Cách đạt được cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Không gian làm việc dành riêng

Một góc làm việc cố định hoạt động như một tín hiệu cho não: dần dần, não gắn vị trí đó với trạng thái tập trung, nhờ vậy bạn mất ít thời gian và công sức hơn để bắt tay vào việc. Cũng giống như rất khó ngủ trên ghế văn phòng, rất khó tập trung làm việc khi ngồi trên sofa, và hai hiện tượng này có cùng một cơ chế. Góc làm việc không cần cầu kỳ, nhưng phải ổn định và tách khỏi những chỗ bạn dùng để nghỉ ngơi.

Các thành phần chính của một không gian làm việc tại nhà hiệu quả:

• Khu vực làm việc riêng biệt. Một khu vực chỉ dành cho công việc, có thể là phòng riêng nếu nhà đủ rộng hoặc một chiếc bàn cố định được sắp xếp giống nhau mỗi ngày, sẽ tạo ra ranh giới về không gian và giúp não phân biệt rõ lúc làm việc với lúc nghỉ ngơi.
• Ánh sáng đầy đủ. Nên ưu tiên ánh sáng tự nhiên nếu có; nếu không, đèn ánh sáng ấm gần với ánh sáng ban ngày sẽ giúp mắt đỡ mỏi và giữ sự tỉnh táo trong những buổi làm việc dài tốt hơn đèn huỳnh quang ánh sáng lạnh.
• Thiết bị công thái học. Ghế và bàn được bố trí để giữ tư thế đúng sẽ giảm áp lực dồn lên cơ và xương suốt một ngày làm việc. Khoản tiền bỏ ra cho những thiết bị này thường được bù lại khá nhanh, vì bạn bớt khó chịu và bớt mất năng suất do khó chịu gây ra.
• Quản lý môi trường âm thanh. Có người làm việc tốt khi có tiếng động xung quanh, có người lại cần yên tĩnh. Điều quan trọng là sự ổn định: một môi trường âm thanh đều đặn, dù yên tĩnh hay có tiếng nền, giúp duy trì sự tập trung tốt hơn một môi trường lúc ồn lúc lặng không đoán trước được.

Quản lý năng lượng

Khi làm việc từ xa, việc điều tiết năng lượng không còn do môi trường văn phòng đảm nhận mà chuyển sang chính mỗi người. Ở văn phòng, sự có mặt của đồng nghiệp, các cuộc họp đã lên lịch và cảm giác ngại bị người khác thấy mình ngồi không đều là những tác nhân bên ngoài giúp giữ nhịp làm việc trong ngày. Thiếu những tác nhân đó, hiệu suất trí óc phụ thuộc nhiều vào việc những đầu việc nặng nhất rơi vào lúc năng lượng của bạn cao hay thấp. Lịch làm việc ở văn phòng hiếm khi tính đến yếu tố này, còn làm việc từ xa lại cho phép bạn chủ động điều chỉnh nó.

Các thực hành quản lý năng lượng có tác động đo lường được:

• Xác định và làm việc với đỉnh điểm hoạt động cá nhân. Khả năng tư duy thay đổi theo một nhịp khá ổn định trong ngày và khác nhau ở mỗi người, với phần lớn mọi người thường đạt đỉnh vào cuối buổi sáng và có một đỉnh phụ vào cuối buổi chiều. Quan sát bản thân trong hai đến ba tuần sẽ cho bạn đủ dữ liệu để xếp việc khó vào những khung giờ đỉnh và để việc nhẹ hơn cho những lúc năng lượng xuống thấp.
• Lên lịch nghỉ ngơi trước. Nếu chỉ nghỉ khi thấy mệt, bạn sẽ liên tục trì hoãn, bởi chính sự mệt mỏi làm giảm khả năng nhận ra mình đang mệt. Những quãng nghỉ được đặt sẵn theo giờ cố định, bất kể lúc đó công việc đang trôi chảy hay không, sẽ ngăn mệt mỏi dồn lại đến mức năng suất sụt hẳn vào cuối ngày.
• Sắp xếp các nhiệm vụ theo nhu cầu nhận thức. Dành những khung giờ năng lượng cao cho việc đòi hỏi nhiều suy nghĩ nhất và để việc hành chính hay việc lặp lại vào lúc năng lượng thấp hơn sẽ giúp chất lượng công việc cao nhất có thể mà không phải kéo dài giờ làm.
• Xác định rõ ràng các hoạt động phục hồi. Mỗi người hồi sức bằng những hoạt động khác nhau, và điều giúp người này nạp lại năng lượng có thể khiến người khác kiệt sức hơn. Khi biết rõ những hoạt động nào thật sự giúp mình hồi phục về tinh thần và cảm xúc, bạn có thể dùng thời gian nghỉ để hồi sức thật, thay vì chỉ đơn giản là tạm ngừng làm việc.
• Thực hiện ngắt kết nối kỹ thuật số có cấu trúc. Những khoảng thời gian định sẵn không chạm vào thiết bị, dù chỉ 30 phút, sẽ làm dịu trạng thái căng thẳng ngầm mà việc luôn luôn trực tuyến gây ra. Cái lợi lớn nhất nằm ở chất lượng của quãng làm việc tập trung ngay sau đó, hơn là ở bản thân quãng nghỉ.

Xây dựng thói quen

Thói quen hàng ngày giúp bạn bớt phải đưa ra quyết định khi muốn duy trì nhịp làm việc và nghỉ ngơi hợp lý trong thời gian dài. Một thói quen được lặp lại đều đặn sẽ ngày càng ít tốn sức để giữ, và nhờ đó những thói quen có tổ chức mang lại lợi ích cộng dồn qua nhiều tuần, nhiều tháng.

• Thực hành chánh niệm ngắn. Từ hai đến mười lăm phút rèn luyện sự chú ý, bằng thiền chánh niệm, hít thở tập trung hoặc tự suy ngẫm theo trình tự, giúp giảm những dòng suy nghĩ lặp đi lặp lại vốn chiếm mất sự chú ý khi làm việc, đồng thời giúp bạn dễ kéo sự chú ý trở lại khi bị xao nhãng. Làm đều đặn quan trọng hơn làm trong bao lâu.
• Nghỉ vận động đều đặn. Mỗi giờ dành một chút thời gian đứng dậy, vươn vai hoặc đi lại vài bước sẽ ngắt quãng những tác động xấu lên cơ thể do ngồi lâu dồn lại suốt ngày làm việc. Tác dụng với trí óc đến từ tuần hoàn máu: vận động làm tăng lượng máu lên não, nhờ vậy bạn có nhiều khả năng chú ý hơn cho phiên làm việc tiếp theo.
• Khoảng thời gian làm việc có cấu trúc. Chia thời gian thành các khối làm việc xen kẽ với quãng nghỉ cố định, chẳng hạn kỹ thuật Pomodoro với các phiên 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ, sau bốn phiên thì nghỉ dài hơn, sẽ ngăn mệt mỏi tích tụ khi bạn cứ làm tiếp dù hiệu quả đã giảm dần mà không có lúc nào hồi sức.
• Nghi thức chuyển tiếp. Một chuỗi việc quen thuộc để bắt đầu ngày làm việc và một thói quen rõ ràng để kết thúc ngày sẽ đóng vai trò mà quãng đường đi làm từng đảm nhận, tức là đánh dấu ranh giới về thời gian. Thiếu những tín hiệu này, giờ làm và giờ riêng dễ lẫn vào nhau, và việc chuyển trạng thái đầu óc giữa hai bên cũng tốn sức hơn.

Ranh giới

Khi làm việc từ xa, ranh giới cần được đặt ở hai tầng. Tầng thứ nhất là những gì bạn thông báo với người cùng làm về thời gian có thể liên lạc. Tầng thứ hai là giới hạn bạn tự giữ cho mình, tức là lúc nào thì thôi nghĩ về công việc. Cả hai đều phải được thiết lập có chủ đích, vì khi làm từ xa ai cũng có vẻ như lúc nào cũng liên lạc được, và trong hoàn cảnh đó chẳng tầng nào tự hình thành.

• Cửa sổ giao tiếp rõ ràng. Chốt những khung giờ cụ thể cho họp hành và gọi điện công việc, rồi báo cho đồng nghiệp biết, sẽ giảm những lần bị làm phiền bất ngờ vốn phá vỡ sự tập trung và khiến bạn không thể lên kế hoạch nghỉ ngơi đàng hoàng. Ranh giới chỉ có tác dụng khi được giữ đều đặn; cứ thỉnh thoảng lại phá lệ thì người khác sẽ quen với việc thử vượt qua nó.
• Khối làm việc tập trung. Những quãng thời gian trong ngày mà bạn không nhận liên lạc, thường kéo dài hai đến bốn giờ, sẽ bảo vệ sự chú ý không bị ngắt quãng mà các nhiệm vụ phức tạp cần có. Các khối này phát huy tác dụng nhất khi được đặt vào khung giờ năng lượng cao mà bạn đã biết và khi cả nhóm đều nắm được lịch đó, để việc phối hợp diễn ra xung quanh các khối thay vì chen ngang vào chúng.
• Giao thức leo thang. Hãy nói rõ loại vấn đề nào mới đáng để liên hệ ngoài giờ làm và thống nhất tiêu chí đó với cả nhóm, như vậy việc gấp thật sự sẽ được tách khỏi thói quen lúc nào cũng trả lời. Khi không có tiêu chí cụ thể, việc thiếu quy tắc rõ ràng sẽ ngầm biến thành nghĩa vụ phải trực liên tục.

Phòng ngừa kiệt sức

Kiệt sức có nguyên nhân nằm ở cách công việc được tổ chức: trí óc phải chịu tải nặng kéo dài mà không được hồi phục đủ, cộng thêm cảm giác mất quyền kiểm soát đối với điều kiện làm việc của mình. Những biện pháp phòng ngừa hữu ích phải nhắm vào chính các nguyên nhân này; còn nếu chỉ xử lý triệu chứng thì bạn chỉ nhẹ nhõm được một thời gian trong khi điều kiện gốc vẫn y nguyên.

• Hoạt động thể chất đều đặn. Tập aerobic đều đặn giúp giảm cortisol và tăng khả năng phục hồi của hệ thần kinh, và khả năng này quyết định bạn có thể làm việc nặng trong bao lâu trước khi trí óc bắt đầu đuối. Lợi ích đến từ việc tập đều trong nhiều tuần, còn một vài buổi lẻ tẻ thì không mang lại bao nhiêu.
• Tiếp xúc ngoài trời. Thời gian ở ngoài trời, nhất là giữa thiên nhiên, làm giảm các dấu hiệu căng thẳng của cơ thể vốn tăng lên khi phải tập trung đầu óc liên tục. Một phần lý do nằm ở sự chú ý: môi trường tự nhiên ít đòi hỏi sự chú ý có chủ đích hơn môi trường làm việc, nên hệ thống chú ý này có dịp nghỉ ngơi và hồi phục.
• Tương tác xã hội ngoài công việc với đồng nghiệp. Những lần trò chuyện với đồng nghiệp không dính đến nhiệm vụ tạo ra bối cảnh xã hội, giúp mối quan hệ công việc mang cảm giác của một mối quan hệ thật thay vì chỉ là trao đổi qua lại. Sự gắn bó này giúp bảo vệ bạn trước thái độ hoài nghi và cảm giác xa cách với mọi người, hai biểu hiện đặc trưng của giai đoạn kiệt sức nặng.
• Thực hành chánh niệm và điều chỉnh căng thẳng. Các bài tập rèn sự chú ý như thiền, kỹ thuật hít thở hay thư giãn cơ tiến triển giúp giảm những dòng suy nghĩ lặp lại vốn giữ cơ thể trong trạng thái căng thẳng ngay cả ngoài giờ làm. Tác dụng ở đây mang tính sinh lý nhiều hơn là tạo động lực: các bài tập này làm giảm cortisol và cải thiện chất lượng giấc ngủ ở mức đo được.
• Đánh giá khối lượng công việc thực tế. Thường xuyên rà lại danh sách việc để tách những gì mình kiểm soát được khỏi những gì không, rồi điều chỉnh các cam kết theo đó, sẽ giúp bạn tránh tình trạng nhận quá nhiều việc kéo dài dẫn đến kiệt sức. Khi khối lượng việc liên tục vượt quá sức mình, cần sắp xếp lại công việc từ gốc, và cố gắng nhiều hơn một mình sẽ không giải quyết được.
• Tiếp cận hỗ trợ chuyên nghiệp. Khi các dấu hiệu kiệt sức như mệt mỏi dai dẳng, hoài nghi, làm việc kém hiệu quả kéo dài hơn hai tuần dù bạn đã tự điều chỉnh, đó là lúc nên tìm đến chuyên gia. Can thiệp sớm giúp hồi phục nhanh hơn và trọn vẹn hơn so với để muộn.

Bài viết liên quan:

Để tìm hiểu thêm về việc duy trì năng suất, hãy xem Cách tránh kiệt sức: Các chiến lược chính để duy trì sức khỏe.

Để cải thiện tổ chức làm việc từ xa, hãy đọc Cách hợp tác hiệu quả với các nhóm từ xa: Công cụ và mẹo.

Đối với các chiến lược hướng đến gia đình, hãy đọc Nuôi dạy con và làm việc từ xa: Mẹo để cân bằng gia đình và năng suất. Tìm hiểu thêm: Phần mềm Năng suất Cá nhân.

Kết luận

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa là chuyện phải thiết kế. Góc làm việc riêng, cách quản lý năng lượng, ranh giới trong giao tiếp và những thói quen phòng ngừa kiệt sức nói trên thay thế cho những gì môi trường văn phòng vốn tự làm, đó là giữ công việc và đời sống riêng tách biệt nhau. Mỗi cách làm xử lý một con đường cụ thể mà qua đó làm việc từ xa xóa nhòa sự tách biệt ấy, và khi kết hợp lại, chúng tạo điều kiện để bạn làm việc tốt một cách bền vững trong thời gian dài. Taskee giúp bạn nhìn rõ các nhiệm vụ và sắp xếp quy trình làm việc, nhờ đó giờ làm việc có tổ chức trở nên hiệu quả hơn, và đó cũng là nền tảng để thời gian nghỉ ngơi thật sự giúp bạn hồi phục.