Hiểu về sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong quản lý dự án

Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ thực sự là gì?

Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ là mối quan hệ đã được xác định giữa hai nhiệm vụ, theo đó một nhiệm vụ có bắt đầu, tiếp tục hay kết thúc được hay không tùy vào trạng thái của nhiệm vụ còn lại. Các mối phụ thuộc chẳng phải chi tiết ngẫu nhiên trong kế hoạch dự án, chúng chính là cơ chế nền tảng cho biết lịch trình của bạn bám sát thực tế hay chỉ là mong ước trên giấy.

Ở những dự án nhỏ, mối phụ thuộc không nhiều và bạn có thể quản lý chúng mà chẳng cần công cụ chuyên dụng. Nhưng khi dự án lớn dần, số mối phụ thuộc tăng nhanh hơn số nhiệm vụ, vì một dự án có gấp đôi số nhiệm vụ thường có nhiều hơn gấp đôi số liên kết giữa chúng. Nếu không có một bản đồ rõ ràng, nhóm sẽ không còn nhìn ra nhiệm vụ nào thật sự nằm trên đường găng, sự chậm trễ nào sẽ lan ra thành những hạng mục bàn giao bị lỡ, và sự chậm trễ nào lịch trình vẫn có thể hấp thụ được.

Các nghiên cứu về kết quả dự án nhiều lần cho thấy những nhóm chủ động quản lý phụ thuộc có khả năng giữ đúng hạn cao hơn hẳn, bởi khi nhìn thấy các mối phụ thuộc, nhóm có thể can thiệp lúc vẫn còn kịp chặn tác động lan xuống phía sau, thay vì chỉ xoay xở sau khi hậu quả đã xảy ra.

Các loại phụ thuộc giữa các nhiệm vụ

Mỗi loại phụ thuộc phản ánh một yêu cầu khác nhau về thứ tự công việc, nên chọn đúng loại cho từng mối quan hệ là một quyết định lập kế hoạch tác động thẳng tới lịch trình: chọn sai thì hoặc bạn tự đặt ra những ràng buộc thừa khiến lịch trình dài thêm, hoặc bạn bỏ mất những ràng buộc cần thiết và để nhiệm vụ khởi động khi điều kiện tiên quyết còn chưa có.

Trong thực tế dự án, không thể bắt đầu kiểm thử khi chưa có mã để kiểm thử, và cũng không thể bắt đầu duyệt ngân sách khi bản đề xuất ngân sách chưa viết xong. Đây là những đòi hỏi của chính công việc chứ chẳng phải quy ước do ai đặt ra, vì thế xác định đúng loại phụ thuộc là điều phân biệt một lịch trình sát với thực tế với một lịch trình chỉ gieo ra những kỳ vọng viển vông.

Trong các loại phụ thuộc, có hai loại bạn sẽ gặp thường xuyên nhất trong hầu hết dự án:

• Hoàn thành để Bắt đầu (FS): nhiệm vụ sau chỉ bắt đầu được khi nhiệm vụ trước đã xong. Đây là loại phổ biến nhất trong các dự án, và nó xuất hiện ở bất cứ chỗ nào mà kết quả của nhiệm vụ này là đầu vào bắt buộc của nhiệm vụ kế tiếp.

Ví dụ: Chưa thể bắt đầu kiểm thử khi phần phát triển chưa xong, vì chẳng có gì để kiểm thử cả.

• Bắt đầu để Bắt đầu (SS): nhiệm vụ sau chỉ bắt đầu được khi nhiệm vụ trước đã khởi động. Loại này cho phép các việc chạy song song và thường dùng khi hai nhiệm vụ dùng chung nguồn lực, hoặc khi kết quả ban đầu của nhiệm vụ này đã đủ để nhiệm vụ kia tiến được một phần trước khi mọi thứ hoàn tất.

Ví dụ: Việc phát triển và việc viết tài liệu có thể bắt đầu cùng lúc, vì viết tài liệu không cần mã đã xong, chỉ cần mã đã bắt đầu được viết. Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Công việc cho Đội ngũ Vận hành.

Cách quản lý phụ thuộc hiệu quả

Quản lý phụ thuộc là việc phải làm đều đặn trong suốt dự án chứ không dừng ở một lần thiết lập ban đầu: bản đồ đầu tiên chỉ cho bạn một đường cơ sở, còn chính cách bạn quản lý hằng ngày mới quyết định đường cơ sở ấy có còn đúng khi dự án tiến triển và hoàn cảnh đổi thay. Thông tin chi tiết: Quản lý dự án.

Những thực hành cho kết quả ổn định là:

• Duy trì bản đồ phụ thuộc trực quan. Một bản đồ luôn được cập nhật và ai cũng mở xem được sẽ giúp từng thành viên biết nhiệm vụ nào đứng trước và nhiệm vụ nào đứng sau phần việc của mình, đồng thời kịp báo cho người khác khi nhiệm vụ của mình có nguy cơ trễ.
• Xác định và giám sát đường tới hạn. Đường tới hạn là chuỗi nhiệm vụ phụ thuộc dài nhất, quyết định thời gian tối thiểu của cả dự án. Trễ bao nhiêu trên đường này thì ngày kết thúc dự án lùi đúng bấy nhiêu, còn trễ ở các nhánh khác thì không, trừ khi đã dùng hết phần thời gian dự phòng. Phân biệt được hai trường hợp này sẽ cho ban quản lý biết nên dồn sự chú ý vào đâu.
• Lên lịch các đợt rà soát phụ thuộc thường xuyên. Xem lại bản đồ phụ thuộc theo chu kỳ cố định, với dự án đang chạy thì mỗi tuần một lần, giúp nhóm phát hiện những điểm nghẽn mới trước khi chúng kéo trễ hàng loạt việc phía sau. Buổi rà soát có ích nhất khi nó dẫn tới những quyết định xếp lịch lại cụ thể, chứ không dừng ở chỗ cập nhật trạng thái.
• Duy trì sự linh hoạt về tài nguyên cho các sự chậm trễ do phụ thuộc. Khi nhiệm vụ trước bị trễ, ngày bắt đầu của nhiệm vụ sau cũng xê dịch theo. Nếu người làm nhiệm vụ sau đã được xếp vào việc khác trong khoảng thời gian đó, thời gian khắc phục sẽ kéo dài hơn cả độ trễ ban đầu, vì vậy giữ lại một chút nguồn lực dự phòng cho những lần điều chỉnh như thế sẽ hạn chế hiệu ứng dồn toa.

Các công cụ và thông tin chuyên sâu nâng cao

Khi dự án càng phức tạp, theo dõi phụ thuộc bằng tay sẽ không còn đủ nữa. Mỗi công cụ dưới đây xử lý một giới hạn cụ thể của cách làm thủ công, tức là một vấn đề riêng về khả năng quan sát hay phối hợp vốn chỉ lộ ra khi quy mô đã lớn.

• Bản đồ phụ thuộc tương tác: cho bạn một bức tranh trực quan, có thể lướt qua lại, về mọi mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, nhờ đó nhóm lần ra được một thay đổi ở một nhiệm vụ sẽ lan qua cả mạng lưới ra sao mà chẳng cần tính lại bằng tay.
• Phân tích tác động theo thời gian thực: tự động tính lại ảnh hưởng xuống các nhiệm vụ phía sau mỗi khi ngày của một nhiệm vụ thay đổi, và cho thấy hạng mục bàn giao nào đang gặp rủi ro, rủi ro tới mức nào, trước khi nhóm cứ thế làm theo kế hoạch cũ.
• Đề xuất điều chỉnh tài nguyên thông minh: gợi ý cách phân bổ lại nguồn lực khi sự chậm trễ do phụ thuộc để lại khoảng trống trong lịch của người này và tạo điểm nghẽn trong lịch của người kia.
• Phân tích dự đoán để báo hiệu các vấn đề trong tương lai: dựa vào dữ liệu hoàn thành nhiệm vụ trong quá khứ để chỉ ra những nhiệm vụ hiện tại có nhiều khả năng trễ hạn, giúp nhóm can thiệp sớm hơn so với kiểu chỉ phản ứng khi sự đã rồi.
• Chế độ xem phụ thuộc giữa các dự án: làm lộ ra những mối phụ thuộc giữa các dự án riêng rẽ nhưng dùng chung nguồn lực hay hạng mục bàn giao, loại phụ thuộc mà từng quản lý dự án thường khó thấy nhất và cũng thường gây ra nhiều vụ trễ hạn liên dự án nhất.

Bài viết liên quan:

Muốn tìm hiểu thêm về lập kế hoạch dự án, hãy xem Lộ trình Dự án – cách tiếp cận chiến lược để lập kế hoạch và triển khai các dự án thành công.

Nếu bạn đang tìm cách làm quy trình gọn và trơn tru hơn, hãy đọc Mẫu Quy trình làm việc: Cách tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu quả tối đa.

Để hiểu thêm về phương pháp linh hoạt, hãy xem Lợi ích hàng đầu của Agile: Tại sao Agile giúp các nhóm phát triển trong quản lý dự án.

Kết luận

Quản lý sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ là thực hành nền tảng, quyết định lịch trình của dự án được dựng trên một mô hình đúng về trình tự công việc trong thực tế, hay trên giả định lạc quan rằng các nhiệm vụ độc lập với nhau. Các công cụ, buổi rà soát và cách phân loại phụ thuộc nêu trong bài chẳng làm dự án nặng thêm, chúng thay cho một khoản chi phí đắt hơn nhiều là phải đi tìm lỗi trình tự sau khi lỗi đã gây trễ hạn. Với khả năng theo dõi nhiệm vụ và quy trình làm việc, Taskee cho nhóm một nền tảng vận hành để quản lý phụ thuộc ngay trong công việc hằng ngày, thay vì cần một người quản lý dự án chuyên trách ngồi cập nhật bằng tay.