অতিরিক্ত যোগাযোগ ঠেকানোর কৌশল

মূল বিষয়সমূহ

কখন এটি অতিরিক্ত হয়ে যায়?

যখন আপনি বারবার একই বিষয় পুনরাবৃত্তি করছেন যাতে প্রতিটি সহকর্মী এবং ম্যানেজার অবশেষে ধারণাটি বুঝতে পারে — তখন আপনার সমস্যা হয়েছে।

চলুন একটি উদাহরণ দিয়ে বিষয়টি সহজ করি। ধরুন, আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্প চালু করছেন, এবং দলকে পুরো প্রক্রিয়ার জন্য সঠিকভাবে প্রস্তুত করতে হবে। প্রথমে, আপনি একটি ইমেইল পাঠান। তারপর, একটি মিটিং আয়োজন করেন। এরপর, আপনি একটি ফিগমা পেজ শেয়ার করেন যা কী করা উচিত নয় তা নিয়ে স্লাইড রয়েছে। এবং নিশ্চিত হওয়ার জন্য, আপনি কাজের চ্যাটে একটি বড় টেক্সট পোস্ট করেন।

এটাই অতিরিক্ত যোগাযোগের উৎকৃষ্ট উদাহরণ।

বিশেষভাবে বড় দলগুলিতে, যেখানে সদস্য সংখ্যা হাজারেরও বেশি, এই ধরনের পুনরাবৃত্তি আসলে যুক্তিযুক্ত হতে পারে।

কিন্তু যদি আমরা তুলনা করি তুলনামূলকভাবে ছোট বা বাড়তে থাকা দলগুলির কথা? কিছু জীবন রক্ষাকারী অভ্যাস বিষয়টিকে স্বাভাবিক অবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারে।

যখন অতিরিক্তই উপকারী

যেমনটি usual, বিষয়গুলি সাদা এবং কালো নয়, তাই কখনও কখনও আপনার কর্মচারীদের উপর নিবিড় নজর রাখা একটি ভালো ধারণা। তবে এই পরিস্থিতিগুলি অত্যন্ত নির্দিষ্ট, তাই অতিরিক্ত না হওয়া ভাল:

• প্রতিষ্ঠানিক পরিবর্তনের সময়। এই মুহূর্তগুলিতে, সর্বাধিক স্পষ্টতা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, একটি নতুন প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কাঠামোতে রূপান্তরের সময়, একটি তিন-ধাপের পদ্ধতি ব্যবহার করা যেতে পারে: প্রথমে, পরিবর্তনগুলি ব্যাখ্যা করতে একটি ওয়েবিনার, তারপর, কর্পোরেট জ্ঞানভাণ্ডারে একটি বিস্তারিত গাইড, এবং অবশেষে, দলীয় চ্যাটে সংক্ষিপ্ত অনুস্মারকগুলির একটি সিরিজ। এই পদ্ধতি বিশৃঙ্খলা কমাতে সাহায্য করে এবং একটি মসৃণ রূপান্তর নিশ্চিত করে।
• গুরুত্বপূর্ণ তথ্য যোগাযোগের সময়। যখন ডেডলাইন, প্রকল্প পরিবর্তন, বা প্রধান সিদ্ধান্তের কথা আসে, তখন অতিরিক্ত যোগাযোগ না হওয়ার চেয়ে ভালো। আমি এমনকি সবচেয়ে মনোযোগী সহকর্মীদেরও গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস করতে দেখেছি — বিশেষ করে যদি এটি অনেক অন্যান্য বার্তার মধ্যে চাপা পড়ে থাকে।
• বহু সংস্কৃতির এবং বিতরণকৃত দলের ক্ষেত্রে। এখানে, এটি শুধু সুবিধাজনক নয়, এটি অপরিহার্য। আমি একবার পাঁচটি ভিন্ন দেশের একটি দলের সাথে কাজ করেছি, এবং আমরা বুঝতে পেরেছিলাম যে বিষয়গুলি সুষ্ঠুভাবে চলতে রাখতে, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে মূল সিদ্ধান্তগুলি কমপক্ষে তিনটি উপায়ে ডকুমেন্ট করা হোক: একটি মিটিংয়ে আলোচনা করা, একটি শেয়ার করা ডকুমেন্টে ধারণ করা, এবং চ্যাটে পোস্ট করা।
• নতুন কর্মচারীদের অনবোর্ডিংয়ের সময়। যখন নতুনরা যোগ দেয়, তখন সবকিছু একাধিকবার পুনরাবৃত্তি করতে হয়। আমার একজন ম্যানেজার একটি অত্যন্ত ব্যবহারিক "ট্রিপল-টাচ" পদ্ধতি প্রবর্তন করেছিলেন: প্রথমে, অনবোর্ডিংয়ের সময় বিষয়গুলি ব্যাখ্যা করুন, তারপর, একটি লিখিত গাইড প্রদান করুন, এবং অবশেষে, প্রতিটি মূল প্রক্রিয়ার জন্য একটি ভিডিও ওয়াকথ্রু রেকর্ড করুন। এর মাধ্যমে, কেউ বিভ্রান্ত হয় না, এবং সবকিছু স্পষ্ট থাকে।

এই নির্দিষ্ট পরিস্থিতিরও ব্যতিক্রম রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, বেশিরভাগ রিমোট কর্মীরা স্বনির্ভর হওয়ার ধারণায় বেশ অভ্যস্ত এবং যতটা সম্ভব স্বাধীন থাকতে পছন্দ করেন। তাই যদি আপনি ইতিমধ্যে অন্য মহাদেশের সেই ব্যক্তির সাথে কয়েক মাস ধরে কাজ করে থাকেন এবং জানেন যে তিনি ভালো কাজ করছেন — তাহলে তাকে বা অন্য অনুরূপ দলের সদস্যদের অতিরিক্ত নজরদারি করার কোনো কারণ নেই।

শেয়ারিং বাড়লেই যত্ন নয়

এখনও মনে করেন যে আপনার কর্মচারীদের উপর নজর রাখা একটি ভালো ধারণা, সম্ভাব্য নেতিবাচক দিক থাকা সত্ত্বেও

• একটি স্পষ্ট যোগাযোগ চ্যানেলের সিস্টেম তৈরি করুন। প্রতিটি প্ল্যাটফর্মের জন্য একটি নির্দিষ্ট কাজ নির্ধারণ করুন এবং সেই কাঠামো অনুসরণ করুন। যখন আপনার দল জানে যে Slack দ্রুত সিদ্ধান্তের জন্য এবং Taskee প্রকল্পের ডকুমেন্টেশনের জন্য, তখন যোগাযোগের দক্ষতা বহুগুণ বৃদ্ধি পায়। আপনার দলের সদস্যদের শুধু চ্যানেলগুলি কীভাবে ব্যবহার করতে হবে তা নয়, বরং কীভাবে সেগুলিকে কার্যকরভাবে সংযুক্ত করতে হয় তা শিখান: উদাহরণস্বরূপ, একটি ভিডিও কল সর্বদা একটি ইমেইল সারাংশের মাধ্যমে শেষ হওয়া উচিত, যাতে মূল সিদ্ধান্ত এবং পরিষ্কার কর্মের আইটেমগুলি উল্লেখ করা হয়।
• "তিনের নিয়ম" প্রয়োগ করুন। মনস্তত্ত্ববিদরা বলেন যে তথ্য মনে রাখতে, মানুষের এটি কমপক্ষে তিনটি ভিন্ন ফরম্যাটে এক্সপোজার করতে হয়। একটি মাল্টিসেন্সরি পদ্ধতি ব্যবহার করুন: verbal উপস্থাপনা দিয়ে শুরু করুন (একটি মিটিং), দৃশ্যমানভাবে এটি দৃঢ় করুন (একটি ডকুমেন্ট), এবং পরবর্তী পদক্ষেপ পরিকল্পনা করার সময় প্রেক্ষাপট ভিত্তিক অনুস্মারক প্রদান করুন। Ebbinghaus’ এর ভুলে যাওয়ার গবেষণা দেখায় যে পুনরাবৃত্তি ছাড়া, প্রথম এক ঘণ্টার মধ্যে ৫০% এর বেশি তথ্য হারিয়ে যায়, এবং ১০ ঘণ্টার পর, প্রায় ৩৫% অবশিষ্ট থাকে।
• পূর্বানুমোদন প্রক্রিয়া প্রয়োগ করুন। গুরুত্বপূর্ণ বার্তার জন্য একটি স্পষ্ট স্বীকারোক্তি সিস্টেম তৈরি করুন — সহজ ইমোজি প্রতিক্রিয়া থেকে শুরু করে আনুষ্ঠানিক চেকলিস্ট পর্যন্ত। এই অনুশীলনটি বিমান চলাচল এবং চিকিৎসা থেকে নেওয়া হয়েছে, যা একটি বন্ধ যোগাযোগ চক্র তৈরি করে এবং ভুলের সম্ভাবনা উল্লেখযোগ্যভাবে কমিয়ে দেয়। স্পষ্ট প্রতিক্রিয়া সময়সীমা নির্ধারণ করুন এবং শুধুমাত্র যারা প্রতিক্রিয়া দেননি তাদের জন্য অনুস্মারক স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠান, পুরো দলের কাছে বার্তা পুনরায় পাঠানোর পরিবর্তে।
• দৃশ্যমান যোগাযোগ ব্যবহার করুন। নিউরোসায়েন্সের গবেষণা দেখায় যে মস্তিষ্ক দৃশ্যমান তথ্য পাঠ্য তুলনায় ৬০,০০০ গুণ দ্রুত প্রক্রিয়া করে। জটিল প্রক্রিয়া গুলির জন্য চিত্র, ইনফোগ্রাফিক এবং ফ্লোচার্ট তৈরিতে সময় বিনিয়োগ করুন। সর্বাধিক কার্যকারিতার জন্য, স্পষ্ট গ্রাফিক উপাদানগুলির সাথে ন্যূনতম পাঠ্য সংমিশ্রণ করুন।
• যোগাযোগের কার্যকারিতা নিয়মিত মূল্যায়ন করুন। যোগাযোগ প্রবাহের একটি কাঠামোগত নিরীক্ষা চালু করুন, যা পরিমাণগত এবং গুণগত উভয় মেট্রিক ব্যবহার করে। শুধু তথ্য পাঠানোর গতি নয়, বরং বুঝতে পারাও পরিমাপ করুন — ছোট কুইজ বা চেক-ইন মাধ্যমে। একটি "যোগাযোগ হিটম্যাপ" তৈরি করুন, যা বিভিন্ন ধরনের তথ্যের জন্য সবচেয়ে কার্যকর চ্যানেলগুলি ট্র্যাক করতে সহায়ক হবে। যেসব কোম্পানি তাদের যোগাযোগ নিয়মিতভাবে নিরীক্ষণ করে, তারা প্রকল্পগুলো সময়মতো আরও ধারাবাহিকভাবে সম্পন্ন করতে পারে।
• একটি একক সত্যের উৎস তৈরি করুন। একটি কেন্দ্রীয় জ্ঞান ভাণ্ডার প্রতিষ্ঠা করুন, যার একটি স্পষ্ট কাঠামো এবং রক্ষণাবেক্ষণ নিয়ম রয়েছে। শুধু এই সম্পদটি থাকা যথেষ্ট নয় — এটি দৈনিক কাজের প্রবাহে একীভূত হওয়া উচিত। একটি প্রোটোকল সেট করুন যেখানে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত ২৪ ঘণ্টার মধ্যে এই ভাণ্ডারে ডকুমেন্ট করা হবে। যেসব দল একক সত্যের উৎস ব্যবহার করে, তারা বিরোধ নিষ্পত্তি করতে এবং আপ-টু-ডেট তথ্য খুঁজতে কম সময় ব্যয় করে।
• যোগাযোগের শৈলী বিবেচনা করুন। আপনার দলের যোগাযোগের পছন্দগুলি একটি আনুষ্ঠানিক মূল্যায়ন করুন, যেমন DISC বা VAK (ভিজ্যুয়াল, অডিটরি, কাইনেস্টেটিক) শেখার শৈলীর মাধ্যমে। প্রধান স্টেকহোল্ডার এবং প্রকল্পের জন্য ব্যক্তিগতকৃত যোগাযোগ পরিকল্পনা তৈরি করুন, যা এই পছন্দগুলি মাথায় রেখে তৈরি করা হয়েছে। অভিযোজিত যোগাযোগ আরও কার্যকর সহযোগিতায় পরিণত হয়।

সম্পর্কিত প্রবন্ধ:

আপনার দলের পারস্পরিক সম্পর্ক এবং মনোবল শক্তিশালী করতে চান? দেখুন পজিটিভ রিইনফোর্সমেন্ট ইন টাস্ক ম্যানেজমেন্ট টু বুস্ট টিম প্রোডাক্টিভিটি.

কীভাবে রিমোট কাজের স্বাধীনতা বজায় রেখে গুণমান এবং উৎপাদনশীলতা হারানো যাবে না? পড়ুন রিমোট অ্যাকাউন্টেবিলিটি: কিপিং ইয়োর টিম প্রোডাকটিভ অ্যান্ড রেসপন্সিবল.

প্রকল্প সম্পূর্ণ করার হার বাড়াতে এবং অপারেশনাল খরচ কমাতে চান? অনুসন্ধান করুন হাউ টু অর্গানাইজ আ টিম ফর লং-টার্ম রিমোট ওয়ার্কিং.

সিদ্ধান্ত

তথ্যের শব্দদূষণের যুগে, প্রকৃত দক্ষতা হল বেশিক্ষণ বা জোরে কথা বলা নয়, বরং এমন বার্তা তৈরি করা যা উপেক্ষিত হতে পারে না — তার ঘনত্বের কারণে নয়, বরং তার গুণমান, সময় এবং প্রাসঙ্গিকতার কারণে।

তথ্য শুধু পুনরাবৃত্তি করা উচিত নয়; এটি প্রতিধ্বনিত হওয়া উচিত, দৃঢ়ীকৃত হওয়া উচিত, এবং অবশেষে ক্রিয়ায় পরিণত হওয়া উচিত।

প্রস্তাবিত পড়া

"High Output Management"

কার্যকর ব্যবস্থাপনা কৌশলগত অতিরিক্ত যোগাযোগ দাবি করে।

অ্যামাজনে

"Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World"

এই বইটি জটিল সংস্থাগুলির মধ্যে যোগাযোগ কৌশলের রূপান্তর অন্বেষণ করে।

অ্যামাজনে

"Noise: A Flaw in Human Judgment"

এটি তথ্য শব্দদূষণ এবং যোগাযোগ অতিরিক্ততার সিদ্ধান্ত গ্রহণে প্রভাব নিয়ে একটি গভীর অনুসন্ধান।

অ্যামাজনে