Komandalarda üst-üstə düşən rolların idarə edilməsi

Giriş

Üst-üstə düşən məsuliyyətlərin kökündə çox vaxt rol sərhədlərinin aydın olmaması dayanır. Bu, xüsusən marketoloqların tərtibatçılarla işlədiyi, dizaynerlərin analitiklərlə yan-yana oturduğu çoxfunksiyalı layihələrdə özünü göstərir. Belə şəraitdə "boz zonalar" öz-özünə yaranır: kimin qərar verməli olduğunu heç kəsin dəqiq bilmədiyi sahələr.

Rolların təkamülü işi daha da çətinləşdirir. Bir il əvvəl tək bir mütəxəssisin boynunda olan iş indi bir neçə nəfərin rəyini tələb edə bilər. Texnologiyalar dəyişir, proseslər mürəkkəbləşir, bir vaxtlar aydın olan sərhədlər isə bulanıqlaşır.

Müstəqilliyə can atma üçüncü amildir. Təcrübəli işçi başqası tərpənmədiyi üçün layihənin batmasını gözləməkdənsə, işi öz üzərinə götürməyi üstün tutur. Fərdi səviyyədə bunu anlamaq olar, amma komanda səviyyəsində bu, eyni işin iki dəfə görülməsinə gətirir və koordinasiyanı zəiflədir. Ətraflı məlumat: Mühəndislik komandaları üçün layihə idarəetmə proqramı.

Qeyri-müəyyən məsuliyyətlərin dəyəri

• Növbəti addım ağrı nöqtələrinin müəyyən edilməsidir. Komandadan keçən ayda kimin məsul olduğu barədə qarışıqlığın yarandığı vəziyyətləri xatırlamağı xahiş edin. Bu cür hallar sayı adətən ilkin gözləntiləri aşır.

RACI matrisi

RACI matrisi hər prosesdə kimin hansı rolu daşıdığını göstərən cədvəldir. O, yalnız ardıcıl və intizamla tətbiq olunanda işə yarayır.

RACI mənası:

• Responsible (İcraçı): işi bilavasitə görən şəxs. Bir tapşırıqda bu rolu bir neçə nəfər daşıya bilər.
• Accountable (Sahib): nəticəyə cavab verən və əsas qərarları qəbul edən şəxs. Ən vacibi budur ki, hər tapşırıq üçün yalnız bir Accountable olmalıdır.
• Consulted (Məsləhətçi): rəyi mütləq nəzərə alınmalı olanlar, adətən qonşu sahələrin mütəxəssisləri.
• Informed (Müşahidəçi): işin gedişindən xəbərdar edilməli olanlar, lakin qərar onların rəyindən asılı olmur.

Praktiki yanaşma: Əvvəlcə bir konkret proses üçün RACI matrisi qurun, məsələn, yeni işçinin qəbulu və ya məhsulda yeni funksiyanın buraxılışı üçün. Komanda prinsipi canlı nümunədə mənimsədikdən sonra onu başqa proseslərə də yaymaq olar.

Tətbiqi nümunə: Yeni funksiyanın buraxılışında Responsible tərtibatçı, Accountable məhsul meneceri, Consulted dizayner və analitik, Informed isə rəhbərlik və müştəri dəstəyi ola bilər.

Əsas məhdudiyyət: Hər tapşırığın dəqiq bir Accountable şəxsi olmalıdır. İki nəfər eyni vaxtda sahib təyin olunanda, faktiki məsuliyyət heç birinin üzərində qalmır.

Həftəlik sinxronlaşdırmalar

Müntəzəm komanda görüşləri koordinasiya vasitəsidir və onların faydası ilk növbədə formatdan asılıdır. Adi stand-up-lar çox vaxt uzun-uzadı detal müzakirəsinə çevrilir, vaxt aparır, amma nəzərdə tutulan razılaşmanı yaratmır.

Həftəlik sinxronlaşdırma üçün işlək format:

• Mən nə planlaşdırıram (hər nəfər üçün 3 dəqiqə): həftənin əsas tapşırıqlarına qısa baxış
• Mənə harada kömək lazımdır (hər nəfər üçün 2 dəqiqə): dəstək və ya məsləhət üçün konkret xahişlər
• Potensial üst-üstə düşmələr (qrup üçün 5 dəqiqə): həmkarların işinə toxuna biləcək tapşırıqların müzakirəsi

Bu format 15-20 dəqiqə çəkir və saatlarla təkrar işin qarşısını alır. Təşkilat kiçik olsun, ya böyük, bu mübadilə özünü doğruldur.

Səlahiyyət matrisi

Hər komandada qeyri-rəsmi ekspertlər olur, yəni başqalarının müəyyən mövzularda məsləhət üçün müraciət etdiyi insanlar. Bu bilik açıq və rəsmi şəkildə qeyd olunanda, kimlə məsləhətləşmək lazım olduğu və mübahisəli vəziyyətdə kimin qərar verdiyi barədə çaşqınlıq azalır.

Səlahiyyət matrisi üç səviyyə müəyyən edir:

• Ekspert: bu sahədə son qərarı verir, həmkarlarına məsləhət verir və komandanın bu istiqamətdə bacarığını artırmağa cavabdehdir
• Praktikant: adi tapşırıqları təkbaşına həll edir, lazım gələndə eksperti əvəz edə bilər
• Yenibaşlayan: bu sahəni öyrənir, ekspertin və ya praktikantın rəhbərliyi ilə işləyir

Belə matris sualla kimə müraciət etməli olduğunu və mübahisəni kimin həll etdiyini dərhal aydınlaşdırır. Bir nəfər bir sahədə ekspert, digərində isə yenibaşlayan ola bilər. Bu, struktur baxımından normaldır, gündəlik işdə də fayda verir. Daha çox oxuyun: Şirkət idarəçiliyi.

Proses şəffaflığı

Düzgün qurulmuş layihə idarəetmə aləti kimin nə ilə məşğul olduğunu göstərir və üst-üstə düşmələri münaqişəyə və ya təkrar işə çevrilməmişdən əvvəl üzə çıxarır. Əsas prinsiplər:

• Birləşdirilmiş məlumat fəzası: Bütün tapşırıqlar, onların statusu və icraçıları bütün komandanın baxa bildiyi bir yerdə toplanmalıdır.
• İş yükünün şəffaflığı: Hər kəs həmkarlarının nə üzərində işlədiyini və nə qədər yükləndiyini görə bilməlidir.
• Avtomatik bildirişlər: Tapşırıqda dəyişiklik olanda sistem aidiyyəti şəxsləri özü xəbərdar etməlidir ki, heç kəs hamıya ayrıca yazmalı olmasın.
• Alət sadəliyi: Yaxşı baxılan sadə sistem komandanın yarısının alışmadığı mürəkkəb sistemdən üstündür. Alət nə qədər istifadə olunursa, bir o qədər faydalıdır.

Komandada problemləri açıq danışmaq mədəniyyəti yoxdursa, ən mükəmməl proseslər də az fayda verir. İnsanlar öz məsuliyyətlərindən əmin olmadıqlarını rahatlıqla etiraf edə bilməlidirlər, yalnız bundan sonra struktur alətlər dərindəki qeyri-müəyyənliyi aradan qaldıra bilər.

Əlaqəli məqalələr:

Çevik layihə idarəetmə üsulları haqqında Agile Layihə İdarəetməsi: Effektiv Layihələr yazısını oxuyun.

Strukturlaşdırılmış proseslərin səmərəliliyi necə artırdığını anlamaq üçün PM iş axını: Layihə uğurunu sadələşdirmək üçün addımlar yazısını oxuyun.

Paylanmış komandaları necə təşkil etmək barədə Uzunmüddətli uzaqdan iş üçün komandanı necə təşkil etmək yazısını oxuyun.

Nəticə

Komanda böyüdükcə və layihələr mürəkkəbləşdikcə məsuliyyət sərhədlərinə müntəzəm yenidən baxmaq, koordinasiya proseslərini isə daim təkmilləşdirmək lazımdır. Heç kəs tək bir üst-üstə düşmə olmayan sistem gözləmir. Məqsəd odur ki, hər üst-üstə düşmə şüurlu, idarə olunan və ortaq nəticəyə yönəlmiş olsun, qeyri-müəyyən strukturun və ya razılaşdırılmamış fərdi qərarların məhsulu olmasın.