwa: timu zinazotaka hati, kazi, na hifadhidata katika zana moja. Kiwango cha bei: Bure kwa matumizi binafsi / Kulipia $

Notion ni nafasi ya kazi inayonyumbulika zaidi kuliko msimamizi maalum wa kazi, lakini violezo, orodha za ukaguzi na kurasa za kushirikiana vinakuwezesha kujenga mfumo wa kazi ndani yake. Inafaa kwa startup na mashirika yanayotaka kuweka hati, wiki na sprint katika zana moja. Hata hivyo, bila nidhamu ya kudumu katika kupanga mambo, muundo wake unaweza kukua hadi usiweze kutumika.

Asana

Bora kwa: ushirikiano wa timu uliopangwa na ratiba. Kiwango cha bei: Bure–$$$ Jukwaa: Majukwaa mengi Inayojulikana: mwonekano wa ratiba, ujumuishaji tajiri, uwazi wa mradi

Asana inaonyesha waziwazi nani anamiliki kazi gani na itafanyika lini, ndiyo sababu inafanya kazi vizuri hasa kwa timu za masoko, bidhaa na uendeshaji. Vipengele vya Timeline, Milestones na Workflow builder vinasaidia michakato ya utoaji iliyopangwa. Inaunganishwa na Slack, Google Drive, Zoom na huduma nyingine nyingi, jambo linaloifanya kuwa chaguo la kuaminika kwa startup zinazokua na kampuni za ukubwa wa kati.

TickTick

Bora kwa: tija binafsi na msaada wa tabia na umakini. Kiwango cha bei: Bure–$ Jukwaa: Majukwaa mengi Inayojulikana: kipima muda cha Pomodoro kilichojengwa, ufuatiliaji wa tabia, kazi za kurudia

TickTick inaongeza kipima muda cha umakini, kifuatiliaji cha tabia na mwonekano wa kalenda kwenye orodha ya kawaida ya kazi, pamoja na uwezo wa kuandika kwa lugha ya kawaida, folda na vitambulisho. Ni muhimu hasa kwa watumiaji wanaotaka kufuatilia malengo, taratibu za kila siku au kazi zinazojirudia mahali pamoja. Mara nyingi haipewi thamani inayostahili ukilinganisha na vipengele ilivyo navyo. Huenda ikakuvutia: Programu ya Tija ya Kibinafsi.

Motion

Bora kwa: upangaji wa kazi wa msingi wa kalenda otomatiki. Kiwango cha bei: $$–$$$ Jukwaa: Majukwaa mengi Inayojulikana: ratiba otomatiki, kuzuia muda mahiri, msaada wa AI

Motion inageuza orodha ya kazi kuwa kalenda hai inayopanga vipaumbele yenyewe. Ukiongeza kazi yenye tarehe ya mwisho, Motion huiweka kwenye ratiba moja kwa moja, ikizingatia mikutano na vipaumbele vingine. Inawafaa watendaji, waanzilishi na wafanyakazi wa mbali ambao kalenda zao zimejaa. Kupanga upya ratiba kiotomatiki kunafanya kazi vizuri kwa mtiririko wa kazi uliopangwa, lakini kunaweza kuleta usumbufu mahali ambapo unyumbufu wa ubunifu unahitajika.

Sunsama

Bora kwa: upangaji wa kila siku wa makusudi na kazi ya kina. Kiwango cha bei: $$$ Jukwaa: Majukwaa mengi Inayojulikana: mtiririko wa ukaguzi wa kila siku, mila ya upangaji, kazi ya kina

Sunsama inamwongoza mtumiaji hatua kwa hatua katika kupanga siku yake: kuchagua kazi, kukadiria muda na kudumisha umakini. Inaungana na zana nyingine huku ikihimiza njia rahisi ya kufanya kazi ya kila siku yenye usumbufu mdogo. Inawafaa zaidi watu wanaofanya kazi binafsi na wanaotanguliza matokeo endelevu kuliko timu zinazokwenda kasi na zinazohitaji kusasisha kazi mara kwa mara.

Microsoft To Do

Bora kwa: watumiaji wa Microsoft wanaotaka kazi zao zilandanishwe kwenye vifaa vyote. Kiwango cha bei: Bure Jukwaa: Majukwaa mengi Inayojulikana: ujumuishaji wa Outlook, orodha za kushiriki, muundo rahisi

Microsoft To Do imeunganishwa moja kwa moja na Outlook, inageuza barua pepe zilizowekewa alama kuwa kazi na kulandanisha vikumbusho kwenye vifaa vyote. Kwa watumiaji ambao tayari wanafanya kazi ndani ya mfumo wa Microsoft 365, ni rahisi na ya kuaminika. Inafaa kwa matumizi mepesi ya mtu binafsi au kwa timu ambazo miundombinu yao tayari inategemea Microsoft.

Ninachaguaje msimamizi sahihi wa kazi kwa timu yangu?

Hakuna zana iliyo bora kwa kila mtu, kuna ile tu inayoendana na kazi yako halisi ya kila siku.

Kazi yenye tarehe nyingi za mwisho na utegemezi tata inahitaji mfumo kama Asana au ClickUp. Kwa umakini wa kina na matokeo endelevu, Sunsama au zana zinazofanana nayo zinaweza kufaa zaidi. Timu zinazotaka kuweka maelezo, hati na kazi mahali pamoja zinaweza kuona Notion inawatosha.

Kwa timu nyembamba zinazothamini uwazi, mtiririko wa kazi rahisi na kufuatilia mambo muhimu bila kelele, Taskee ni mbadala unaolenga mambo ya msingi, bila kuhitaji mtu maalum wa kusimamia zana:

• Nani anafanya nini
• Hali ni nini
• Ilichukua muda gani

Msimamizi sahihi wa kazi ni yule ambaye timu inamtumia kweli kila siku. Kujaribu chaguo kadhaa kabla ya kufanya uamuzi hupunguza hatari ya kulazimika kubadilisha zana baadaye.

Uchambuzi wa haraka wa zana gani zinafaa kwa aina gani ya timu:

Nitafute nini katika msimamizi wa kazi?

Kukiwa na chaguo nyingi hivi, tofauti kati ya msimamizi wa kazi unaofaa na ule uliojaa vipengele haitokani na idadi ya vipengele. Inategemea jinsi programu inavyoendana na namna kazi inavyofanyika kweli.

Mtiririko wa kazi wa kibinafsi unaolingana na jinsi unavyofanya kazi Msimamizi mzuri wa kazi haulazimishi muundo mmoja kwa kila mtu, bali unairuhusu timu kuweka hatua zake za mtiririko wa kazi, kwa mfano "Briefed → In Review → Approved" au "To Do → Doing → Done". Tafuta zana zenye hali maalum, vitambulisho na folda zinazoendana na michakato mliyonayo tayari.

Umiliki wazi na hali kwa mtazamo mmoja Mmiliki wa kazi, tarehe ya mwisho na hali ya sasa vinapaswa kuonekana katika mwonekano mmoja bila kuhama kutoka ukurasa hadi ukurasa. Hili ni muhimu hasa pale kazi zinapotegemeana na zinahusisha wanachama kadhaa wa timu na hatua kadhaa za mradi.

Ufuatiliaji wa wakati unaoonyesha ukweli Zana za leo zina vipima muda vilivyojengwa, ufuatiliaji otomatiki au njia ya haraka ya kuandika muda kwa mkono. Hii inawasaidia watu binafsi na timu kujua kwa usahihi muda wao unaenda wapi. Ni muhimu kwa kuwatoza wateja na kwa kusawazisha kazi ya kina na kazi za uendeshaji.

Kiolesura mwepesi lakini cha kufanya kazi Zana bora ni za haraka, za angavu na thabiti katika vifaa, zinafanya kazi hata nje ya mtandao na zinalandanisha na simu. Kiolesura kilichochanganyika huwafanya watu waache kukitumia, hasa timu zilizo chini ya shinikizo la muda.

Umakini juu ya vipengele Zana zilizobadilishwa kupita kiasi mara nyingi huishia kutotumika. Programu zinazofaa kweli huwasaidia watumiaji kuweka kipaumbele, kupunguza usumbufu na kukamilisha kazi. Kazi zinazojirudia, vipima muda vya umakini na muundo rahisi husaidia kudumisha kasi bila kuongeza mzigo.

Kwa zaidi kuhusu mtiririko wa kazi uliolenga, tabia za timu za async, na taratibu za uzalishaji:

Badilisha mtiririko wako wa kazi na mabao ya kazi ya Taskee

Mwongozo wa vitendo wa usimamizi wa kazi mahiri zaidi

Usimamizi wa kazi wa kuona: Zana na mikakati

Hitimisho

Hakuna programu inayoweza kuzalisha tija ya timu peke yake, lakini zana sahihi huondoa vikwazo vinavyoizuia. Msimamizi bora wa kazi ni yule ambaye timu inamwelewa, inampokea na inaendelea kumtumia kadri kazi yake inavyobadilika. Iwe mnahitaji ratiba na dashibodi au orodha rahisi zenye tarehe za mwisho, lengo ni kupata zana inayoendana na mtiririko wa kazi halisi, na siyo ule wa kufikirika. Zana kama Taskee zinasaidia timu nyembamba kwa ufuatiliaji wa wakati, hali za kazi zilizo wazi na umiliki unaoeleweka. Hayo ndiyo mambo ya msingi kwa timu zinazotaka kusimamia kazi badala ya kusimamia zana.

FAQ

Ni msimamizi gani wa kazi rahisi zaidi kuanza naye ikiwa ninafanya kazi peke yangu?

Kwa wafanyakazi huru au wanaofanya kazi peke yao, zana nyepesi kama Taskee, Todoist au TickTick ni mahali pazuri pa kuanzia. Hazihitaji mipangilio mingi na zinakuwezesha kupanga kazi zako bila hatua ndefu za kujifunza.

Ni programu zipi za usimamizi wa kazi bora kwa timu ndogo au za mbali?

Taskee, ClickUp na Asana ni chaguo imara kwa timu zilizosambazwa. Zinaonyesha wazi nani anamiliki kazi gani, hali ya kila kazi na kinachoendelea katika timu nyingine, hivyo timu haihitaji kuulizana kila mara au kutegemea mazungumzo ya gumzo ili kwenda pamoja.

Je, ninahitaji msimamizi wa kazi ikiwa tayari ninatumia Google Calendar au Notes?

Programu za kalenda na maelezo ni muhimu, lakini hazikuundwa kufuatilia umiliki, maendeleo ya kazi au tarehe za mwisho katika miradi mingi. Msimamizi wa kazi unakuonyesha kinachoendelea, kilichokwama na kinachokaribia kukamilika.

Je, ninaweza kutumia zana hizi na wateja au washirika wa nje?

Ndiyo. Wasimamizi wengi wa kazi wanaruhusu kushiriki kazi au bao maalum na watumiaji wa nje. Kwa njia hii unaweza kukusanya idhini, kushiriki faili na kufuatilia maendeleo kwa mpangilio, bila kutegemea minyororo ya barua pepe au maoni yaliyotawanyika kila mahali.

Inachukua muda gani kuweka mfumo wa usimamizi wa kazi?

Ukiweka mipangilio ya msingi tu, zana nyingi kati ya hizi zinaanza kufanya kazi ndani ya chini ya dakika 30. Taskee na Todoist ziko tayari kutumika mara moja, wakati ClickUp au Notion zinaunga mkono mtiririko wa kazi tata zaidi na hivyo zinahitaji muda wa ziada wa kuzipanga.

Je, wasimamizi wa kazi wanafaa kwa wafanyakazi huru?

Ndiyo. Wafanyakazi huru hutumia wasimamizi wa kazi kupanga kazi za wateja, kufuatilia muda wanaoweza kuutoza na kupunguza mzigo wa akili unaotokana na kusimamia miradi mingi kwa wakati mmoja. Hata kwa mtu anayefanya kazi peke yake, muundo mwepesi huleta faida inayoonekana na inayoweza kupimwa.

Ni tofauti gani kati ya usimamizi wa kazi na usimamizi wa mradi?

Usimamizi wa kazi unahusu mambo ya kufanya ya kila mtu na nani anawajibika kwa kila moja. Usimamizi wa mradi unaongeza muundo, ratiba na uratibu kati ya idara kwa kazi kubwa zenye hatua nyingi.