كيفية التعاون بشكل فعال مع الفرق البعيدة: الأدوات والنصائح

النقاط الرئيسية

استراتيجية التواصل الناجحة

للوهلة الأولى، قد يبدو أنه لا شيء أسهل من بناء علاقات قائمة على الثقة داخل الفريق. لكن هل هذا صحيح حقًا؟ بالطبع لا! التواصل الواضح هو مفتاح التعاون الناجح داخل الفريق. من المهم جدًا أن نفهم أي القنوات يجب أن نستخدمها لهذا.

أدوات التواصل

فكيف تختار الأدوات المناسبة للتواصل لتحقيق أقصى تأثير؟ الأمر بسيط: يجب أن تأخذ بعين الاعتبار جميع احتياجات موظفيك. قد لا يبدو هذا بسيطًا، ولكن لتسهيل الأمور عليك، قدمنا لك الأدوات للتعاون عن بُعد:

إدارة المشاريع الفعّالة:

• من المهم جدًا أن تحدد المهام بوضوح وبطريقة مفهومة. يجب على الموظفين الالتزام بالمواعيد النهائية، أليس كذلك؟ ساعد فريقك في إدارة وقته بفعالية باستخدام جدول المهام. هذا سيساعدهم (وجميعكم بالطبع) في أن تكونوا أكثر إنتاجية. 
• مراجعة التقدم ستمكنك من مراقبة تنفيذ الخطة والأهم من ذلك، التحكم بها.
• لا تسمح أبدًا للموظفين بالإرهاق. خصص الموارد بشكل فعّال. هذا سيزيد من إنتاجيتهم الشخصية والإجمالية كفريق. 
• وزع المهام حسب الأولوية. بهذه الطريقة ستخبر الموظفين بما يجب عليهم إنجازه الآن وما يمكن تأجيله.

التواصل:

• ما هو الأكثر أهمية في التعاون الفعّال؟ بالطبع، الثقة! أداة بسيطة مثل مكالمات الفيديو ستساعدك في ذلك. إنها تعزز الروح الفريقية وتقربنا من بعضنا البعض.
• نعلم جميعًا كم هو مهم أن نتشارك الأفكار مع الزملاء بسرعة قبل أن تضيع. للقيام بذلك، تساعدنا الدردشات في تطبيقات المراسلة الفورية. ستمكنك من التواصل الفوري بالأفكار حتى في بداية ظهورها.
• إدارة البريد الإلكتروني مهمة أيضًا للتواصل المنتج. نظم رسائل البريد الإلكتروني حسب الفئات والمواضيع حتى يعرف فريقك ما هو المهم.

التوثيق:

• من المهم جدًا أن تُنشئ قاعدة معرفة يمكن للموظفين الوصول إليها في أي وقت. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تقوم بتدريب مرشحين جدد.
• وفر للموظفين الشفافية حول عمليات العمل من خلال التوثيق. هذا سيحافظ على سلامتهم وسلامتك.
• للأسف، لسنا دائمًا قادرين على إدارة ذاكرتنا وتخزين كل شيء نعتبره مهمًا. لذلك من المهم تسجيل النقاط الأساسية خلال المكالمات (على الورق أو في ملاحظات الهاتف).
• إذا كنت تستطيع تتبع الحلول التي تعمل بشكل جيد وتلك التي لا تعمل، فهذه ميزة كبيرة لشركتك. نوصي بـ تسجيل قرارات الفريق لتوثيق الإجراءات التي تم اتخاذها ومراجعتها في أي وقت.

ثقة الموظفين

يمكنك التحدث عن أهمية التواصل الفعال بين الموظفين كما تشاء، ولكن بالتأكيد لن يكون ذلك ممكنًا دون وجود الثقة داخل الفريق. لا شك أن بناء مثل هذه العلاقات عن بُعد أصعب بكثير من العمل في المكتب، ولكن، مع ذلك، فهو ممكن للغاية.

فيما يلي قمنا بتحديد بعض الطرق التي يمكنك من خلالها زيادة هذا العامل في فريقك:

• فترات "القهوة الافتراضية" لن تساعد فقط في تعزيز روح الفريق بين الموظفين، ولكنها ستزيد أيضًا من إنتاجية الشركة.
• صدقني، من المهم للغاية أن يعرف كل موظف قيمة عمله داخل الشركة. خصص وقتًا لمناقشة إنجازاتهم وفرصهم المهنية.
• إذا كان لدى كل عضو في الفريق فرصة مشاركة آرائهم والاستماع إليهم، فسوف يكونون أكثر انفتاحًا وقادرين على مشاركة أفكارهم بدلاً من كتمانها.
• ما الذي يحبه البالغون والأطفال؟ بالطبع، المرح! نظم ألعابًا عبر الإنترنت للموظفين. على سبيل المثال، لعبة "سانتا السري" لا تتطلب وقتًا طويلًا، لكنها تخلق جوًا رائعًا وإحساسًا بالدهشة لجميع المشاركين.
• إذا كان هناك موظفون في فريقك يميلون إلى ثقافة تختلف عن ثقافتك، فتأكد من دعم واحترام ذلك الاختيار. نظم احتفالات ثقافية - هذا سيزيد من قيمة كل موظف.

ثقافة الفريق عن بُعد

اتفقنا جميعًا، سيكون من الرائع عندما يتم ملاحظة إنجازاتنا وتسليط الضوء عليها. في مثل هذه اللحظات، نشعر بأننا أكثر أهمية بالنسبة للشركة ولأنفسنا. لذلك، أحد العوامل الرئيسية في العلاقات داخل فريقك هو بناء ثقافة داخلية فيه.

استراتيجيات لإنشاء الثقافة:

• احتفل بالإنجازات! حتى الصغيرة منها. هذا سيزيد من روح الفريق والرغبة في الوصول إلى آفاق جديدة. أليس هذا ما نسعى لتحقيقه؟
• التعلم هو النور. اكتساب مهارات جديدة لن يزيد فقط من كفاءة عمل الفريق، ولكنه أيضًا سيقرب الموظفين من بعضهم البعض. لذلك، لا تنسى إجراء برامج تدريبية للفريق.
• الشكر العلني. ما الذي يمكن أن يكون أكثر إرضاءً من أن يتم مدحك؟ صحيح! عندما يتم مدحك علنًا. استخدم هذه الممارسة. هذا سيزيد من التحفيز بين جميع الموظفين.
• حتى المكافآت الصغيرة على الإنجازات تزيد بشكل كبير من حماس الموظفين. شجع عملهم، فذلك دائمًا أمر إيجابي.

إجراء اجتماع ناجح

لجعل الاجتماع أكثر إنتاجية، تأكد من التحضير له مسبقًا. بعد كل شيء، فإن المكالمة المخطط لها بشكل جيد هي نصف النجاح بالفعل. لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً منك، وسيكون تأثير الاجتماع أكبر بكثير.

التحضير:

• سيكون من الأفضل للجميع إذا كان الموظفون أيضًا يستعدون للاجتماع مسبقًا. على الأقل سيساعدك ذلك في التركيز على النقاط الرئيسية، والأهم من ذلك أنك ستكون قادرًا على حل القضايا الهامة بسرعة أكبر.
• لا أحد يحب أن ينقطع الاتصال أثناء المفاوضات المهمة أو أن يفقد الاتصال أو يحدث شيء آخر. لذلك تأكد من فحص صلاحية المعدات التقنية مسبقًا.
• ما هي الفائدة الرئيسية للعمل عن بُعد؟ صحيح: يمكنك أن تكون في أي جزء من العالم. ولكن لا تنسى أن في أجزاء مختلفة من العالم، وفي أوقات مختلفة. لذا تأكد من مراعاة الفوارق الزمنية. من غير المحتمل أن يرغب أحد في الجلوس في مكالمة في الساعة الثالثة صباحًا.

أثناء الاجتماع:

• من المهم أن يشارك جميع المشاركين في النقاشات بنشاط، مقدمين وجهات نظر مختلفة، أليس هذا هو السبب في أنك تبني علاقة ثقة معهم؟
• قد يكون من الصعب استيعاب الكثير من المعلومات عن طريق السمع فقط، لذا تأكد من استخدام الشرائح والرسوم البيانية. سيساعد ذلك في الحفاظ على انتباه الفريق للأشياء الهامة.
• بعد انتهاء الاجتماع، يجب ألا يكون لدى المشاركين أي أسئلة حول ما يجب فعله ومتى، لذا حاول تحديد المهام بوضوح.
• تسجيل الاجتماعات مهم للغاية لأنك يمكنك من استعادة اللحظات التي تم نسيانها في أي وقت. وأيضًا، سيكون بإمكان الذين غابوا عن الاجتماع متابعة الأحداث.

مقالات ذات صلة:

للاطلاع على رؤى حول إدارة العمل عن بُعد، استكشف ما هو العمل في العطلات؟ الدليل النهائي لدمج العمل والسفر.

لتحسين إنتاجيتك، اقرأ زيادة إنتاجيتك مع كانبان: نصائح لإدارة المهام بشكل فعال.

لتحسين تنظيم المشاريع، تحقق من برامج إدارة المشاريع مقابل إكسل: أي أداة هي الأنسب لمشروعك.

الخاتمة

النجاح في التعاون عن بُعد يأتي من مزيج من الأدوات الصحيحة، والممارسات الفعالة، وثقافة الفريق القوية. استخدام منصات مثل تاسكي جنبًا إلى جنب مع هذه الاستراتيجيات يساعد الفرق على تجاوز المسافة والعمل معًا بشكل فعال. تذكر أن بناء التعاون الفعال عن بُعد هو عملية مستمرة تتطلب التقييم المنتظم والتعديل.

القراءة الموصى بها

"ثورة العمل عن بُعد"

دليل شامل لبناء فرق عن بُعد ناجحة.

على أمازون

"الثقافة الافتراضية"

استراتيجيات لإنشاء روابط قوية في الفرق عن بُعد.

على أمازون

"لغة الجسد الرقمية"

فهم وتحسين التواصل عن بُعد.

على أمازون