Aufgabenabhängigkeiten im Projektmanagement verstehen

Was sind Aufgabenabhängigkeiten wirklich?

Eine Aufgabenabhängigkeit ist eine festgelegte Beziehung zwischen zwei Aufgaben. Vom Stand der einen hängt ab, ob die andere beginnen, weiterlaufen oder abgeschlossen werden kann. Zufällig ist daran nichts. Abhängigkeiten tragen den Projektplan. An ihnen entscheidet sich, ob ein Zeitplan realistisch ist oder bloß Wunschdenken.

Kleine Projekte haben wenige Abhängigkeiten. Da reicht es ohne eigene Werkzeuge. Mit der Größe des Projekts wächst die Zahl der Verknüpfungen aber schneller als die Zahl der Aufgaben: Ein Projekt mit doppelt so vielen Aufgaben hat meist mehr als doppelt so viele Abhängigkeiten. Wer sie nicht ausdrücklich erfasst, verliert den Überblick. Welche Aufgaben liegen tatsächlich auf dem kritischen Pfad? Welche Verzögerung lässt einen Liefertermin platzen, welche fängt der Plan auf?

Untersuchungen zu Projektergebnissen kommen immer wieder zum selben Schluss: Teams, die ihre Abhängigkeiten aktiv steuern, halten ihre Fristen deutlich häufiger ein. Der Grund liegt auf der Hand. Wer die Abhängigkeiten sieht, greift ein, solange sich Folgeschäden noch verhindern lassen.

Arten von Aufgabenabhängigkeiten

Jeder Abhängigkeitstyp steht für eine andere Anforderung an die Reihenfolge. Welchen Typ man einer Beziehung zuordnet, ist eine Planungsentscheidung, die sich direkt auf den Zeitplan auswirkt. Mit dem falschen Typ entstehen entweder unnötige Einschränkungen, die den Zeitplan in die Länge ziehen. Oder es fallen notwendige Einschränkungen weg, und Aufgaben starten, bevor ihre Voraussetzungen erfüllt sind.

In Projekten kann niemand testen, solange der Code noch nicht existiert. Über ein Budget lässt sich erst entscheiden, wenn der Budgetvorschlag steht. Das sind keine Gewohnheiten. Die Arbeit selbst verlangt es so. Wer den Abhängigkeitstyp richtig wählt, bekommt einen Zeitplan, der die Realität abbildet, und keinen, der falsche Erwartungen weckt.

Die zwei häufigsten Abhängigkeitstypen:

• Ende-Anfang (FS): Die Nachfolgeaufgabe kann erst beginnen, wenn die Vorgängeraufgabe abgeschlossen ist. Das ist der mit Abstand häufigste Typ unter allen Projektabhängigkeiten. Er greift überall dort, wo das Ergebnis einer Aufgabe als Eingabe für die nächste gebraucht wird.

Beispiel: Das Testen kann nicht beginnen, bevor die Entwicklung abgeschlossen ist, weil es nichts zu testen gibt.

• Anfang-Anfang (SS): Die Nachfolgeaufgabe kann erst beginnen, wenn die Vorgängeraufgabe begonnen hat. Dieser Typ erlaubt paralleles Arbeiten. Man nutzt ihn, wenn zwei Aufgaben Ressourcen teilen oder erste Ergebnisse der einen die andere schon voranbringen, bevor die erste fertig ist.

Beispiel: Entwicklung und Dokumentation können gleichzeitig beginnen, weil die Dokumentation keinen fertiggestellten Code erfordert — nur begonnenen Code. Mehr dazu: Aufgabenmanagement-Software für Betriebsteams.

Wie man Abhängigkeiten effektiv verwaltet

Abhängigkeitsmanagement ist laufende Arbeit, kein einmaliger Schritt beim Projektstart. Die erste Erfassung legt die Grundlage. Ob sie stimmt, während das Projekt voranschreitet und sich die Umstände ändern, hängt von der Pflege danach ab.

Diese Praktiken haben sich bewährt:

• Pflegen Sie eine visuelle Abhängigkeitskarte. Wenn alle Abhängigkeiten aktuell und für jeden einsehbar dargestellt sind, sieht jedes Teammitglied, welche Aufgaben vor und nach der eigenen Arbeit liegen. Droht die eigene Aufgabe in Verzug zu geraten, kann es andere früh warnen.
• Identifizieren und überwachen Sie den kritischen Pfad. Der kritische Pfad ist die längste Kette voneinander abhängiger Aufgaben, und er bestimmt die kürzestmögliche Projektdauer. Jede Verzögerung auf diesem Pfad verschiebt das Projektende um genau dieselbe Zeit. Verzögerungen auf anderen Pfaden tun das nicht, solange sie den vorhandenen Puffer nicht aufbrauchen. Daran sieht das Management, worauf es achten muss.
• Planen Sie regelmäßige Abhängigkeitsüberprüfungen. Schauen Sie sich die Abhängigkeitskarte in festen Abständen an, bei laufenden Projekten jede Woche. So fallen Engpässe auf, bevor sie Folgeaufgaben verzögern. Am meisten bringt die Überprüfung, wenn am Ende konkrete Entscheidungen zur Umplanung stehen und nicht nur ein Statusbericht.
• Bewahren Sie Ressourcenflexibilität für abhängigkeitsbedingte Verzögerungen. Gerät eine Vorgängeraufgabe in Verzug, verschiebt sich der Start der Nachfolgeaufgabe. Sind die dafür vorgesehenen Leute in der Zwischenzeit schon anderweitig eingeplant, dauert das Aufholen länger als die ursprüngliche Verzögerung. Wer etwas Spielraum bei den Ressourcen eigens für solche Verschiebungen freihält, verhindert, dass sich der Rückstand aufschaukelt.

Weitere Informationen: Projektmanagement.

Fortgeschrittene Werkzeuge und Erkenntnisse

Je komplexer ein Projekt wird, desto weniger reicht es, Abhängigkeiten von Hand zu verfolgen. Die folgenden Werkzeuge setzen genau dort an, wo manuelle Methoden an ihre Grenzen stoßen. Jedes löst ein Problem mit Überblick oder Abstimmung, das erst ab einer gewissen Größe auftaucht.

• Interaktive Abhängigkeitskarten zeigen alle Beziehungen zwischen Aufgaben in einer Darstellung, durch die man sich klicken kann. So sieht das Team ohne Rechnen von Hand, wie sich die Änderung einer Aufgabe durch das ganze Netz zieht.
• Echtzeit-Auswirkungsanalyse berechnet die Folgen für nachgelagerte Aufgaben automatisch neu, sobald sich ein Termin ändert. Sie zeigt, welche Liefergegenstände in Gefahr sind und um wie viel, bevor das Team noch nach dem alten Plan handelt.
• Intelligente Vorschläge zur Ressourcenanpassung schlagen vor, wie sich Ressourcen umverteilen lassen, wenn eine Verzögerung bei einem Teammitglied eine Lücke im Kalender reißt und bei einem anderen einen Engpass erzeugt.
• Prädiktive Analytik zur Kennzeichnung zukünftiger Probleme wertet aus, wie Aufgaben in der Vergangenheit abgeschlossen wurden, und erkennt so, welche laufenden Aufgaben ihren Termin wahrscheinlich reißen werden. Das Team greift so früher ein.
• Projektübergreifende Abhängigkeitsansichten machen Abhängigkeiten zwischen getrennten Projekten sichtbar, die sich Ressourcen oder Liefergegenstände teilen. Gerade diese Abhängigkeiten übersieht ein einzelner Projektmanager am leichtesten, und sie stecken am häufigsten hinter Verzögerungen, die mehrere Projekte zugleich treffen.

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Fazit

Beim Management von Aufgabenabhängigkeiten geht es um eine Grundfrage: Beruht der Zeitplan auf einem genauen Bild davon, wie die Arbeit tatsächlich aufeinander aufbaut, oder auf der optimistischen Annahme, dass alle Aufgaben unabhängig voneinander sind? Die hier beschriebenen Werkzeuge, regelmäßigen Überprüfungen und die Zuordnung von Abhängigkeitstypen machen ein Projekt nicht aufwendiger. Sie ersetzen einen teureren Aufwand, nämlich Fehler in der Reihenfolge erst dann zu entdecken, wenn sie schon Verzögerungen verursacht haben. Taskee macht Aufgaben und Arbeitsabläufe für das ganze Team sichtbar. Damit wird Abhängigkeitsmanagement im Teamalltag praktikabel. Niemand aus dem Projektmanagement muss die Übersicht eigens von Hand pflegen.