Văn hóa làm việc từ xa: chiến lược chính

Giới thiệu

Làm việc từ xa từ một biện pháp tình thế nay đã thành mô hình tổ chức ổn định mà nhiều công ty trên thế giới áp dụng. Chuyện năng suất gần như không còn gây tranh cãi, còn những vấn đề về văn hóa thì cũng lộ rõ không kém nhưng lại ít được xử lý một cách nhất quán: nền tảng xã hội không chính thức của văn phòng, gồm những cuộc trò chuyện tình cờ, sự hiểu biết tự nhiên về đồng nghiệp và các nghi thức chia nhịp ngày làm việc, tạo nên bản sắc, không đi theo nhóm sang môi trường làm việc phân tán. Nó chỉ đơn giản biến mất, và chẳng có gì tự động thế chỗ.

Hệ quả lớn hơn nhiều so với một chút sa sút tinh thần. Khi thiếu một nền tảng văn hóa được xây dựng có chủ đích, nhóm phân tán dễ hiểu lầm nhau hơn, ít gắn bó hơn, kiệt sức nhanh hơn và bản sắc tổ chức cũng mờ nhạt hơn, nhất là với những người gia nhập mà chưa từng được hướng dẫn hội nhập trực tiếp. Những vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục, nhưng muốn vậy thì cần một thiết kế có chủ đích để bù lại những gì trước đây việc ngồi gần nhau tự mang lại.

Rào cản trong việc xây dựng văn hóa từ xa

Rào cản đối với văn hóa từ xa nằm ở cấu trúc nhiều hơn là ở kỹ thuật, và muốn gỡ được chúng thì trước hết phải hiểu văn hóa bị bào mòn cụ thể theo những con đường nào khi nhóm làm việc phân tán.

• Ảo tưởng về giao tiếp. Khi mọi tương tác chuyển hết sang tin nhắn, lượng tin nhắn dày đặc có thể khiến ta tưởng mọi người đã hiểu ý nhau, dù thực tế không phải vậy. Nhân viên có thể hiểu lầm nhau, mất mạch câu chuyện giữa những tin nhắn qua lại lệch giờ và thiếu hẳn sự kết nối thật giữa người với người, trong khi bề ngoài công việc vẫn có vẻ sôi nổi, khiến vấn đề bị che khuất cho tới khi nó bùng ra thành một thất bại ai cũng thấy.
• Thiếu nhịp điệu chung. Ở nhóm phân tán, việc không có lịch làm việc thống nhất khiến mọi người khó phối hợp nhịp nhàng với nhau hơn. Khi thiếu những mốc thời gian chung như lúc bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, cuộc họp toàn thể hằng tuần hay không khí thư thả chiều thứ sáu, nhóm không có được cái nhịp giúp mọi người cảm thấy mình đang cùng nhau tiến về phía trước.
• Tông màu cảm xúc thấp hơn. Khi không còn gặp mặt trực tiếp, bầu không khí cảm xúc trong nhóm dần nhạt đi. Giao tiếp bằng chữ đánh mất giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và nét mặt, vốn là những thứ chuyên chở phần lớn cảm xúc trong mỗi cuộc trò chuyện. Lâu dần, văn hóa nhóm từ xa trở nên khô khan và xa cách, và chính sự khô khan ấy đẩy mọi người tới kiệt sức và mất gắn kết.
• Bản sắc tổ chức mơ hồ. Nếu văn hóa trực tuyến không được vun đắp, các thành viên, nhất là người mới, sẽ thiếu những điểm tham chiếu, câu chuyện và nghi thức chung giúp họ cảm thấy mình thuộc về một điều gì đó lớn hơn những nhiệm vụ cá nhân.

Chiến lược xây dựng văn hóa làm việc từ xa

Ở nhóm từ xa, văn hóa không tự nảy sinh từ việc ở gần nhau như trong văn phòng, nên nó cần được thiết kế có chủ đích bằng những thực hành cụ thể, những tương tác có tổ chức và cách hành xử của lãnh đạo luôn nhất quán với các chuẩn mực mà tổ chức muốn xây dựng.

Nền tảng của mọi thực hành dưới đây là niềm tin, bởi chính niềm tin giúp sự cộng tác thật lòng, giao tiếp thẳng thắn và cảm giác an toàn tâm lý vẫn có thể tồn tại dù mỗi người ở một nơi.

• Triển khai các thực hành làm việc bất đồng bộ. Với cách làm việc bất đồng bộ, nhân viên hoàn thành công việc theo lịch riêng của mình mà không phải liên tục có mặt trực tuyến cùng lúc với người khác. Cách làm này giảm bớt những lần bị cắt ngang do phải luôn sẵn sàng phản hồi, đồng thời tạo điều kiện cho sự tập trung sâu mà công việc phức tạp cần đến. Điều kiện để nó vận hành là tài liệu rõ ràng: khi các quyết định, bối cảnh và tiến độ được ghi lại trong một hệ thống chung mà ai cũng truy cập được, việc phối hợp vẫn trôi chảy mà không ai phải ngồi chờ người khác trả lời ngay.
• Thiết lập các quy tắc làm việc rõ ràng và minh bạch. Hướng dẫn cụ thể về việc ai được làm từ xa, vào lúc nào và với điều kiện gì sẽ xóa đi sự mập mờ vốn gây ra cả bực bội lẫn cảm giác bất công. Khi quy tắc rõ ràng và được áp dụng như nhau cho mọi người, không ai phải mất công đoán những kỳ vọng không nói thành lời, và cảm giác công bằng, thứ giữ cho mọi người gắn bó, vẫn được giữ nguyên.
• Tạo không gian có cấu trúc cho giao tiếp không chính thức. Những hoạt động trực tuyến không gắn với kết quả công việc, như các buổi giao lưu ảo, trò chơi nhóm hay các kênh theo sở thích, tạo cơ hội cho kiểu kết nối tình cờ mà văn phòng vốn tự có. Điều quan trọng nhất là việc tham gia phải thật sự tự nguyện và không tạo áp lực, chứ đừng biến thành màn trình diễn hay nghĩa vụ, vì sự thân mật bị ép buộc sẽ cho kết quả ngược lại với mong muốn.
• Bảo vệ quyền ngắt kết nối. Quy định rõ giờ làm việc và bảo đảm rằng không ai trông đợi nhân viên trả lời tin nhắn công việc ngoài giờ đó sẽ giúp ngăn ranh giới giữa công việc và đời sống bị xóa nhòa khi làm từ xa. Muốn vậy thì phải thực thi thật sự: lãnh đạo tự làm đúng như thế, chuẩn mực giao tiếp coi việc liên lạc ngoài giờ là ngoại lệ, và hệ thống không đẩy thông báo không khẩn cấp trong thời gian nghỉ ngơi.
• Xây dựng sự công nhận vào các quy trình nhóm thường xuyên. Ghi nhận công khai những đóng góp trong các cuộc họp nhóm, trên các kênh riêng hay qua một hệ thống khen thưởng có tổ chức sẽ tiếp thêm động lực giúp mọi người gắn bó, đồng thời củng cố niềm tin trong nhóm rằng đóng góp của mỗi người đều được nhìn thấy và trân trọng. Lời ghi nhận cụ thể, gắn với một hành động ai cũng thấy được và được đưa ra đều đặn sẽ có tác dụng hơn lời khen chung chung hay những giải thưởng lâu lâu mới có.
• Lãnh đạo bằng tấm gương. Những gì lãnh đạo làm một cách nhất quán là tín hiệu rõ ràng nhất cho nhóm biết điều gì thật sự được coi trọng. Người lãnh đạo làm việc từ xa khi có thể, công khai tôn trọng ranh giới giao tiếp và minh bạch đúng như điều họ yêu cầu ở người khác sẽ không để chỗ cho tiêu chuẩn kép, thứ mà một khi đã tồn tại thì chỉ sinh ra sự hoài nghi thay cho văn hóa.

Bài viết liên quan:

Để cải thiện sự cộng tác trong nhóm, hãy đọc Quản lý dự án Agile: Xử lý dự án hiệu quả.

Để hiểu về quản lý vòng đời sản phẩm, hãy đọc Phần mềm quản lý vòng đời sản phẩm (PLM): Hướng dẫn toàn diện.

Để dự án đạt kết quả tốt hơn, hãy tham khảo Lợi ích hàng đầu của phần mềm quản lý dự án: Nâng cao hiệu quả và sự cộng tác. Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa, Quản lý công ty.

Kết luận

Văn hóa nhóm từ xa về bản chất là bài toán thiết kế. Những gì văn phòng từng tự mang lại, gồm tương tác không chính thức, nhịp điệu chung và một bản sắc thấm vào bầu không khí, cần được thay bằng các thực hành được thiết kế có chủ đích: quy trình làm việc bất đồng bộ, chuẩn mực giao tiếp rõ ràng, các hoạt động giao lưu không chính thức có tổ chức, hệ thống ghi nhận và người lãnh đạo nhất quán làm gương. Mỗi thực hành bịt lại một lỗ hổng cụ thể khiến văn hóa từ xa bị bào mòn nếu không ai can thiệp, và khi kết hợp với nhau, chúng tạo nên sự gắn kết, sự gắn bó và bản sắc tổ chức giúp các nhóm phân tán giữ vững hiệu suất về lâu dài.