Tăng năng suất của bạn với Kanban

9 Thời gian đọc

88 lượt xem

28 Tháng 2, 2025

Việc duy trì cân bằng công việc và cuộc sống thật khó khăn khi phải đối mặt với những hạn chót không ngừng và sự hỗn loạn luôn đeo bám. Chúng tôi hoàn toàn hiểu điều này. May mắn thay, có những công cụ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn về năng suất làm việc với Kanban – một hệ thống quản lý trực quan có thể biến hỗn loạn thành một quy trình làm việc có cấu trúc và minh bạch.

Những điểm chính

Các nhóm đã triển khai Kanban vào quy trình hàng ngày báo cáo tăng năng suất lên đến 40%

Các hệ thống quản lý dựa trên hình ảnh có thể giảm tải tinh thần tới 35%, làm cho các công việc hàng ngày dễ quản lý hơn

Quy trình làm việc được cấu trúc tốt có thể cải thiện tỷ lệ hoàn thành dự án lên đến 50%

Phép màu của kanban

Kanban có nguồn gốc từ nơi mà năng suất làm việc là trọng tâm của mọi sự chú ý - các dây chuyền sản xuất của Toyota. Qua thời gian, hệ thống quy trình làm việc trực quan này đã phát triển thành một công cụ mạnh mẽ trong thời đại kỹ thuật số, mang lại cấu trúc ở những nơi cần thiết mà không hạn chế sự linh hoạt.

Vậy, làm thế nào Kanban có thể giúp doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng xem:

Hệ thống tổ chức trực quan. Làm cho toàn bộ quá trình làm việc trở nên rõ ràng, rất hữu ích để nhận diện các khu vực có vấn đề.
Quản lý nhiệm vụ cân bằng. Giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng, thay vì bị phân tâm bởi công việc đa nhiệm tốn năng lượng.
Chính sách minh bạch. Đơn giản hóa quy trình làm việc, giúp việc đào tạo trở nên trực quan và dễ dàng.
Đánh giá định kỳ. Giúp nhận diện các khu vực dễ gặp vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng đến năng suất.
Cải tiến liên tục. Cập nhật quy trình làm việc hiện tại để đạt được kết quả tốt hơn.

Chuẩn bị cho thành công

Kanban chắc chắn là một công cụ tuyệt vời, nhưng bạn cần làm một số công việc chuẩn bị trước khi triển khai nó. Việc tạo ra một cấu trúc hợp lý nên là điều đầu tiên trong danh sách việc cần làm của bạn, và các công cụ như Taskee được thiết kế để hỗ trợ điều đó - hỗ trợ quy trình làm việc với một số tính năng kỹ thuật số hữu ích như tổ chức và theo dõi.

Dưới đây là một số thành phần cơ bản của bảng Kanban để bạn bắt đầu:

Backlog — Danh sách có cấu trúc của các nhiệm vụ, yêu cầu và ý tưởng cần hoàn thành trong tương lai.
Ready — Các nhiệm vụ đã được ưu tiên và sẵn sàng để bắt đầu.
In Progress — Các nhiệm vụ hiện tại đang được thực hiện.
Testing — Kiểm tra và xác minh chất lượng.
Complete — Các nhiệm vụ đã hoàn thành, đáp ứng tất cả các tiêu chí và sẵn sàng để triển khai.

Tối đa hóa năng suất

Ngay cả những nhân viên tận tâm nhất cũng đôi khi gặp khó khăn trong việc duy trì sự tập trung, đặc biệt là khi nói đến các dự án kéo dài hàng tuần. Tuy nhiên, có những cách để giảm thiểu việc "cuộn màn hình vô tận" khi làm việc, và Kanban có thể giúp bạn làm điều đó.

Vậy những yếu tố nào bạn cần chú ý để cải thiện sự tập trung và tối đa hóa năng suất của đội nhóm?

Mô tả nhiệm vụ rõ ràng. Giảm thiểu sự nhầm lẫn và các cuộc họp tiếp theo không cần thiết.
Hạn chót thực tế. Ngăn ngừa kiệt sức và cho phép các thành viên trong nhóm làm việc với tốc độ của riêng họ.
Dây chuyền chỉ huy đơn giản. Thiết lập một cảm giác minh bạch về trách nhiệm.
Theo dõi tiến độ. Cung cấp sự nhận thức về quy trình công việc và giúp xác định các điểm đau.
Quản lý ưu tiên. Đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng nhất không bị chôn vùi dưới những công việc nhỏ hơn.

Vượt qua các thách thức phổ biến

Và một khi bạn đã xây dựng được quy trình làm việc hoàn hảo và có cấu trúc của mình, có một yếu tố khác cần xem xét - khả năng tồn tại của nó. Sẽ có những thời điểm khó khăn, áp lực và một số hiểu lầm trong nhóm, và Kanban có thể giúp bạn chuẩn bị cho điều đó.

Hãy cùng xem những giải pháp bạn có thể thực hiện để làm cho các thảm họa liên quan đến công việc trong tương lai ít đau đớn hơn:

Mở rộng dần dần. Hãy tiến từng bước nhỏ, như vậy bạn sẽ không làm cho nhóm quá tải và xây dựng sự tự tin.
Duy trì sự nhất quán. Tạo ra thói quen và thiết lập một quy trình làm việc đáng tin cậy.
Thực hiện các đánh giá định kỳ. Cập nhật bảng của bạn thường xuyên.
Đào tạo nhóm của bạn. Đảm bảo rằng mọi người đều biết công việc của mình và tuân theo quy trình làm việc đã thiết lập.
Điều chỉnh nếu cần thiết. Xây dựng khả năng thích ứng với những thay đổi không thể tránh khỏi.

Thông tin thú vị

Hệ thống Kanban gốc của Toyota đã giảm chi phí tồn kho 75% trong khi tăng năng suất. Người dùng Kanban kỹ thuật số ngày nay báo cáo những cải thiện hiệu quả tương tự trong việc quản lý nhiệm vụ!

Các bài viết liên quan:

Để tìm hiểu về cân bằng công việc-cuộc sống, hãy đọc bài viết về nuôi dạy con cái và làm việc từ xa: mẹo để cân bằng gia đình và năng suất.

Để có những mẹo thực tế về việc chọn công cụ, hãy tham khảo hướng dẫn về việc sử dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án.

Để đạt hiệu quả cao hơn, hãy đọc hướng dẫn Cách làm việc hiệu quả với các đội nhóm làm việc từ xa: Công cụ và mẹo.

Kết luận

Người Nhật rất coi trọng cấu trúc và tổ chức (thậm chí đôi khi có phần đáng sợ), vì vậy bạn có thể tin tưởng chúng tôi khi nói rằng Kanban không chỉ là một công cụ tăng năng suất nữa, mà là một công cụ thay đổi cuộc chơi hoàn toàn.

Kết hợp với một nền tảng như Taskee, Kanban có thể mang lại sự rõ ràng rất cần thiết cho quy trình làm việc của bạn, cải thiện năng suất và thậm chí là trạng thái tổng thể của đội nhóm.