Jinsi ya kujitafakari juu ya kazi inaweza kuboresha utendaji wako wa kazi

Mambo muhimu

Tafakuri kwa maneno rahisi

Tafakuri ni jaribio la kimuundo la kuelewa kilichofanya kazi, kisichofanya kazi, na uhusiano wa sababu kati ya hivyo viwili — badala ya mapitio ya jumla ya kile kilichotokea. Utafiti wa Harvard Business Review unaonyesha kwamba baadhi ya wataalamu wenye utendaji wa juu hutumia takriban dakika 15 kwa siku katika tafakuri ya kimuundo, wakichukulia kama zoezi la kawaida la utendaji badala ya shughuli ya mara kwa mara. Matokeo si faraja au motisha — ni uamuzi sahihi zaidi katika maamuzi yanayofuata.

Utaratibu wa kiakili ni mahususi: tafakuri huwasha maeneo ya gamba la prefrontal yanayohusika na utambuzi wa mifumo na mantiki ya sababu — maeneo yale yale yanayozalisha uamuzi bora chini ya kutokuwa na uhakika. Faida hujumlika kwa muda kwa sababu kila kipindi cha tafakuri hutoa pointi za ziada za data kwa maktaba ya mifumo ambayo maamuzi yanayofuata huitegemea.

Vipengele muhimu vya tafakuri ya kimuundo:

• Uchambuzi wa mafanikio. Pitia kile kilichokamilika na pengo lipi kati ya matokeo yaliyokusudiwa na halisi. Swali muhimu si ikiwa matokeo yalikuwa mazuri au mabaya, bali ni maamuzi au hali zipi mahususi zilizalisha matokeo — ili maamuzi hayo yaweze kuigwa au kurekebishwa katika mzunguko unaofuata.
• Uchambuzi wa kufanya maamuzi. Tambua maamuzi yapi yalikuwa ya muhimu — yale ambayo chaguo tofauti lingezalisha matokeo tofauti kwa maana. Maamuzi yaliyodhihirika kuwa hayana athari hayasaidii sana kuchanganua, kwa sababu hayatoi nguvu kwa uboreshaji.
• Utambuzi wa eneo la ukuaji. Bainisha upungufu upi wa ujuzi au mapengo ya maarifa yanayozuia matokeo katika hali zinazojirudia. Tofauti kati ya pengo la ujuzi (linaloweza kushughulikiwa kupitia mazoezi) na pengo la maarifa (linaloweza kushughulikiwa kupitia ingizo) huamua uwekezaji upi wa maendeleo unafaa.
• Ufafanuzi wa malengo. Tafsiri mwelekeo wa jumla katika malengo yanayoweza kupimika yenye upeo wa muda uliofafanuliwa. Lengo lisiloweza kutathminiwa kuwa limetimizwa au halijatimizwa katika hatua iliyofafanuliwa ya muda si lengo — ni upendeleo, ambao huzalisha mwitikio tofauti wa kiakili na wa motisha.
• Mipango ya uboreshaji. Fafanua hatua mahususi zitakazoziba mapengo yaliyobainishwa, na ratiba na vigezo vya kukamilika. Mipango isiyo na vyote viwili ni nia badala ya ahadi.

Kujenga tabia

Faida ya tafakuri ni sawia na uthabiti wake. Tafakuri ya mara kwa mara huzalisha ufahamu wa kipindi; tafakuri ya kawaida huzalisha seti ya data inayojumlika kuhusu mifumo ya maamuzi ya mtu mwenyewe ambayo ni tofauti kwa ubora na kile kipindi chochote kimoja kinaweza kuzalisha. Utafiti juu ya wataalamu wenye utendaji wa juu mara kwa mara unaonyesha kwamba tafakuri ya kila siku ya kimuundo — inayofanyika katika nyakati zilizowekwa badala ya wakati inapokuwa rahisi — huzalisha matokeo bora zaidi kuliko muda huo huo wa jumla uliotumika katika vipindi visivyo vya kawaida.

Vipengele vya utaratibu wa asubuhi vinavyounga mkono tafakuri ya kila siku yenye ufanisi:

• Orodha ya kazi yenye mpangilio wa kipaumbele. Kuchuja kazi za siku kwa athari — badala ya udharura au urahisi — huhakikisha kwamba rasilimali za kiakili zinajilimbikizia mahali zinapozalisha nguvu zaidi. Udharura na umuhimu ni vigeu tofauti; kuchanganya hivyo ni moja ya vyanzo vya kawaida vya mgawanyo mbaya wa juhudi.
• Kuweka nia. Kufafanua kigezo mahususi, kinachoweza kutathminiwa kwa kile kinachounda siku iliyofanikiwa huunda lengo linaloweza kupimika ambalo mapitio ya jioni yanaweza kutathmini matokeo halisi — ambayo ni muhimu zaidi kuliko hisia ya jumla ya iwapo siku ilienda vizuri.
• Utabiri wa vikwazo. Kutambua vizuizi vinavyowezekana kabla ya siku kuanza huruhusu majibu kupangwa mapema, wakati rasilimali za kiakili zinapatikana — badala ya kuboreshwa chini ya shinikizo wakati hazipo.
• Mipango ya dharura. Kufafanua mapema majibu kwa hali mahususi za kushindwa hupunguza mzigo wa maamuzi wakati hali hizo zinapotokea, ambayo huboresha ubora wa majibu na kasi ya kupona.
• Ukaguzi wa upatanishi wa lengo. Kuthibitisha kwamba kazi za siku zinaungana na malengo ya muda mrefu huzuia mlundikano wa shughuli ambazo zinashughulika kwa eneo lakini hazina umuhimu kimkakati — mfumo ambao ni vigumu kugundua bila ukaguzi wa wazi wa upatanishi.

Vipengele vya utaratibu wa jioni:

• Uandikaji wa mafanikio. Kurekodi ukamilishaji mahususi — badala ya hisia za jumla za siku — huunda rekodi madhubuti inayopinga upotoshaji wa mtazamo ambapo juhudi inahisi haina uwiano na pato wakati wa vipindi vya mahitaji.
• Kunasa ufahamu. Maoni yaliyofanywa wakati wa kazi yanachakatwa tofauti yanapoandikwa: kitendo cha kueleza maoni hulazimisha kiwango cha umahususi ambacho maelezo ya akilini hayalilazimishi, ambacho huongeza uwezekano kwamba ufahamu unaweza kutekelezeka.
• Utambuzi wa uboreshaji. Kutambua eneo moja au mawili mahususi ambapo mbinu tofauti ingezalisha matokeo bora hujilimbikizia mazoezi ya siku inayofuata badala ya kutoa orodha isiyo na kipaumbele.
• Maandalizi ya siku inayofuata. Kufafanua vipaumbele vya kesho kabla ya kumaliza leo huondoa gharama ya kuanzisha kipindi kinachofuata na hudumisha mwendelezo katika pengo la usiku.
• Utambuzi wa juhudi. Kusajili kile kilichofanikiwa — tofauti na ikiwa malengo yote yalitimizwa — hutoa msingi sahihi wa kuhakiki mipango ya baadaye badala ya kuruhusu upendeleo wa hivi karibuni kupotosha tathmini.

Mikakati ya utekelezaji

Kuanzisha tafakuri ya kimuundo kunahitaji mbinu iliyohakikiwa ya kupokea. Kuanza na zoezi pana mno huunda msuguano wa utekelezaji unaozalisha kuachwa badala ya kuunda tabia. Mbinu yenye ufanisi ni kuanza na zoezi la chini kabisa linaloweza kufanyika — kipindi kimoja cha tafakuri ya kila siku kilichowekwa — na kuongeza vipengele tu wakati msingi umetulia.

• Mapitio ya kila wiki. Kuchanganua matokeo ya wiki dhidi ya nia za wiki kunaonyesha shughuli mahususi ambazo zilitumia muda bila kuzalisha matokeo yenye uwiano — ambayo ni jamii ya kazi inayoweza kuendelea bila mapitio ya wazi, kwa sababu inahisi yenye tija inapotokea.
• Tathmini ya pengo la ujuzi. Kutambua uwezo mahususi unaozuia utendaji katika hali zinazojirudia hutoa ajenda ya maendeleo inayoweza kutekelezeka zaidi kuliko nia ya jumla ya kuboresha.
• Mapitio ya uhusiano wa kitaaluma. Kuchunguza pointi za msuguano zinazojirudia katika uhusiano wa kazi kwa mbinu ile ile ya uchambuzi inayotumika kwa utendaji wa kazi — mfumo ni upi, husababishwa na nini, kingebadilisha matokeo nini — huzalisha utatuzi wa kudumu zaidi kuliko uingiliaji wa kibinafsi peke yake.
• Marekebisho ya malengo ya muda mrefu. Kutathmini upya iwapo mwelekeo wa sasa unaungana na malengo ya muda mrefu katika muda wa kawaida — robo mwaka ni kiwango — huzuia mlundikano wa juhudi katika mwelekeo ambao umekuwa nje ya upatanishi na vipaumbele halisi.
• Kuweka malengo ya kila mwezi. Kufafanua idadi ndogo ya malengo mahususi, yanayoweza kutathminiwa ya kila mwezi huunda muundo wa uwajibikaji wa upeo wa kati kati ya kazi za siku na malengo ya muda mrefu, ambayo ni kipindi cha mipango kinachowezekana kukosekana zaidi katika utendaji.

Vyombo na mbinu

Vyombo vinavyounga mkono zoezi la tafakuri ni vya manufaa kwa kiwango ambacho hupunguza msuguano katika zoezi, si kwa sababu vinaongeza thamani kwa kujitegemea. Lengo ni kupata miundombinu ya chini kabisa inayofanya zoezi liweze kudumu — si kujikusanyia vyombo vinavyohitaji matengenezo vyenyewe.

• Shajara za tafakuri. Uandikaji ulioandikwa wa maoni ya kila siku huunda rekodi inayoweza kutafutwa inayoruhusu utambuzi wa mifumo katika wiki na miezi — kitu ambacho hakiwezi kufanyika kutoka kumbukumbu peke yake na kinachozalisha faida ya kujumlika ambayo hufanya tafakuri ya muda mrefu kuwa yenye thamani zaidi kuliko tafakuri ya mara kwa mara.
• Programu za kufuatilia malengo. Vyombo vya kidijitali vinavyofanya hali ya sasa ya lengo ionekane kwa mtazamo mmoja hupunguza mzigo wa kiakili wa kudumisha ufahamu wa mahali mambo yanapokuwa — ambao ni mzigo unaosababisha malengo kuondoka kwenye mawazo hai kati ya vipindi vya mapitio.
• Vyombo vya uonyeshaji. Uwakilishi wa kitaswira wa maendeleo kwa muda hufanya mwelekeo uonekane kwa njia ambayo orodha za kazi haziwezi kufanya — ambayo ni muhimu hasa kutambua iwapo shughuli ya sasa inazalisha kasi ya maendeleo ambayo ratiba inahitaji.
• Mifumo ya arifa. Vihimizo vilivyopangwa kwa vipindi vya tafakuri hubadilisha zoezi kutoka kutegemea nia kuwa kutegemea muda, ambayo ni utaratibu wa kuanzisha unaoaminika zaidi kwa tabia ambazo bado hazijajiendesha.
• Vyombo vya uchambuzi wa ufanisi. Ufuatiliaji wa muda na pato unaolinganisha mgawanyo halisi na mgawanyo uliokusudiwa hubainisha pengo kati ya matumizi yaliyopangwa na halisi ya rasilimali — ambayo ni ingizo la msingi la kuboresha usahihi wa mipango katika mizunguko inayofuata.

Makala yanayohusiana:

Ili kupata uelewa wa kina wa tija, chunguza Mtiririko wa Kazi wa Usimamizi wa Mradi: Hatua za Kurahisisha Mafanikio ya Mradi.

Kwa usawa bora wa kazi na maisha, angalia Jinsi ya Kuepuka Uchovu: Mikakati Muhimu ya Ustawi.

Kwa mwongozo wa kuweka malengo, soma Jinsi ya Kuweka Malengo: Mikakati ya Vitendo ya Kufanikisha Mafanikio.

Hitimisho

Tafakuri ya kimuundo ni utaratibu wa kubadilisha uzoefu wa kitaaluma kuwa ubora bora wa maamuzi — si zoezi la motisha au tambiko la utendaji. Vyombo na taratibu zilizoelezewa hapa zinafanya kazi kwa kuunda hali ambazo chini yake ujifunzaji kutoka kwa uzoefu unaweza kutokea kimfumo, badala ya kwa ratili. Taskee inaunga mkono mwonekano wa kazi na ufuatiliaji wa maendeleo unaofanya data ya tafakuri ipatikane: wakati kazi imepangwa na kuandikwa, zoezi la tafakuri linakuwa na vifaa madhubuti vya kufanyia kazi badala ya kutegemea kumbukumbu isiyokamilika ya kile kilichotokea wakati wa wiki.

Usomaji unaopendekezwa

"The Self-Discovery Journal"

Mwongozo kamili wa kutekeleza mikakati madhubuti ya tafakuri katika maisha yako ya kitaaluma.

"The Power of Self-Reflection"

Kuelewa jinsi tafakuri ya kimuundo inavyoweza kubadilisha mwelekeo wa kazi yako.

"Deep Work"

Mikakati ya tafakuri yenye maana ya kitaaluma na maendeleo ya kazi yenye lengo.