איך לארגן צוות לעבודה מרחוק לטווח ארוך

רעיונות עיקריים

הקמת מבנה בסיסי

ארגון נכון של עבודה מרחוק משנה לחלוטין את הגישה לאינטראקציה בתוך הצוות. במקום לנסות להעתיק תהליכים משרדיים לעבודה אונליין, צוותים מצליחים ממציאים דרכים חדשות ויעילות יותר לעבוד. ניתוח של מקינזי מצביע על כך שחברות עם תהליכים מוגדרים לעיתים קרובות מקדימות את מתחריהם. ארגונים מצליחים מדגישים את האלמנטים החשובים הבאים:

• תפקידים ותהליכים ברורים. כל אחד צריך להבין מה הוא אחראי עליו ואיך הפעולות שלו משפיעות על התמונה הכללית.
• תוצאות ניתנות למדידה ו-KPI. חשוב לראות עד כמה המשימות מבוצעות ביעילות ולדעת איפה אנחנו נמצאים בתהליך.
• מערכת דיווחים. על מנת להיות תמיד מעודכנים על מצב העניינים ולפתור בעיות במהרה.
• תשתית טכנולוגית. כלים נוחים ובטוחים לעבודה (כמו Taskee), וכן פלטפורמות לעבודה משותפת בהן ניתן לעבוד בזמן אמת.

פגישות סדירות

תאמינו לנו, זה אכן פרקטיקה חיונית. אם לא מתאגדים באופן סדיר ומדברים על המשימות, עלולות להיווצר אי הבנות ובלבול. אפילו גוגל ציינו כי פגישות קצרות ותקופתיות משפרות את פרודוקטיביות הצוותים ב-20-30%! זה כמו התעמלות בוקר למוח: כולם על אותה גל ויודעים מה לעשות.

הנה הרכיבים שחשוב להטמיע בשגרה היומיומית:

• שיחות יומיות — פגישות בוקר קצרות, בהן כולם מבינים מה צריך לעשות היום ויכולים לשאול שאלות אם יש משהו לא ברור.
• פגישות שבועיות — שתפו הצלחות וכשלונות, עדכנו את התוכניות כדי לא לאבד קצב.
• סקירות חודשיות — סיכמו תוצאות, נתחו טעויות והחליטו מה עושים בהמשך.
• תכנון רבעוני — דונו במטרות העיקריות, פרויקטים חדשים, והשקות או סיום פרויקטים.
• פגישות שנתיות — הציבו מטרות ארוכות טווח, כדי לקבוע אסטרטגיה לשנה הקרובה.

צוותים שמתכננים פגישות כאלה משפרים את האפקטיביות שלהם ב-30%.

תיעוד התקדמות

לאחר כל פגישה חשוב לתעד בצורה נכונה את ההחלטות וההתנהלות, כדי למנוע שאלות ואי הבנות בעתיד. מחקרים מראים כי צוותים שמתעדים באופן פעיל את כל ההחלטות וההתקדמות, משיגים תוצאות טובות יותר ב-25% ופחות נתקלים בבלבול והכפלת משימות.

כך זה עובד:

• תיעוד החלטות — רשמו מה החלטתם ולמה, כדי שלא יהיו שאלות לגבי הסיבות.
• תיאור תהליכים — צרו הוראות ברורות לביצוע משימות במהירות, ללא צורך לחזור על אותו דבר שוב ושוב.
• החלפת ידע — שתפו ניסיון כדי שכולם יהיו מעודכנים וימנעו מטעויות.
• מעקב אחרי התקדמות — עקבו אחרי מה שנעשה ומה שצריך להשלם.
• הפצת משאבים — בדקו שלכולם יש את כל מה שהם צריכים כדי לעבוד.

תיעוד שיטתי ומעקב אחרי המשימות מגדילים את הפרודוקטיביות ב-40%.

תרבות ומעורבות

לצוותים מרוחקים חשוב להיות עם בסיס תרבותי חזק. אספקט חשוב הוא פיתוח מקצועי: סדנאות לימוד, פרויקטים בין-צוותיים, גישה לחומרי לימוד ומשוב קבוע. תרבות חזקה ומעורבות — זה לא רק על עבודה, אלא גם על האווירה בצוות, וזה משפיע ישירות על המוטיבציה והתוצאות.

קראו גם:

אתם יכולים להבין על מבני עבודה, פשוט על ידי קריאת Scrum או Kanban: איזה מהם מתאים לפרויקט שלכם.

אם אתם רוצים לשפר את יעילותכם, אנחנו ממליצים לקרוא את המאמר על גידול ילדים ועבודה מרחוק: איך לאזן בין משפחה ופרודוקטיביות.

כדי לשפר את איכות הניהול, קראו את ניהול גמיש של תהליכי עסקים: שיפור האפקטיביות.

סיכום

ארגון יעיל של עבודה מרחוק לטווח ארוך דורש תכנון שיטתי והוצאה לפועל חכמה. תכננו בצורה נכונה, בהתאם לטיפים שמנינו למעלה. כך תבנו תקשורת מצליחה בצוות שלכם. ופלטפורמות כמו Taskee יעזרו לכם ליצור את הבסיס החזק הזה.

מומלץ לקרוא 

"Remote: Office Not Required"

טיפים מעשיים לארגון עבודה מרחוק יעילה.

ב-Amazon

"The Remote Worker's Handbook”

מדריך לעבודה מרחוק בצורה אפקטיבית, עם דגש על ניהול זמן, תקשורת ומניעת שחיקה.

ב-Amazon

"Distributed Teams”

ספר על איך ליצור ולנהל צוותים מפוזרים, עם דגש על אסטרטגיות וכלים מעשיים לעבודה מרחוק מוצלחת.

ב-Amazon