了解项目管理中的任务依赖

敏捷与灵活性
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Alena Shelyakina

任务依赖关系决定了项目里事情的先后顺序:哪些任务必须先做完,别的任务才能开始;哪些可以同时推进;哪些卡在团队自己控制不了的条件上。把依赖关系梳理清楚并持续跟踪,项目就有了一副骨架,延误在越积越多之前就会暴露出来。如果没有梳理,同样的延误会一直藏着,直到已经波及好几个下游任务。到了那一步,补救的代价要比事先预防高得多。

关键要点

把依赖关系梳理清楚,可以减少项目延误

按清晰任务顺序推进的团队更快完成项目

好用的依赖管理工具提高资源利用率

任务依赖关系究竟是什么?

任务依赖关系是两个任务之间明确规定的关系:一个任务能否开始、继续或完成,取决于另一个任务进行到哪一步。依赖关系在项目计划里并非可有可无的细节,它是整个计划的承重结构,项目进度表是切合实际还是一厢情愿,就看它。

小项目里依赖关系不多,不用专门的工具也能管好。项目一变大,依赖关系的数量会增长得比任务数量更快:任务翻一倍,依赖链接往往会超过原来的两倍。如果不把它们明确画出来,团队就看不清哪些任务真正处在关键路径上,也分不清哪些延误会一路传导、最终误了交付,哪些延误可以在计划里消化掉。

关于项目结果的研究反复得出同一个结论:主动管理依赖关系的团队,按期完成的可能性明显更高。道理很简单,看得见依赖关系,就能在下游还没受影响的时候出手,用不着等问题发生了再去收拾。

任务依赖关系的类型

不同的依赖类型对应不同的顺序要求。给每一对任务选哪种依赖类型,是一个会直接影响进度的规划决定。选错了,要么加上不必要的约束,把工期拉长;要么漏掉必要的约束,让任务在前提条件还没满足时就开工。

在项目里,要测试的代码还没写出来,测试就没法开始。预算方案没做完,预算审批也无从谈起。这些都由工作本身决定,谈不上什么惯例。依赖类型选对了,进度表才能反映真实情况,而不会给人制造不切实际的期望。

两种最常见的依赖类型:

  • 完成-开始(FS):前置任务完成之后,后继任务才能开始。这是项目中最常见的依赖类型。凡是一个任务的产出是下一个任务必需的输入,都属于这种情况。

示例:测试在开发完成之前无法开始,因为没有可测试的对象。

  • 开始-开始(SS):前置任务开始之后,后继任务才能开始。这种类型允许并行推进,适用于两个任务共用资源的情况,或者一个任务的早期产出已经足够让另一个任务先做一部分,不必等前者全部完成。

示例:开发和文档编写可以同时开始,因为文档编写不需要完整的代码,只需要已经开始写的代码。了解更多:运营团队的任务管理软件。

如何有效管理依赖关系

依赖管理是一项日常的持续工作,并不是项目开始时做一次设置就完事。最初的梳理打下基础,之后坚持管理,才能保证这个基础在项目推进、情况变化时依然准确。延伸阅读:项目管理。

行之有效的做法:

  • 维护可视化的依赖关系图。所有依赖关系都有一张最新的图,谁都能随时查看,团队成员就能知道自己工作的上游和下游各有哪些任务。自己的任务可能延误时,也能提前提醒会受影响的人。
  • 识别并监控关键路径。关键路径是相互依赖的任务中最长的那条链,它决定了项目最短需要多长时间。关键路径上延误几天,项目结束日期就推迟几天。非关键路径上的延误则不会影响完工日期,除非把所有浮动时间都用光了。分清这两者,管理者就知道该把注意力放在哪里。
  • 定期安排依赖关系审查。按固定周期检查依赖关系图,进行中的项目每周一次,团队就能在瓶颈拖累下游任务之前发现它。审查最好能落实到具体的重新排期决定,只更新一下状态用处不大。
  • 为依赖驱动的延误保持资源灵活性。前置任务一拖期,后继任务的开始日期就跟着往后挪。如果原本给后继任务安排的人手在这段时间里被派去做别的事,恢复所需的时间会比最初的延误还长。专门留出一些可以灵活调配的资源,用来应对依赖关系的变动,延误就不会越滚越大。

高级工具与洞察

项目越复杂,靠手工跟踪依赖关系就越吃力。下面这些工具正好补上手工方法的短板,每一种都针对项目做大以后才会出现的某个可见性或协调问题。

  • 交互式依赖关系图:以可点击浏览的图形展示所有任务之间的关系,团队不用手工重新计算,就能看出改动一个任务会对整张网络产生什么影响。
  • 实时影响分析:任务日期一变,系统就自动重算对下游的影响,在团队照着原计划行动之前,先把哪些交付物有风险、风险有多大摆出来。
  • 智能资源调整建议:当依赖关系引起的延误让一位成员的日程空出一段,另一位成员却忙不过来时,给出重新分配资源的方案。
  • 用于标记未来问题的预测分析:根据以往任务的完成情况,找出当前哪些任务从统计上看很可能延期,让团队比事后应对更早出手。
  • 跨项目依赖视图:把共用资源或交付物的不同项目之间的依赖关系展示出来。单个项目经理最容易忽略的正是这类依赖,而跨项目延误最常见的起因也正是它。

有趣的事实 有趣的事实图标

根据PMI的研究,采用结构化依赖管理的项目,按时并在预算内完成的可能性明显更高。原因很直接:看得见依赖关系,进度风险就能在延误层层传导之前被发现,而不是等传导发生之后。只有在这个时间窗口里出手,才不需要事后再去抢救进度。

相关文章:

要了解更多关于项目规划的内容,请浏览 项目路线图——规划和交付成功项目的战略方法。

关于流程优化,请阅读 工作流模板:如何优化流程以实现最大效率。

关于灵活方法论的见解,请查阅 敏捷方法的主要优势:为什么敏捷帮助团队在项目管理中蓬勃发展。

结论

任务依赖管理要回答的是一个根本问题:项目进度表依据的,是对工作实际先后顺序的准确把握,还是“各个任务互不相干”的乐观假设。本文介绍的工具、定期审查和依赖类型划分,并不会给项目增加额外负担。它们替代的是一笔更贵的开销,也就是等顺序出了错、延误已经造成之后才发现问题。Taskee让任务和工作流程对整个团队都清晰可见、可以跟踪,依赖管理因此能在团队层面真正落地,不需要专门安排项目管理人员手工维护。

推荐阅读

"Critical Path Method"

管理依赖关系、合理安排项目进度的核心方法。

"PMBOK Guide"

项目管理基础知识的权威标准,对任务依赖关系有详细论述。

"Visual Project Management"

用新的思路把项目依赖关系画出来、管起来。

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