Ish jarayonlaridagi torli joylarni aniqlash

Asosiy fikrlar

Kirib kelish

Har bir mashina ixloslisi bo'sh yo'lda tez yugurishni orzu qiladi, birorta to'xtash nuqtasiz. Afsuski, bu 21-asr va ko'pgina shaharlar hali ham avtomobilga tayanadi, shuning uchun siz taxminan 3 soniya davomida tez borasiz... keyin to'xtab qolganingizni ko'rasiz. 

Yoq, biz tez yurishni qo'llab-quvvatlamayapmiz. Bu faqatgina bitta misol, ya'ni tor joylar yoki “to'xtash joylari” bo'lganida, butun jarayon 10 barobar yoqimli va samarali bo'lishini tushuntirish.

Formstack va Mantis Research tomonidan o'tkazilgan hisobotda, tashkilotlar samarali bo'lmagan vazifalar tufayli yiliga 1,3 million dollargacha yo'qotishlar qilishi mumkinligi aytilgan. Shuningdek, shu hisobotda, xodimlarning yarmidan ko'pi har kuni kamida ikki soatni takrorlanuvchi vazifalar bilan o'tkazayotganini, bu esa jarayonni optimallashtirish ehtiyojini ko'rsatishini ta'kidlagan.

$1,3 million — bu juda ko'p nol. Lekin shuni tushunishingiz kerakki, barcha tor joylar ikkita asosiy turga bo'linadi: tartibsiz jarayonlar va tartibsiz resurslarni taqsimlash. Ba'zan ikkalasi ham bo'ladi. Mana, bu narsalarni bilishingiz kerak:

Tartibsiz jarayonlar:

• Eski ish usullari. Spreadsheets va ofis yig'ilishlari? Bu qanday yordam beradi?
• Oldindan chiqarishga oid ortiqcha tekshiruvlar. Eng yaxshi mahsulot bo'lsa ham, agar uni 10 bosqichda ko'rib chiqsa, u baribir buziladi.
• Bürokratiya va qog'oz ishlari. Agar 20 xil bo'lim biror xususiyatga rozilik bildirishsa, mahsulot hech qachon ishga tushmaydi.
• Qo'lda ishlash. AI, ehtimol, kopirayterlarni va rassomlarni almashtira olmaydi, lekin uzun jadvallarni va kutilgan spreadsheetlarni to'ldirishda juda yaxshi – shuni unga qoldirib, asl ishga e'tibor qarating.
• Samarasiz ish jarayoni. Haqiqiy kuch soddalikda. Agar oxirgi natijaga kam ta'sir qiladigan qadamlar bo'lsa – ularni yo'q qiling.

Tartibsiz resurs taqsimoti:

• Kam resursli jamoalar. Agar sizning loyiha menejeringiz bir vaqtning o'zida 3 xil ishni bajarayotgan bo'lsa, bu "menejment" emas – bu tezda charchab qolishga olib keladi.
• Eskirgan uskunalar. Tetrisni qiyinlik bilan ishga tushiradigan kompyuterlar, Sovet Ittifoqining parchalanishidan beri yangilanmagan Excel jadvallari yoki eskirgan shovqinli ofis kreslolar – bularning barchasi ish jarayonlarini sekinlashtirishi mumkin.
• Byudjetlash muammolari. Ba'zan yetarli moliyaviy ta'minotning yo'qligi jamoalarni qulay va samarali ish jarayonini yaratish uchun zarur bo'lgan elementlardan voz kechishga majbur qiladi. Bu qisqa muddatda ishlashi mumkin, lekin tezda barcha ishtirokchilarni charchatadi.

Shunday qilib, katta muammoga olib keladigan ko'plab sabablar mavjud, shuning uchun agar siz yuqoridagi muammolardan kamida bittasini hal qilsangiz – bu katta g'alaba hisoblanadi. Bir paytlar Bethany Home Healthcare ish jarayonlarini avtomatlashtirishni amalga oshirib, ish haqi xarajatlarini deyarli 200% ga kamaytirgan – kichik o'zgarishlar bilan katta natijalar qo'lga kiritilgan.

Bottlenecklarni erta aniqlash usullari

Qanday narsa noto'g'ri bo'lishi mumkinligini tushunish – bu bir narsadir, lekin uni erta aniqlash eng qiyin narsa. Masalan, Amazon ba'zi savdo etikasini shubhali tarzda amalga oshirsa-da, potentsial to'siqlarni oldindan aytib berishni juda yaxshi biladi.

Ular aynan “prognoz tahlili” deb nomlangan usulni faol qo'llaydilar – bu tarixiy va madaniy ma'lumotlarni o'rganish usuli bo'lib, kelajakdagi inqirozlarni oldindan prognoz qilishni ta'minlaydi.

COVID-19 hamma uchun kutilmagan hodisa bo'ldi, ammo prognoz tahlili yordamida Amazon tezda moslashib, mijozlarni saqlab qoldi…

…prognoz tahlili va shubhali ish amaliyoti haqida aytgan bo'lsak, ammo bu alohida mavzu.

Shunday qilib, quyidagi “qizil bayroqlar”ni kuzatish kerak:

• Vazifalar yig'ilib qoladi va hech qachon tugamaydigan kabi tuyuladi. Agar jamoangiz har doim band bo'lsa, bu, shunday deyish mumkin, yaxshi. Ammo tugatilmagan topshiriqlar soni muayyan, tanqidiy nuqtaga yetib, faqat yomonlashsa? Bu yerda biror narsa noto'g'ri bo'lishi mumkin.
• So'ngi muddatlar faqat tushunchalardir. Bir-ikki marta muddatlardan kechikish juda normal, ammo agar bu doimiy holatga aylansa? Bu haqida o'ylash kerak.
• Resurslarning cheklanishi. Ajoyib bizneslar yaxshi moliya va ajoyib odamlarga tayanadi. Agar ikkalasi ham yomonlashsa – bu xavotirga sabab bo'lishi kerak.
• Past ruhiy holat. Agar jamoangizning kayfiyati pastga tushgan bo'lsa – demak, biror narsa noto'g'ri.
• Kam natijalar. Bu juda oddiy.
• Yomon aloqa. Katta korporatsiyalarda ba'zi odamlar “yopishib qoladi” va hech narsa qilmasdan oylik olishadi. Tanishmi? Bu mutlaqo yomon emas, ammo bu jamoalar orasida to'g'ri aloqa bo'lmasligi belgisi bo'lishi mumkin, bu esa har qanday muvaffaqiyatli loyiha uchun muhimdir.

Netflix ba'zan milliardlik xatolarga uchrasa-da, ular ma'lumot to'plash haqida juda ko'p narsalarni bilishadi. Ularning ish jarayonlarining har bir qadamini diqqat bilan kuzatib boriladi, har bir fikr-mulohaza tahlil qilinadi va amalga oshiriladi. Agar samaradorlik yo'lida biror to'siq paydo bo'lsa – bu darhol bartaraf etiladi.

Qanday qilib, degan savol tug'iladi? Kichik bir metod “Chaos Engineering” deb nomlanadi. Haqiqatan ham, juda salbiy eshitiladi, shunday emasmi? Ushbu usul ish jarayoniga turli “buzilishlar” kiritish orqali samaradorlikni oldindan shakllantirishni maqsad qiladi, bu kelajakda haqiqiy tahdid kelganda qarshilikni kuchaytiradi. Xuddi korporativ immun tizimi kabi.

Potensial yechimlar

Hamma muammolar nihoyat aniqlangach, bir narsani qilish qoladi – ularga haqiqatan ham yechim topish. Muammoni tezda hal qilish va uning qayta paydo bo'lishiga yo‘l qo‘ymaslikda bir musbat tomon mavjud – iloji boricha bunga amal qilishga harakat qiling.

Qisqa muddatli yechimlar:

• Resurslarni taqsimlash. Bir ishda ikkita juda charchagan menejer ishlayotgan bo‘lsa, boshqasida esa o‘n kishi ishlamoqda. Nima qilish kerakligini bilasiz – narsalarni bir oz qayta taqsimlang.
• Vaqtinchalik qisqa yo‘lni toping. Ba’zi narsalar dastlab kutganimizdek ishlamasligi mumkin, ammo dastlabki formulaga kichik, ammo xohlamagan o‘zgartirishlar kiritish mumkin. Ularni vaqtincha shunday qoldiring; agar ishlasa, demak ishlamoqda. Keyinchalik qaytib, uni yaxshilashingiz mumkin.
• Tezkor ko‘nikma oshirish. Agar xodimlaringizda maxsus ko‘nikmalar yetishmayotgan bo‘lsa, ularni tezkor o‘rganish kursiga yuborishni o‘ylab ko‘ring. Bu to‘liq diplom bo‘lmasa-da, vaqtincha foydali bo‘ladi.
• Ma’lum bir jarayonlarni avtomatlashtirish. Agar ba’zi jarayonlar jamoangizning ko‘p vaqtini oladigan bo‘lsa, ularni avtomatlashtirish bosimini kamaytirishi mumkin. Ha, bu yakuniy natijaning sifatiga ta’sir qilishi mumkin, ammo bu sizga kerakli nafas olish maydonini yaratishi mumkin.
• Aloqa ustida ishlash. Ba’zan hammasi bir samimiy suhbatga bog‘liq. Bu ilgari bo‘lmagan bo‘lsa, chuqurroq muammolarni ko‘rsatadi, lekin bu boshlanishi.

Uzoq muddatli yechimlar:

• Pipeline-ni qayta ishga tushirish. Agar biror narsa ishlamasa – uni olib tashlang va uning o‘rnida yaxshiroq narsa qurib chiqing.
• Jamoaning ko‘nikmalariga investitsiya qilish. Kompaniya bo‘yicha malaka oshirish kurslari, xodimlaringizni aqlli va samaraliroq qilish uchun. Bilimga investitsiya qilish har doim foyda keltiradi.
• Kurash maydonlarini yangilash. Yangi kompyuterlar, planshetlar yoki hatto yangi va yaxshiroq Project Management Software versiyasi albatta qimmat, ammo farqni keltirib chiqarishi mumkin. Taskee esa bepul va xuddi shunday samarali – faqat aytmoqchimanki.
• Chuquroq avtomatlashtirish. Maxsus qiyin bo‘lgan jarayonlarni toping va ularni avtomatlashtirishni amalga oshiring. Inventarizatsiya boshqaruvi, buyurtmalarni qayta ishlash – mana shunday narsalar.
• Strategik rejalashtirish. Potensial to‘siqlarni va umumiy ehtiyojlarni oldindan rejalashtiring. Bu dunyo muammolarining aksariyatiga qarshi immunitetni ta’minlaydi.

O‘xshash maqolalar:

Jarayonni yaxshilash bo‘yicha fikrlar uchun Gibrid loyiha boshqaruvi: Agile va Waterfall usullarini muvaffaqiyatli birlashtirishni o‘rganing. 

Jamoa samaradorligini oshirish uchun Kanban doskasi nima? Ish jarayonlarini vizualizatsiya qilish va boshqarish bo‘yicha qo‘llanmani ko‘rib chiqing. 

Resurslarni samarali boshqarish uchun Resurslarni boshqarish jarayoni: Loyihangizning muvaffaqiyatini samarali rejalashtirish bilan o‘zgartiringni o‘qing.

Xulosa 

Jarayonlardagi "bottleneck"larni tushunish va ularga qarshi choralar ko‘rish samarali operatsiyalarni saqlab qolish uchun juda muhimdir. To‘g‘ri vositalar, jarayonlar va amaliyotlar kombinatsiyasi yordamida jamoalar bottlenecklarni aniqlab, ularni loyiha muvaffaqiyatiga ta’sir qilishi mumkin bo‘lmasdan oldin hal etishlari mumkin. Asosiy narsa jarayonni yaxshilashga faol yondashuvni saqlash va doimiy optimallashtirish madaniyatini rivojlantirishda yotadi.

Tavsiya etilgan o‘qish

"Theory of Constraints"

Zamonaviy biznes muhitida operatsion bottlenecklarni tushunish va yechish bo‘yicha to‘liq qo‘llanma.

Amazon'dan oling

"Lean Process Improvement"

Jarayonlarni soddalashtirish va tizimli yondashuv orqali isrofgarchilikni yo‘qotish strategiyalari.

Amazon'dan oling

"The Phoenix Project"

IT operatsiyalaridagi bottlenecklarni boshqarishning amaliyotga oid qo‘llanmalari.

Amazon'dan oling