10 quy tắc ủy quyền hiệu quả trong quản lý dự án

Những ý tưởng chính

1. Xác định nhiệm vụ

Phân định rõ ràng các nhiệm vụ để ủy quyền. 

Không nên ủy quyền: quyết định chiến lược, thông tin bảo mật, vấn đề kỷ luật, nhiệm vụ có rủi ro cao đối với danh tiếng công ty. 

Nên ủy quyền: các hoạt động thường xuyên, nhiệm vụ chuyên môn cho các chuyên gia phù hợp, nhiệm vụ phát triển kỹ năng, công việc chuẩn bị để ra quyết định.

Sử dụng ma trận tầm quan trọng/tính khẩn cấp của Eisenhower để xác định ưu tiên ủy quyền. Các nhiệm vụ trong góc phần tư "quan trọng nhưng không khẩn cấp" rất phù hợp để phát triển nhân viên.

2. Lựa chọn người thực hiện

Đánh giá ứng viên theo hệ thống tiêu chí mở rộng để tối đa hóa hiệu quả ủy quyền.

Bốn tiêu chí chính:

• Kỹ năng (năng lực hiện tại): kiến thức kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc với các nhiệm vụ tương tự, chứng chỉ
• Ý chí (động lực và mong muốn): hứng thú với nhiệm vụ, tham vọng nghề nghiệp, sẵn sàng chịu trách nhiệm
• Thời gian (tính khả dụng của tài nguyên): mức độ bận rộn hiện tại, ưu tiên, khả năng tập trung
• Kinh nghiệm (kết quả trước đây): track record thực hiện các nhiệm vụ tương tự, khả năng làm việc độc lập

Tạo ma trận năng lực: Lập bảng cho từng thành viên trong nhóm với đánh giá theo thang điểm 10 cho tất cả các kỹ năng chính của dự án. Cập nhật ma trận mỗi 6 tháng. Bao gồm các cột: "Mức độ hiện tại", "Tiềm năng tăng trưởng", "Động lực phát triển", "Các loại nhiệm vụ ưa thích".

Quy tắc lựa chọn người thực hiện: Đối với nhiệm vụ phát triển, chọn nhân viên có động lực cao (8-10 điểm), ngay cả khi kỹ năng hiện tại của họ ở mức 6-7 điểm. Đối với nhiệm vụ cực kỳ quan trọng, ưu tiên kinh nghiệm (9-10 điểm) và kết quả đã được kiểm chứng. Sử dụng công thức: Tiềm năng thành công = (Kỹ năng × 0,3) + (Động lực × 0,4) + (Tính khả dụng × 0,2) + (Kinh nghiệm × 0,1) cho các nhiệm vụ phát triển.

3. Sự rõ ràng của nhiệm vụ

Cấu trúc đặt nhiệm vụ theo công thức SMART-R: Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Phù hợp), Time-bound (Có thời hạn), Rewarding (Có phần thưởng).

Nhất thiết phải bao gồm bối cảnh của nhiệm vụ: tại sao điều này quan trọng, liên quan như thế nào đến các mục tiêu chung, hậu quả của thành công/thất bại. Hoàn thành việc đặt nhiệm vụ bằng cách kiểm tra sự hiểu biết thông qua việc người thực hiện kể lại.

4. Mức độ thẩm quyền

Xác định một trong năm mức độ ủy quyền thẩm quyền với mô tả rõ ràng về ranh giới trách nhiệm.

Chi tiết các mức độ:

• Mức 1 - Nghiên cứu: Thu thập và hệ thống hóa thông tin, chuẩn bị các sự kiện mà không phân tích và đưa ra khuyến nghị. Chi phí thời gian tối đa, rủi ro tối thiểu.
• Mức 2 - Phân tích: Phân tích tình hình, xác định vấn đề, đề xuất 3-5 phương án giải quyết với mô tả ngắn gọn ưu nhược điểm của mỗi phương án.
• Mức 3 - Khuyến nghị: Dựa trên phân tích, khuyến nghị hành động cụ thể với lý do lựa chọn, kế hoạch thực hiện và đánh giá rủi ro. Cần sự phê duyệt của cấp trên.
• Mức 4 - Hành động tự chủ với trách nhiệm giải trình: Ra quyết định và hành động tự chủ trong phạm vi các thông số đã định, thông báo về các quyết định chính và kết quả.
• Mức 5 - Tự chủ hoàn toàn: Chịu trách nhiệm hoàn toàn về nhiệm vụ, bao gồm các quyết định chiến lược trong phạm vi dự án. Chỉ báo cáo kết quả cuối cùng.

Ranh giới thẩm quyền phải bao gồm:

• Giới hạn ngân sách cho mỗi mức độ (ví dụ: dưới $1000 - tự chủ, trên mức đó - thống nhất)
• Khung thời gian ra quyết định
• Các tình huống bắt buộc báo cáo lên cấp trên (vấn đề pháp lý, rủi ro PR, xung đột với khách hàng)
• Quyền hạn thu hút tài nguyên bên ngoài hoặc chuyên gia
• Quyền thay đổi phạm vi hoặc timeline của dự án

5. Các điểm kiểm soát

Thiết lập hệ thống kiểm soát trung gian, đảm bảo cân bằng giữa tính tự chủ của người thực hiện và quản lý rủi ro.

Hệ thống "25-50-75-100":

• 25% hoàn thành: Kiểm tra tính đúng đắn của việc hiểu nhiệm vụ, sự chính xác của cách tiếp cận được chọn, xác định rủi ro sớm
• 50% hoàn thành: Đánh giá chất lượng kết quả trung gian, điều chỉnh khi cần thiết, xác nhận timeline
• 75% hoàn thành: Nghiệm thu sơ bộ phần chính của công việc, lập kế hoạch hoàn thiện, chuẩn bị chuyển giao kết quả
• 100% hoàn thành: Nghiệm thu cuối cùng, phân tích kết quả, ghi chép bài học

Cho mỗi điểm kiểm soát, xác định:

• Các deliverables cụ thể (tài liệu, nguyên mẫu, báo cáo)
• Tiêu chí đánh giá chất lượng theo thang điểm 5
• Thời gian tối đa cho review (24-48 giờ)
• Định dạng cung cấp kết quả (thuyết trình, demo, báo cáo bằng văn bản)
• Danh sách người tham gia phiên review

Hệ thống cảnh báo sớm: Người thực hiện có nghĩa vụ báo cáo về vấn đề trước 48 giờ trước thời điểm quan trọng với mô tả: bản chất vấn đề, các phương án giải quyết có thể, sự trợ giúp cần thiết, ảnh hưởng đến timeline và chất lượng. Sử dụng chỉ báo màu sắc trạng thái: xanh lá (đúng kế hoạch, không có rủi ro), vàng (có rủi ro nhưng đã kiểm soát), đỏ (cần sự can thiệp ngay lập tức của cấp trên).

6. Tài nguyên

Tiến hành kiểm toán tài nguyên cần thiết theo các danh mục: thông tin (quyền truy cập cơ sở dữ liệu, tài liệu), kỹ thuật (phần mềm, thiết bị), nhân lực (liên lạc, chuyên môn của đồng nghiệp), tài chính (giới hạn ngân sách), thời gian (ưu tiên trong lịch).

Lập "danh sách kiểm tra tài nguyên" và đảm bảo người thực hiện có tất cả quyền truy cập cần thiết trước khi bắt đầu công việc. Chỉ định các liên lạc dự phòng cho tài nguyên quan trọng.

7. Tính khả dụng

Thiết lập các quy tắc giao tiếp rõ ràng, đảm bảo hỗ trợ người thực hiện mà không tạo ra sự phụ thuộc vào kiểm soát thường xuyên.

Quy tắc giao tiếp:

• Kênh liên lạc: kênh chính (Slack/Teams), kênh khẩn cấp (điện thoại), kênh chính thức (email để ghi chép quyết định)
• Định dạng yêu cầu: câu hỏi ngắn gọn (chat), câu hỏi phức tạp (gọi video), cập nhật trạng thái (thư hàng tuần)
• Thời gian phản hồi mong đợi: câu hỏi quan trọng (1 giờ), quan trọng (4 giờ), tiêu chuẩn (24 giờ)

Hệ thống ưu tiên yêu cầu:

• Quan trọng (ngay lập tức): các vấn đề gây cản trở, dừng công việc; câu hỏi ảnh hưởng đến khách hàng; vấn đề pháp lý hoặc tuân thủ
• Quan trọng (trong vòng 4 giờ): câu hỏi ảnh hưởng đến chất lượng hoặc timeline; cần ra quyết định; chuyên môn kỹ thuật
• Tiêu chuẩn (đến cuối ngày làm việc): tư vấn thường xuyên; cập nhật trạng thái; lập kế hoạch bước tiếp theo

"Khung thời gian có mặt": Chỉ định các khoảng thời gian hàng ngày 30-60 phút (ví dụ: 10:00-10:30 và 16:00-16:30) để tư vấn về các nhiệm vụ được ủy quyền. Trong thời gian này, bạn được đảm bảo có mặt cho nhóm. Ngoài các khung thời gian này, hãy trả lời theo mức độ ưu tiên của yêu cầu.

8. Quyền được sai

Phân chia sai sót thành các loại: có tính giáo dục (có thể chấp nhận, dẫn đến sự phát triển), tốn kém (cần ngăn ngừa), quan trọng (không thể chấp nhận). Với mỗi loại, thiết lập các cách tiếp cận khác nhau để kiểm soát và phản ứng.

Triển khai văn hóa "thất bại an toàn": tạo ra quy trình thông báo nhanh về sai sót mà không bị phạt, nếu nhân viên tự phát hiện và đề xuất giải pháp cho vấn đề.

9. Ghi nhận thành tích

Sử dụng cách tiếp cận có hệ thống để ghi nhận thành công và xem xét thất bại, tăng cường lòng tin và động lực của nhóm.

Nguyên tắc "khen ngợi công khai":

• Đề cập đến thành công của nhân viên trong các cuộc họp nhóm với các ví dụ cụ thể về thành tích
• Bao gồm thông tin về đóng góp của người thực hiện trong báo cáo lãnh đạo
• Chia sẻ thành công trong các giao tiếp doanh nghiệp (newsletters, mạng xã hội nội bộ)
• Đề cử nhân viên xuất sắc cho các giải thưởng doanh nghiệp

Công thức ghi nhận thành tích: "Nhờ sáng kiến của [tên] và việc áp dụng [cách tiếp cận/kỹ năng cụ thể], chúng ta đã đạt được [kết quả cụ thể], điều này cho phép [ảnh hưởng đến dự án/nhóm/khách hàng]."

Công thức trách nhiệm khi thất bại: "Là người lãnh đạo, tôi chịu trách nhiệm về kết quả này. Nhiệm vụ của tôi là chuẩn bị các điều kiện tốt hơn cho thành công. Hãy cùng xem xét điều gì có thể cải thiện trong quy trình chuẩn bị, hỗ trợ và kiểm soát." Tập trung vào các cải tiến hệ thống, chứ không phải khuyết điểm cá nhân của người thực hiện.

10. Phân tích kết quả

Tiến hành retrospective có cấu trúc theo mô hình 4L: Liked (điều thích), Learned (điều học được), Lacked (điều thiếu), Longed for (điều muốn thay đổi).

Ghi chép bài học ủy quyền: nhiệm vụ nào phù hợp hơn với nhân viên cụ thể, cách đặt nhiệm vụ tối ưu, phương pháp kiểm soát hiệu quả. Tạo cơ sở tri thức cho các lần ủy quyền trong tương lai.

Đọc thêm:

Tìm hiểu cách loại bỏ trở ngại để đạt mục tiêu từ bài viết Scrum Master là gì? Vai trò, trách nhiệm và kỹ năng

Tham khảo các hạn chế của phương pháp luận trong bài viết về Nhược điểm của Agile: có phù hợp với nhóm của bạn không?

Nâng cao năng suất làm việc bằng cách tìm hiểu về tác động của âm nhạc đến năng suất

Kết luận

Ủy quyền hiệu quả trong quản lý dự án là công cụ chiến lược để phát triển nhóm và đạt được mục tiêu. Các thực hành tốt nhất của ủy quyền đòi hỏi cách tiếp cận có hệ thống và sự hoàn thiện liên tục. Việc áp dụng các nguyên tắc này đảm bảo mở rộng thẩm quyền của các nhóm dự án và tạo nền tảng cho thành công lâu dài của tổ chức.

Khuyến khích đọc

"The One Minute Manager Meets the Monkey"

Cuốn sách về cách ngừng nhận nhiệm vụ của người khác và học cách ủy quyền đúng cách để không quá tải bản thân với vai trò quản lý.

Trên Amazon

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

Kể về cách các nhà lãnh đạo có thể phát huy tiềm năng của nhóm bằng cách ủy quyền khéo léo và mở rộng thẩm quyền cho nhân viên.

Trên Amazon

"Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders"

Câu chuyện của cựu thuyền trưởng tàu ngầm, người đã thay đổi căn bản phong cách quản lý thông qua việc ủy quyền hoàn toàn và phân bổ trách nhiệm.

Trên Amazon