Adaptasi jarak jauh yang efektif: tips dan praktik terbaik

Ide Utama

Persiapan untuk hari pertama

Kami di Taskee mengalami pertumbuhan eksponensial tim dalam setahun terakhir, dan kami tidak akan berbohong - beberapa nyawa hilang dalam mencari prosedur adaptasi yang sempurna. Nyawa kerja, tentu saja. Jangan khawatir, semuanya baik-baik saja - seminggu cuti dan orang mati akan bangkit kembali.

Yang kami temukan adalah hari pertama di pekerjaan baru bisa menentukan bagaimana karyawan akan memandang seluruh perusahaan sepanjang karir mereka, jadi mari bersiap sesuai dengan itu:

• Kirim paket selamat datang. Kejutan kecil melalui pos, seperti kaos bermerek, buku catatan atau bahkan hanya kartu, akan menciptakan rasa kepedulian dan rasa memiliki terhadap perusahaan. Dan siapa yang tidak suka merchandise?
• Siapkan peralatan sebelumnya. Kirim peralatan yang diperlukan sebelumnya dan pastikan karyawan memiliki akses ke semua sistem yang dibutuhkan.

• Buat rencana rinci untuk minggu pertama. Bagikan dengan pendatang baru beberapa hari sebelum mulai bekerja untuk mengurangi kecemasan dan memberi mereka waktu untuk bersiap.

Berikut adalah penelitian Gallup, perusahaan analisis dan konsultasi global, yang mengkonfirmasi bahwa program adaptasi yang luar biasa membantu karyawan belajar dan berkembang selama tahun pertama kerja, dengan penekanan khusus pada pertemuan rutin dan momen-momen kunci yang paling bermakna.

Program onboarding terstruktur

Meskipun kerja jarak jauh membawa banyak keuntungan dan tentu lebih baik daripada menghabiskan 3 jam perjalanan ke kantor yang ventilasinya buruk, namun masih memiliki beberapa efek samping.

Percaya atau tidak, dunia baru mulai menyadari cara bekerja yang benar dalam format jarak jauh, dan sejauh ini satu hal yang jelas: tidak adanya pertemuan tatap muka menciptakan beban tambahan pada seluruh sistem. Tidak perlu mikromanajemen dan pemeriksaan harian jika ada sistem yang menjaga semuanya tetap pada tempatnya. Berikut beberapa cara untuk membuat proses adaptasi lebih mengatur diri sendiri untuk semua pendatang baru:

• Buat panduan digital. Kumpulkan semua tautan penting, kontak, dan dokumen di satu tempat - ini akan menjadi semacam navigator bagi pendatang baru di lautan informasi perusahaan.
• Tunjuk mentor. Seseorang yang dapat mereka datangi untuk pertanyaan apa pun adalah sumber daya berharga bagi karyawan baru. Pertemuan satu-satu yang teratur akan membantu mereka berintegrasi lebih cepat ke dalam tim.
• Berikan informasi secara bertahap. Jangan mencoba menceritakan semuanya di hari pertama - ini akan menyebabkan kelebihan beban informasi. Bagi program adaptasi menjadi blok-blok logis dan minggu-minggu.

Namun, program adaptasi bisa jauh lebih kompleks. Jadi jangan ragu menggunakan alat yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi tugas-tugas administratif - BambooHR Onboarding Toolkit sangat bagus, dan SHRM menawarkan banyak panduan dan artikel berguna yang akan sangat membantu Anda.

Ngomong-ngomong, Taskee juga bisa berguna: melacak tahap adaptasi yang berbeda untuk karyawan yang berbeda, akses cepat ke semua materi dan dokumen yang diperlukan - kadang justru detail kecil yang ternyata paling berguna.

Membangun koneksi sosial

Selain posisi yang khusus "introvert" yang tidak memerlukan banyak komunikasi, bagi kebanyakan karyawan ini adalah bagian yang paling sulit dan detail dari seluruh proses adaptasi - jangan lewatkan momen ini:

• Organisir istirahat kopi virtual. Pertemuan informal 15 menit dengan berbagai rekan kerja akan membantu pendatang baru mengenal tim dalam suasana santai.
• Lakukan aktivitas tim. Game online, makan siang virtual, atau tantangan bersama memperkuat semangat tim dan menciptakan kenangan bersama.
• Gunakan pasangan mentor. Pasangkan pendatang baru dengan karyawan berpengalaman tidak hanya untuk masalah kerja, tetapi juga untuk adaptasi budaya.

Dengar, ya. "Istirahat kopi virtual" dan "Aktivitas tim" terdengar sangat menakutkan, kami tahu. Pastikan saja itu opsional dan tidak menciptakan tekanan tambahan, dan bukan syarat wajib untuk bekerja di perusahaan Anda. Tidak ada yang lebih buruk dari mentalitas "Kami adalah keluarga" yang dipaksakan kepada Anda ketika Anda hanya mencoba beradaptasi.

Umpan balik teratur

Tenaga kerja modern berorientasi pada penguatan positif - ketika ekonomi membuat mustahil untuk mewujudkan potensi Anda melalui cara-cara tradisional seperti perumahan, keluarga, dan barang mewah, hal-hal kecil seperti isyarat persetujuan yang tulus dari bos Anda benar-benar sangat berarti.

Tapi bukan "isyarat persetujuan sebagai ganti kenaikan gaji" - dengan itu kita tidak berjalan di jalan yang sama.

Jauh lebih mudah memperhatikan seseorang yang merokok dengan gugup di luar kantor Anda setelah jam kerja dan mengatakan kepadanya: 'Jangan khawatir, semuanya baik-baik saja, saudara' - tetapi di ruang digital ini tidak semudah itu. Berikut beberapa tips tentang cara mempertahankan stabilitas siklus umpan balik ini:

• Rencanakan check-in yang sering. Panggilan harian yang singkat di minggu-minggu pertama akan membantu mengidentifikasi dan mengatasi kesulitan yang muncul dengan cepat.
• Minta umpan balik. Tanyakan secara teratur apa yang berjalan dengan baik dan apa yang bisa diperbaiki dalam proses adaptasi.
• Rayakan kemenangan kecil. Kesuksesan pertama sangat penting untuk membentuk kepercayaan diri dan motivasi.
• Keamanan psikologis. Ciptakan lingkungan di mana pendatang baru akan merasa nyaman mengajukan pertanyaan dan mengakui kesalahan mereka. Berikan contoh dengan menceritakan tentang kegagalan Anda sendiri dan pelajaran yang dipetik darinya. Budaya seperti itu mempercepat pembelajaran dan adaptasi.

Ngomong-ngomong, kami memiliki artikel yang sangat baik tentang pentingnya penguatan positif, jadi lihatlah jika Anda kesulitan dengan "isyarat persetujuan" itu.

Baca juga:

Ingin meningkatkan efektivitas keputusan yang diambil sebesar 42%? Baca artikel Bagaimana refleksi membantu karir.

Bagaimana membangun rutinitas harian dan mempertahankan konsentrasi yang berkelanjutan? Dalam artikel kami Cara menyusun hari Anda saat bekerja dari rumah.

Untuk menyempurnakan onboarding dan adaptasi karyawan baru, lihat Onboarding jarak jauh: cara memastikan kesuksesan pendatang baru.

Kesimpulan

Adaptasi jarak jauh yang efektif memerlukan lebih banyak perencanaan dan perhatian pada detail, tetapi hasilnya sepadan dengan usaha. Karyawan yang merasakan dukungan sejak hari pertama mencapai produktivitas lebih cepat dan tinggal lebih lama di perusahaan. Ingat: tugas Anda adalah menciptakan pengalaman sedemikian rupa sehingga pendatang baru merasa menjadi bagian dari tim, bahkan jika Anda tidak pernah berjabat tangan dalam kehidupan nyata.

Dan praktik adaptasi jarak jauh apa yang berhasil di perusahaan Anda? Bagikan di komentar!

Kami merekomendasikan untuk dibaca

"Work Together Anywhere"

Panduan rinci yang berisi alat-alat praktis yang terbukti untuk onboarding yang efektif, adaptasi dan manajemen tim terdistribusi di ruang kerja virtual.

Di Amazon

"The Year without Pants"

Laporan yang mempesona tentang kerja internal perusahaan Automattic (pencipta WordPress.com), mengungkap metode unik untuk membangun budaya jarak jauh yang produktif dan sistem adaptasi karyawan di perusahaan global yang sepenuhnya terdistribusi.

Di Amazon

"Leading From Anywhere"

Penelitian berdasarkan data ilmiah dan kasus nyata, menunjukkan strategi praktis untuk adaptasi dan integrasi karyawan baru dalam kondisi kerja jarak jauh dengan fokus pada membangun kepercayaan dan mempertahankan produktivitas tinggi.

Di Amazon