Отчеты

Три разных человека задают три разных вопроса одним и тем же часам, и три типа отчётов существуют именно потому, что одна таблица не может хорошо ответить на все сразу.

Руководитель проекта спрашивает, куда ушло время этого проекта — по каким людям, по каким дням. Менеджер спрашивает, на что этот человек потратил месяц — на какие проекты и в какой пропорции. Администратор, готовящий счёт или строку в расчёте зарплаты, спрашивает, сколько часов в день у каждого человека, без какой-либо детализации вообще, потому что для этой цели детализация — просто шум.

Два свойства решают, можно ли доверять любому из этих ответов. Первое — то, что отчёты учитывают и время, добавленное вручную, и время, записанное таймером. Отчёт, который считал бы только таймер, систематически занижал бы встречи, звонки и офлайн-работу, а систематически неверная цифра хуже, чем отсутствие цифры вообще, потому что по ней принимают решения. Второе — то, что часы привязаны к задачам, поэтому любую цифру можно проследить до конкретной работы за ней. Это и есть разница между отчётом, который можно показать, и отчётом, который приходится защищать.

Фильтры — третье свойство, и на практике самое используемое. Представление по умолчанию — это вся компания за период; полезное представление почти всегда уже.

На вкладке “Отчеты” доступны три вида отчетов для анализа отработанного командой времени.

В отчеты включается как время, зафиксированное через трекер, так и вручную добавленное к задачам. Вы можете фильтровать отчеты по проекту, периоду времени, сотруднику и статусу готовности задач.

Общий отчет отображает полный список проектов, их участников и общее количество отработанных часов за каждый день.

Именно с этого отчёта стоит начинать, потому что он показывает форму всей картины целиком, прежде чем вы её сузите. Отфильтрованный до одного проекта и одного месяца, он превращается в ретроспективу проекта: какие люди были задействованы, как усилия распределились по дням и где были самые тяжёлые недели.

Фильтр по готовности — тот, которым чаще всего пренебрегают. Если ограничить отчёт только завершённой работой, это отвечает на другой вопрос, чем общий объём усилий: он отделяет часы, которые дали законченный результат, от часов, которые ещё в процессе, — а именно это сравнение важно, когда вы решаете, идёт ли проект по плану или просто занят делом.

В отчете по сотрудникам отображается отработанное время для каждого человека, разбитое по проектам и дням.

Это представление про распределение усилий. Оно отвечает на вопрос, из чего на самом деле состоял месяц конкретного человека, и обычно удивляет: работа, которая должна была быть небольшой любезностью для другого проекта, на деле поглотила пятую часть месяца, а проект, который все считали приоритетным, получил меньше внимания, чем предполагалось.

Это делает отчёт самым полезным источником для планирования, который есть у команды. Споры о загрузке по памяти ходят по кругу; тот же разговор с разбивкой по человеку и проекту занимает десять минут. Стоит явно проговорить, как использовать это представление — как картину того, куда пришлись усилия, чтобы следующее распределение было осознанным, а не как турнирную таблицу. Отчёты, которые используют как турнирную таблицу, порождают аккуратные таймеры, а не точные.

В кратком отчете общее отработанное время отображается для каждого сотрудника, суммируя все его проекты за каждый день без их детализации.

Краткий отчёт существует для случаев, когда детализация — не главное. Подготовка счёта, заполнение строки в расчёте зарплаты, проверка, выглядят ли учтённые дни правдоподобно перед закрытием месяца, — во всех этих случаях нужна одна цифра на человека в день и больше ничего.

Это же самый быстрый способ заметить проблему учёта, а не проблему работы. День с четырнадцатью часами обычно означает, что таймер забыли выключить, а день без единого часа — что его вообще не запускали. Оба случая мгновенно видны в кратком представлении и легко пропустить в детальном, поэтому на него стоит взглянуть до того, как кто-то сделает вывод на основе подробных отчётов.

То же самое представление «одна цифра на человека» нужно и для счёта, и для расчёта зарплаты в таблице, и его не нужно перепечатывать: экспортируйте эти отчёты в CSV.

Команды клиентского сервиса живут в общем отчёте, отфильтрованном до одного проекта: это доказательство за счётом и материал для разговора об объёме, когда проект длится дольше, чем договаривались. См. агентства, консалтинг и креативные агентства.

Руководители команд и менеджеры используют отчёт по людям для распределения загрузки и для того, чтобы заметить тихую перегрузку, о которой никто не заявляет. См. управленческие команды и операционные команды.

Финансы и администрация используют краткий отчёт, потому что итог за день на человека — это именно тот ввод, который берут их процессы. См. финансовые команды и бухгалтеров.

Команды доставки используют фильтр по завершённой работе как вводные для оценки: сколько реально заняла похожая работа в прошлый раз — это лучше свежей догадки. См. ИТ-команды и разработку продукта.

Распределённые команды полагаются на отчёты, потому что нет возможности считать усилия «на глаз». См. удалённые команды.

Три вещи, которые выглядят как «что произошло», но отвечают на разные вопросы.

Учёт времени — это фиксация: таймер на задаче и ручные записи, которые закрывают его пробелы. Отчёты стоят ровно столько, сколько стоит учёт под ними: команда, которая учитывает время от случая к случаю, получает отчёты точные и неверные одновременно.

Отчёты — эта страница — это агрегация. Они отвечают, сколько, кем, на что и за какой период.

Вкладка «Последние действия» в проекте — это совсем другое: хронологическая запись предпринятых действий, которая отвечает на вопрос «что изменилось», а не «сколько времени это заняло». Это относится к управлению проектами.

А когда вопрос в том, где сейчас находится работа, а не сколько она отняла, — это доска канбан: позиция, а не усилие.

Узнайте, куда на самом деле уходят часы вашей команды — создайте компанию в Taskee. Отчёты включены в тариф, а не продаются отдельно — см. тарифы.