কর্মপ্রবাহের বাধা চিহ্নিত এবং সমাধান করুন

মূল বিষয়গুলো

প্রস্তাবনা

প্রতিটি গাড়ি উত্সাহীর স্বপ্ন হল খালি হাইওয়েতে দ্রুত চালানো, কোনো ট্রাফিক জ্যাম ছাড়া। দুর্ভাগ্যবশত, এটি ২১শ শতাব্দী, এবং বেশিরভাগ শহর এখনও গাড়ি নির্ভর, তাই আপনি ৩ সেকেন্ডের জন্য দ্রুত চালাতে পারেন, তারপর থেমে যাবেন। 

ঈশ্বর না, আমরা গতি বাড়ানোর পক্ষপাতী না। এটা শুধু একটি সুন্দর রূপক যা ব্যাখ্যা করতে ব্যবহার করা হয়েছে যে, এই পরিস্থিতিতে বটলনেক বা “ট্রাফিক জ্যাম” থাকলে, পুরো প্রক্রিয়া ১০ গুণ বেশি উপভোগ্য এবং উৎপাদনশীল হয়। 

Formstack এবং Mantis Research এর একটি প্রতিবেদন অনুসারে, অকার্যকর কাজের কারণে সংস্থাগুলি প্রতি বছর $১.৩ মিলিয়ন হারাতে পারে। এই প্রতিবেদনে বলা হয়েছে যে, অর্ধেকেরও বেশি কর্মী প্রতিদিন অন্তত দুই ঘণ্টা পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের মধ্যে সময় ব্যয় করে, যা প্রক্রিয়া উন্নতির প্রয়োজনীয়তা দেখায়।

$১.৩ মিলিয়ন...এটা অনেক শূন্য। তবে যাই হোক, আপনাকে প্রথমে যা বোঝা দরকার তা হল, সমস্ত বটলনেক দুটি প্রধান ধরনের মধ্যে বিভক্ত করা যায়: অগোছালো প্রক্রিয়া এবং অগোছালো সম্পদ বরাদ্দ। কখনও কখনও উভয়ই। এগুলি সম্পর্কে যা জানা দরকার তা হল:

অগোছালো প্রক্রিয়া:

• পুরানো কাজের পদ্ধতি। স্প্রেডশিট এবং অফিসে মিটিং? এগুলো কারও কি উপকারে আসতে পারে?
• অতিরিক্ত পর্যালোচনা প্রক্রিয়া। বাজারে সেরা পণ্যও ১০টি স্টেজে পর্যালোচনা এবং টেস্টিং করা হলে ভেঙে যাবে।
• দলগত প্রশাসন এবং কাগজপত্রের কাজ। যখন ২০টি আলাদা বিভাগের সম্মতি প্রয়োজন একটি নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে, তখন পণ্যটি কখনও বাজারে আসবে না।
• ম্যানুয়াল শ্রম। কপিরাইটার এবং শিল্পীদের জন্য এআই সম্ভবত প্রতিস্থাপন করবে না, তবে টেবিল এবং দীর্ঘ স্প্রেডশিট পূরণে এটি ভাল কাজ করে – শুধু এটিকে সেটা করতে দিন এবং আসল কাজের দিকে মনোযোগ দিন।
• অকার্যকর কাজের প্রবাহ। প্রকৃত শক্তি সরলতায়। যদি এমন পদক্ষেপ থাকে যা শেষ ফলাফলের জন্য তেমন কোনো অবদান রাখে না – এগুলো বাদ দিন।

অগোছালো সম্পদ বরাদ্দ:

• কম কর্মীসম্পন্ন দল। যদি আপনার প্রকল্প ব্যবস্থাপক একসাথে ৩টি কাজ করে, তবে সেটি “ব্যবস্থাপনা” নয় – এটা শুধু পুড়ে যাওয়ার একটি দ্রুত পথ।
• পুরানো যন্ত্রপাতি। পিসিগুলি যা কেবল Tetris চালাতে পারে, এক্সেল স্প্রেডশিটগুলি যা সোভিয়েত ইউনিয়নের পতনের পর থেকে আপডেট হয়নি, বা পুরানো, চেঁচানো অফিসের চেয়ারগুলি – এগুলি সমস্ত কাজের প্রক্রিয়া ধীর করতে পারে।
• বাজেটিং সমস্যাগুলি। কখনও কখনও সঠিক তহবিলের অভাব দলগুলোকে গুরুত্বপূর্ণ এবং কার্যকর কাজের জন্য নির্ধারিত সামগ্রীতে না যেতে বাধ্য করে। এটি স্বল্পমেয়াদে কাজ করতে পারে, তবে দ্রুত সবাইকে ক্লান্ত করে ফেলবে।

তাহলে, হ্যাঁ, একটি বড় সমস্যার জন্য অনেকগুলো কারণ, তাই যদি আপনি উপরের কোনো একটি সমস্যা সমাধান করতে পারেন – তাতেই বড় সফলতা। একবার, Bethany Home Healthcare প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়করণ প্রয়োগ করে প্রায় ২০০% পে-রোল খরচ কমিয়ে দিয়েছিল – দৈনন্দিন কাজের প্রবাহে দেখতে থাকা ছোট পরিবর্তনগুলো থেকে বড় ফলাফল পাওয়া যায় 

কীভাবে বটলনেক আগে থেকেই চিহ্নিত করবেন

কী ভুল হতে পারে বা ইতিমধ্যেই কী ভুল হচ্ছে তা বোঝা একটি বিষয় – তবে তা আগে থেকেই চিহ্নিত করা সবচেয়ে কঠিন কাজ। উদাহরণস্বরূপ, অ্যামাজন, যেটি কিছু সন্দেহজনক কাজের নীতি অনুসরণ করে, তবে এটি কিছু জিনিস জানে যা সম্ভাব্য বাধাগুলি পূর্বাভাস দেওয়ার ব্যাপারে। 

তারা সক্রিয়ভাবে所谓 "পূর্বাভাস বিশ্লেষণ" ব্যবহার করে – একটি পদ্ধতি যা ঐতিহাসিক এবং সাংস্কৃতিক ডেটার অধ্যয়ন করে কিছুটা আগেই সম্ভাব্য সংকটগুলির একটি চিত্র তৈরি করার চেষ্টা করে।

কোভিড-১৯ সকলের জন্য একটি চমক ছিল, তবে পূর্বাভাস বিশ্লেষণের মাধ্যমে অ্যামাজন দ্রুত মানিয়ে নিতে সক্ষম হয়েছিল এবং পরিস্থিতি সত্ত্বেও গ্রাহকদের ধরে রাখতে পেরেছিল…

…পূর্বাভাস বিশ্লেষণ এবং সন্দেহজনক ব্যবসায়িক অনুশীলনগুলি, তবে সেটা আলাদা বিষয়।

তাহলে, কিছু সম্ভাব্য "লাল পতাকা" যা আপনি খুঁজে বের করতে পারেন তা হল:

• কাজগুলো জমে যাচ্ছে এবং কখনো শেষ হচ্ছে না। এটি মোটামুটি ঠিক যদি আপনার দল সবসময় ব্যস্ত থাকে, বলা যায়। তবে যদি অসমাপ্ত কাজের সংখ্যা একটি নির্দিষ্ট, বিপজ্জনক সীমায় পৌঁছায় এবং শুধু বাড়তেই থাকে? তাহলে কিছু ভুল হতে পারে।
• ডেডলাইনগুলি কেবল ধারণা। আবার, যদি কোনো বিশেষভাবে কঠিন সপ্তাহে কিছু ডেডলাইন মিস হয় তবে এটি মোটামুটি স্বাভাবিক, তবে যদি এটি নিয়মিত হয়ে যায়? তাহলে এটি খতিয়ে দেখার মতো।
• সংকুচিত সম্পদ। মহান ব্যবসাগুলি ভাল তহবিল এবং ভাল লোকদের দ্বারা গঠিত হয় যারা দুর্দান্ত। যখন উভয়ই অনাহূতভাবে শুকিয়ে যায় – তখন চিন্তার বিষয়।
• নিচু মনোবল। যদি আপনার দলের মনোবল নিম্নমুখী হয় – তাহলে কিছু ঠিক নেই।
• নিচু মানের ফলাফল। যথেষ্ট পরিষ্কার। 
• খারাপ যোগাযোগ। বড় কর্পোরেশনের অনেক লোক কেবল “ফাঁক গলে” চলে যায় এবং বেশিরভাগ কাজ না করেও তাদের বেতন পায়। পরিচিত? যদিও এটি সব সময় খারাপ নয় – এটি একটি চিহ্ন যে দলগুলি সঠিকভাবে যোগাযোগ করছে না, যা কোনো সফল প্রকল্পের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

নেটফ্লিক্স সময়ে সময়ে বহু বিলিয়ন ডলার ক্ষতি করে, তবে তারা তথ্য সংগ্রহ সম্পর্কে অনেক কিছু জানে। তাদের কাজের প্রতিটি পদক্ষেপ নিবিড়ভাবে পর্যবেক্ষিত হয়, এবং প্রতিটি প্রতিক্রিয়া বিশ্লেষণ এবং বাস্তবায়ন করা হয়। যখন তাদের উৎপাদনশীলতার পথে কোনো সমস্যা আসে – তা অবিলম্বে মুছে ফেলা হয়।

কীভাবে, আপনি প্রশ্ন করছেন? একটি ছোট জিনিস called “Chaos Engineering”। এটা আসলে বেশ দুর্দান্ত শোনাচ্ছে, তাই না? এই পদ্ধতিটি কাজের প্রক্রিয়ায় বিভিন্ন “বাধা” প্রবর্তনের মাধ্যমে পূর্বাভাস দেওয়ার চেষ্টা করে, উদ্দেশ্য হল যখন প্রকৃত সংকট আসবে তখন তা "প্রতিরোধ ক্ষমতা" তৈরি করবে। এটি এমন একটি কর্পোরেট রোগ প্রতিরোধ ব্যবস্থা, বলুন।

সম্ভাব্য সমাধান

যখন সব সমস্যা শেষ পর্যন্ত চিহ্নিত করা হয়, তখন একটি বিষয় অবশিষ্ট থাকে – সেগুলি সত্যিই সমাধান করা। দ্রুত সমস্যাটি সমাধান করার এবং তা আবার না ঘটে তা নিশ্চিত করার মধ্যে একটি রূপালী রেখা রয়েছে – যতটা সম্ভব এটির সাথে থাকুন। 

স্বল্পমেয়াদী সমাধান:

• সম্পদ বরাদ্দ। একটি কাজের জন্য দুইজন খুব ক্লান্ত ম্যানেজার কাজ করছে, যখন অন্যটির জন্য দশজন। আপনি জানেন কি করতে হবে – কিছুটা ভারসাম্য রক্ষা করুন।
• একটি অস্থায়ী শর্টকাট খুঁজুন। কিছু কিছু বিষয় হয়তো একবারে সঠিকভাবে কাজ নাও করতে পারে, কিন্তু প্রাথমিক সূত্রে কিছুটা ছোট কিন্তু অনিচ্ছাকৃত পরিবর্তন নিয়ে কাজ করতে পারে। কিছু সময়ের জন্য এটি থাকুক; যদি কাজ করে, তবে এটি কাজ করে। আপনি পরে ফিরে এসে এটি শোধরাতে পারবেন।
• দ্রুত দক্ষতা উন্নয়ন। যদি আপনার কর্মীদের নির্দিষ্ট দক্ষতার অভাব থাকে, তবে আপনি তাদের একটি দ্রুত শিখুন-যতটা সম্ভব কোর্সে পাঠাতে চাইতে পারেন। এটি পূর্ণাঙ্গ ডিগ্রি না হলেও, এটির দ্বারা কিছুটা সাহায্য পাওয়া যাবে।
• লক্ষ্যভিত্তিক অটোমেশন। যদি কিছু প্রক্রিয়া আপনার দলের অনেক সময় নেয় – তাহলে হয়তো তা অটোমেট করা চাপ কমাতে পারে। এটি শেষ ফলাফলটির গুণমানের উপর প্রভাব ফেলতে পারে, হ্যাঁ, তবে এটি আপনাকে অনেক প্রয়োজনীয় শ্বাস প্রশ্বাসের সুযোগও দিতে পারে।
• যোগাযোগ কর্মশালা। কখনও কখনও এটি একটি, আন্তরিক কথোপকথনই যথেষ্ট। যে এটি আগে হয়নি তা গভীর সমস্যাগুলি প্রদর্শন করে, তবে এটি একটি শুরু।

দীর্ঘমেয়াদী সমাধান:

• পাইপলাইন পুনর্গঠন। যদি কিছু কাজ না করে – এটি ভেঙে ফেলুন এবং তার ধ্বংসাবশেষে কিছু উন্নত তৈরি করুন।
• দলের দক্ষতায় বিনিয়োগ। কোম্পানি-ব্যাপী যোগ্যতা কোর্সগুলি আপনার সহকর্মীদের স্মার্ট এবং আরও কার্যকরী করার জন্য। জ্ঞানমূলক বিনিয়োগ সবসময় ফল দেয়।
• আপনার যুদ্ধ স্টেশনগুলির আপগ্রেড করুন। নতুন পিসি, ট্যাবলেট, অথবা এমনকি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের নতুন এবং উন্নত সংস্করণ অবশ্যই দামী হতে পারে তবে এটি পার্থক্য তৈরি করতে পারে। তবে Taskee বিনামূল্যে, এবং যথেষ্ট কার্যকরী – শুধু বলছি।
• গভীর অটোমেশন। বিশেষত ক্লান্তিকর প্রক্রিয়া চিহ্নিত করুন যা সর্বনিম্ন মানবিক সম্পর্কের প্রয়োজন এবং সেগুলি পুরোপুরি অটোমেট করুন। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট, অর্ডার প্রক্রিয়াকরণ – এরকম কিছু।
• কৌশলগত পরিকল্পনা। সম্ভাব্য প্রতিবন্ধকতা এবং আপনার সাধারণ প্রয়োজনগুলি পূর্বেই পরিকল্পনা করুন। এটি বিশ্বের বেশিরভাগ সমস্যার বিরুদ্ধে ইমিউনিটি নিশ্চিত করে।

সংশ্লিষ্ট নিবন্ধ:

প্রক্রিয়া উন্নয়নের জন্য, অনুগ্রহ করে পড়ুন হাইব্রিড প্রকল্প ব্যবস্থাপনা: এজাইল এবং ওয়াটারফল একত্রিত করার জন্য একটি সুষম পদ্ধতি. 

দলের কার্যকারিতা উন্নত করার জন্য, দেখুন কানবান বোর্ড কী? কাজের প্রবাহ পরিচালনা এবং চিত্রিত করার জন্য একটি গাইড. 

সম্পদ ব্যবস্থাপনা উন্নত করার জন্য, পড়ুন সম্পদ ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া: কার্যকর পরিকল্পনার মাধ্যমে আপনার প্রকল্পের সাফল্য রূপান্তর করুন.

উপসংহার 

কাজের প্রবাহের প্রতিবন্ধকতাগুলি বোঝা এবং তা মোকাবেলা করা দক্ষ অপারেশন বজায় রাখার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। সঠিক টুলস, প্রক্রিয়া এবং অনুশীলনের সংমিশ্রণ দিয়ে, দলগুলি প্রতিবন্ধকতাগুলি চিহ্নিত করতে এবং সেগুলি সমাধান করতে পারে তার প্রভাব প্রকল্পের সফলতার উপর পড়ার আগে। মূল বিষয় হল প্রক্রিয়া উন্নয়নের প্রতি একটি সক্রিয় দৃষ্টিভঙ্গি বজায় রাখা এবং অব্যাহত অপটিমাইজেশন সংস্কৃতি গড়ে তোলা।

সুপারিশকৃত পাঠ্য

"Theory of Constraints"

আধুনিক ব্যবসায়িক পরিবেশে অপারেশনাল প্রতিবন্ধকতাগুলি বোঝা এবং সমাধান করার জন্য একটি বিস্তৃত গাইড।

Amazon এ

"Lean Process Improvement"

কাজের প্রবাহ সরলীকৃত করার এবং একটি পদ্ধতিগত দৃষ্টিভঙ্গির মাধ্যমে অপচয় দূর করার কৌশল।

Amazon এ

"The Phoenix Project"

আইটি অপারেশনে প্রতিবন্ধকতাগুলির ব্যবস্থাপনা বাস্তব ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা হয়েছে এবং কার্যকরী কেস স্টাডি সমূহ।

Amazon এ