Cách sắp xếp ngày làm việc tại nhà

Những điểm chính

Tại sao cấu trúc lại quan trọng?

Làm việc tại nhà mang lại những lợi thế thực sự — tính linh hoạt, loại bỏ thời gian đi lại, kiểm soát môi trường vật lý — và những thách thức cấu trúc thực sự. Sự thiếu vắng cùng các ràng buộc bên ngoài cho phép tính linh hoạt cũng loại bỏ các tín hiệu nhận thức mà môi trường văn phòng sử dụng để điều chỉnh sự tập trung, nỗ lực và phục hồi. Một cấu trúc hàng ngày được thiết kế có chủ ý thay thế những tín hiệu đó, cho phép truy cập vào lợi ích của sự độc lập về địa điểm mà không có chi phí năng suất mà tính linh hoạt không có cấu trúc thường tạo ra.

Mục tiêu không phải là một lịch trình cứng nhắc nhân bản các ràng buộc văn phòng tại nhà, mà là một khung có cấu trúc tạo ra các quá trình chuyển đổi, cơ chế trách nhiệm và ranh giới công việc-nghỉ ngơi để duy trì hiệu suất trong suốt cả ngày làm việc.

Nghi thức buổi sáng: khởi đầu thuận lợi cho các nhiệm vụ hàng ngày

Những phút đầu tiên sau khi thức dậy thiết lập trạng thái nhận thức và sinh lý mà phần còn lại của ngày dựa vào. Thói quen buổi sáng hoạt động thông qua một cơ chế cụ thể: các chuỗi kích hoạt nhất quán điều kiện hóa não để liên kết một bộ kích thích được xác định với việc chuyển sang công việc tập trung, giảm chi phí khởi động của mỗi ngày làm việc thông qua sự lặp lại.

Biến số quan trọng là tính nhất quán. Một thời gian thức dậy được duy trì vào các ngày trong tuần và cuối tuần ổn định nhịp sinh học, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất nhận thức trong suốt cả ngày. Thời gian thức dậy thay đổi tạo ra các đỉnh tỉnh táo thay đổi khiến cho việc lập kế hoạch hàng ngày đáng tin cậy là không thể.

• Hoạt động thể chất ngắn. Một phiên vận động ngắn — kéo dãn, tập thể dục nhẹ hoặc đi bộ ngắn — tăng lưu lượng máu não và sản xuất cortisol theo một mô hình tạo ra sự tỉnh táo mà không có phản ứng lo âu mà việc kích hoạt do chất kích thích tạo ra. Lợi ích tỷ lệ với tính nhất quán, không phải cường độ.
• Cấp nước. Uống nước ngay sau khi thức dậy đảo ngược tình trạng mất nước nhẹ xảy ra trong khi ngủ, ảnh hưởng đến hiệu suất nhận thức một cách có thể đo lường được ngay cả ở mức độ nhẹ. Cơ chế là trực tiếp: mất nước làm giảm khả năng tập trung và thời gian phản ứng trước khi cảm giác khát chủ quan được nhận thức.
• Lập kế hoạch ngày. Xác định các mục tiêu cụ thể của ngày trước khi bắt đầu công việc thiết lập điểm tham chiếu mà việc đánh giá buổi tối đánh giá đầu ra thực tế. Một ngày được lập kế hoạch với các ưu tiên được xác định giảm tải quyết định trong giờ làm việc — việc tính toán lặp đi lặp lại về việc cần làm tiếp theo — đó là một nguồn nhất quán của sự phân mảnh chú ý trong môi trường làm việc không có cấu trúc.
• Chuyển đổi có chủ ý sang chế độ làm việc. Thay đổi quần áo ngủ là một tín hiệu môi trường chi phí thấp điều kiện hóa quá trình chuyển đổi nhận thức giữa trạng thái nghỉ ngơi và làm việc. Cơ chế giống như cơ chế làm cho việc ngủ trong quần áo làm việc trở nên khó khăn — các tín hiệu vật lý kích hoạt các chế độ nhận thức liên quan, là nền tảng của điều kiện hóa hành vi.

Mẹo cho thói quen buổi sáng của bạn

• Kỹ thuật "Bắt đầu trong 5 phút". Bắt đầu một hoạt động buổi sáng với cam kết 5 phút được xác định làm giảm chi phí kích hoạt việc bắt đầu — khoảng cách giữa ý định và hành động là điểm thất bại chính của việc hình thành thói quen. Một khi đã bắt đầu, việc tiếp tục đòi hỏi ít nỗ lực hơn việc khởi xướng; ngưỡng 5 phút là một cách nhất quán để vượt qua khoảng cách đó.
• Định thời gian. Sử dụng bộ hẹn giờ cho mỗi thành phần của thói quen buổi sáng tạo ra một cấu trúc giới hạn thời gian ngăn các hoạt động riêng lẻ mở rộng vào thời gian được phân bổ cho công việc. Ranh giới thời gian cũng làm cho việc tuân thủ có thể theo dõi được, cung cấp dữ liệu phản hồi cần thiết để tinh chỉnh thói quen.
• Hình dung kết quả. Xem lại ngắn gọn các kết quả cụ thể được lên kế hoạch cho ngày — những gì sẽ được hoàn thành và tại sao nó quan trọng — kích hoạt các vùng vỏ não trước trán chịu trách nhiệm cho hành vi hướng đến mục tiêu. Điều này khác với hình dung động lực; đây là một kích hoạt lập kế hoạch chuẩn bị sự chú ý cho các mục tiêu cụ thể của ngày.

Lập kế hoạch hàng ngày

Cấu trúc buổi sáng tạo ra điều kiện cho một ngày năng suất; lập kế hoạch hàng ngày xác định liệu những điều kiện đó có được sử dụng hiệu quả hay không. Các kỹ thuật cụ thể bên dưới giải quyết các nguồn phổ biến nhất của việc mất năng suất trong làm việc tại nhà không có cấu trúc: phân mảnh chú ý, sắp xếp nhiệm vụ không phù hợp và các ưu tiên không rõ ràng.

• Chia khối thời gian. Chia ngày thành các khối được xác định dành riêng cho các loại công việc cụ thể — công việc sâu, nhiệm vụ hành chính, giao tiếp, lập kế hoạch — làm giảm chi phí chú ý của việc chuyển đổi nhiệm vụ bằng cách loại bỏ quyết định liên tục về việc cần làm tiếp theo. Trong mỗi khối, sự chú ý được phân bổ cho một loại nhiệm vụ duy nhất, tạo ra sự tham gia sâu hơn so với việc tái ưu tiên liên tục mà các danh sách việc cần làm không có cấu trúc đòi hỏi.
• Sắp xếp ưu tiên. Lập lịch các nhiệm vụ ưu tiên cao nhất, có nhu cầu nhận thức cao nhất trong các cửa sổ năng lượng cao điểm — thường là hai đến ba giờ đầu tiên của ngày làm việc đối với hầu hết mọi người — phân bổ các nguồn lực nhận thức mà các nhiệm vụ đó đòi hỏi cho thời gian khi các nguồn lực đó có sẵn nhất. Các nhiệm vụ ưu tiên thấp hơn, có thể chịu được chất lượng chú ý thấp hơn, được lên lịch cho các điểm thấp năng lượng.
• Phân loại nhiệm vụ. Nhóm các nhiệm vụ theo loại — phân tích, sáng tạo, hành chính, giao tiếp — và xử lý chúng trong các khối chuyên dụng làm giảm chi phí chuyển đổi nhận thức xảy ra khi các loại nhiệm vụ khác nhau xen kẽ. Bắt đầu ngày với loại đòi hỏi nhận thức cao nhất đảm bảo công việc khó nhất nhận được sự chú ý chất lượng cao nhất.

Công cụ để lập kế hoạch dễ dàng

Các công cụ phù hợp giảm gánh nặng hành chính của việc duy trì thói quen hàng ngày có cấu trúc, làm cho thực hành dễ duy trì theo thời gian.

• Trình theo dõi nhiệm vụ — Taskee, Todoist, Any.do: các công cụ để theo dõi nhiệm vụ, tiến độ và thời hạn làm cho trạng thái hiện tại của công việc có thể nhìn thấy mà không yêu cầu theo dõi tinh thần thủ công.
• Lịch — Google Calendar hoặc Outlook: các công cụ lập lịch làm cho cấu trúc của ngày có thể nhìn thấy và tạo ra các cam kết giới hạn thời gian khó hoãn lại hơn so với các mục trong danh sách không có ngày.
• Phần mềm chia khối thời gian — Clockify, Toggl, RescueTime: các công cụ theo dõi thời gian tạo ra dữ liệu về phân bổ thời gian thực tế so với phân bổ được lập kế hoạch, đó là vòng phản hồi cần thiết để cải thiện độ chính xác của lập kế hoạch theo thời gian.

Xây dựng cấu trúc phù hợp

Một lịch trình hàng ngày có cấu trúc tạo ra mô hình hành vi trở thành tự động thông qua sự lặp lại. Ví dụ dưới đây minh họa cấu trúc ngày làm việc từ 9 giờ đến 6 giờ chiều được tổ chức xung quanh nhu cầu nhận thức và phục hồi.

• Thói quen buổi sáng (8:30 – 9:00). Quá trình chuyển đổi từ nghỉ ngơi sang làm việc, sử dụng các thực hành được mô tả ở trên để thiết lập trạng thái nhận thức cần thiết cho công việc buổi sáng tập trung.
• Bắt đầu công việc tập trung (9:00 – 10:30). Các nhiệm vụ ưu tiên cao nhất, phức tạp nhất được lên lịch tại đỉnh tỉnh táo buổi sáng. Cửa sổ này là năng suất nhất trong ngày đối với hầu hết mọi người và nên được bảo vệ khỏi các cuộc họp và sự gián đoạn.
• Khối công việc đầu tiên (10:30 – 12:30). Tiếp tục các nhiệm vụ quan trọng — các nhiệm vụ đáng kể, thư từ chính, các cuộc họp thiết yếu. Nghỉ ngắn mỗi 45-60 phút duy trì chất lượng chú ý xuyên suốt khối.
• Nghỉ trưa (12:30 – 13:30). Một giờ nghỉ đầy đủ khỏi hoạt động liên quan đến công việc, bao gồm cả màn hình. Vận động thể chất trong giai đoạn này — ngay cả một cuộc đi bộ ngắn — tạo ra sự phục hồi sinh lý duy trì hiệu suất buổi chiều.
• Khối công việc thứ hai (13:30 – 15:30). Các nhiệm vụ hành chính và thường ngày — xử lý email, lập kế hoạch, đánh giá — được lên lịch trong điểm thấp năng lượng tự nhiên buổi chiều. Các nhiệm vụ này yêu cầu ít sự chú ý có hướng hơn và có thể chịu được sự tỉnh táo thấp hơn thường xảy ra trong cửa sổ này.
• Nghỉ ngắn (15:30 – 15:45). Một khoảng nghỉ phục hồi ngắn — vận động, cấp nước, thay đổi cảm giác — khôi phục các nguồn lực chú ý cần thiết cho khối công việc cuối cùng.
• Khối công việc cuối cùng (15:45 – 17:30). Hoàn thành nhiệm vụ, dọn dẹp danh sách việc cần làm và chuẩn bị cho ngày tiếp theo. Khối này không yêu cầu sự tập trung đỉnh cao và phù hợp cho các hoạt động kết thúc.
• Kết thúc ngày làm việc (17:30 – 18:00). Một thời gian kết thúc xác định với một nghi thức tắt máy có chủ ý — tắt thông báo, đóng các ứng dụng làm việc, rời khỏi không gian làm việc về mặt vật lý — tạo ra ranh giới thời gian phân tách thời gian làm việc và phục hồi.

Số lượng nghỉ ngơi lành mạnh

Các giờ nghỉ được lên lịch phục hồi hơn các giờ nghỉ không có kế hoạch vì chúng loại bỏ chi phí quyết định dừng lại — tính toán liên tục về việc liệu có phải là thời điểm thích hợp để tạm dừng. Các giờ nghỉ được lên lịch trước cũng ngăn chặn sự tích tụ mệt mỏi xảy ra khi công việc tiếp tục vượt qua điểm lợi nhuận giảm dần mà không có sự phục hồi có cấu trúc.

Khoảng cách và thời lượng nghỉ phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu nhận thức của công việc: các nhiệm vụ có nhu cầu cao bền vững làm cạn kiệt các nguồn lực chú ý nhanh hơn và yêu cầu phục hồi thường xuyên hơn so với các nhiệm vụ thường ngày. Mô hình phổ biến của 45-60 phút làm việc tập trung tiếp theo là nghỉ 10-15 phút là một cơ sở hợp lý mà hầu hết mọi người có thể điều chỉnh dựa trên việc quan sát các mô hình hiệu suất của riêng họ.

Bài viết liên quan:

Để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn, hãy xem Mẹo Hiệu Quả Cho Làm Việc Từ Xa Thành Công.

Để tạo bầu không khí làm việc tốt nhất tại nhà, hãy đọc về Tác Động Của Âm Nhạc Đến Năng Suất.

Để đảm bảo mỗi ngày làm việc đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình, hãy khám phá Cách Đặt Mục Tiêu Và Đạt Được Thành Công.

Kết luận

Cấu trúc hàng ngày trong làm việc tại nhà không phải là một ràng buộc đối với tính linh hoạt — đó là cơ chế làm cho tính linh hoạt bền vững. Các nghi thức buổi sáng, khung lập kế hoạch, thực hành chia khối thời gian và cấu trúc nghỉ được mô tả ở đây thay thế tổ chức bên ngoài mà môi trường văn phòng cung cấp tự động. Mỗi yếu tố giải quyết một nguồn cụ thể của việc mất năng suất trong môi trường không có cấu trúc; cùng nhau, chúng tạo ra các điều kiện trong đó đầu ra nhất quán có thể đạt được trong suốt cả ngày làm việc. Taskee cung cấp khả năng hiển thị nhiệm vụ và cơ sở hạ tầng lập kế hoạch hỗ trợ cấu trúc này, giảm gánh nặng duy trì nó đến mức nó có thể trở thành tự động chứ không phải vất vả.

Đọc thêm được khuyến nghị

"Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World"

Cuốn sách này dạy bạn cách tạo điều kiện cho sự tập trung sâu trong một thế giới ồn ào, giúp bạn đạt được những kết quả có ý nghĩa.

"Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones"

Tác giả cho thấy cách những thay đổi thói quen nhỏ có thể dẫn đến kết quả lớn thông qua một hệ thống các cải tiến dần dần.

"When: The Scientific Secrets of Perfect Timing"

Dựa trên nghiên cứu khoa học, cuốn sách này tiết lộ thời điểm tối ưu cho các loại hoạt động khác nhau và dạy bạn cách cấu trúc ngày của bạn hài hòa với nhịp điệu tự nhiên của bạn.