tניהול תפקידים חופפים בצוותיםitle

רעיונות מרכזיים

הקדמה

שורש הבעיה טמון לעתים קרובות בגבולות אחריות לא ברורים. זה משפיע במיוחד על פרויקטים בין-תחומיים, שבהם מומחה שיווק צריך לקיים אינטראקציה עם מפתחים, ומעצב עם אנליסטים. בתנאים כאלה נוצרים באופן טבעי "אזורים אפורים", שבהם לא ברור מי בדיוק צריך לקבל החלטות.

סיבה נוספת — התפתחות התפקידים. מה שהיה לפני שנה משימה בלעדית של מומחה אחד, היום עלול לדרוש השתתפות של מספר מומחים. הטכנולוגיות משתנות, התהליכים מסתבכים, והגבולות הברורים מטושטשים.

הגורם השלישי — שאיפה לעצמאות. עובדים מנוסים רבים מעדיפים "לשחק בטוח" ולקחת אחריות על עצמם במקום לסכן כישלון הפרויקט בגלל טעויות של אחרים. גישה כזו מובנת, אך בקנה מידה של צוות היא מובילה לכפילות מאמצים.

המחיר של אי-ודאות:

• כפילות עבודה — זו מכה קשה למוטיבציה של הצוות. דמיינו איך מרגיש מפתח שהקדיש שבוע לאופטימיזציה של אלגוריתם, כשמתברר שעמית כבר פתר משימה דומה.
• יתר על כן, אחריות חופפת יוצרת קרקע פורייה לקונפליקטים. כאשר שני אנשים רואים עצמם אחראים לאותו תחום, חילוקי דעות בגישות, בסדרי עדיפויות ובשיטות עבודה בלתי נמנעים.

במאמר זה נבחן כיצד להימנע מהבעיות הנזכרות לעיל ונראה לכם שיטות לפתרונן.

מיפוי המציאות

לפני יישום כל כלי, יש צורך להבין את המצב הנוכחי.

• בצעו תרגיל פשוט עם הצוות: תנו לכל אחד לתאר באופן אנונימי את האחריות העיקריות שלו. לאחר מכן השוו את התוצאות. בדרך כלל התמונה הופכת צבעונית למדי — אותן משימות מוזכרות על ידי 3-4 אנשים, וכמה תפקידים קריטיים לא מוזכרים על ידי איש.
• הצעד הבא — זיהוי נקודות כאב. בקשו מהצוות לזכור מצבים מהחודש האחרון שבהם נוצר בלבול לגבי אחריות. אל תופתעו אם מקרים כאלה יתבררו כרבים יותר מהצפוי.

מטריצת RACI

הטבלה הפשוטה הזו עוזרת להגדיר בבירור את התפקיד של כל המשתתפים בכל תהליך. אך יעילותה תלויה ביישום נכון.

RACI מציין:

• Responsible (מבצע) — מי שמבצע פיזית את העבודה. כאן יכולים להיות כמה אנשים.
• Accountable (אחראי) — מי שאחראי לתוצאה ומקבל החלטות מפתח. קריטי: לכל משימה צריך להיות רק אדם אחד כזה.
• Consulted (נועץ) — אלה שצריך לקחת בחשבון את דעתם. בדרך כלל מומחים בתחומים סמוכים.
• Informed (מעודכן) — אלה שצריך לעדכן, אך דעתם לא נדרשת לקבלת החלטות.

עצה מעשית: התחילו ביצירת מטריצת RACI לתהליך ספציפי אחד. למשל, לתהליך גיוס עובד חדש או השקת תכונה חדשה במוצר. כאשר הצוות ישלוט בעיקרון על דוגמה פשוטה, ניתן להרחיב את היישום.

דוגמה מעשית: בהשקת תכונה חדשה במוצר, המבצע יכול להיות המפתח, האחראי — מנהל המוצר, הנועצים — המעצב והאנליסט, והמעודכנים — ההנהלה ושירות התמיכה.

נקודה חשובה: לכל משימה צריך להיות רק Accountable אחד. אם יש שני אחראים, זה אומר שאין אחראי כלל.

סנכרון שבועי

פגישות צוות קבועות — מנגנון שאי אפשר להכחיש את הצורך בו. כאן הפורמט חשוב. סטנדאפים קלאסיים הופכים לעתים קרובות לדיונים אינסופיים בפרטים.

פורמט יעיל של סנכרון שבועי:

• מה אני מתכנן (3 דקות לאדם): סקירה קצרה של המשימות המפתח לשבוע.
• איפה אני צריך עזרה (2 דקות לאדם): בקשות ספציפיות לתמיכה או יעוץ.
• חיתוכים פוטנציאליים (5 דקות לכולם): דיון במשימות שעלולות להשפיע על עבודת עמיתים.

פורמט כזה לוקח 15-20 דקות, אך חוסך שעות של עבודה כפולה.

מטריצת כשירות

בכל צוות יש מומחים לא רשמיים — אנשים שפונים אליהם לעצה בנושאים ספציפיים. הפכו את המומחיות הזו לרשמית. צרו "מטריצת כשירות" - מסמך המתאר בבירור מי מומחה באילו תחומים, מי יכול לגבות ומי רק לומד את הנושא.

בכל צוות יש מומחים לא רשמיים — אנשים שפונים אליהם לעצה בנושאים ספציפיים. הפכו את המומחיות הזו לרשמית.

• מומחה — מקבל החלטות סופיות, יועץ לעמיתים, אחראי על פיתוח הכשירות בצוות.
• מתרגל — פותר משימות סטנדרטיות באופן עצמאי, יכול לגבות את המומחה.
• מתחיל — לומד את התחום, עובד תחת הדרכת המומחה או המתרגל.

מטריצה כזו עוזרת להבין במהירות לפנות למי עם שאלות ומי צריך לקבל החלטות במצבים שנויים במחלוקת.

חשוב: אדם אחד יכול להיות מומחה בתחום אחד ומתחיל בתחום אחר. זה נורמלי ואף שימושי לפיתוח.

שקיפות התהליך

כלי ניהול פרויקטים מוגדרים נכון יכולים להפוך לבעל ברית חזק במלחמה נגד הכאוס. עקרונות חשובים:

• חלל מידע אחיד: כל המשימות, המצבים שלהן והמבצעים צריכים להיות נראים במקום אחד.
• שקיפות העומס: כל אחד צריך לראות במה עמיתים עסוקים וכמה הם עמוסים.
• התראות אוטומטיות: המערכת צריכה ליידע בעצמה אנשים מעוניינים על שינויים במשימות.
• אל תרדפו אחרי מערכות מורכבות. לפעמים טבלה פשוטה ב-Google Sheets עובדת טוב יותר ממערכת CRM מתוחכמת שחצי מהצוות לא יודע איך להשתמש בה.

התהליכים המושלמים ביותר חסרי תועלת אם בצוות אין תרבות של דיון פתוח בבעיות. אנשים צריכים להרגיש נוח להודות באי-ודאות באחריות שלהם.

קראו גם:

למדו שיטות ניהול פרויקטים גמישות עם גישת Agile לניהול פרויקטים ב-2025.

למדו כיצד תהליך מובנה יכול לשפר יעילות ממאמר על זרימת עבודה בניהול פרויקטים: שלבים לאופטימיזציה של הצלחת הפרויקט.

צרו צוות עם המבנה הנכון ותהליכים מבוססים בעזרת מאמר על ארגון צוות לעבודה מרחוק.

סיכום

ככל שהצוות גדל והפרויקטים מסתבכים, יהיה צורך לבחון בקביעות את אזורי האחריות ולשכלל תהליכי התיאום.

העיקר — לזכור שהמטרה איננה ליצור מערכת מושלמת ללא אף חיתוך יחיד. המטרה היא שכל החיתוכים יהיו מודעים, ניתנים לניהול ומכוונים להשגת התוצאה המשותפת.

אנו ממליצים לקרוא

"The Five Dysfunctions of a Team: A Leadership Fable"

מזהה את המחסומים העיקריים ליעילות הצוות ומציע אסטרטגיות לבניית אמון, בהירות ואחריותיות.

ב-Amazon

"Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity"

מלמד כיצד תקשורת כנה וציפיות ברורות עוזרות לצוותים להימנע מבלבול בתפקידים ולשפר שיתוף פעולה.

ב-Amazon

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

חוקר שיטות מנהיגות המחזקות צוותים דרך חלוקת תפקידים ברורה ואחריות משותפת.

ב-Amazon