Phần lớn các nhóm không khổ vì có quá nhiều việc mà khổ vì công việc không có trạng thái rõ ràng. Nhiệm vụ nằm rải rác trong hộp thư, trong các luồng chat và trong những ghi chú trong đầu, nên không ai có một cái nhìn chung về việc gì đang làm, việc gì đang bị kẹt và việc gì sẽ đến tiếp theo. Kanban xử lý chuyện này bằng cách đưa công việc ra chỗ ai cũng thấy: mỗi nhiệm vụ có một vị trí trên bảng, và chỉ cần nhìn vị trí đó là cả nhóm biết nó đang ở trạng thái nào, không cần họp để hỏi.
Các nhóm đã đưa Kanban vào quy trình hằng ngày cho biết họ tăng năng suất
Hệ thống quản lý dựa trên hình ảnh có thể giảm tải trọng tinh thần, giúp những nhiệm vụ thường ngày dễ kiểm soát hơn
Một quy trình làm việc được tổ chức tốt có thể cải thiện tỷ lệ hoàn thành dự án
Kanban ra đời trên dây chuyền sản xuất của Toyota, nơi vấn đề gốc rễ cũng giống hệt điều mà người làm công việc trí óc ngày nay đang gặp phải: có quá nhiều việc cùng chạy trong hệ thống một lúc và không ai nhìn ra được việc nào đang ở đâu. Giải pháp là một hệ thống tín hiệu bằng thẻ, giới hạn số việc được làm cùng lúc ở mỗi công đoạn và chỉ kéo việc mới vào khi còn năng lực xử lý. Chính logic kéo này, chứ không riêng tấm bảng trực quan, mới là điều làm Kanban khác hẳn một danh sách việc cần làm về mặt cấu trúc.
Logic kéo đó mang lại gì trong thực tế:
Trước khi tấm bảng giúp được gì, các cột phải phản ánh đúng cách công việc thực sự đi qua nhóm của bạn, chứ không phải cách bạn mong nó đi. Mỗi cột là một trạng thái, và mỗi trạng thái cần có điều kiện vào và điều kiện ra rõ ràng. Taskee hỗ trợ cấu trúc này bằng các tính năng theo dõi và phân công, giúp bảng luôn được cập nhật mà không phải sửa tay.
Các cột bảng thiết yếu và những gì chúng quản lý:
Trong các dự án dài hơi, sự tập trung giảm dần không phải vì mọi người thiếu nhiệt tình mà vì công việc trở nên trừu tượng: không còn ai hình dung rõ thế nào là xong, cũng không rõ việc hôm nay liên quan gì đến kết quả cuối cùng. Một bảng Kanban được duy trì tốt chống lại điều này một cách trực tiếp, vì nó làm cho tiến độ trở nên cụ thể và cho mỗi người thấy phần việc của mình nằm ở đâu trong dòng chảy chung.
Điều gì quyết định liệu một bảng có thực sự cải thiện sự tập trung hay chỉ thêm gánh nặng:
Tìm hiểu thêm: Bảng Kanban, Phần mềm Năng suất Cá nhân.
Phần lớn các lần áp dụng Kanban thất bại không phải vì phương pháp sai mà vì tấm bảng không còn phản ánh thực tế. Các cột dần thể hiện điều người ta mong muốn, giới hạn WIP bị bỏ qua mỗi khi có áp lực, và cuối cùng bảng chỉ còn là một trang trạng thái để trang trí. Những thách thức dưới đây nằm ở cấu trúc chứ không nằm ở động lực, nên cách giải quyết cũng phải đến từ cấu trúc.
Những điều nhóm cần xây dựng ngay từ đầu:
Hệ thống Kanban ban đầu của Toyota được thiết kế xoay quanh đúng một ràng buộc: không có gì di chuyển sang giai đoạn tiếp theo trừ khi giai đoạn tiếp theo có dung lượng để tiếp nhận nó. Chính nguyên tắc kéo này, chứ không phải thẻ hay cột, đã loại bỏ tình trạng hàng tồn kho ứ đọng khiến dây chuyền sản xuất của họ khó lường, và logic ấy vẫn đúng khi thứ tồn đọng là nhiệm vụ thay vì linh kiện.
Bài viết liên quan:
Để cân bằng công việc-cuộc sống, hãy đọc bài viết về làm cha mẹ và làm việc từ xa: mẹo cân bằng gia đình và năng suất.
Để có mẹo thực tế về việc chọn công cụ, hãy xem hướng dẫn sử dụng biểu đồ Gantt cho quản lý dự án.
Để làm việc hiệu quả hơn, hãy đọc hướng dẫn Cách làm việc hiệu quả với các nhóm từ xa: công cụ và mẹo.
Giá trị của Kanban không nằm ở tấm bảng mà nằm ở kỷ luật giữ cho trạng thái công việc luôn rõ ràng và giới hạn số việc được làm cùng lúc. Những nhóm dùng nó như một danh sách việc cần làm có hình ảnh chỉ nhận được chút lợi ích bên lề, còn những nhóm áp dụng logic kéo, đặt giới hạn WIP và rà soát bảng đều đặn sẽ thấy hệ thống bắt đầu làm lộ ra những vấn đề mà trước đó họ không hề biết. Taskee cung cấp nền tảng cho cách áp dụng thứ hai này: theo dõi, phân công và khả năng nhìn thấy công việc mà không tốn công sức hành chính để cập nhật bảng bằng tay.
"Personal Kanban: Mapping Work"
Thay đổi cách bạn làm việc nhờ quản lý nhiệm vụ bằng hình ảnh.
"Kanban: Successful evolutionary change for your technology business"
Nắm vững các nguyên tắc tăng năng suất dựa trên dòng chảy công việc.
"Making work visible"
Làm việc hiệu quả hơn nhờ các kỹ thuật quản lý trực quan.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
255 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
