Отслеживание времени

Большинство команд теряют часы не в одном драматичном месте, а по мелочи, в незамеченных кусочках: задача, которая незаметно заняла три дня вместо одного, человек, который полнедели помогал на чужом проекте, клиентский проект, который казался прибыльным — пока не выставили счёт. Тайм-трекинг существует именно для того, чтобы делать эти кусочки видимыми, пока работа ещё идёт.

В Taskee таймер привязан к задаче, а не ко дню. Раз единица учёта — это задача, учтённое время несёт с собой её проект, исполнителя, статус и теги, и любой отчёт дальше по цепочке можно разрезать по любому из этих признаков. Никому не приходится в конце недели восстанавливать по памяти, на что на самом деле ушёл блок часов.

Две практические особенности важнее самого таймера. Учёт должен быть доступен в один клик оттуда, где человек уже находится, иначе им просто не будут пользоваться — поэтому в Taskee кнопка запуска есть в списке задач, на доске, на странице задачи и в шапке. А ещё учёт должен переживать человеческие ошибки: время можно внести вручную задним числом, а таймер, который коллега забыл выключить, может остановить тот, у кого есть нужные права, — вместо того чтобы цифры накручивались всю ночь.

Вы можете отслеживать время по задаче несколькими способами:

• Наведите на задачу в списке задач или канбане, на ней появится кнопка Плэй
• На странице задачи нажмите на кнопку “Запустить таймер”
• Нажмите на кнопку таймера в шапке Таски. У вас автоматически запустится последняя активная задача
• Запустите недавнюю задачу через поп-ап Таймера в шапке Таски. Выберите из списка недавнюю задачу, наведите на нее и нажмите на кнопку Плэй.

Причина, по которой точек входа четыре, а не одна, в том, что люди начинают работу из разных мест. Разработчик открывает страницу задачи и сначала читает описание. Дизайнер перемещает карточку на доске и сразу начинает работать. Человек, вернувшийся со встречи, обычно хочет продолжить то, чем занимался час назад, — поэтому кнопка в шапке перезапускает последнюю активную задачу, не заставляя ничего искать. Каждая из точек входа запускает один и тот же таймер на одной и той же задаче, поэтому выбор точки входа никак не меняет то, что в итоге попадёт в отчёт.

В поп-апе Таймера вы можете просматривать, над какими задачами прямо сейчас работают ваши коллеги. Если кто-то забыл остановить таймер, вы можете сделать это за него, если у вас есть соответствующие права.

Это представление отвечает на вопрос, который иначе стоил бы сообщения и ожидания ответа: чем команда занята прямо сейчас. Руководителю, который решает, кому передать срочную задачу, увидеть, что два человека уже в процессе, а один свободен, быстрее, чем спрашивать. Это же механизм исправления самой частой ошибки учёта времени — таймера, оставленного включённым на ночь. Поскольку остановка чужого таймера привязана к правам, это исправление остаётся у тех, кто отвечает за итоговые цифры, а не открыто для всех подряд.

В поп-апе Таймера на вкладке “Добавить время” можно внести в задачу время вручную и, если у вас есть соответствующие права, добавить время в задачу коллеге.

Ручной ввод — это то, что делает учтённое время честным, а не просто автоматическим. Работа случается на телефонных звонках, на воркшопах, у доски и вообще вдали от клавиатуры, и ничего из этого никогда не поймает работающий таймер. Возможность добавить время в задачу коллеги для того, у кого есть права, покрывает и случай, когда человек в отъезде: проект можно закрыть с полной картиной, не дожидаясь, пока этот человек вернётся и сам заполнит свои пробелы.

Тайм-трекинг быстрее всего окупается там, где часы — это та единица, в которой измеряется сам бизнес.

Команды, работающие с клиентами, выставляют счета за часы, поэтому разрыв между учтённой и неучтённой работой — это упущенная выручка. Учёт по задачам означает, что счёт можно проследить до конкретных кусков работы, а не до округлённой цифры. Это основной сценарий для страниц про агентства, креативные агентства и консалтинговые команды.

Фрилансерам и небольшим командам доказательство усилий нужно больше, чем контроль. Один человек, который учитывает время по своим задачам, получает готовый след для разговора с клиентом об объёме работ — см. малый и средний бизнес.

Распределённые команды не могут считать усилия «на глаз», потому что нет общего офиса. Учтённое по задачам время заменяет присутствие как сигнал — это более здоровая мера, чем часы онлайн. См. удалённые команды.

Команды разработки и продукта используют учтённое время как вводные для оценки: фактические часы за прошлый квартал по похожим задачам — более надёжный прогноз, чем догадка с нуля. См. разработку продукта и ИТ-команды.

Эти три вещи часто путают, поэтому стоит назвать границу явно.

Тайм-трекинг — это фиксация. Он записывает, сколько заняла конкретная задача, и привязывает эту длительность к задаче, человеку и проекту. Он отвечает на вопрос «сколько на это ушло».

Отчёты — это агрегация. Они берут всё, что собрал таймер, плюс всё, что добавлено вручную, и сводят это по проекту, человеку, периоду и готовности. Отчёты отвечают на вопрос «куда ушёл месяц» — на который сам по себе таймер ответить не может.

Управление задачами — это контейнер. Оно определяет саму задачу, на которую записывается время: её исполнителя, срок, статус, теги и приоритет. Без задачи таймеру не к чему прикрепиться — поэтому учтённое в Taskee время всегда привязано к конкретному куску работы, а не к общей категории активности.

Короче: задачи описывают работу, таймер её измеряет, отчёты её объясняют. Большинство команд включают все три сразу, но команда, которой нужно только понимать, куда уходят часы, может начать с таймера и добавить остальное позже.

Начните учитывать время по собственным задачам — создайте компанию в Taskee. Тайм-трекинг не платное дополнение — см. тарифы.