Quản lý năng lượng để tăng năng suất

Tại sao năng lượng quan trọng hơn thời gian

Quản lý thời gian và quản lý năng lượng lo hai mặt khác nhau của công việc. Quản lý thời gian quyết định việc nào làm vào lúc nào, còn quản lý năng lượng quyết định khi bắt tay vào việc, đầu óc và cơ thể bạn đang ở trạng thái ra sao. Một lịch trình chỉ tính theo đồng hồ mà bỏ qua năng lượng sẽ khiến công việc được làm trong lúc bạn không ở phong độ tốt nhất, và chất lượng vì thế đi xuống dù thời gian có được chia khéo đến đâu.

Như vậy, quản lý năng lượng là điều kiện đi trước quản lý thời gian chứ không thay thế nó: cùng một việc, cùng một khoảng thời gian, nhưng làm vào lúc năng lượng dồi dào sẽ cho kết quả tốt hơn hẳn so với lúc đã mệt.

Thế nhưng văn hóa năng suất ngày nay vẫn coi thời gian là nguồn lực chính cần cải thiện. Kết quả là rất nhiều nếp sinh hoạt được sắp xếp chỉn chu về mặt thời gian vẫn thất bại, vì chúng không tính đến việc công việc đã lên lịch rốt cuộc sẽ được làm trong trạng thái năng lượng nào. Những yếu tố dưới đây phụ thuộc trực tiếp vào mức năng lượng chứ không vào chuyện bạn còn bao nhiêu thời gian:

• Độ sâu của sự tập trung. Muốn chú tâm lâu vào một việc phức tạp, hệ thần kinh cần ở một trạng thái nhất định, và mệt mỏi, căng thẳng hay ăn uống thiếu chất đều làm trạng thái đó suy yếu trực tiếp, bất kể bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho việc ấy.
• Tốc độ và chất lượng quyết định. Việc ra quyết định dựa vào vỏ não trước trán, vùng này hoạt động kém đi khi trí óc mệt mỏi. Những quyết định hệ trọng đưa ra lúc kiệt sức thường cho kết quả tệ hơn thấy rõ so với cùng quyết định ấy khi đã được nghỉ ngơi.
• Phản ứng với căng thẳng. Phản ứng căng thẳng của cơ thể được điều tiết một phần bởi cortisol, chất này tích tụ dần khi áp lực trí óc kéo dài. Vận động, nghỉ ngơi và giấc ngủ, những thói quen cốt lõi của quản lý năng lượng, tác động trực tiếp lên mức cortisol.
• Hiệu suất nhận thức trong cả ngày. Hoạt động của não lên xuống theo các nhịp ultradian nối tiếp nhau trong ngày. Khi xếp việc nặng vào lúc đỉnh của chu kỳ và việc nhẹ vào lúc trũng, cùng một lượng thời gian sẽ mang lại nhiều kết quả hơn.

Các loại năng lượng chính cần quản lý

Quản lý năng lượng diễn ra trên bốn phương diện riêng biệt, mỗi phương diện tự hồi phục theo cách của nó nhưng lại ảnh hưởng qua lại với các phương diện còn lại. Bỏ bê một phương diện thì công sức cải thiện những phương diện khác cũng bị giới hạn.

1. Năng lượng Thể chất: Nền tảng của Năng suất của Bạn

Năng lượng thể chất là nền tảng sinh học mà mọi loại năng lượng khác dựa vào. Ba yếu tố chính của nó là dinh dưỡng, vận động và giấc ngủ, đều nằm trong tầm tay bạn và có tác động đo được lên khả năng suy nghĩ cũng như cảm xúc.

• Chất lượng và thời gian dinh dưỡng. Muốn tập trung được lâu thì đường huyết phải ổn định, và điều đó đến từ những bữa ăn có đạm, tinh bột phức hợp và chất béo lành mạnh, trong khi đường đơn chỉ đẩy đường huyết lên chốc lát rồi kéo tụt xuống rất nhanh. Ăn món gì cụ thể không quan trọng bằng việc ăn đều đặn và tránh để bụng đói quá lâu giữa các bữa trong những ngày làm việc căng thẳng.
• Vận động như đầu vào nhận thức. Chỉ một chút vận động cũng làm tăng lượng máu lên não và tạo ra những thay đổi hóa học thần kinh, cụ thể là BDNF, dopamine và norepinephrine tăng lên, nhờ vậy sự chú ý và khả năng điều hành được cải thiện rõ trong một khoảng thời gian sau đó. Ngưỡng để có lợi ích này khá thấp, bất cứ hình thức vận động nào làm tim đập nhanh hơn đều được.
• Quản lý chu kỳ giấc ngủ. Giấc ngủ ngon là công cụ mạnh nhất bạn có để giữ năng lượng thể chất. Ngủ đều đặn, liền giấc từ bảy đến tám tiếng giúp củng cố trí nhớ, điều hòa cảm xúc, tăng sức đề kháng và giữ cho vỏ não trước trán hoạt động tốt, trong khi tất cả những chức năng này đều giảm sút thấy rõ dù chỉ thiếu ngủ một phần.

2. Năng lượng Cảm xúc: Quản lý Trạng thái Bên trong của Bạn

Năng lượng cảm xúc quyết định bạn gắn kết với người khác tốt đến đâu và động lực của bạn trụ vững thế nào trước áp lực. Nó bị bào mòn khi những cảm xúc tiêu cực kéo dài, và được bồi đắp lại nhờ các mối quan hệ, lòng biết ơn cùng những cách giải tỏa căng thẳng.

• Thực hành lòng biết ơn. Mỗi ngày dành ít phút nghĩ về những trải nghiệm tốt đẹp cụ thể sẽ kích hoạt hệ thống khen thưởng của não và kéo sự chú ý về phía những điều tích cực, từ đó giảm bớt thói quen nghĩ đi nghĩ lại vốn rút cạn năng lượng cảm xúc, và giúp bạn bắt đầu công việc với tâm trạng tốt hơn.
• Điều chỉnh căng thẳng. Có loại căng thẳng giúp ta tập trung và huy động sức lực, nhưng cũng có căng thẳng mãn tính làm suy yếu vùng trước trán và vắt kiệt dự trữ cảm xúc, nên phân biệt được hai loại này thì mới xử lý đúng chỗ. Chánh niệm và các bài tập thở có nhịp điệu làm dịu phản ứng căng thẳng của cơ thể một cách trực tiếp nhờ kích hoạt hệ thần kinh đối giao cảm.
• Kết nối xã hội. Một cuộc trò chuyện ngắn nhưng có ý nghĩa với những người luôn ủng hộ và đối xử tích cực với bạn sẽ nạp lại năng lượng cảm xúc, vì nó kích hoạt các con đường oxytocin và làm vơi đi cảm giác cô lập vốn khiến phản ứng căng thẳng mạnh thêm.

3. Năng lượng Tinh thần: Tối ưu hóa Chức năng Nhận thức

Năng lượng tinh thần là khả năng giữ sự chú ý có chủ đích trong thời gian dài và suy nghĩ về những vấn đề phức tạp. Nó cạn dần vì quá tải thông tin, làm nhiều việc cùng lúc và những quãng tập trung dài mà không được nghỉ.

• Khối công việc sâu. Những quãng làm việc tập trung 60-90 phút không bị ngắt quãng, tắt thông báo và đóng các kênh liên lạc, cho phép bạn đi sâu vào những nhiệm vụ phức tạp đến mức mà công việc liên tục bị cắt ngang không thể nào đạt tới.
• Nghỉ ngơi phục hồi chiến lược. Những lần nghỉ được lên lịch vào cuối mỗi chu kỳ làm việc giúp lấy lại khả năng chú ý đã hao mòn sau một thời gian tập trung. Đứng dậy đi lại, ra ngoài trời một chút hay đổi hẳn khung cảnh trong giờ nghỉ sẽ giúp bạn hồi sức tốt hơn nhiều so với việc ngồi lướt màn hình.
• Chế độ ăn thông tin. Tin tức và mạng xã hội đặt lên đầu óc một gánh nặng xử lý nhỏ nhưng liên tục, làm hao năng lượng tinh thần mà chẳng mang lại giá trị tương xứng. Nếu chỉ đọc chúng vào những khung giờ nhất định thay vì để chúng chạy nền suốt cả ngày, bạn sẽ giữ được năng lượng tinh thần cho công việc chính.

4. Năng lượng Tâm linh: Kết nối với Điều gì đó Lớn hơn

Năng lượng tâm linh, hiểu theo nghĩa thực tế, là động lực bền bỉ đến từ việc biết rõ mình làm vì điều gì và từ sự hài hòa giữa việc làm hằng ngày với những giá trị cốt lõi của bản thân. Đây là loại năng lượng ít chịu tác động nhất của các giải pháp nhanh trước mắt và phụ thuộc nhiều nhất vào định hướng lâu dài. Thông tin chi tiết: Phần mềm quản lý nhóm.

• Làm rõ mục đích. Khi xác định rõ vai trò hay dự án của mình góp phần vào những mục tiêu lớn hơn ra sao, vượt ra ngoài việc hoàn thành nhiệm vụ trước mắt, công việc hằng ngày sẽ được gắn với một nguồn động lực giúp bạn trụ vững qua những giai đoạn khó khăn. Sự rõ ràng này giống như chiếc mỏ neo cho tâm trí, giúp bạn không bị trôi dạt như khi mục đích còn mơ hồ hoặc chưa được xác định.
• Liên kết giá trị. Khi những việc làm hằng ngày cứ mâu thuẫn với các giá trị cá nhân cốt lõi, động lực sẽ rò rỉ dần mà không kỹ thuật năng suất nào bịt lại được. Nhận ra sự lệch pha này và thu hẹp nó, bằng cách điều chỉnh phạm vi vai trò, cách chọn nhiệm vụ hoặc mức độ phù hợp với tổ chức, sẽ khôi phục thứ năng lượng tâm linh mà không cải tiến chiến thuật nào thay thế được.
• Thực hành phản chiếu. Những khoảng thời gian cố định dành cho tĩnh lặng và chiêm nghiệm như thiền, viết nhật ký hay suy ngẫm có hệ thống giúp bạn giữ kết nối với định hướng lâu dài mà những bộn bề thường ngày dễ làm lu mờ.

Lời khuyên thực tế

Để áp dụng các nguyên tắc quản lý năng lượng, bạn cần những thói quen có tổ chức, vừa giúp mình nhìn thấy mức năng lượng của bản thân, vừa tạo điều kiện để phục hồi đều đặn.

• Kiểm toán năng lượng. Hãy ghi lại mức năng lượng của bạn trên thang điểm 1-10 mỗi 2-3 giờ trong suốt một tuần, và bạn sẽ có đủ dữ liệu để nhận ra quy luật của riêng mình: năng lượng lên đỉnh lúc nào, hoạt động nào thường đến ngay trước lúc đuối sức, và cách phục hồi nào giúp bạn lấy lại sức một cách chắc chắn nhất. Có dữ liệu này, bạn có thể sắp lịch theo năng lượng thay vì phỏng đoán.
• Nghi thức phục hồi. Đó là những nghi thức nhỏ có tổ chức vào các thời điểm cố định trong ngày: buổi sáng kết hợp vận động, lên kế hoạch và chánh niệm, giờ nghỉ trưa có đi lại tránh xa chỗ làm, và buổi tối rà soát lại để khép những việc còn lơ lửng trong đầu. Chúng thay kiểu nghỉ ngơi tùy hứng bằng sự phục hồi có chủ đích, và hiệu quả hồi sức nhờ vậy tốt hơn thấy rõ.
• Lập lịch phù hợp với chu kỳ năng lượng. Hãy đánh dấu những giờ cao điểm năng lượng của bạn lên lịch làm việc, đặt các việc mang tính chiến lược, đòi hỏi nhiều trí lực vào giờ cao điểm, còn việc lặt vặt hay hành chính vào giờ thấp điểm. Nhờ vậy, cùng một số giờ làm việc sẽ cho ra kết quả nhiều hơn đáng kể mà không cần bỏ thêm thời gian.

Quản lý năng lượng ảnh hưởng đến công việc của bạn như thế nào

Khi duy trì việc quản lý năng lượng, bạn sẽ thấy tác động ở hiệu suất trí óc, khả năng chịu áp lực và cảm nhận của chính mình về chất lượng công việc. Những thay đổi này không đến ngay mà hình thành dần dần, khi các thói quen trở nên tự nhiên và những hệ thống sinh lý nâng đỡ chúng được chăm sóc đều đặn.

• Chất lượng đầu ra tăng trong khi tổng nỗ lực giảm. Công việc làm lúc năng lượng dồi dào cho kết quả tốt hơn và cảm thấy nhẹ nhàng hơn so với cùng việc đó làm lúc đã kiệt sức. Bạn vẫn cam kết như cũ, chỉ là dồn công sức vào đúng lúc nó phát huy nhiều nhất.
• Mệt mỏi mãn tính giảm. Cái mệt tích tụ do làm việc liên tục mà không được nghỉ ngơi đủ sẽ tan dần khi bạn duy trì đều đặn các thói quen phục hồi, bởi những hệ thống sinh lý sinh ra mệt mỏi được hồi phục thường xuyên thay vì lúc nào cũng cạn kiệt.
• Năng lực sáng tạo và chiến lược tăng. Những ý tưởng mới và sự thấu suốt cần một bộ não được nghỉ ngơi đầy đủ và không căng thẳng. Giữ gìn những điều kiện tạo nên trạng thái ấy, gồm giấc ngủ đủ, những lần nghỉ phục hồi và việc kiểm soát căng thẳng, sẽ trực tiếp mở rộng khả năng tư duy sáng tạo và chiến lược của bạn.
• Khả năng phục hồi căng thẳng và kiệt sức được cải thiện. Sức chịu đựng về thể chất lẫn tinh thần, thứ quyết định bạn có thể trụ được bao lâu qua những giai đoạn áp lực cao mà không kiệt sức, được xây dựng từ các thói quen phục hồi đều đặn. Quản lý năng lượng không xóa bỏ căng thẳng, nhưng giúp bạn chịu đựng được nó nhiều hơn mà không bị suy sụp.

Bài viết liên quan:

Để duy trì đà trong các dự án dài hạn, hãy xem Làm thế nào để duy trì động lực trong các dự án dài.

Để xác định và giải quyết kém hiệu quả trong quy trình làm việc, đọc Xác định nút thắt trong quy trình làm việc.

Để ngăn ngừa kiệt sức, đọc Cách phản chiếu giúp ích cho sự nghiệp của bạn.

Kết luận

Quản lý năng lượng là một cách làm thực tế để giữ chất lượng công việc cao trong thời gian dài. Nó chăm lo những khía cạnh thể chất, cảm xúc, trí óc và động lực mà quản lý thời gian bỏ ngỏ, nhờ đó cải thiện chất lượng kết quả, khả năng chịu áp lực và hiệu suất lâu dài, những điều mà chỉ sắp xếp lịch trình thôi thì không làm được. Đưa dần các thói quen này vào cuộc sống một cách có hệ thống, theo dõi kết quả và điều chỉnh cho hợp với quy luật riêng của mình chính là con đường biến những nguyên tắc trừu tượng của quản lý năng lượng thành nền tảng thực tế cho một cách làm việc ổn định và bền lâu.