Làm thế nào việc suy ngẫm về công việc có thể cải thiện hiệu suất nghề nghiệp của bạn

Phản ánh theo cách đơn giản

Phản ánh là việc bạn chủ động tìm hiểu xem điều gì đã có kết quả, điều gì không và giữa hai điều đó có mối liên hệ nhân quả nào, thay vì chỉ điểm lại chung chung những gì đã xảy ra. Nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy một số chuyên gia làm việc giỏi nhất dành khoảng 15 phút mỗi ngày cho việc phản ánh có cấu trúc và coi đó là một phần cố định trong công việc chứ chẳng phải hoạt động làm khi nào nhớ ra. Thứ họ thu được cũng chẳng phải cảm giác dễ chịu hay thêm động lực, đó là khả năng phán đoán chính xác hơn trong những quyết định sau này.

Cơ chế nhận thức ở đây khá rõ ràng: phản ánh kích hoạt những vùng vỏ não trán trước phụ trách việc nhận ra quy luật và suy luận nhân quả, cũng chính là những vùng giúp ta ra quyết định tốt hơn khi tình hình chưa chắc chắn. Lợi ích này cộng dồn theo thời gian, vì mỗi lần phản ánh lại bổ sung thêm dữ liệu vào kho quy luật mà các quyết định về sau sẽ dựa vào.

Các thành phần chính của phản ánh có cấu trúc:

• Phân tích thành tựu. Xem lại những việc đã hoàn thành và khoảng chênh giữa kết quả dự kiến với kết quả thực tế. Điều đáng hỏi chẳng nằm ở chỗ kết quả tốt hay xấu, điều đáng hỏi là những quyết định hay điều kiện cụ thể nào đã dẫn tới kết quả ấy, để chu kỳ sau bạn có thể lặp lại hoặc sửa chúng.
• Phân tích việc ra quyết định. Tìm ra những quyết định thực sự có sức nặng, tức là những quyết định mà nếu chọn khác đi thì kết quả cũng sẽ khác hẳn. Những quyết định hóa ra chẳng ảnh hưởng gì thì ít đáng phân tích, vì chúng không cho bạn điểm tựa nào để cải thiện.
• Xác định lĩnh vực phát triển. Chỉ ra những kỹ năng còn yếu hoặc những lỗ hổng kiến thức đang kìm kết quả của bạn trong các tình huống lặp đi lặp lại. Phân biệt được lỗ hổng kỹ năng (khắc phục bằng luyện tập) với lỗ hổng kiến thức (khắc phục bằng việc học thêm) sẽ cho bạn biết nên đầu tư phát triển vào đâu cho phù hợp.
• Xác định mục tiêu. Biến một định hướng chung thành những mục tiêu đo lường được, có mốc thời gian rõ ràng. Nếu đến một thời điểm định trước mà không thể nói mục tiêu đã đạt hay chưa thì đó chưa phải mục tiêu, đó chỉ là một mong muốn, và bộ não cũng như động lực của bạn sẽ phản ứng với nó theo cách khác.
• Lập kế hoạch cải thiện. Xác định những hành động cụ thể để lấp các khoảng trống đã tìm ra, kèm theo lịch trình và tiêu chí hoàn thành. Kế hoạch thiếu hai thứ này chỉ là ý định, chưa thành cam kết.

Xây dựng thói quen

Phản ánh càng đều đặn thì lợi ích càng lớn. Phản ánh thất thường chỉ cho bạn những phát hiện rời rạc, còn phản ánh thường xuyên dần tạo nên cả một tập dữ liệu tích lũy về cách bạn ra quyết định, thứ mà không một buổi phản ánh đơn lẻ nào có thể mang lại. Các nghiên cứu về những người làm việc xuất sắc đều cho thấy phản ánh có cấu trúc mỗi ngày, vào một giờ cố định chứ không phải lúc nào tiện, đem lại kết quả tốt hơn hẳn so với việc dành cùng tổng thời gian ấy cho những buổi phản ánh không đều.

Các thành phần thói quen buổi sáng hỗ trợ phản ánh hàng ngày hiệu quả:

• Danh sách công việc với thứ tự ưu tiên. Sắp xếp việc trong ngày theo mức độ tác động, thay vì theo độ gấp hay độ dễ, để sức lực trí óc dồn vào đúng chỗ mang lại nhiều giá trị nhất. Việc gấp và việc quan trọng là hai chuyện khác nhau, và nhầm lẫn giữa chúng là một trong những lý do phổ biến nhất khiến công sức bị đặt sai chỗ.
• Đặt ý định. Xác định một tiêu chí cụ thể, có thể kiểm chứng được cho thế nào là một ngày thành công, để buổi tối bạn có cái thước mà đối chiếu với kết quả thực tế. Cách này hữu ích hơn nhiều so với cảm giác mơ hồ rằng hôm nay có vẻ ổn hay không.
• Dự đoán trở ngại. Nghĩ trước những vướng mắc có thể gặp trước khi ngày làm việc bắt đầu giúp bạn chuẩn bị cách xử lý khi đầu óc còn minh mẫn, thay vì phải chữa cháy dưới áp lực lúc chẳng còn thời gian để nghĩ.
• Lập kế hoạch dự phòng. Định sẵn cách phản ứng cho những tình huống trục trặc cụ thể giúp bạn bớt phải cân nhắc khi chúng thực sự xảy ra, nhờ vậy phản ứng tốt hơn và lấy lại nhịp nhanh hơn.
• Kiểm tra sự liên kết mục tiêu. Rà xem các việc trong ngày có gắn với mục tiêu dài hạn hay không để tránh tình trạng bận rộn triền miên với những việc chẳng mấy ý nghĩa về lâu dài, một kiểu sa đà rất khó nhận ra nếu không chủ động kiểm tra.

Các thành phần thói quen buổi tối:

• Ghi chép thành tựu. Ghi lại cụ thể những việc đã xong, thay vì chỉ giữ ấn tượng chung về cả ngày, để có một bản ghi rõ ràng giúp bạn khỏi rơi vào cảm giác sai lệch rằng mình bỏ nhiều công sức mà chẳng làm được bao nhiêu trong những giai đoạn căng thẳng.
• Ghi lại insight. Những điều bạn nhận ra trong lúc làm việc sẽ được xử lý khác đi khi viết thành chữ: việc diễn đạt buộc bạn phải cụ thể hơn hẳn so với ghi nhớ trong đầu, và nhờ vậy insight đó dễ biến thành hành động hơn.
• Xác định cải thiện. Chọn ra một hoặc hai điểm cụ thể mà nếu làm khác đi thì kết quả sẽ tốt hơn giúp ngày hôm sau có trọng tâm rõ ràng, thay vì một danh sách dài không biết việc nào trước việc nào sau.
• Chuẩn bị cho ngày tiếp theo. Định ra các ưu tiên của ngày mai trước khi khép lại hôm nay giúp sáng hôm sau bạn bắt tay vào việc ngay mà không mất công khởi động, và mạch công việc không bị đứt qua đêm.
• Ghi nhận nỗ lực. Ghi nhận những gì mình đã làm được, bất kể mọi mục tiêu đã đạt hết hay chưa, cho bạn một mốc chuẩn xác để điều chỉnh kế hoạch về sau, thay vì để thiên kiến gần đây làm lệch cách bạn tự đánh giá.

Chiến lược triển khai

Đưa phản ánh có cấu trúc vào công việc cần làm từ từ và có tính toán. Bắt đầu với một quy trình quá đồ sộ sẽ gây nhiều vướng víu tới mức người ta dễ bỏ cuộc trước khi kịp hình thành thói quen. Cách làm hợp lý là khởi đầu với mức tối thiểu vẫn có tác dụng, chẳng hạn một khung giờ phản ánh cố định mỗi ngày, và chỉ thêm các phần khác khi nền tảng ấy đã vững.

• Đánh giá hàng tuần. Đối chiếu kết quả của tuần với những gì bạn định làm trong tuần sẽ cho thấy những hoạt động cụ thể đã ngốn thời gian mà không mang lại kết quả tương xứng. Đây chính là loại việc dễ kéo dài mãi nếu không ai rà soát, bởi lúc đang làm thì nó vẫn tạo cảm giác rất năng suất.
• Đánh giá khoảng trống kỹ năng. Xác định những năng lực cụ thể đang kìm hiệu suất của bạn trong các tình huống lặp lại sẽ cho bạn một lộ trình phát triển thiết thực hơn nhiều so với mong muốn chung chung là "tiến bộ hơn".
• Đánh giá mối quan hệ nghề nghiệp. Hãy xem xét những điểm va chạm lặp đi lặp lại trong quan hệ công việc bằng chính cách phân tích bạn vẫn dùng cho hiệu suất công việc: quy luật là gì, điều gì gây ra nó, điều gì sẽ làm kết quả thay đổi. Cách này cho ra giải pháp bền hơn so với việc chỉ xử lý từng va chạm giữa người với người.
• Điều chỉnh mục tiêu dài hạn. Định kỳ xem lại con đường hiện tại có còn dẫn tới mục tiêu dài hạn hay không, thường là mỗi quý một lần, để khỏi dồn công sức vào những hướng đã không còn khớp với ưu tiên thực tế.
• Đặt mục tiêu hàng tháng. Đặt ra một vài mục tiêu tháng cụ thể, có thể kiểm chứng được sẽ tạo thêm một tầng trách nhiệm trung hạn nằm giữa việc hằng ngày và mục tiêu dài hạn, và đây lại chính là tầng kế hoạch hay bị bỏ trống nhất trong thực tế.

Công cụ và kỹ thuật

Công cụ hỗ trợ phản ánh có ích ở chỗ chúng giúp việc phản ánh bớt vướng víu, bản thân chúng không tự tạo thêm giá trị. Điều bạn cần là một bộ công cụ tối thiểu đủ để duy trì thói quen, đừng gom thêm những công cụ mà chính chúng lại đòi hỏi công chăm sóc.

• Nhật ký phản ánh. Ghi chép hằng ngày tạo thành một kho có thể tra cứu, giúp bạn nhận ra quy luật qua nhiều tuần, nhiều tháng. Chỉ dựa vào trí nhớ thì không làm được điều này, và chính lợi ích cộng dồn ấy khiến phản ánh đều đặn đáng giá hơn phản ánh thất thường.
• Ứng dụng theo dõi mục tiêu. Công cụ số cho bạn thấy ngay trạng thái hiện tại của từng mục tiêu, nhờ vậy bạn đỡ phải tự nhớ mọi thứ đang ở đâu. Chính gánh nặng ghi nhớ đó là lý do khiến mục tiêu dần trôi khỏi tầm để ý giữa các lần đánh giá.
• Công cụ trực quan hóa. Biểu đồ tiến độ theo thời gian cho thấy rõ hướng đi của bạn, điều mà danh sách công việc không làm được. Chúng đặc biệt hữu ích khi bạn cần biết nhịp làm việc hiện tại có theo kịp tiến độ mà lịch trình đòi hỏi hay không.
• Hệ thống thông báo. Lời nhắc định sẵn cho các buổi phản ánh giúp thói quen này dựa vào giờ giấc thay vì dựa vào ý chí, và với những thói quen chưa thành nếp thì đó là cách kích hoạt đáng tin cậy hơn.
• Công cụ phân tích hiệu quả. Theo dõi thời gian và kết quả, rồi so sánh cách bạn thực sự phân bổ thời gian với kế hoạch ban đầu, sẽ chỉ ra độ vênh giữa dự tính và thực tế. Đó là dữ liệu quan trọng nhất để lập kế hoạch sát hơn trong các chu kỳ sau.

Bài viết liên quan:

Để hiểu sâu hơn về năng suất, hãy khám phá Quy trình quản lý dự án: Các bước để hợp lý hóa thành công của dự án.

Để cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn, hãy xem Cách tránh kiệt sức: Các chiến lược chính để duy trì sức khỏe.

Để có hướng dẫn đặt mục tiêu, hãy đọc Cách đặt mục tiêu: Các chiến lược thực tế để đạt được thành công.

Kết luận

Phản ánh có cấu trúc là cách biến kinh nghiệm nghề nghiệp thành những quyết định chất lượng hơn, nó chẳng phải bài tập lấy động lực hay một nghi thức cho có. Những công cụ và thói quen nêu trên có tác dụng vì chúng tạo điều kiện để việc học từ kinh nghiệm diễn ra đều đặn và có hệ thống, thay vì lúc có lúc không. Taskee giúp bạn nhìn rõ các nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, nhờ đó luôn có sẵn dữ liệu để phản ánh: khi công việc được sắp xếp và ghi lại đầy đủ, việc phản ánh có chất liệu cụ thể để dựa vào thay vì trông vào trí nhớ chắp vá về những gì đã diễn ra trong tuần.