Jinsi ya kujitafakari juu ya kazi inaweza kuboresha utendaji wako wa kazi

Tafakuri kwa maneno rahisi

Tafakuri ni jitihada ya makusudi ya kuelewa kilichofanikiwa, kisichofanikiwa na jinsi viwili hivyo vinavyohusiana kwa sababu na matokeo. Kukumbuka tu kwa ujumla yaliyotokea hakutoshi kuitwa tafakuri. Utafiti wa Harvard Business Review unaonyesha kwamba baadhi ya wataalamu wanaofanya vizuri zaidi hutumia takriban dakika 15 kwa siku katika tafakuri ya kimuundo. Kwao hii ni tabia ya kudumu ya kazi, wala hawaichukulii kama kitu cha kufanya mara moja moja. Kinachopatikana hapa hakihusu faraja au motisha. Ni uamuzi sahihi zaidi katika maamuzi yanayofuata.

Utaratibu wa kiakili unaofanya kazi hapa unaeleweka vizuri. Tafakuri huamsha maeneo ya gamba la prefrontal yanayohusika na kutambua mifumo na kufikiri kuhusu chanzo na matokeo. Maeneo hayo hayo ndiyo hutusaidia kufanya maamuzi bora tunapokuwa na hali ya kutokuwa na uhakika. Faida huongezeka kadiri muda unavyopita. Kila kipindi huongeza data mpya kwenye hazina ya mifumo ambayo maamuzi yajayo huitegemea.

Vipengele muhimu vya tafakuri ya kimuundo:

• Uchambuzi wa mafanikio. Pitia kile ulichokamilisha na uone tofauti kati ya matokeo uliyokusudia na yale halisi. Kujua kama matokeo yalikuwa mazuri au mabaya hakusaidii sana. La maana zaidi ni kujua maamuzi au hali gani hasa zilileta matokeo hayo. Hapo utaweza kuyarudia maamuzi hayo au kuyarekebisha katika mzunguko unaofuata.
• Uchambuzi wa kufanya maamuzi. Tambua maamuzi yaliyokuwa na athari halisi, yaani yale ambayo chaguo tofauti lingeleta matokeo tofauti kabisa. Maamuzi yaliyobainika baadaye kuwa madogo hayana faida kubwa kuchambuliwa. Hayakupi pa kushika ili kuboresha.
• Utambuzi wa eneo la ukuaji. Bainisha upungufu wa ujuzi au maarifa unaozuia matokeo yako katika hali zinazojirudia. Pengo la ujuzi huzibwa kwa mazoezi, na pengo la maarifa huzibwa kwa kujifunza taarifa mpya. Tofauti hii ndiyo inaonyesha wapi unapaswa kuwekeza muda na nguvu ili ukue.
• Ufafanuzi wa malengo. Geuza mwelekeo wa jumla kuwa malengo yanayopimika yenye tarehe maalum. Ikiwa huwezi kusema katika tarehe fulani kama lengo limetimia au la, basi hilo ni tamanio tu. Na tamanio huathiri fikra na motisha kwa njia tofauti kabisa.
• Mipango ya uboreshaji. Weka hatua mahususi zitakazoziba mapengo uliyoyagundua, pamoja na ratiba na vigezo vya kukamilisha. Mpango usio na vitu hivi viwili hubaki kuwa nia njema tu na haukufungi kwa lolote.

Kujenga tabia

Faida ya tafakuri inategemea jinsi unavyoifanya kwa uthabiti. Kutafakari mara moja moja huleta mawazo ya hapa na pale. Kutafakari mara kwa mara hujenga taratibu picha kamili ya mifumo yako mwenyewe ya kufanya maamuzi, na hilo ni jambo tofauti kabisa na kile kipindi kimoja kinachoweza kutoa.

Vipengele vya utaratibu wa asubuhi vinavyounga mkono tafakuri ya kila siku yenye ufanisi:

• Orodha ya kazi yenye mpangilio wa kipaumbele. Panga kazi za siku kulingana na athari zake, badala ya uharaka au wepesi wake. Kwa njia hii umakini wako unaelekezwa pale unapoleta tija kubwa zaidi. Uharaka na umuhimu ni vitu viwili tofauti. Anayevichanganya mara nyingi hutumia nguvu zake mahali pasipofaa.
• Kuweka nia. Amua mapema kigezo mahususi cha kupima kama siku imefanikiwa. Jioni utaweza kulinganisha matokeo halisi na kigezo hicho. Hii inasaidia zaidi kuliko hisia ya jumla kwamba siku ilienda vizuri.
• Utabiri wa vikwazo. Kabla siku haijaanza, fikiria ni nini kinaweza kukuchelewesha. Hivyo unaweza kupanga jibu lako wakati akili bado iko safi. Vinginevyo utalazimika kubuni suluhisho ukiwa chini ya shinikizo na umechoka.
• Mipango ya dharura. Ukijua mapema utakachofanya tatizo fulani likitokea, utahitaji kufanya maamuzi machache wakati huo. Utajibu vizuri zaidi na kurudi kazini haraka zaidi.
• Ukaguzi wa upatanishi wa lengo. Hakikisha kwamba kazi za siku zinasaidia kufikia malengo ya muda mrefu. La sivyo, utajikuta na shughuli nyingi zinazojaza siku lakini hazileti chochote kimkakati. Bila ukaguzi wa makusudi ni vigumu kuliona tatizo hili.

Vipengele vya utaratibu wa jioni:

• Uandikaji wa mafanikio. Andika kile ulichokamilisha hasa, badala ya kuandika tu hisia ya jumla kuhusu siku. Orodha kama hiyo husaidia dhidi ya upotoshaji unaojulikana. Katika vipindi vigumu, juhudi uliyoweka huonekana kubwa zaidi kuliko matokeo uliyopata.
• Kunasa ufahamu. Jambo ulilogundua ukiwa kazini hukaa akilini kwa njia tofauti unapoliandika. Unapolieleza kwa maneno, unalazimika kuwa mahususi zaidi kuliko ukiliacha kichwani tu. Hii huongeza nafasi ya kulitumia jambo hilo katika vitendo.
• Utambuzi wa uboreshaji. Chagua eneo moja au mawili mahususi ambapo njia tofauti ingeleta matokeo bora. Hii huipa siku inayofuata mwelekeo wazi. Orodha ndefu isiyo na kipaumbele haiwezi kufanya hivyo.
• Maandalizi ya siku inayofuata. Weka vipaumbele vya kesho kabla ya kumaliza kazi ya leo. Asubuhi hutapoteza muda kuanza, na mfululizo wa kazi hautakatika usiku.
• Utambuzi wa juhudi. Andika kile ulichofanikisha, bila kujali kama malengo yote yalitimia. Hii inakupa msingi wa kuaminika wa kupanga siku zijazo. Vinginevyo upendeleo wa matukio ya karibuni hupotosha tathmini, na saa za mwisho za siku huonekana muhimu kuliko kila kitu kingine.

Mikakati ya utekelezaji

Unapoanza tafakuri ya kimuundo, ni muhimu kutozidisha. Anayetaka kufanya kila kitu kwa mara moja hukutana na upinzani, na badala ya kujenga tabia mpya huishia kuacha. Ni bora kuanza kidogo, kwa muda mmoja maalum wa tafakuri kila siku. Ongeza vipengele vingine tu baada ya msingi huo kuimarika.

• Mapitio ya kila wiki. Linganisha ulichofanya wiki nzima na ulichopanga kufanya. Hapo utaona shughuli zilizochukua muda mwingi lakini zikaleta kidogo. Kazi za aina hii ndizo huendelea kwa muda mrefu bila mapitio ya makusudi. Unapozifanya, zinakupa hisia kwamba una tija.
• Tathmini ya pengo la ujuzi. Bainisha uwezo mahususi unaopunguza utendaji wako katika hali zinazojirudia. Hii inakupa mpango wa maendeleo unaoweza kuufanyia kazi, kuliko hamu ya jumla tu ya kuwa bora.
• Mapitio ya uhusiano wa kitaaluma. Chunguza misuguano inayojirudia na wenzako kwa jicho lile lile la uchambuzi unalotumia kwa kazi zako. Mfumo ni upi, unasababishwa na nini, na nini kingebadilisha matokeo? Njia hii huleta suluhisho la kudumu zaidi kuliko kutegemea mazungumzo na uingiliaji wa kibinafsi peke yake.
• Marekebisho ya malengo ya muda mrefu. Kagua mara kwa mara, kwa kawaida mara moja kila robo mwaka, kama mwelekeo wako wa sasa bado unakupeleka kwenye malengo ya muda mrefu. Kwa njia hii hutapoteza nguvu katika mwelekeo ambao hauendani tena na vipaumbele vyako halisi.
• Kuweka malengo ya kila mwezi. Weka malengo machache mahususi ya mwezi ambayo unaweza kuthibitisha kama yametimia. Yanaunda ngazi ya kati kati ya kazi za kila siku na malengo ya muda mrefu, na yanakufanya uwajibike kwa matokeo. Katika uhalisia, ngazi hii ya mipango ndiyo hukosekana mara nyingi zaidi.

Vyombo na mbinu

Thamani ya vyombo vya tafakuri inategemea ni kiasi gani vinapunguza usumbufu katika kazi ya kila siku. Vyenyewe havina thamani ya pekee. Tafuta seti ndogo kabisa ya vyombo itakayokuwezesha kuendelea na tafakuri kwa muda mrefu. Hakuna maana kukusanya vyombo ambavyo vyenyewe vinahitaji matunzo.

• Shajara za tafakuri. Ukiandika uchunguzi wako wa kila siku, unapata kumbukumbu inayoweza kutafutwa. Kupitia hiyo unaona mifumo inayojirudia kwa wiki na miezi, jambo lisilowezekana kwa kutegemea kumbukumbu ya akili pekee. Ndiyo sababu tafakuri ya kudumu huleta faida kubwa zaidi kuliko tafakuri ya mara moja moja.
• Programu za kufuatilia malengo. Vyombo vya kidijitali huonyesha hali ya kila lengo kwa mtazamo mmoja. Huhitaji tena kukumbuka kila wakati uko wapi. Mzigo huo ndio kwa kawaida hufanya malengo kusahaulika kati ya mapitio mawili.
• Vyombo vya uonyeshaji. Grafu ya maendeleo kwa muda huonyesha mwelekeo kwa njia ambayo orodha ya kazi haiwezi. Kwa hiyo unaona haraka kama kasi yako ya sasa inaendana na ratiba.
• Mifumo ya arifa. Vikumbusho vilivyopangwa vya tafakuri huifunga tabia kwenye saa maalum, badala ya kuitegemeza kwenye nia njema. Wakati tabia bado haijawa ya kujiendesha yenyewe, hiki ni kichocheo cha kuaminika zaidi.
• Vyombo vya uchambuzi wa ufanisi. Kufuatilia muda na matokeo kunaonyesha jinsi mgawanyo halisi wa muda na rasilimali unavyotofautiana na ule uliopangwa. Tofauti hiyo ndiyo msingi mkuu wa kupanga kwa usahihi zaidi katika mizunguko inayofuata.

Makala yanayohusiana:

Ili kuelewa tija kwa kina zaidi, soma Mtiririko wa Kazi wa Usimamizi wa Mradi: Hatua za Kurahisisha Mafanikio ya Mradi.

Kwa usawa bora kati ya kazi na maisha, angalia Jinsi ya Kuepuka Uchovu: Mikakati Muhimu ya Ustawi.

Kwa mwongozo wa kuweka malengo, soma Jinsi ya Kuweka Malengo: Mikakati ya Vitendo ya Kufanikisha Mafanikio.

Hitimisho

Tafakuri ya kimuundo hugeuza uzoefu wa kikazi kuwa maamuzi bora. Haihusu mbinu ya kujipa motisha wala tambiko la kuonyesha utendaji. Vyombo na taratibu zilizoelezwa hapa huunda mazingira ya kujifunza kutoka kwa uzoefu kwa mpangilio, badala ya kwa bahati. Taskee huonyesha wazi kazi na maendeleo yake, na hapo ndipo data ya tafakuri inapotoka. Kazi ikiwa imepangwa na kuandikwa, tafakuri inakuwa na nyenzo halisi za kufanyia kazi. Haihitaji kutegemea kumbukumbu pungufu ya yaliyotokea wakati wa wiki.