Uzoqdan ortiqcha muloqotni optimallashtiring

Asosiy g'oyalar

Muloqotning haddan tashqariliklari

Masofaviy jamoalarni boshqarishning har qanday amaliyotida biz ikkala haddan tashqarilik bilan duch kelamiz. Odamlar oylar davomida izolyatsiyada ishlaydigan jamoalar vazifalarni tushunishda kelishmovchilikni to'satdan kashf etadilar. Boshqa tomondan, har bir qadam uchta uchrashuvlar, beshta bildirishnoma va cheksiz elektron pochta zanjirlari bilan birga keluvchi jamoalar mavjud.

Etarli bo'lmagan muloqot muammolarga olib keladi: ishning takrorlanishi, muddatlarni o'tkazib yuborish, mahsulot sifatining pasayishi. Ammo haddan tashqari muloqot kam xavfli emas — u samaradorlik illyuziyasini yaratadi va haqiqiy samaradorlik muammolarini yashiradi.

Sizning xodimlaringiz ish vaqtining ko'p qismini uchrashuvlar va yozishmalar bilan o'tkazganda savol qoladi: ular qachon ishlaydilar?

Siz bu mavzu bilan bizning Haddan tashqari muloqot bo'yicha maslahatlar maqolamizdan tanishishni boshlashingiz mumkin, endi esa tafsilotlarga kiramiz.

Muloqot nomutanosibligi

Jamoangizda muloqot muammolari borligini qanday tushunish mumkin? Diqqat berish kerak bo'lgan signallar:

Etarli bo'lmagan muloqot belgilari:

• Jamoa a'zolari muntazam ravishda "men bu ustida ishlayotganingizni bilmas edim" deb aytadilar
• Bir xil vazifalar turli odamlar tomonidan bajariladi
• Muhim qarorlar manfaatdor tomonlar fikrini hisobga olmasdan qabul qilinadi
• Loyihalar talablarning noaniq bo'lishi tufayli to'xtab qoladi

Haddan tashqari muloqot belgilari:

• Uchrashuvlar aniq kun tartibi va aniq natijalarсiz o'tkaziladi
• Odamlar doimiy to'xtatishlardan shikoyat qiladilar
• Bir xil ma'lumot bir nechta kanallarda takrorlanadi
• Sinxronizatsiya vaqti vazifalarni bajarish vaqtidan oshadi

Muloqot strategiyalari

1. Muloqot kanallari matritsasi. Qaysi ma'lumot qaysi kanal orqali uzatilishini belgilaydigan oddiy jadval yarating:

• Shoshilinch va muhim — qo'ng'iroq yoki shaxsiy xabar
• Muhim, lekin shoshilinch emas — elektron pochta yoki loyiha boshqaruv tizimida vazifa
• Shoshilinch, lekin muhim emas — chatda tezkor xabar
• Muntazam ma'lumot — haftalik xulosalar yoki dashboard

2. Uch daraja qoidasi. Muloqotni uch xil intensivlik turiga ko'ra tuzilang:

• 1-daraja. Ma'lumot berish — muhokama talab qilmasdan faktlarni uzatish uchun. Yozma formatlar ideal: elektron pochta xulosalari, korporativ chatdagi yangilanishlar, loyiha tizimlaridagi holatlar.
• 2-daraja. Muhokama — fikr-mulohaza olish yoki beyin hujumi o'tkazish kerak bo'lganda. Bu yerda asinxron formatlar ishlaydi: Slack threadlari, hujjatlardagi izohlar, asinxron video ko'riklar.
• 3-daraja. Qaror — muhim qarorlar qabul qilish yoki murakkab muammolarni hal qilish uchun. Faqat bu yerda ishtirokchilarning to'liq e'tibori bilan sinxron uchrashuvlar oqlanadi.

3. Uchrashuvlarni tuzilang. Har bir uchrashuvning aniq maqsadi, kun tartibi va kutilayotgan natijasi bo'lishi kerak. Shablondan foydalaning:

• Uchrashuvning maqsadi (bir jumla)
• Ishtirokchilarning tayyorgarligi (oldindan o'rganish kerak bo'lgan narsalar)
• Vaqt chegaralari bilan kun tartibi
• Aniq qarorlar yoki keyingi qadamlar

4. Yagona ma'lumot makonini yarating. Ma'lumot bir joyda yashaishi kerak. Taskee bu borada sizning asosiy yordamchingiz, chunki asosiy narsa — hammaning kerakli ma'lumotlarni qayerdan izlashni bilishi.

Muvozanat vositalari

1. "Avval asinxron" texnikasi. Uchrashuvni belgilashdan oldin o'zingizga savol bering: bu masalani asinxron hal qilish mumkinmi? Ko'p hollarda javob ha. Avval yozma formatni sinab ko'ring va faqat u ishlamasa, uchrashuvga o'ting.
2. "Bir teginish" qoidasi. Har bir xabar qaror qabul qilish yoki harakat qilish uchun barcha zarur ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak. "Loyiha haqida gaplashaylik" o'rniga "X loyihasi uchun ma'lumotlar bazasi arxitekturasi bo'yicha qaror qabul qilishimiz kerak. Men uchta variantni taklif qilaman [tafsilotlar]. Juma kunigacha fikringizni kutaman" deb yozing.
3. Uchrashuvlar standartizatsiyasi. Turli xil uchrashuvlar uchun aniq formatlarni joriy eting:

• Kundalik standup: 15 daqiqa, uchta savol (nima qildim, nima rejalashtiraman, nima to'sqinlik qilmoqda), tafsilotlarga kirmasdan.
• Rejalashtirish: oldindan aniq kun tartibi, uchrashuvdan oldin barcha materiallar o'rganilgan, oxirida aniq qarorlar.
• Retrospektivlar: muhokamalar emas, harakatlarga e'tibor bilan tuzilgan format.

Madaniy o'zgarishlar

Texnologiya faqat vosita. Odamlar o'z va boshqalarning vaqt qiymatini tushunadigan madaniyat quring.

• Mavjudlik kelishuvlari. Odamlar qachon sinxron muloqot uchun mavjud bo'lishi kerakligi haqida aniq qoidalar belgilang. Masalan, soat 10 dan 14 gacha "asosiy soatlar", hammaning uchrashuvlar uchun onlayn bo'lgan vaqti va ertalab-kechqurun chuqur ish uchun "diqqat vaqti".
• Hujjatlashtirish madaniyati. Jamoani qarorlarni yozma ravishda belgilashga o'rgating. Oddiy qoida: agar qaror yozilmagan bo'lsa, u mavjud emas edi. Bu ko'plab takroriy muhokamalar va noto'g'ri tushunishlardan xalos qiladi.
• Uzilish huquqi. Odamlarga shoshilinch bo'lmagan xabarlarga darhol javob bermaslik imkoniyatini bering. Bu oddiy ko'rinadi, lekin ko'plab jamoalar doimiy mavjudlik rejimida yashaydi, bu esa samaradorlikni yo'q qiladi.
• Fikr-mulohaza yaxshilash vositasi sifatida. Jamoadagi muloqot sifati haqida muntazam so'rang. "Ish uchun etarli ma'lumot olyapsizmi?" yoki "Uchrashuvlardan yuklanganlik his qilyapsizmi?" kabi oddiy savollar muammolarni erta bosqichda aniqlashga yordam beradi.

O'lchash va optimallashtirish

O'zgarishlar ishlayotganligini qanday bilish mumkin? Bir nechta muhim ko'rsatkichlarni kuzatib boring:

• Uchrashuvlarga sarflangan vaqt foizi (me'yor — 20-30%)
• Savol paydo bo'lishidan javob olishgacha bo'lgan vaqt
• Bir xil mavzular bo'yicha takroriy muhokamalar soni
• Jamoaning muloqot sifati bilan qoniqishi (muntazam so'rovnomalar)

Tajribalar va iteratsiyalar. O'zgarishlarni bosqichma-bosqich kiriting. Masalan, haftada bir marta "uchrashuvlarsiz kun" bilan boshlang. Bu samaradorlikka qanday ta'sir qilishini kuzating. Bir oy davomida asinxron standuplarni sinab ko'ring. Natijalarni o'lchang va yondashuvni sozlang.

Muloqot transformatsiyasida rahbarning roli. Rahbar sifatida siz jamoada muloqot ohangini belgilaysiz. Agar siz o'zingiz 23:00 da xabar yozgan yoki kun tartibisiz uchrashuvlar belgilagan bo'lsangiz, jamoa ham xuddi shunday qiladi.

Samarali muloqot namunasi bo'ling: xabarlaringizni tuzilang, uchrashuvlarga tayyorlaning, odamlarning vaqtini hurmat qiling. O'zgarishlar mantiqini tushuntiring va jamoani optimallashtirish jarayoniga jalb qiling.

Shuningdek o'qing:

Masofaviy jamoalar bilan samarali hamkorlik qilish: vositalar va maslahatlar maqolasini o'qib jamoadagi noto'g'ri tushunishlarni kamaytiring.

Masofaviy ish madaniyati: muvaffaqiyat strategiyalari maqolasidan to'g'ri muloqot madaniyatini yaratish haqida bilib oling.

Masofaviy ishdagi asosiy muloqot kanallaridan birini boshqarish bo'yicha amaliy maslahatlar olish uchun bizning Elektron pochta boshqaruvi maqolamizni ko'ring.

Xulosa

Masofaviy jamoalarda samarali muloqot uchrashuvlar yoki xabarlar soni haqida emas. Bu to'g'ri odamlarga to'g'ri vaqtda to'g'ri ma'lumotlarni taqdim etuvchi tizimni yaratish haqida, bunda ma'lumot shovqini yaratmaslik kerak.

Masofaviy ish muloqotga ongliroq yondashuvni talab qiladi, lekin to'g'ri sozlash bilan u ofis ishidan samaraliroq bo'lishi mumkin. Jamoangizga aniq ramkalar va vositalar bering — va siz nafaqat samaradorlik, balki ish mamnuniyati ham qanday oshganini ko'rasiz.

O'qishni tavsiya etamiz

"Virtual Teams: Mastering Communication and Collaboration in the Digital Age"

Psixologiya va tashkiliy xulq-atvor tadqiqotlariga asoslangan virtual muloqot va jamoaviy ish ko'nikmalarini rivojlantirish bo'yicha ilmiy asoslangan qo'llanma.

Amazon'da

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote and Hybrid Leadership"

Masofaviy samarali rahbarlik uchun "Uch-O" modeli (Natijalar, Boshqalar, O'zimiz)ga e'tibor bilan masofaviy jamoalarni boshqarish bo'yicha amaliy qo'llanma.

Amazon'da

"Building & Managing Virtual Teams: Five Ways to Create a High Performance Culture for Remote Workers"

Virtual jamoalarda yuqori unumdorlik madaniyatini yaratishning beshta asosiy tamoyili bilan qisqacha amaliy qo'llanma.

Amazon'da