Ứng dụng quản lý công việc hàng đầu

TL;DR Ứng dụng quản lý nhiệm vụ hàng đầu

1. Taskee
2. Todoist
3. ClickUp
4. Trello
5. Notion
6. Asana
7. TickTick
8. Motion
9. Sunsama
10. Microsoft To Do

Tại sao các công cụ quản lý nhiệm vụ lại quan trọng?

Ngày nay khó khăn nằm ở chỗ quản lý cách chúng ta quản lý công việc, bản thân công việc thì từ lâu đã không còn là vấn đề chính.

Người làm việc văn phòng chuyển qua lại giữa các ứng dụng và trang web liên tục suốt cả ngày và mất hàng giờ mỗi tuần chỉ để lấy lại mạch làm việc sau mỗi lần chuyển ngữ cảnh. Cộng lại cả năm, số thời gian đó lên tới nhiều tuần làm việc.

Chưa bao giờ có nhiều công cụ năng suất như bây giờ. Tuần nào cũng có một ứng dụng mới hứa sẽ gọn hóa danh sách việc, giúp bạn tập trung hơn hoặc "làm cách mạng" quy trình làm việc. Vấn đề thật sự lại nằm ở chỗ quá nhiều lựa chọn và mệt mỏi công cụ. Các nhóm hiếm khi cần thêm một hộp thư đến hay một cuốn lịch đẹp hơn, thứ họ thiếu là sự rõ ràng, quyền sở hữu và dòng chảy công việc, ít nhất là nếu bạn tin vào những gì HBS đã chỉ ra.

Một trình quản lý nhiệm vụ đúng sẽ tạo ra khác biệt ở đúng chỗ đó. Nó không bắt bạn làm nhiều hơn, nó giúp cả nhóm tập trung vào điều gì quan trọng bây giờ, giao việc rõ ràng và theo dõi tiến độ mà không bị ngập trong thông báo.

Như Artyom Dovgopol, đồng sáng lập Taskee, từng nói: "Công cụ đúng không khiến bạn làm việc chăm chỉ hơn, nó chỉ giúp bạn dễ biết hơn việc nào nên làm trước."

Dù bạn đang điều hành một nhóm ngày càng đông người hay đang tự mình gánh vài dự án, công cụ phù hợp sẽ giữ cho bạn làm việc hiệu quả và còn giúp bạn tránh kiệt sức.

Ai nên sử dụng ứng dụng quản lý nhiệm vụ?

Trình quản lý nhiệm vụ đâu chỉ dành cho những người mê chuyện năng suất. Bất kỳ ai muốn giữ cho công việc có trật tự khi phải làm trên nhiều công cụ, qua nhiều múi giờ hoặc với nhiều đồng đội đều cần đến nó.

Dưới đây là lợi ích mà một ứng dụng quản lý nhiệm vụ phù hợp mang lại cho từng vai trò và từng kiểu nhóm:

Freelancer và người sáng tạo solo

Khi không có hệ thống, nhiệm vụ nằm lẫn trong các cuộc chat, trong sổ tay hoặc chỉ trong trí nhớ. Một công cụ tốt giúp bạn:

• Gom mọi thứ về một chỗ, từ bản brief đến hạn chót
• Đặt thứ tự ưu tiên và theo dõi tiến độ
• Biết mình thật sự dành bao nhiêu thời gian cho việc chuyên môn và bao nhiêu cho việc giấy tờ, quản trị

Nhóm từ xa và startup phân tán

Trong các nhóm làm việc async hoặc hybrid, khi không ai nhìn thấy toàn cảnh thì hạn chót bị lỡ và việc bị làm trùng. Trình quản lý nhiệm vụ khắc phục chuyện đó bằng cách:

• Làm rõ ai phụ trách việc gì
• Cho thấy các bước tiếp theo và những chỗ đang vướng
• Tạo ra tinh thần trách nhiệm mà không cần quản lý từng li từng tí

Đại lý, tư vấn và công việc dựa trên dự án

Khi phải xoay xở cùng lúc với nhiều khách hàng hoặc nhiều sản phẩm bàn giao, mỗi lần chuyển ngữ cảnh đều tốn thêm không ít công sức. Ứng dụng quản lý nhiệm vụ giúp:

• Tách công việc theo từng dự án hoặc từng khách hàng
• Đặt mốc thời gian và ngày đến hạn rõ ràng
• Ghi lại phản hồi và các lần chỉnh sửa để khỏi phải quay đi quay lại một việc

Các nhóm cân bằng công việc sâu và vận hành

Khi ngày làm việc bị chia đôi giữa những giờ cần tập trung sáng tạo và các việc vận hành, trình quản lý nhiệm vụ đỡ cho cả hai phía bằng cách giúp bạn:

• Khóa sẵn những khoảng thời gian dành cho công việc sâu
• Ghi nhanh ý tưởng hoặc việc hành chính mà không bị xao nhãng
• Giữ được khuôn khổ mà vẫn linh hoạt

Các công ty chuẩn bị mở rộng quy mô

Những quy trình vốn chạy tốt ở nhóm nhỏ thường vỡ ra khi công ty lớn lên. Công cụ quản lý nhiệm vụ đỡ đần bằng cách:

• Đưa vào khuôn khổ làm việc mà không làm chậm tiến độ
• Xây dựng những quy trình có thể dùng đi dùng lại
• Bảo đảm các nhóm và các bộ phận đều nhìn thấy công việc của nhau

Một freelancer đang phụ trách hơn một chục dự án thương hiệu và thiết kế dùng Taskee để tách công việc của từng khách hàng ra các bảng riêng, với trạng thái rõ ràng và theo dõi thời gian gọn nhẹ. "Với tôi nó hơn hẳn một danh sách việc cần làm, vì nó cho tôi thấy việc nào đang chờ duyệt, việc nào đang kẹt và thời gian của tôi thực sự đi đâu." Nếu không có công cụ này, người đó hẳn đã bị chìm trong đống tin nhắn và ghi chú.

Ở một đại lý kỹ thuật số nhỏ có sáu thành viên và hơn 20 khách hàng, cả nhóm chuyển sang ClickUp sau khi đã thử Asana, Trello và bảng tính. Điều giữ họ ở lại với ClickUp là khả năng dựng quy trình làm việc riêng cho từng khách hàng, theo dõi khối lượng công việc của cả nhóm và phát hiện chỗ vướng trước khi hạn chót bị trôi mất.

Đâu là những trình quản lý nhiệm vụ tốt nhất?

Dưới đây là những công cụ hàng đầu giúp freelancer, các nhóm từ xa, nhà sáng lập và người làm sáng tạo quản lý công việc rõ ràng hơn và bớt tốn công hơn. Với mỗi công cụ, chúng tôi nêu nó hợp nhất với ai, mức giá và những điểm cần đánh đổi. Thông tin chi tiết: Phần mềm Quản lý Công việc cho Người làm Tự do.

Taskee

Tốt nhất cho: freelancer, nhà sáng lập và các nhóm tinh gọn muốn công việc rõ ràng mà không phức tạp. Mức giá: $ (có gói miễn phí)

Taskee được làm ra cho những người cần quản lý dự án tập trung mà không phải vật lộn với một giao diện rườm rà. Thay vì dồn cho người dùng hàng loạt bảng điều khiển và tích hợp, Taskee đặt lên trước việc ai phụ trách nhiệm vụ nào, quy trình làm việc tùy chỉnh được và cách theo dõi thời gian sát với nhịp làm việc thật. Công cụ này hợp với cả khối lượng việc của một người lẫn sự phối hợp trong nhóm nhỏ, vì nó có đủ những chức năng cần thiết mà không làm việc phối hợp rắc rối thêm.

Todoist

Tốt nhất cho: năng suất cá nhân và đồng bộ nhiệm vụ trên nhiều nền tảng. Mức giá: Miễn phí / Có gói Pro

Todoist là lựa chọn quen thuộc với những ai cần một danh sách việc cần làm gọn gàng, có trật tự, dùng được trên web, điện thoại, trình duyệt và qua email. Nhờ nhãn, mức ưu tiên, việc lặp lại định kỳ và khả năng hiểu câu gõ theo ngôn ngữ tự nhiên, Todoist dùng tốt cho mọi thứ từ việc hằng ngày đến những dự án kéo dài nhiều tuần. Công cụ này không hợp lắm với việc cộng tác trong nhóm lớn, nhưng để quản lý khối lượng công việc cá nhân thì rất vững.

ClickUp

Tốt nhất cho: các nhóm muốn một không gian làm việc tất cả trong một. Mức giá: Miễn phí / Các gói trả phí từ $7/người dùng/tháng

ClickUp gom nhiệm vụ, tài liệu, mục tiêu, bảng điều khiển và theo dõi thời gian vào cùng một nền tảng. Khả năng tùy chỉnh sâu cho phép dùng nó cho mọi việc từ lập kế hoạch sprint đến OKR, dù chính sự linh hoạt ấy khiến người mới mất nhiều công hơn để làm quen. Đây là lựa chọn hợp lý cho những nhóm cần nhiều hơn một danh sách việc đơn giản nhưng chưa sẵn sàng chuyển sang các công cụ dành cho doanh nghiệp như Jira.

Trello

Tốt nhất cho: những người thích nhìn bằng hình ảnh và cần thấy toàn cảnh dự án. Mức giá: Miễn phí / Có các gói Business

Trello là công cụ đã đưa bảng kanban đến với đông đảo người dùng và đến giờ vẫn thuộc nhóm dễ làm quen nhất khi cần vẽ dự án ra thành hình. Thẻ kéo thả, danh sách tùy chỉnh và rất nhiều power-up khiến Trello dùng tốt cho lập kế hoạch nội dung, lộ trình sản phẩm và phối hợp nhẹ nhàng trong nhóm. Sự đơn giản thường chính là điểm mạnh lớn nhất của nó.

Notion

Tốt nhất cho: các nhóm muốn có tài liệu, nhiệm vụ và cơ sở dữ liệu trong cùng một công cụ. Mức giá: Miễn phí cho cá nhân / Trả phí từ $8/người dùng/tháng

Notion là một không gian làm việc linh hoạt chứ không chuyên về quản lý nhiệm vụ, nhưng các mẫu có sẵn, danh sách kiểm tra và trang cộng tác cho phép bạn tự dựng hệ thống quản lý nhiệm vụ ngay bên trong. Công cụ này có ích cho các startup và đại lý muốn gom tài liệu, wiki và sprint vào một chỗ. Nếu cả nhóm không giữ kỷ luật sắp xếp đều đặn, Notion rất dễ phình ra thành một mớ cấu trúc không ai dùng nổi.

Asana

Tốt nhất cho: cộng tác nhóm có khuôn khổ, bám theo dòng thời gian. Mức giá: Miễn phí–$$$ Nền tảng: Đa nền tảng Nổi bật: chế độ xem dòng thời gian, nhiều tích hợp, dự án rõ ràng

Asana cho thấy rõ ai phụ trách nhiệm vụ nào và nhiệm vụ đó đến hạn khi nào, nên đặc biệt hợp với các nhóm marketing, sản phẩm và vận hành. Các tính năng Timeline, Milestones và Workflow builder giúp những quy trình giao hàng có khuôn khổ chạy trơn tru. Nhờ tích hợp được với nhiều dịch vụ, như Slack, Google Drive, Zoom và nhiều công cụ khác, Asana là lựa chọn đáng tin cho các startup đang lớn và các công ty cỡ vừa.

TickTick

Tốt nhất cho: năng suất cá nhân, kèm hỗ trợ xây thói quen và giữ tập trung. Mức giá: Miễn phí–$ Nền tảng: Đa nền tảng Nổi bật: bộ đếm Pomodoro tích hợp, theo dõi thói quen, nhiệm vụ định kỳ

Ngoài danh sách nhiệm vụ thông thường, TickTick còn có bộ đếm giờ tập trung, trình theo dõi thói quen và chế độ xem lịch, bên cạnh khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên, thư mục và thẻ. Công cụ này đặc biệt tiện cho những ai muốn theo dõi mục tiêu, thói quen hay các việc lặp lại ở cùng một chỗ, và thường bị đánh giá thấp hơn nhiều so với những gì nó thực sự làm được. Có thể bạn quan tâm: Phần mềm Năng suất Cá nhân.

Motion

Tốt nhất cho: tự động xếp nhiệm vụ vào lịch. Mức giá: $$–$$$ Nền tảng: Đa nền tảng Nổi bật: tự động lên lịch, chặn thời gian thông minh, hỗ trợ AI

Motion biến danh sách nhiệm vụ thành một cuốn lịch sống, tự sắp xếp theo mức ưu tiên. Khi bạn thêm một nhiệm vụ có hạn chót, công cụ sẽ tự xếp lịch và tự điều chỉnh quanh các cuộc họp và những việc đang tranh nhau thời gian của bạn. Motion hợp với giám đốc điều hành, nhà sáng lập và những người làm từ xa có lịch kín mít. Cơ chế tự xếp lại lịch chạy tốt với quy trình làm việc có khuôn khổ, nhưng có thể gây vướng víu ở những nơi công việc sáng tạo cần sự linh hoạt.

Sunsama

Tốt nhất cho: lập kế hoạch từng ngày có chủ đích và công việc sâu. Mức giá: $$$ Nền tảng: Đa nền tảng Nổi bật: luồng đánh giá hằng ngày, nghi thức lập kế hoạch, công việc sâu

Sunsama dẫn người dùng qua một quy trình lập kế hoạch mỗi ngày theo từng bước: chọn nhiệm vụ, ước lượng thời gian và giữ sự tập trung. Công cụ này kết nối được với các công cụ khác nhưng vẫn giữ cách làm tối giản, giúp bạn ít bị phân tâm hơn trong công việc hằng ngày. Sunsama hợp với những người làm việc độc lập muốn giữ nhịp làm việc bền bỉ hơn là với các nhóm chạy nhanh cần cập nhật nhiệm vụ liên tục.

Microsoft To Do

Tốt nhất cho: người dùng Microsoft muốn đồng bộ nhiệm vụ trơn tru giữa các ứng dụng. Mức giá: Miễn phí Nền tảng: Đa nền tảng Nổi bật: tích hợp Outlook, danh sách chia sẻ, thiết kế đơn giản

Microsoft To Do kết nối thẳng với Outlook, biến email được gắn cờ thành nhiệm vụ và đồng bộ lời nhắc giữa các thiết bị. Ứng dụng đơn giản và đáng tin cậy với những ai vốn đã làm việc trong hệ sinh thái Microsoft 365, thích hợp để dùng cá nhân ở mức nhẹ hoặc cho những nhóm có hạ tầng sẵn dựa trên Microsoft.

Làm thế nào để tôi chọn trình quản lý nhiệm vụ phù hợp cho nhóm của mình?

Chẳng có công cụ nào tốt nhất cho tất cả mọi người, chỉ có công cụ hợp với công việc hằng ngày của bạn.

Công việc dày đặc hạn chót với nhiều phần việc phụ thuộc lẫn nhau cần một hệ thống như Asana hoặc ClickUp. Nếu bạn cần tập trung sâu và giữ nhịp làm việc bền bỉ, Sunsama hoặc những công cụ tương tự có thể hợp hơn. Còn các nhóm muốn gom ghi chú, tài liệu và nhiệm vụ về một chỗ có thể thấy Notion là lựa chọn dùng được.

Với các nhóm tinh gọn coi trọng sự rõ ràng, quy trình làm việc trực tiếp và muốn theo dõi đúng những gì quan trọng mà không bị nhiễu, Taskee là một lựa chọn gọn và tập trung, có đủ những thứ cốt yếu mà không cần ai đứng ra làm quản trị viên cho công cụ:

• Ai đang làm gì
• Việc đang ở trạng thái nào
• Việc đó mất bao lâu

Trình quản lý nhiệm vụ đúng là công cụ mà cả nhóm thực sự dùng đều đặn. Thử vài lựa chọn trước khi quyết định sẽ giúp bạn bớt rủi ro phải đổi công cụ về sau.

Phân tích nhanh về các công cụ phù hợp với loại nhóm nào:

Tôi nên tìm gì trong một trình quản lý nhiệm vụ?

Có quá nhiều lựa chọn, nhưng điều phân biệt một trình quản lý nhiệm vụ hữu ích với một công cụ ôm đồm quá nhiều tính năng là nó hỗ trợ cách làm việc thật của bạn tốt đến đâu, chứ số lượng tính năng không nói lên nhiều.

Quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp với cách bạn làm việc Một trình quản lý nhiệm vụ tốt cho phép nhóm tự đặt các bước trong quy trình của mình, chẳng hạn "Briefed → In Review → Approved" hay "To Do → Doing → Done", thay vì ép mọi người vào một khuôn chung. Hãy tìm công cụ có trạng thái tùy chỉnh, thẻ và thư mục khớp được với quy trình bạn đang dùng.

Quyền sở hữu và trạng thái rõ ràng trong nháy mắt Người phụ trách, hạn chót và trạng thái hiện tại của mỗi nhiệm vụ nên hiện ra trên cùng một màn hình, không phải bấm qua bấm lại. Điều này càng quan trọng khi các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau và trải qua nhiều thành viên cũng như nhiều giai đoạn của dự án.

Theo dõi thời gian phản ánh thực tế Công cụ hiện đại thường có bộ đếm tích hợp, theo dõi tự động hoặc cho phép ghi giờ thủ công thật nhanh, nhờ đó từng người và cả nhóm biết chính xác thời gian của mình đi đâu. Điều này cần cho việc tính tiền khách hàng và cho việc cân đối giữa công việc sâu với các việc vận hành.

Giao diện nhẹ nhưng có chức năng Công cụ tốt nhất là công cụ nhanh, trực quan và nhất quán giữa các thiết bị, có cả chế độ dùng ngoại tuyến lẫn đồng bộ trên điện thoại. Giao diện càng rối thì càng ít người chịu dùng, nhất là trong những nhóm luôn chạy theo hạn chót.

Tập trung hơn tính năng Những công cụ bị tùy chỉnh quá đà thường bị bỏ xó. Ứng dụng tốt giúp người dùng ưu tiên, giảm sự phân tâm và hoàn thành các nhiệm vụ. Việc lặp lại định kỳ, bộ đếm giờ tập trung và thiết kế tối giản giúp giữ động lực lâu dài mà không đẻ thêm việc quản trị.

Để biết thêm về các quy trình làm việc tập trung, thói quen nhóm async và các thói quen năng suất:

Biến đổi quy trình làm việc của bạn với bảng nhiệm vụ Taskee

Hướng dẫn thực hành để quản lý nhiệm vụ thông minh hơn

Quản lý nhiệm vụ trực quan: công cụ và chiến lược

Kết luận

Không ứng dụng nào tự tạo ra năng suất cho một nhóm, nhưng công cụ đúng sẽ gỡ bỏ những vướng víu đang cản đường nhóm làm việc. Trình quản lý nhiệm vụ tốt nhất là công cụ mà cả nhóm hiểu, chịu dùng và vẫn tiếp tục dùng khi công việc ngày càng lớn. Dù nhóm cần dòng thời gian và bảng điều khiển hay chỉ cần một danh sách đơn giản có ngày đến hạn, mục tiêu vẫn là tìm một công cụ hợp với cách làm việc thực tế chứ đừng chạy theo một quy trình lý tưởng trên giấy. Những công cụ như Taskee hỗ trợ các nhóm tinh gọn bằng tính năng theo dõi thời gian, trạng thái nhiệm vụ rõ ràng và phân công rạch ròi, đủ những thứ cốt yếu cho những nhóm muốn dồn sức vào công việc thay vì mất công chăm sóc một công cụ.

Câu hỏi thường gặp

Đâu là trình quản lý nhiệm vụ dễ nhất để bắt đầu nếu tôi làm việc một mình?

Với freelancer hoặc người làm việc một mình, những lựa chọn gọn nhẹ như Taskee, Todoist hay TickTick là điểm khởi đầu hợp lý. Chúng gần như không cần cài đặt gì nhiều và cho phép bạn sắp xếp khối lượng công việc mà không phải mất công làm quen phức tạp.

Ứng dụng quản lý nhiệm vụ nào tốt nhất cho các nhóm nhỏ hoặc từ xa?

Taskee, ClickUp và Asana là những lựa chọn tốt cho các nhóm làm việc phân tán. Chúng cho thấy rõ ai phụ trách việc gì, việc đang ở trạng thái nào và giúp các nhóm nhìn thấy công việc của nhau, nhờ vậy cả nhóm bớt phải hỏi han liên tục hoặc lội qua các chuỗi tin nhắn để giữ được sự thống nhất.

Tôi có cần một trình quản lý nhiệm vụ nếu tôi đã sử dụng Google Calendar hoặc Notes không?

Ứng dụng lịch và ghi chú đều hữu ích, nhưng chúng không được làm ra để theo dõi ai phụ trách việc gì, tiến độ nhiệm vụ đến đâu hay hạn chót của nhiều dự án cùng lúc. Trình quản lý nhiệm vụ cho bạn thấy việc nào đang chạy, việc nào đang bị chặn và việc nào sắp xong.

Tôi có thể sử dụng các công cụ này với khách hàng hoặc cộng tác viên bên ngoài không?

Có, phần lớn trình quản lý nhiệm vụ đều cho phép chia sẻ một số nhiệm vụ hoặc bảng nhất định với người ngoài. Nhờ vậy bạn có một kênh rõ ràng để xin duyệt, gửi tệp và theo dõi tiến độ mà không phải trông vào các chuỗi email hay những kênh phản hồi rải rác khắp nơi.

Mất bao lâu để thiết lập một hệ thống quản lý nhiệm vụ?

Nếu chỉ cấu hình ở mức tối thiểu, phần lớn các công cụ này chạy được trong chưa đầy 30 phút. Taskee và Todoist dùng được ngay sau khi cài, còn ClickUp hay Notion hỗ trợ những quy trình phức tạp hơn nên cần thêm thời gian thiết lập.

Các trình quản lý nhiệm vụ có đáng giá cho freelancer không?

Có, freelancer dùng trình quản lý nhiệm vụ để sắp xếp công việc của khách hàng, theo dõi số giờ có thể tính tiền và bớt gánh nặng đầu óc khi phải lo nhiều dự án cùng lúc. Chỉ cần một khuôn khổ gọn nhẹ là lợi ích đã thấy rõ, kể cả với người làm việc một mình.

Sự khác biệt giữa quản lý nhiệm vụ và quản lý dự án là gì?

Quản lý nhiệm vụ xoay quanh từng việc cần làm và người phụ trách việc đó. Quản lý dự án thêm vào đó khuôn khổ, dòng thời gian và sự phối hợp giữa các bộ phận cho những luồng công việc lớn hơn, trải qua nhiều giai đoạn.