Wie man arbeitsablauf-flaschenhälse identifiziert

Wichtige Erkenntnisse

Einführung

Der Traum jedes Autoenthusiasten ist es, die leere Autobahn hinunterzufahren, ohne ein einziges Stau zu sehen. Leider sind wir im 21. Jahrhundert und die meisten Städte sind immer noch auf Autos angewiesen, sodass man vielleicht…uh, ungefähr 3 Sekunden schnell fährt, bevor man zum Stillstand kommt. 

Gott nein, wir befürworten kein Rasen. Es ist nur eine schöne Metapher, um zu erklären, dass der gesamte Prozess mit Engpässen oder „Staus“ in diesem Szenario 10 Mal angenehmer und produktiver ist. 

Ein Bericht von Formstack und Mantis Research ergab, dass Organisationen jährlich bis zu 1,3 Millionen Dollar verlieren können, weil ineffiziente Aufgaben die Mitarbeiter belasten. Der gleiche Bericht zeigte, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeiter täglich mindestens zwei Stunden mit wiederholenden Aufgaben verbringen, was den Bedarf an Prozessoptimierung unterstreicht.

1,3 Millionen Dollar sind… viele Nullen. Aber egal. Was Sie zuerst verstehen müssen, ist, dass alle Engpässe in zwei Haupttypen unterteilt werden können: chaotische Prozesse und chaotische Ressourcenverteilung. Manchmal auch beides. Hier ist, was Sie darüber wissen müssen:

Chaotische Prozesse:

• Alte Arbeitsmethoden. Tabellenkalkulationen und Besprechungen im Büro? Wie soll das jemandem helfen?
• Überengineerte Vorabprüfungen. Selbst das beste Produkt auf dem Markt wird scheitern, wenn man es durch 10 Prüfungs- und Testphasen schickt.
• Bürokratie und Papierkram. Wenn 20 verschiedene Abteilungen zustimmen müssen, um ein bestimmtes Feature zu genehmigen – wird das Produkt niemals das Licht der Welt erblicken.
• Manuelle Arbeit. KI wird wahrscheinlich keine Copywriter und Künstler ersetzen, aber sie eignet sich hervorragend, um Tabellen und umfangreiche Excel-Listen zu füllen – lassen Sie sie genau das tun und konzentrieren Sie sich auf die eigentliche Arbeit.
• Unproduktiver Arbeitsablauf. Wahre Kraft liegt in der Einfachheit. Wenn es Schritte gibt, die wenig zum Endergebnis beitragen – eliminieren Sie sie.

Chaotische Ressourcenverteilung:

• Unterbesetzte Teams. Wenn Ihr Projektmanager gleichzeitig 3 verschiedene Jobs erledigt, dann ist das nicht „Verwalten“ – das ist einfach ein schneller Weg zum Burnout.
• Veraltete Ausrüstung. PCs, die kaum Tetris ausführen können, Excel-Tabellen, die seit dem Zusammenbruch der Sowjetunion nicht mehr aktualisiert wurden, oder alte, quietschende Bürostühle – all das kann Arbeitsprozesse erheblich verlangsamen.
• Probleme bei der Budgetierung. Manchmal führt ein Mangel an angemessener Finanzierung dazu, dass Teams auf wichtige Teile eines komfortablen und produktiven Arbeitsablaufs verzichten müssen. Kurzfristig kann das funktionieren, aber auf lange Sicht wird es alle Beteiligten erschöpfen.

Also ja, viele Faktoren, die zu einem großen Problem führen, aber wenn Sie zumindest eines der oben genannten Probleme lösen – das ist schon ein riesiger Erfolg. Es gab diese eine Zeit, als Bethany Home Healthcare die Personalkosten um fast 200% senkte, indem sie die Geschäftsprozessautomatisierung implementierte – große Ergebnisse mit scheinbar kleinen Änderungen im täglichen Arbeitsablauf 

Wie man Engpässe frühzeitig erkennt

Zu verstehen, was schief gehen kann oder bereits schief gegangen ist, ist eine Sache – es frühzeitig zu erkennen, ist die schwierigste. Amazon zum Beispiel mag in Bezug auf Arbeitspraktiken fragwürdig sein, aber sie wissen einiges über die Vorhersage potenzieller Engpässe. 

Sie verwenden aktiv so genannte prädiktive Analysen – eine Methode, bei der historische und kulturelle Daten untersucht werden, um potenzielle Krisen zu erkennen, bevor sie überhaupt eintreten.

COVID-19 war für alle eine Überraschung, aber dank prädiktiver Analysen konnte sich Amazon schnell anpassen und Kunden trotz der Umstände halten…

…prädiktive Analysen und fragwürdige Geschäftspraktiken, aber das ist ein anderes Thema.

Hier sind einige potenzielle „Warnsignale“, auf die Sie achten sollten, um problematische Zonen frühzeitig zu erkennen:

• Die Aufgaben häufen sich und scheinen nie zu enden. Es ist ganz in Ordnung, wenn Ihr Team immer beschäftigt ist, sozusagen. Aber wenn die Anzahl der unerledigten Aufgaben einen bestimmten, kritischen Punkt erreicht und immer schlimmer wird? Dann könnte etwas nicht stimmen.
• Deadlines sind nur ein Konzept. Ein paar verpasste Deadlines in einer besonders harten Woche sind völlig normal, aber wenn das zur Norm wird? Es könnte sinnvoll sein, das zu überprüfen.
• Ressourcenknappheit. Große Unternehmen stehen auf gutem Funding und großartigen Menschen. Wenn beide langsam knapp werden – dann gibt es Grund zur Sorge.
• Geringe Moral. Wenn die Stimmung in Ihrem Team auf dem Tiefpunkt ist – stimmt etwas nicht.
• Schlechte Ergebnisse. Ziemlich einfach. 
• Schlechte Kommunikation. Es gibt eine ganze Subkultur von Menschen, die in großen Unternehmen „durch die Ritzen fallen“ und trotzdem ihr Gehalt erhalten, ohne viel Arbeit zu leisten. Kommt Ihnen das bekannt vor? Obwohl es nicht unbedingt schlecht ist – es ist ein Zeichen dafür, dass Teams nicht richtig kommunizieren, was für jedes erfolgreiche Projekt entscheidend ist.

Netflix mag ab und zu in Milliardenflops investieren, aber oh, sie wissen einiges über Informationssammlung. Jeder Schritt ihres Arbeitsablaufs wird genau überwacht, mit jedem Feedback, das zergliedert und implementiert wird. Sobald Unebenheiten auf ihrem Weg zur Produktivität auftreten – wird es sofort beseitigt.

Wie genau, fragen Sie sich? Eine kleine Sache namens „Chaos Engineering“. Klingt eigentlich ziemlich cool, oder? Diese Methode beinhaltet die präventive Einführung von „Störungen“ in den Arbeitsprozess, mit der Idee, dass sie „Resilienz“ aufbaut, für den Moment, wenn die echte Bedrohung kommt. Eine Art unternehmensorientiertes Immunsystem, wenn man so will. 

Mögliche Lösungen

Nachdem alle Probleme endlich erkannt wurden, bleibt nur noch eines – sie tatsächlich zu beheben. Es gibt einen Silberstreif am Horizont, wenn man das Problem schnell löst und sicherstellt, dass es nicht wieder auftritt – versuche, so viel wie möglich daran festzuhalten. 

Kurzfristige Lösungen:

• Ressourcenverteilung. Eine Aufgabe hat zwei sehr erschöpfte Manager, während eine andere zehn hat. Du weißt, was zu tun ist – verteile die Aufgaben neu.
• Finde eine temporäre Abkürzung. Manche Dinge funktionieren vielleicht nicht sofort wie geplant, aber mit kleinen, unerwünschten Änderungen an der ursprünglichen Formel. Lass es eine Weile so; wenn es funktioniert, funktioniert es. Du kannst es später wieder aufgreifen und verbessern.
• Schnelle Fähigkeiten-Upgrade. Wenn deinen Mitarbeitern bestimmte Fähigkeiten fehlen, solltest du sie vielleicht zu einem schnellen "Lerne, was du kannst"-Kurs schicken. Es ist zwar kein vollständiges Studium, aber es wird für den Moment ausreichen.
• Zielgerichtete Automatisierung. Wenn einige Prozesse zu viel Zeit deines Teams in Anspruch nehmen, könnte ihre Automatisierung den Druck verringern. Es könnte die Qualität des Endergebnisses beeinträchtigen, ja, aber es könnte dir auch dringend benötigten Spielraum verschaffen.
• Kommunikationsworkshop. Manchmal braucht es nur ein einziges, aufrichtiges Gespräch. Dass es vorher nicht stattgefunden hat, zeigt zwar tiefere Probleme, aber es ist ein Anfang.

Langfristige Lösungen:

• Überarbeitung des Workflows. Wenn etwas nicht funktioniert – nimm es auseinander und baue etwas Besseres auf den Trümmern.
• Investiere in die Fähigkeiten des Teams. Unternehmenweit Qualifizierungskurse, um deine Kollegen klüger und effizienter zu machen. In Wissen zu investieren zahlt sich immer aus.
• Rüste deine Arbeitsplätze auf. Neue PCs, Tablets oder eine neuere und bessere Version der Projektmanagement-Software sind sicherlich teuer, können aber den Unterschied ausmachen. Taskee ist allerdings kostenlos und genauso effizient – nur so als Hinweis.
• Tiefe Automatisierung. Identifiziere besonders lästige Prozesse, die minimale menschliche Eingriffe erfordern, und automatisiere sie bis zum Maximum. Bestandsverwaltung, Auftragsbearbeitung – solche Dinge.
• Strategische Planung. Plane mögliche Engpässe und deine allgemeinen Bedürfnisse im Voraus. Garantiert Immunität gegenüber den meisten weltweiten Problemen.

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Für besseres Ressourcenmanagement lies Ressourcenmanagement-Prozess: Verwandle den Erfolg deines Projekts mit effektiver Planung.

Fazit 

Das Verständnis und die Behebung von Engpässen im Arbeitsablauf sind entscheidend für die Aufrechterhaltung effizienter Abläufe. Mit der richtigen Kombination aus Tools, Prozessen und Praktiken können Teams Engpässe erkennen und beheben, bevor sie den Erfolg des Projekts beeinträchtigen. Der Schlüssel liegt darin, einen proaktiven Ansatz zur Prozessverbesserung zu verfolgen und gleichzeitig eine Kultur der kontinuierlichen Optimierung zu fördern.

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