Usimamizi wa Majukumu Yanayoshirikiana katika Timu

Utangulizi

Mara nyingi chanzo cha majukumu yanayoingiliana ni mipaka ya majukumu isiyo wazi, hasa katika miradi inayounganisha idara kadhaa, ambapo wauzaji hufanya kazi na watengenezaji wa programu na wabunifu hukaa bega kwa bega na wachambuzi. Katika hali kama hizi "kanda za kijivu" hujitokeza zenyewe: maeneo ambayo kwa kweli haieleweki nani anapaswa kufanya uamuzi.

Mageuzi ya majukumu huongeza utata. Kazi ambayo mwaka mmoja uliopita ilikuwa mikononi mwa mtaalamu mmoja sasa inaweza kuhitaji maoni ya watu kadhaa. Teknolojia inabadilika, michakato inazidi kuwa tata, na mipaka iliyokuwa wazi zamani inaanza kufifia.

Msukumo wa kujitegemea ni sababu ya tatu. Mfanyakazi mzoefu mara nyingi huamua kubeba kazi mwenyewe kuliko kuhatarisha mradi ukwame kwa sababu wengine hawakuchukua hatua. Kwa mtu binafsi hili linaeleweka, lakini kwa timu nzima linaleta juhudi zinazorudiwa na kudhoofisha uratibu. Maelezo zaidi: Programu ya Usimamizi wa Miradi kwa Timu za Uhandisi.

Gharama ya majukumu yasiyowazi

• Hatua inayofuata ni kutambua nukta za maumivu. Iulize timu kukumbuka hali kutoka mwezi uliopita ambapo machafuko yalitokea kuhusu nani alikuwa anawajibika. Idadi ya kesi hizo kwa kawaida huzidi matarajio ya awali.

Matriki ya RACI

Matriki ya RACI ni jedwali linaloonyesha jukumu la kila mtu katika kila mchakato. Inasaidia tu pale inapotumiwa kwa uthabiti na nidhamu.

RACI ina maana ya:

• Responsible (Mtekelezaji): mtu anayefanya kazi yenyewe. Kazi moja inaweza kuwa na watekelezaji kadhaa.
• Accountable (Mmiliki): mtu anayewajibika kwa matokeo na kufanya maamuzi makuu. Jambo la msingi ni kwamba kila kazi inakuwa na Accountable mmoja tu.
• Consulted (Mshauri): watu ambao maoni yao lazima yazingatiwe, kwa kawaida wataalamu wa maeneo jirani.
• Informed (Mwangalizi): watu wanaopaswa kupewa taarifa, ingawa uamuzi hautegemei maoni yao.

Mbinu ya vitendo: Anza na matriki ya RACI kwa mchakato mmoja maalum, kwa mfano kuajiri mfanyakazi mpya au kuzindua kipengele kipya cha bidhaa. Timu ikishaelewa kanuni kupitia mfano halisi, unaweza kuipanua kwenye michakato mingine.

Mfano wa matumizi: Katika uzinduzi wa kipengele cha bidhaa, Responsible anaweza kuwa mtengenezaji wa programu, Accountable meneja wa bidhaa, Consulted mbunifu na mchambuzi, na Informed uongozi pamoja na huduma kwa wateja.

Kizuizi muhimu: Kila kazi inapaswa kuwa na Accountable mmoja tu. Watu wawili wakiteuliwa kuwa wamiliki kwa pamoja, mwishowe hakuna hata mmoja wao anayebeba uwajibikaji.

Usawazishaji wa kila wiki

Mikutano ya timu ya mara kwa mara ni chombo cha uratibu, na thamani yake inategemea zaidi jinsi inavyoendeshwa. Mikutano ya kawaida ya kusimama mara nyingi hugeuka kuwa mijadala mirefu ya undani inayomeza muda bila kuleta maelewano yaliyokusudiwa.

Muundo bora wa usawazishaji wa kila wiki:

• Ninapanga nini (dakika 3 kwa mtu): kwa ufupi, kazi kuu za wiki
• Ninahitaji msaada wapi (dakika 2 kwa mtu): maombi mahususi ya msaada au ushauri
• Miingiliano inayowezekana (dakika 5 kwa kikundi): kujadili kazi zinazoweza kugusa kazi za wenzako

Muundo huu unachukua dakika 15-20 na huokoa masaa ya kazi inayorudiwa. Ni biashara yenye faida, shirika liwe dogo au kubwa.

Matriki ya umahiri

Kila timu ina wataalamu wasio rasmi, yaani watu ambao wenzao huwaendea kupata ushauri kuhusu mada fulani. Utaalamu huu ukitajwa wazi na kurasimishwa, mkanganyiko kuhusu nani wa kushauriana naye na nani anaamua pale kunapokuwa na mvutano hupungua.

Matriki ya umahiri inafafanua viwango vitatu:

• Mtaalamu: hufanya uamuzi wa mwisho katika eneo hili, huwashauri wenzake na huwajibika kukuza ujuzi wa timu katika eneo hilo
• Mtekelezaji: hushughulikia kazi za kawaida peke yake na anaweza kushika nafasi ya mtaalamu inapohitajika
• Mwanzilishi: anajifunza eneo hili na hufanya kazi chini ya uongozi wa mtaalamu au mtekelezaji

Matriki kama hii inaonyesha papo hapo umwendee nani ukiwa na swali na nani anasuluhisha mvutano. Mtu mmoja anaweza kuwa mtaalamu katika eneo moja na mwanzilishi katika jingine, jambo ambalo ni la kawaida kimuundo na lina manufaa katika kazi ya kila siku. Soma zaidi: Usimamizi wa Kampuni.

Uwazi wa michakato

Zana ya usimamizi wa mradi iliyowekwa vizuri huonyesha nani anafanya nini na hufichua miingiliano kabla haijageuka kuwa migogoro au kazi inayorudiwa. Kanuni kuu:

• Nafasi ya taarifa iliyounganishwa: Kazi zote, hali zake na wanaozishughulikia zinapaswa kuonekana mahali pamoja ambapo timu nzima inaweza kufikia.
• Uwazi wa mzigo wa kazi: Kila mmoja anapaswa kuona wenzake wanafanya nini na wamebanwa kiasi gani.
• Arifa za kiotomatiki: Mfumo unapaswa kuwajulisha wahusika kuhusu mabadiliko ya kazi bila mtu kulazimika kumwandikia kila mmoja.
• Urahisi wa chombo: Mfumo rahisi unaotunzwa vizuri ni bora kuliko mfumo tata ambao nusu ya timu haijauzoea. Chombo kina thamani kwa kiasi kinachotumiwa.

Hata michakato iliyoboreshwa zaidi huleta faida ndogo kama timu haina utamaduni wa kuzungumza matatizo waziwazi. Watu wanahitaji kujisikia huru kukiri kwamba hawana uhakika na majukumu yao, na hapo ndipo zana za kimuundo zinaweza kushughulikia utata ulio chini yake.

Makala zinazohusiana:

Kwa mbinu rahisi za usimamizi wa mradi, soma Usimamizi wa Mradi wa Agile: Miradi Yenye Ufanisi.

Kuelewa jinsi michakato iliyopangwa inavyoongeza tija, soma Mtiririko wa kazi wa PM: Hatua za kurahisisha mafanikio ya mradi.

Kwa njia za kupanga vizuri timu zilizotawanyika, soma Jinsi ya kuandaa timu kwa kazi ya mbali ya muda mrefu.

Hitimisho

Kadri timu inavyokua na miradi inavyozidi kuwa tata, mipaka ya majukumu inahitaji kukaguliwa mara kwa mara na michakato ya uratibu inahitaji kuboreshwa daima. Hakuna anayetarajia mfumo usio na mwingiliano hata mmoja. Lengo ni kuhakikisha kila mwingiliano unajulikana, unadhibitiwa na unaelekea kwenye matokeo ya pamoja, badala ya kuwa zao la muundo usio wazi au maamuzi binafsi yasiyoratibiwa.