برامج إدارة المشاريع مقابل برنامج Excel: ما هي الأداة المناسبة لمشروعك؟

8 وقت القراءة

129 مشاهدات

20 فبراير, 2025

في بيئة العمل اليوم، تتنافس الأدوات التقليدية مثل Excel مع برامج إدارة المشاريع الواعدة. كل منها له مزايا وعيوب. دعونا نستعرض لماذا قد تظل متمسكًا بالأدوات القديمة أو تنتقل إلى شيء حديث.

النقاط الرئيسية

الفرق التي تستخدم منصات إدارة المشاريع المخصصة تبلغ معدل نجاح مشروع مرتفع

يمكن لأدوات إدارة المشاريع المناسبة تقليل وقت التخطيط إلى النصف

يمكن للاستخدام الصحيح لـ برمجيات تتبع المهام أن يزيد الإنتاجية بنسبة تصل إلى 50%

فوائد برامج إدارة المشاريع

قد لا تكون أنظمة إدارة المشاريع الحديثة قابلة للتخصيص أو متوافقة مع جهازك القديم بنظام Linux مثل Excel، لكن سهولة واجهة المستخدم والعديد من الميزات الإضافية تعوض عن ذلك بشكل جيد.

إليك بعض المزايا الرئيسية لأنظمة إدارة المشاريع التي يجب أن تضعها في اعتبارك:

التعاون في الوقت الفعلي. يعمل الجميع على نفس النسخة من التطبيق، مع متابعة نتائجهم وتقدمهم.
أتمتة سير العمل. لا تحتاج حتى إلى تعلم الصيغ – يقوم التطبيق بأتمتة سير العمل بأقل مدخلات ممكنة.
قدرات التقارير. يمكن لبرامج إدارة المشاريع الجيدة تجميع تاريخ المهام في تقرير مختصر يحتوي على جميع المقاييس التي تحتاجها لتحسين سير عملك بشكل أكبر.
إدارة الموارد. يمكنك رؤية توافر فريقك وتوزيع المهام وفقًا لذلك.
تصور الجدول الزمني. الأشياء مثل مخططات جانت تسمح لك بمراقبة كل مرحلة مهمة من المشروع بوضوح، مما يقلل من الارتباك.
إدارة الوثائق. دائمًا ما تحتوي برامج إدارة المشاريع المصممة جيدًا على سعة تخزين مخصصة لجميع الأدلة والتعليمات الخاصة بك. عادة ما تأتي أيضًا مع ميزة مشاركة بسيطة!
قدرات الاتصال. تواصل مع فريقك دون التبديل إلى علامة تبويب أخرى.

Excel كأداة لإدارة المشاريع

حتى أولئك الذين ليسوا مديري مشاريع يعرفون Excel – هناك مجتمعات كاملة مهووسة بتحسينه إلى أقصى حد، ومشاركة جميع أنواع الصيغ والرموز القصيرة. بالطبع، سهولة الاستخدام ليست من بين نقاط قوة Excel، لكن لا يمكن إنكار أن نهج Microsoft المباشر لتنظيم المشاريع فعال، على أقل تقدير.

لكن دعونا نراجع بعض مزايا Excel الرئيسية:

منحنى التعلم المنخفض. معظم المتخصصين يعرفون الصيغ الأساسية. بمجرد أن تتجاوز التجربة الأولى الصعبة والمخيفة – ستفتح لك جميع الأبواب.
التخصيص العالي. باستخدام الترميز بالألوان وجميع أنواع الصيغ، يمكنك تعديل جداول Excel لتناسب مهمتك الخاصة.
فعّال من حيث التكلفة. مكتبة Microsoft Office هي واحدة من أكثر الطرق توفيرًا لتمكين مؤسستك من جميع الأدوات اللازمة.
الوصول بدون اتصال. إذا كان الاتصال بالإنترنت لديك متوقفًا؟ طالما أنك قمت بالمزامنة مسبقًا – فلن يتم تعطيل روتين عملك.
التوافق الشامل. تدعم Excel تقريبًا جميع أنظمة التشغيل الموجودة.
قدرات الأتمتة. مع بضع عشرات من الصيغ تحت الغطاء، سيقوم Excel بأداء معظم الأعمال الروتينية نيابةً عنك.

مقارنة الأدوات

إذن نعم، كلاهما جيد في مجاله الخاص، لذا سيتعين عليك دراسة عمليات العمل الخاصة بك قليلاً لفهم أيهما الخيار المثالي لفريقك.

لتسهيل الأمور عليك، قمنا بإعداد هذا التحليل أدناه لمساعدتك في اتخاذ قرار مستنير:

الميزة	برنامج إدارة المشاريع	Excel
تتبع المهام	عملية مؤتمتة مع تحديثات في الوقت الفعلي	قدرات أتمتة أساسية مع الحاجة إلى تحديث يدوي
تعاون الفريق	الذكريات، الدردشة المدمجة، وغالبًا ما تتوفر مكالمات الفيديو والصوت	تقريبًا لا يوجد تعاون. قدرات محدودة في المشاركة والتواصل.
إدارة الموارد	توزيع ديناميكي للمهام المتاحة، تتبع عبء العمل	جداول ثابتة تتطلب حسابات يدوية ومعرفة بصيغ محددة
التقارير	تحليلات معمقة ولوحات بيانات قابلة للتخصيص	تصور أساسي
تتبع التكاليف	أدوات مدمجة للتخطيط والميزانية	حسابات يدوية باستخدام الصيغ
إدارة الجدول الزمني	مخططات جانت التفاعلية	مخططات أساسية، تحتاج إلى إنشاء يدوي
منحنى التعلم	يتطلب عملية تدريب معمقة	آليات مألوفة، معروفة للجميع
التخصيص	قوالب جاهزة مع فرص محدودة للإبداع	قابل للتخصيص بدرجة عالية مع العديد من التنسيقات المرنة
التكلفة	اشتراك شهري، غالبًا ما يكون باهظًا	شراء لمرة واحدة. عادة ما يأتي في حزمة مع بعض التطبيقات الأخرى المفيدة
أفضل لل	فرق كبيرة مع مشاريع معقدة ومتعددة الأطراف	فرق صغيرة مع مشاريع بسيطة

إجراء الانتقال

هل قررت الانتقال من Excel إلى شيء أكثر توافقًا مع تجربة المستخدم؟ هذا أمر جيد! تعلم شيء جديد وإضافة أدوات جديدة إلى حقيبتك المهنية أمر بالغ الأهمية من أجل مسيرة ناجحة.

إليك بعض الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للانتقال بسهولة إلى البرنامج الجديد:

دراسة وتدقيق العمليات الحالية. سيساعدك ذلك في اختيار البرنامج المناسب لإدارة المشاريع.
اختيار البرنامج المناسب لمهامك المحددة. هذه النقطة مهمة جدًا، لذا خذ وقتك في تصفح جميع الخيارات.
التخطيط لكيفية نقل جميع البيانات والمعلومات الحساسة إلى النظام الجديد. إذا كنت محظوظًا، فقد يحتوي البرنامج الذي اخترته بالفعل على إمكانيات هجربة.
تعريف فريقك بالبرنامج الجديد. نظم جلسة تدريبية إذا لزم الأمر.
تعديل سير العمل الحالي ليتناسب مع نظام إدارة المشاريع الجديد. أو إعادة بنائها بالكامل إذا لم يكن هناك ما يمكن تحسينه.
مراقبة كيفية تعامل فريقك مع البرنامج الجديد. فكّر في خيارات أخرى إذا لم تسير الأمور كما توقعت.
جمع الملاحظات. كن منتبهًا لاحتياجات زملائك في العمل – إذا لم يتمكنوا من التكيف مع سير العمل الجديد، فربما يجب تنفيذ بعض التغييرات.

حقيقة مثيرة

وفقًا للبحوث، فإن المنظمات التي انتقلت إلى برامج إدارة المشاريع المتخصصة سجلت زيادة بنسبة 27% في معدلات إتمام المشاريع وتقليصًا كبيرًا في المواعيد النهائية المفقودة!

مقالات ذات صلة:

للحصول على رؤى عملية حول اختيار الأدوات، استكشف ما هو مخطط جانت؟ دليل لاستخدام مخططات جانت في إدارة المشاريع.

لتحسين عملية اتخاذ القرارات، تحقق من مصفوفة القرار الموزونة: أداة بسيطة لاتخاذ قرارات مستنيرة.

للحصول على نصائح حول تحسين سير العمل، اقرأ سير العمل في إدارة المشاريع: خطوات لتبسيط نجاح المشروع.

الخاتمة

كما ذكرنا في البداية، يجب أن يتم اتخاذ قرار الانتقال من Excel إلى شيء أكثر توافقًا مع واجهة المستخدم بناءً على احتياجات مشروعك. لا يزال جدول البيانات مستخدمًا بشكل كبير في المستقبل المنظور، لذا إذا كنت مرتاحًا مع صديقك القديم Excel، فهو خيار صالح تمامًا.

ومع ذلك، يمكن أن يغير نظام إدارة المشاريع المصمم جيدًا حياتك العملية تمامًا، مما يجعل تتبع التقدم وتخصيص الموارد مسألة بضع نقرات فقط. بالإضافة إلى ذلك، التغيير جيد. لذلك إذا كنت تخطط لتوسيع عملك وفريقك، فقد يكون الوقت قد حان للبحث عن تغيير.