Задачи

Любой инструмент управления работой должен решить, какая у него минимальная единица и что она о себе знает. В Taskee эта единица — задача, и она хранит пять вещей, важных для всего остального: кто отвечает, когда срок, в каком она статусе, о чём она и насколько срочная.

Этот набор нарочно небольшой, и каждый элемент окупается где-то ещё в продукте. Исполнитель — это то, что позволяет фильтровать доску по человеку, а отчёт — разбивать по сотруднику. Статус — это то, что определяет колонку на доске. Теги — это то, что позволяет ориентироваться в большом проекте с сотнями задач по теме, а не листая весь список подряд. Срок — это то, что делает список сортируемым во что-то похожее на реальный план. Приоритет — это то, что решает спор о порядке без отдельного совещания.

Второе, что хранит задача, — это обсуждение. Комментарии, упоминания и реакции живут прямо на задаче, а значит, логика решения остаётся привязанной к той работе, которую оно изменило. Через полгода вопрос почти никогда не звучит как «что решили», а звучит как «почему решили именно так», и задача с собственной веткой обсуждения отвечает на него без археологических раскопок в истории переписки.

Создать задачу можно несколькими способами:

• Через кнопку “Создать задачу” в меню Таски
• На странице “Мои задачи” нажать на плюс возле заголовка

То, что создание задачи доступно из меню, важнее, чем кажется на первый взгляд. Работа появляется, пока вы заняты чем-то другим — на звонке, в коридоре, посреди другой задачи, — и теряются именно те задачи, которые требовали лишнего шага, чтобы их записать. Кнопка создания, доступная на любом экране, снижает цену фиксации мысли до одного клика — а это примерно та точка, после которой люди перестают вести отдельный список для себя.

При создании задачи вы можете добавить всю необходимую информацию: установить дедлайн, назначить ответственного, указать статус, теги и приоритет задачи. Также вы можете запланировать время для выполнения задачи, что поможет вам эффективно отслеживать ресурсы компании.

Заполнить эти поля сразу стоит лишних нескольких секунд, потому что на каждом поле потом строится какое-то отдельное представление в интерфейсе. Неназначенная задача невидима в фильтре по человеку. Задача без тегов недостижима по теме. Задача без срока опускается в конец любого списка, отсортированного по дате, — а это медленный способ решить, что она не важна. Ни одно из полей не обязательно: задачу можно зафиксировать сейчас, а заполнить позже, — но задача, которая приходит уже с заполненными полями, видна и доске, и фильтрам, и отчётам сразу.

На странице задачи вы можете видеть, кто просматривает, трекает и комментирует задачу в User activity.

Также вы можете подписаться на задачу, чтобы получать уведомления по статусу задачи и быть всегда в курсе изменений.

Упоминайте коллег в описании задачи, оставляйте комментарии и ставьте реакции для удобного обсуждения рабочих вопросов.

Реакции меньше, чем кажутся на первый взгляд, но именно поэтому полезны. Значительная часть переписки в комментариях — это просто подтверждение: «да», «согласен», «видел» — и реакция передаёт это, не добавляя ещё один комментарий, который кому-то потом придётся читать.

После выполнения задачи вы можете закрыть ее, что отметит ее как завершенную. В результате она не будет отображаться в списке задач и на доске проекта.

Закрытие — это то, что сохраняет рабочие представления честными. Список и доска полезны, только пока показывают текущую работу; как только на них накапливаются завершённые пункты, люди начинают фильтровать их мысленно, а вскоре перестают доверять самому представлению. Закрытые задачи пропадают и оттуда, и оттуда, а сама запись остаётся — время, учтённое по закрытой задаче, по-прежнему считается в отчётах, поэтому закрытие задачи наводит порядок в представлении, не стирая историю.

Управление задачами — это слой, с которым сталкивается каждая команда независимо от размера, но причины у всех разные.

Командам, которые разбирают много мелких обращений — очереди поддержки, операционка, внутренние запросы, — нужны прежде всего фиксация и приоритизация, а не планирование. Основную работу здесь делают теги и приоритет. См. команды поддержки и операционные команды.

Командам с передачей работы между людьми нужно, чтобы обсуждение и исполнитель путешествовали вместе с работой, потому что большая часть задержек при передаче — это время на повторное объяснение контекста. См. маркетинговые команды, дизайн-команды и HR-команды.

Командам, работающим с клиентами, нужно, чтобы каждый кусок работы был привязан к проекту и человеку, потому что именно на этом строится разговор об объёме и счёт. См. агентства и консалтинг.

Отдельные специалисты и совсем маленькие команды часто начинают именно здесь и месяцами не добавляют ничего ещё сверху — список задач со сроками, тегами и приоритетами уже сам по себе законченная система. См. фрилансеров и личную продуктивность.

Эти три вещи образуют иерархию, и знание, что именно менять, экономит немало времени на поиски.

Задача — это один кусок работы с одним владельцем. Всё на этой странице — про задачу.

Проект — это контейнер, который определяет, какими могут быть задачи внутри него: доступные статусы, группы тегов, общий срок, к которому всё идёт, людей, у которых есть доступ. Если нужен новый статус или новая группа тегов, это управление проектами, а не настройка задачи. А настройка самого контейнера — это создание проектов.

Доска — это ещё один способ смотреть на задачи проекта, разложенные по статусам. См. доску канбан. Доска и список задач показывают одни и те же задачи; ни одно из этих двух представлений не главнее другого.

А учёт времени идёт именно по задачам, поэтому учтённые часы всегда можно проследить до конкретного куска работы, а не до общей категории активности.

Зафиксируйте первые задачи своей команды — создайте компанию в Taskee прямо сейчас. Управление задачами работает на том же едином тарифе — см. тарифы.