Лучшие приложения
для управления задачами
в 2025 году

Ключевые идеи

Значение инструментов для управления задачами в 2025 году

Управление задачами больше не является главной проблемой — важнее стало то, как мы управляем этим процессом.

Каждый день мы переключаемся между приложениями и вкладками браузера больше 1200 раз. На восстановление концентрации после каждого переключения уходит около 4 часов в неделю — это почти месяц рабочего времени в год, потраченный впустую.

Инструментов для повышения продуктивности стало больше, чем когда-либо. Каждую неделю появляется новое приложение, которое обещает упростить задачи, улучшить фокус или «перевернуть» ваш рабочий процесс. Но настоящая проблема? Перегрузка выбора и усталость от инструментов. Большинство из нас не нужно еще одно приложение для почты или красивый календарь — нам нужна ясность, ответственность и поток работы. Если, конечно, верить Harvard Business School.

Здесь и проявляется настоящая сила правильного менеджера задач. Не в том, чтобы делать больше, а в том, чтобы помогать вам сосредоточиться действительно важном именно сейчас, четко делегировать задачи и отслеживать прогресс, не задыхаясь в уведомлениях.

Как говорит Артем Довгопол, сооснователь Taskee: «Правильный инструмент не заставляет работать больше — он просто помогает понять, что вам действительно нужно делать в первую очередь».

Независимо от того, управляете ли вы растущей командой или работаете над проектами в одиночку, правильный инструмент не только поможет вам оставаться продуктивным — он также поможет сохранить душевное спокойствие и избежать выгорания.

Кому стоит использовать приложения для управления задачами?

Приложения для управления задачами нужны не только фанатам продуктивности. В 2025 году они стали необходимостью для всех, кто хочет сохранить порядок в работе — независимо от того, где находится ваша команда и в каких часовых поясах работает.

Вот как разные специалисты и команды на практике используют менеджеры задач:

Фрилансеры и создатели контента

Без четкой системы задачи растворяются в переписках, теряются в заметках или просто вылетают из головы. Хороший таск-менеджер решает эти проблемы:

• Организовать все в одном месте — от брифов до дедлайнов
• Устанавливать приоритеты и отслеживать прогресс
• Видеть, сколько времени вы тратите на работу, а сколько на административные задачи

Удаленные команды и распределенные стартапы

В асинхронных или гибридных командах отсутствие прозрачности часто приводит к упущенным дедлайнам и дублирующейся работе. Менеджеры задач решают это:

• Четко показывают, кто за что отвечает
• Визуализируют следующие шаги и блокеры
• Создают атмосферу ответственности без микроменеджмента

Агентства, консультанты и проектная работа

Когда вы работаете с несколькими клиентами или задачами, переключение между ними может быть мучительным. Приложения для задач помогают вам:

• Разделять работу по проектам или клиентам
• Устанавливать четкие сроки и дедлайны
• Избегать путаницы, фиксируя обратную связь и ревизии

Команды, балансирующие между глубокой работой и операциями

Если ваш день разделен между креативным потоком и постоянными уведомлениями, хороший менеджер задач поможет вам сохранить концентрацию и оставаться в фокусе, независимо от типа задач:

• Поможет выделить время для глубокой работы
• Позволит записывать идеи или административные задачи без отвлечений
• Сохраняет структуру без потери гибкости

Компании, готовящиеся к росту

Когда команда растет, процессы начинают ломаться, если они не были построены с учетом масштабируемости. Менеджеры задач помогают:

• Вводить структуру без замедления процессов
• Строить повторяемые рабочие процессы
• Обеспечивать видимость на всех уровнях и во всех функциях

А как это выглядит на практике?

Возьмем дизайнера-фрилансера, который ведет больше десятка проектов по брендингу. Он использует Taskee, чтобы разделить работу с каждым клиентом по отдельным доскам. Четкие статусы задач и простой учет времени показывают, на какой стадии находится каждый проект. Без этой системы он бы просто утонул в переписках и разрозненных заметках.

А вот пример небольшого digital-агентства: 6 сотрудников, больше 20 клиентов. Команда перепробовала Asana, Trello и даже обычные таблицы, пока не остановилась на ClickUp. Что стало решающим фактором? Возможность настроить уникальные рабочие процессы для каждого клиента, видеть загрузку каждого сотрудника и замечать проблемы до того, как они превратятся в срывы дедлайнов.

Лучшие менеджеры задач на 2025 год

Мы подготовили подборку лучших инструментов, которые помогут вам — фрилансерам, удаленным командам, основателям и создателям контента — работать с большей ясностью и без лишнего стресса. В этом обзоре мы расскажем, для чего подходит каждый инструмент, какую цену он имеет и почему он может быть (или не быть) идеальным для вас.

Taskee

Лучше всего для: фрилансеров, основателей и небольших команд, которым важна ясность, а не сложность.

Ценовой диапазон: $ (есть бесплатный план)

Taskee создавался для тех, кто устал от переусложненных систем управления проектами. Вместо того чтобы засыпать вас дашбордами и бесконечными интеграциями, он фокусируется на самом важном: ясная ответственность за задачи, гибкие рабочие процессы и учет времени, который действительно показывает, куда уходит ваш день. Работаете в одиночку или с небольшой командой — Taskee поможет держать фокус и двигаться вперед без информационного шума. Это быстрый, минималистичный и на удивление мощный инструмент, который не отвлекает от работы, а помогает в ней разобраться.

Todoist

Лучше всего для: личной продуктивности и синхронизации задач на разных устройствах.

Ценовой диапазон: Бесплатно / Платный план доступен

Todoist уже давно любим многими за чистый и структурированный список задач, который работает везде — на веб-версии, мобильных устройствах, в браузере и даже в почте. Благодаря таким возможностям, как метки, приоритеты, повторяющиеся задачи и возможность ввода с помощью естественного языка, он помогает не забывать о важных делах — от повседневных задач до крупных рабочих проектов. Это не лучший выбор для больших команд, но идеально подходит для того, чтобы упорядочить личный хаос.

ClickUp

Лучше всего для: команд, которым нужно универсальное рабочее пространство.

Ценовой диапазон: Бесплатно / Платные планы от $7 за пользователя в месяц

ClickUp объединяет задачи, документы, цели, панели управления и учет времени в одном месте. Он очень гибкий и подходит для всего — от спринтов до OKR, хотя эта гибкость может быть немного ошеломляющей для новичков. Это отличный выбор для команд, которым нужно больше, чем просто список задач, но которые не готовы переходить на более сложные решения, такие как Jira.

Trello

Лучше всего для: визуалов и общего обзора проектов.

Ценовой диапазон: Бесплатно / Бизнес-планы доступны

Trello популяризировало канбан-доску, и по сей день это один из самых удобных способов визуализировать проект. Перетаскивание карточек, настраиваемые списки и большое количество расширений делают его отличным инструментом для всего — от планирования контента до разработки продукта. Он проще, чем многие другие инструменты, и именно в этом его сила.

Notion

Лучше всего для: команд, которые хотят объединить документы, задачи и базы данных в одном месте.

Ценовой диапазон: Бесплатно для личного использования / Платные планы от $8 за пользователя в месяц

Notion — это не просто менеджер задач, а целая система, в которой с помощью шаблонов, списков и совместных страниц можно организовать рабочий процесс. Он идеально подходит для стартапов и агентств, которым нужно хранить все — от документов и вики до спринтов — в одном месте. Но будьте осторожны: без дисциплины Notion может превратиться в лабиринт красивых страниц без чёткого плана действий.

Asana

Лучше всего для: структурированной командной работы с временными рамками.

Ценовой диапазон: Бесплатно – $$$

Платформа: Кросс-платформенный

Особенности: просмотр в виде временной шкалы, интеграции, четкость проектов

Asana — это идеальный выбор для команд, которым важно видеть, кто и когда будет выполнять задачи. С такими функциями, как Timeline, Milestones и Workflow builder, она особенно подходит для маркетинговых, продуктовых и операционных команд. Вы можете интегрировать ее с Slack, Google Drive, Zoom и другими популярными сервисами. Это надежное решение для растущих стартапов и средних компаний, которым нужно упорядочить рабочие процессы.

TickTick

Лучше всего для: личной продуктивности с акцентом на осознанность.

Ценовой диапазон: Бесплатно – $

Платформа: Кросс-платформенный

Особенности: встроенный таймер Pomodoro, отслеживание привычек, повторяющиеся задачи

TickTick — это классический инструмент для задач с дополнительными возможностями. Он позволяет вводить задачи с помощью естественного языка, использовать папки и теги, а также отслеживать привычки и задачи с помощью таймера и календаря. Это тихий, но мощный инструмент для продуктивности, который не так широко известен, как мог бы быть. Особенно полезен для отслеживания целей, рутин и повторяющихся задач.

Motion

Лучше всего для: автоматического планирования задач на основе календаря.

Ценовой диапазон: $$ – $$$

Платформа: Кросс-платформенный

Особенности: автопланирование, умные блоки времени, помощь ИИ

Motion превращает ваш список задач в живой, автоматически приоритезированный календарь. Вы добавляете задачи, устанавливаете дедлайны, а инструмент сам находит лучшие слоты для их выполнения, даже когда возникают встречи или отвлекающие факторы. Отлично подходит для руководителей, основателей и удаленных сотрудников с плотным графиком. Это приложение либо станет вашим фаворитом, либо будет доставлять легкое чувство вины, когда оно начнет перестраивать ваш день.

Sunsama

Лучше всего для: спокойного и осознанного планирования на каждый день.

Ценовой диапазон: $$$

Платформа: Кросс-платформенный

Особенности: ежедневный обзор, ритуалы планирования, глубокая работа

Sunsama не пытается «играть» с вашей продуктивностью, а помогает сохранить ваше душевное равновесие. Он проводит вас через процесс ежедневного планирования, помогает выбрать, что стоит делать в первую очередь и сколько времени уделить каждой задаче. Он синхронизируется с другими инструментами, но ориентирован на минимализм и отсутствие отвлекающих факторов. Если вам надоело следовать культуре «бесконечного труда», этот инструмент для вас.

Microsoft To Do

Лучше всего для: пользователей Microsoft, которые хотят синхронизировать свои задачи.

Ценовой диапазон: Бесплатно

Платформа: Кросс-платформенный

Особенности: интеграция с Outlook, общие списки, простой дизайн

Как выбрать подходящий менеджер задач для вашей команды?

Нет универсального «лучшего» инструмента — есть тот, который действительно подходит для вашего рабочего процесса.

Если ваша работа включает дедлайны, взаимодействие с коллегами и множество зависимостей, вам подойдут такие системы, как Asana или ClickUp. Если вы хотите сосредоточиться и погрузиться в задачи, обратите внимание на Sunsama или Things 3. Если нужно объединить документы, заметки и задачи в одном инструменте — Notion может стать вашим идеальным выбором.

Но если вы работаете в небольшой команде, цените ясность, простоту и эффективные рабочие процессы без лишнего шума, Taskee может стать тем самым инструментом, который поможет вам управлять всем этим.

Он не пытается заменить ваш весь инструментарий, а просто помогает четче отслеживать, что действительно важно:

• Кто что делает
• Каков статус задачи
• Сколько времени это заняло

В конечном счете, правильный менеджер задач — это тот, который ваша команда будет использовать с удовольствием. Пробуйте несколько и выбирайте тот, который будет вам удобен.

Еще сомневаетесь? Вот краткий обзор, какие инструменты подойдут для разных типов команд и почему:

Что важно при выборе менеджера задач

Когда вокруг так много вариантов, легко запутаться и выбрать что-то неподходящее для вас и вашей команды. Что на самом деле отличает хороший инструмент от перегруженного? В 2025 году дело не в количестве функций, а в том, насколько удобно он поддерживает ваш реальный рабочий процесс.

Если вы ищете инструмент, который помогает двигаться вперед, вот на что стоит обратить внимание:

• Настраиваемые процессы под ваш стиль работы

Хороший таск-менеджер не тянет вас в чужую структуру. Он позволяет все настроить под себя: хотите «Бриф → На проверке → Готово» — пожалуйста. Удобнее «To do → Doing → Done» — легко. Обратите внимание на инструменты, где можно создавать свои статусы, теги и категории. Все должно быть логично именно для вас, а не для разработчиков.

• Ясность по задачам — с первого взгляда

Вы не должны копаться в интерфейсе, чтобы понять, кто делает задачу, когда дедлайн и где все застопорилось. Лучшие инструменты показывают ответственного, срок и текущий статус в одном окне, а это особенно важно, когда задачи зависят от нескольких людей и этапов.

• Учет времени, который не мешает работать

Записывать часы вручную? Нет, спасибо. Современные решения предлагают встроенные таймеры, автоматическое отслеживание или, как минимум, удобный ручной ввод. Это особенно полезно фрилансерам и командам, когда важно понимать, куда на самом деле уходит время, например, при работе с клиентами или чередовании фокусной работы и рутины.

• Простота интерфейса без потери мощности

Никому не хочется тратить 30 минут на то, чтобы закрыть задачу. Хорошие инструменты быстрые, интуитивные и приятные в использовании — на всех устройствах. Важно, чтобы был офлайн-доступ, мобильная синхронизация и понятный дизайн, который не наказывает вас за насыщенный день.

• Фокус важнее функций

Чем больше функций, тем лучше? Не всегда. Многие команды перегружают систему настройками, а потом... просто перестают ее использовать, потому что слишком много всего. Действительно полезные инструменты помогают расставлять приоритеты, меньше отвлекаться и доводить дела до конца. Повторяющиеся задачи, таймер фокуса, минималистичный интерфейс — это не украшения, а именно то, что помогает сохранять темп и не выгорать.

Надежный менеджер задач — это ваш верный помощник, который подстраивается под вас и поддерживает в работе.

Если хотите больше идей про фокусные процессы, асинхронную работу в командах и устойчивые рабочие ритуалы, загляните сюда:

Трансформируйте рабочий процесс с Taskee

Руководство по улучшенному управлению задачами

Визуальное управление задачами: инструменты и стратегии

Заключение

Ни одно приложение само по себе не сделает команду продуктивной — но подходящее может расчистить путь.

Лучший менеджер задач — тот, который ваша команда понимает, принимает и с которым развивается. Кому-то подойдут таймлайны и дашборды, кому-то достаточно простых списков с дедлайнами. Главное — выбрать инструмент, который соответствует вашему реальному процессу, а не просто набору желаемых функций.

Taskee помогает сохранять фокус: учет времени, четкие статусы задач и понятное распределение ответственности. Особенно хорошо подходит для небольших команд, которые не хотят «управлять системой» — им просто важно делать работу спокойно и по делу.

FAQ

Какой менеджер задач проще всего, если я работаю один?

Если вы фрилансер или работаете самостоятельно, начните с простого и легкого решения — например, Taskee, Todoist или TickTick. Эти инструменты не требуют долгой настройки, запускаются за пару минут и позволяют организовать работу без лишней суеты.

Какие приложения подойдут для небольших или удаленных команд?

Для распределенных команд хорошо подходят Taskee, ClickUp и Asana. В них удобно назначать ответственных, отслеживать статусы задач и поддерживать общую прозрачность — без постоянных созвонов и длинных переписок в мессенджерах.

А нужен ли вообще менеджер задач, если я уже использую Google Календарь или Заметки?

Календарь и заметки — полезные вещи, но они не созданы для полноценного управления задачами: вы не увидите, кто за что отвечает, где есть блокеры и какие сроки. Менеджер задач помогает видеть не только что запланировано, но и что реально продвигается или застряло.

Можно ли использовать такие инструменты с клиентами или внешними подрядчиками?

Да, практически во всех менеджерах задач можно делиться задачами или досками с клиентами. Это удобный способ согласовывать этапы, обмениваться файлами и получать обратную связь — без бесконечных писем и потерянных комментариев.

Сколько времени уходит на настройку системы управления задачами?

Если не усложнять, то базовую систему можно запустить за 15–30 минут. Taskee и Todoist работают «из коробки», а такие инструменты, как ClickUp или Notion, дают больше гибкости — но потребуют немного времени на настройку под себя.

Фрилансерам вообще нужен таск-менеджер?

Однозначно да. Многие фрилансеры используют его, чтобы упорядочить работу с клиентами, отслеживать оплачиваемые часы и разгрузить голову. Даже если вы работаете один, небольшая структура помогает держать все под контролем.

Чем отличается управление задачами от управления проектами?

Управление задачами — это про конкретные действия и исполнителей. Управление проектами добавляет к этому сроки, зависимости, совместную работу и стратегию — больше подойдет для масштабных процессов.

Рекомендуем почитать

“Deep Work”

Современная классика о том, как сохранять концентрацию и быть продуктивным, особенно если вам приходится совмещать творческие задачи с плотным графиком.

На Amazon

“Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time”

Автор — один из создателей Scrum. Эта книга отлично объясняет, как структурированные рабочие циклы помогают небольшим командам достигать результатов быстрее и эффективнее.

На Amazon

“Making Things Happen: Mastering Project Management”

Без воды и сложных терминов — только практические советы по управлению проектами, людьми и приоритетами.

На Amazon