Duy trì năng suất khi du lịch: lời khuyên và chiến lược

Lập kế hoạch thông minh

Năng suất trong chuyến đi được quyết định từ trước khi bạn lên đường. Khi vạch sẵn danh sách việc cần làm, có tính đến độ dài chuyến đi, thời gian quá cảnh và khối lượng công việc, bạn sẽ tránh được cảnh hạn chót bị lỡ dồn lại cùng những căng thẳng chạy theo tình huống thường gặp ở người làm việc khi đi xa mà không có kế hoạch.

• Lập kế hoạch dựa trên ưu tiên cung cấp cấu trúc ở nơi mà thói quen không có. Ma trận Eisenhower giúp tách việc gấp ra khỏi việc thực sự quan trọng, nhờ đó bạn biết rõ việc nào cần tự mình xử lý và việc nào có thể giao cho người khác. Quy tắc 1-3-5, tức mỗi ngày một việc lớn, ba việc vừa và năm việc nhỏ, giữ cho danh sách chỉ gồm những gì thực sự làm xong được trong một môi trường nhiều xáo trộn.
• Chuẩn bị các dự án cho công việc ngoại tuyến trước khi rời đi: tải sẵn các tệp cần dùng, thiết lập quyền truy cập thư mục chung và cố gắng hoàn thành những hạng mục chính trước ngày khởi hành. Việc này càng quan trọng khi bạn phải quá cảnh lâu hoặc đến những nơi mà kết nối mạng không đáng tin cậy.
• Xây dựng lộ trình nhiệm vụ cho tuần hoặc toàn bộ thời gian chuyến đi, chia ra theo từng ngày. Hãy đánh dấu rõ những ngày di chuyển và giữ riêng những khoảng thời gian cho công việc cần tập trung sâu, loại việc không thể cắt nhỏ ra được.
• Tính đến sự khác biệt múi giờ một cách rõ ràng. Nếu bạn làm việc với khách hàng hoặc với một nhóm ở nhiều nơi khác nhau, hãy xác định giờ làm việc của mình trong suốt chuyến đi và báo cho mọi người biết từ trước. Chênh lệch múi giờ bị bỏ qua luôn là nguyên nhân quen thuộc khiến việc phối hợp trục trặc và lịch họp chồng chéo lên nhau.

Thiết bị và không gian làm việc

Một chỗ làm việc di động chỉ thực sự dùng được khi có đủ thiết bị phù hợp và được sắp xếp để lấy ra ngay khi cần. Phần nền tảng gồm một chiếc máy tính xách tay đáng tin cậy, sạc dự phòng, bộ sạc dùng được ở nhiều nước, đầu chuyển đổi và bộ phát Wi-Fi di động. Khi mỗi món đồ đều có chỗ cố định trong túi, việc bày ra sẽ nhanh hơn và bạn không mất thời gian lục tìm dây sạc đúng lúc vừa có được một khoảng trống để làm việc.

• Ánh sáng và công thái học có tác động rõ rệt đến khả năng tập trung lâu dài. Chọn chỗ ngồi có ánh sáng tự nhiên, chỉnh góc màn hình và độ cao ghế ngồi, đồng thời dùng tai nghe chống ồn là những cách làm thiết thực. Ngay cả tiếng ồn nền ở mức vừa phải cũng làm phân tán sự chú ý, và tác động đó cứ tích tụ dần khi buổi làm việc kéo dài.
• Không gian làm việc chung và quán cà phê yên tĩnh là các lựa chọn thay thế đáng tin cậy cho phòng khách sạn hay phòng chờ ở sân bay khi bạn cần internet ổn định, không gian yên tĩnh và thời gian làm việc dài. Bản thân bầu không khí ở những nơi này cũng nhắc bạn rằng đây là lúc làm việc, điều mà những chỗ dùng cho đủ mọi mục đích không mang lại được.
• Các nghi thức thiết lập nhất quán tạo ra bối cảnh nhận thức cho công việc. Một chuỗi thao tác quen thuộc như lấy máy tính ra, mở vài ứng dụng nhất định và sắp xếp lại mặt bàn sẽ trở thành tín hiệu giúp đầu óc bạn chuyển sang trạng thái làm việc, dù bạn đang ở bất cứ đâu.

Tự kỷ luật

Môi trường thay đổi liên tục, tiếng ồn xung quanh và những lần bị cắt ngang bất ngờ là các mối đe dọa lớn nhất với sự tập trung khi đi du lịch. Nếu không chủ động đối phó, sự chú ý của bạn sẽ ngày càng bị chia nhỏ và chất lượng của những công việc cần suy nghĩ sâu sẽ đi xuống.

• Phương pháp "cửa sổ đơn", tức là chỉ tập trung vào một việc tại một thời điểm, không chuyển qua lại giữa các tab và không trả lời thông báo, là cách làm đáng tin cậy để giữ sự chú ý sâu ở những nơi không có rào chắn nào ngăn bạn khỏi các thứ gây xao nhãng.
• Các nghi thức bước vào nhất quán thiết lập tư duy làm việc độc lập với vị trí. Một thói quen cố định trước khi bắt đầu, chẳng hạn một loại đồ uống quen, một bài tập thở ngắn và mở các ứng dụng theo đúng thứ tự, sẽ cho bạn cảm giác bắt đầu ngày làm việc giống như văn phòng vẫn tạo ra bằng bàn ghế và bốn bức tường.
• Khóa thời gian cấu trúc ngày xung quanh năng lực nhận thức thay vì sự sẵn có. Buổi sáng thường hợp với công việc cần tập trung sâu, sáng tạo hoặc phân tích, còn buổi tối phù hợp hơn cho việc hành chính, thư từ và rà soát lại. Nhịp làm việc này giúp bạn tránh tình trạng kiệt sức vẫn xảy ra khi những việc nặng đầu óc bị rải lung tung suốt cả ngày.
• Giảm tiếng ồn kỹ thuật số bảo vệ băng thông tinh thần. Hãy hạn chế mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin, bật chế độ Không làm phiền trong những khung giờ làm việc và dùng các ứng dụng tập trung để chặn những trang web gây xao nhãng. Đó là những công cụ thực tế giúp bạn giữ được sự chú ý ở những nơi mà bạn không kiểm soát được môi trường.

Công cụ kỹ thuật số

Nền tảng quản lý nhiệm vụ chính là bộ khung tổ chức cho công việc di động, cho phép bạn lập kế hoạch, sắp xếp ưu tiên và theo dõi tiến độ từ bất cứ đâu mà không phụ thuộc vào một hệ thống cố định hay những buổi gặp mặt trực tiếp. Taskee.pro được thiết kế dành riêng cho những người làm việc trong nhiều hoàn cảnh khác nhau và luôn thay đổi. Nền tảng này sắp xếp danh sách nhiệm vụ, gửi lời nhắc trước hạn chót và hiển thị các ưu tiên một cách trực quan để bạn mở được trên mọi thiết bị. Nhờ tích hợp lịch và tính năng cộng tác theo thời gian thực, một nhóm làm việc phân tán vẫn nắm được tình hình của nhau mà không cần họp cập nhật vào cùng một giờ.

Các khả năng chính của Taskee.pro cho công việc di động:

• Lập kế hoạch nhiệm vụ có hệ thống và hiển thị ưu tiên trực quan
• Lời nhắc tự động cho các hạn chót quan trọng
• Đồng bộ lịch để khớp giờ làm việc giữa các múi giờ
• Không gian làm việc chung, nơi cả nhóm thấy ngay trạng thái cập nhật của từng việc
• Truy cập từ mọi thiết bị, ở bất cứ đâu

Taskee.pro hoàn toàn miễn phí, không có quảng cáo, và đóng vai trò một lớp tổ chức ổn định giúp bạn luôn nắm được tình trạng dự án dù đang làm việc ở đâu. Tìm hiểu thêm: Nhiệm vụ.

Biết khi nào nên tắt

Muốn giữ năng suất lâu dài khi đi du lịch, bạn cần một sự cân bằng thực sự giữa làm việc và hồi phục. Nghỉ ngơi không phải thứ có cũng được, không có cũng được, bởi đó là cách cơ thể lấy lại năng lượng, sức sáng tạo và khả năng tư duy. Hãy đặt ra ranh giới rõ ràng cho giờ làm việc, tắt thông báo ngoài những khung giờ đã định và dành thời gian đi dạo, tìm hiểu nơi mình đến, để tránh sự mệt mỏi dồn tích thường gặp ở những ai coi chuyến đi đơn giản chỉ là chuyển văn phòng sang một thành phố khác.

Thỉnh thoảng bạn cũng nên cai mạng một thời gian, đăng xuất khỏi mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin để thực sự sống trong không gian xung quanh thay vì mải xử lý dòng thông tin không ngớt. Việc này giúp giảm tải, cho đầu óc có thời gian hồi phục, và khi quay lại công việc bạn sẽ tập trung hơn, làm tốt hơn.

Bài viết liên quan:

Để hiểu cách cân bằng công việc với sở thích cá nhân, hãy đọc Cách cân bằng công việc và sở thích: Mẹo cho một cuộc sống trọn vẹn hơn.

Để có chiến lược duy trì động lực của nhóm, hãy đọc Củng cố tích cực trong quản lý nhiệm vụ để tăng năng suất nhóm.

Để xây dựng sự kết nối và hợp tác nhóm từ xa mạnh mẽ hơn, hãy đọc Xây dựng văn hóa làm việc từ xa mạnh mẽ. Thông tin chi tiết: Phần mềm Năng suất Cá nhân.

Kết luận

Làm việc hiệu quả khi di chuyển không có nghĩa là cố làm ra thật nhiều bất kể hoàn cảnh ra sao, mà là chủ động tạo ra những điều kiện để công việc được thực hiện tốt. Kế hoạch chu đáo trước khi lên đường, một chỗ làm việc được sắp xếp theo cùng một cách mỗi lần, thói quen tự kỷ luật và những công cụ số phù hợp cùng nhau tạo nên nền tảng giúp bạn mang hiệu suất nghề nghiệp theo mình trên mọi hành trình. Còn ranh giới rõ ràng giữa làm việc và nghỉ ngơi sẽ bảo vệ nguồn năng lượng giúp hiệu suất ấy được duy trì lâu dài.