Cách sắp xếp ngày làm việc tại nhà

Tại sao cấu trúc lại quan trọng?

Làm việc tại nhà có những lợi ích rất thật như sự linh hoạt, không mất thời gian đi lại và được tự chọn không gian làm việc, nhưng cũng đi kèm một khó khăn thật về cấu trúc. Chính sự tự do khỏi các ràng buộc bên ngoài, thứ đem lại tính linh hoạt, cũng lấy đi những tín hiệu mà ở văn phòng vẫn giúp điều tiết sự tập trung, nỗ lực và nghỉ ngơi. Một lịch trình hằng ngày được tính toán từ trước sẽ thay thế những tín hiệu ấy, nhờ vậy bạn tận hưởng được sự tự chủ mà không phải trả giá bằng năng suất như thường thấy khi sự linh hoạt không được đặt trong một khuôn khổ nào cả.

Bạn không cần mang nguyên lịch trình cứng nhắc của văn phòng về nhà. Điều cần có là một khung làm việc tạo ra những lần chuyển đổi rõ ràng, cơ chế tự chịu trách nhiệm và ranh giới giữa làm việc với nghỉ ngơi, để bạn giữ được phong độ ổn định từ sáng đến hết ngày làm việc.

Nghi thức buổi sáng: khởi đầu thuận lợi cho các nhiệm vụ hàng ngày

Những phút đầu tiên sau khi thức dậy quyết định trạng thái thể chất và tinh thần mà cả ngày còn lại dựa vào. Thói quen buổi sáng phát huy tác dụng nhờ sự lặp lại: khi cùng một chuỗi hành động diễn ra mỗi sáng, não dần gắn chuỗi đó với việc chuyển sang làm việc tập trung, và việc bắt đầu mỗi ngày làm việc cũng nhẹ nhàng hơn.

Điều quan trọng nhất ở đây là sự đều đặn. Thức dậy cùng một giờ cả ngày thường lẫn cuối tuần giúp nhịp sinh học ổn định, mà nhịp sinh học lại ảnh hưởng trực tiếp đến độ minh mẫn trong suốt cả ngày. Nếu mỗi hôm dậy một giờ khác nhau, thời điểm tỉnh táo nhất cũng xê dịch theo, và gần như không thể lập kế hoạch cho ngày một cách đáng tin cậy.

• Hoạt động thể chất ngắn. Vài phút vận động như kéo giãn, tập thể dục nhẹ hay đi bộ một đoạn ngắn sẽ làm tăng lưu lượng máu lên não và lượng cortisol, đem lại sự tỉnh táo mà không kèm cảm giác bồn chồn, lo âu như khi dùng chất kích thích. Lợi ích đến từ việc tập đều đặn nhiều hơn là từ cường độ.
• Cấp nước. Uống một cốc nước ngay sau khi thức dậy bù lại lượng nước cơ thể mất đi trong lúc ngủ. Ngay cả tình trạng thiếu nước nhẹ cũng ảnh hưởng đến khả năng suy nghĩ, vì nó làm giảm khả năng tập trung và làm chậm phản xạ từ trước khi bạn kịp thấy khát.
• Lập kế hoạch ngày. Khi xác định mục tiêu của ngày trước lúc bắt đầu làm việc, buổi tối bạn sẽ có cái mốc để đối chiếu xem mình thực sự đã làm được gì. Một ngày có sẵn thứ tự ưu tiên giúp bạn khỏi phải liên tục tự hỏi "tiếp theo làm gì đây?", mà đây lại là một nguyên nhân thường trực khiến sự chú ý bị phân tán khi làm việc thiếu khuôn khổ.
• Chuyển đổi có chủ ý sang chế độ làm việc. Thay bộ đồ ngủ là một tín hiệu đơn giản, gần như không tốn gì, báo cho não biết giờ nghỉ đã hết và giờ làm đã bắt đầu. Đây cũng là lý do mặc đồ đi làm mà ngủ thì rất khó: các tín hiệu vật lý đánh thức trạng thái tinh thần gắn với chúng, và điều kiện hóa hành vi dựa chính trên cơ chế này.

Mẹo cho thói quen buổi sáng của bạn

• Kỹ thuật "Bắt đầu trong 5 phút". Chỉ cam kết làm một hoạt động buổi sáng trong 5 phút, nhờ vậy việc bắt đầu trở nên dễ hơn nhiều, bởi thói quen thường đổ vỡ đúng ở khoảng cách giữa ý định và hành động. Khi đã bắt đầu thì làm tiếp tốn ít sức hơn so với lúc khởi động, và mốc 5 phút là cách đơn giản để vượt qua khoảng cách đó.
• Định thời gian. Đặt hẹn giờ cho từng phần của thói quen buổi sáng để không phần nào lấn sang thời gian dành cho công việc. Giới hạn thời gian còn giúp bạn thấy rõ mình đã làm đúng lịch hay chưa, và đó chính là phản hồi cần có để điều chỉnh thói quen cho hợp lý hơn.
• Hình dung kết quả. Dành chút thời gian điểm lại những việc cần xong trong ngày và lý do chúng quan trọng, việc này kích hoạt các vùng vỏ não trước trán phụ trách hành vi hướng tới mục tiêu. Đây là bước chuẩn bị cho kế hoạch, giúp hướng sự chú ý vào đúng các mục tiêu cụ thể của ngày, khác với kiểu hình dung chỉ để tạo động lực.

• Chia khối thời gian. Chia ngày thành các khối được xác định dành riêng cho các loại công việc cụ thể — công việc sâu, nhiệm vụ hành chính, giao tiếp, lập kế hoạch — làm giảm chi phí chú ý của việc chuyển đổi nhiệm vụ bằng cách loại bỏ quyết định liên tục về việc cần làm tiếp theo. Trong mỗi khối, sự chú ý được phân bổ cho một loại nhiệm vụ duy nhất, tạo ra sự tham gia sâu hơn so với việc tái ưu tiên liên tục mà các danh sách việc cần làm không có cấu trúc đòi hỏi.
• Sắp xếp ưu tiên. Lập lịch các nhiệm vụ ưu tiên cao nhất, có nhu cầu nhận thức cao nhất trong các cửa sổ năng lượng cao điểm — thường là hai đến ba giờ đầu tiên của ngày làm việc đối với hầu hết mọi người — phân bổ các nguồn lực nhận thức mà các nhiệm vụ đó đòi hỏi cho thời gian khi các nguồn lực đó có sẵn nhất. Các nhiệm vụ ưu tiên thấp hơn, có thể chịu được chất lượng chú ý thấp hơn, được lên lịch cho các điểm thấp năng lượng.
• Phân loại nhiệm vụ. Nhóm các nhiệm vụ theo loại — phân tích, sáng tạo, hành chính, giao tiếp — và xử lý chúng trong các khối chuyên dụng làm giảm chi phí chuyển đổi nhận thức xảy ra khi các loại nhiệm vụ khác nhau xen kẽ. Bắt đầu ngày với loại đòi hỏi nhận thức cao nhất đảm bảo công việc khó nhất nhận được sự chú ý chất lượng cao nhất.

Công cụ để lập kế hoạch dễ dàng

Công cụ phù hợp sẽ giảm bớt phần việc giấy tờ khi duy trì một thói quen hằng ngày có tổ chức, nhờ đó bạn dễ kiên trì với nó lâu dài hơn.

• Trình theo dõi nhiệm vụ: Taskee, Todoist, Any.do. Đây là các công cụ theo dõi nhiệm vụ, tiến độ và thời hạn, cho bạn thấy rõ công việc đang ở đâu mà không phải nhớ hết trong đầu.
• Lịch: Google Calendar hoặc Outlook. Cấu trúc của ngày hiện ra trước mắt, và một việc đã gắn với giờ cụ thể thì khó hoãn hơn nhiều so với một dòng trong danh sách không có ngày.
• Phần mềm chia khối thời gian: Clockify, Toggl, RescueTime. Các công cụ này cho thấy thời gian thực tế đã dành cho từng việc so với kế hoạch, và đó là phản hồi giúp bạn lập kế hoạch ngày càng sát hơn.

Xây dựng cấu trúc phù hợp

Một lịch trình cố định lặp lại đủ lâu sẽ trở thành thói quen tự động. Ví dụ dưới đây là một ngày làm việc từ 9 giờ đến 6 giờ chiều, được sắp xếp theo mức độ căng thẳng đầu óc và nhu cầu nghỉ ngơi.

• Thói quen buổi sáng (8:30 – 9:00). Chuyển từ nghỉ ngơi sang làm việc bằng những thói quen đã nói ở trên, để bước vào công việc buổi sáng với đầu óc đã sẵn sàng tập trung.
• Bắt đầu công việc tập trung (9:00 – 10:30). Những việc quan trọng và phức tạp nhất được xếp vào lúc tỉnh táo nhất của buổi sáng. Với hầu hết mọi người, đây là khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày, nên cần giữ nó khỏi các cuộc họp và sự gián đoạn.
• Khối công việc đầu tiên (10:30 – 12:30). Tiếp tục với các việc quan trọng như những nhiệm vụ lớn, thư từ chính và các cuộc họp không thể bỏ qua. Nghỉ ngắn sau mỗi 45-60 phút giúp giữ chất lượng tập trung suốt cả khối.
• Nghỉ trưa (12:30 – 13:30). Nghỉ hẳn mọi hoạt động liên quan đến công việc, kể cả màn hình. Vận động trong lúc này, dù chỉ là đi bộ một đoạn ngắn, giúp cơ thể hồi phục và giữ sức cho buổi chiều.
• Khối công việc thứ hai (13:30 – 15:30). Các việc hành chính và thường ngày như xử lý email, lập kế hoạch, rà soát được xếp vào lúc năng lượng tự nhiên xuống thấp của buổi chiều. Những việc này không đòi hỏi tập trung cao nên vẫn làm tốt được khi độ tỉnh táo giảm xuống như thường thấy vào giờ này.
• Nghỉ ngắn (15:30 – 15:45). Một quãng nghỉ ngắn để vận động, uống nước, đổi không khí, giúp gom lại sự chú ý cho khối công việc cuối cùng.
• Khối công việc cuối cùng (15:45 – 17:30). Hoàn tất các nhiệm vụ, dọn lại danh sách việc cần làm và chuẩn bị cho ngày hôm sau. Khối này không đòi hỏi sự tập trung cao độ và rất hợp với các việc tổng kết, khép lại một ngày.
• Kết thúc ngày làm việc (17:30 – 18:00). Một giờ kết thúc cố định cùng nghi thức "tắt máy" có chủ ý như tắt thông báo, đóng các ứng dụng công việc và rời khỏi góc làm việc sẽ tạo ra ranh giới rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi.

Số lượng nghỉ ngơi lành mạnh

Những giờ nghỉ đã lên lịch giúp hồi phục tốt hơn những lần nghỉ ngẫu hứng, vì bạn không phải liên tục cân nhắc xem đã đến lúc dừng tay hay chưa. Nghỉ theo lịch định sẵn cũng ngăn mệt mỏi tích tụ, điều thường xảy ra khi bạn cứ làm tiếp dù năng suất đã bắt đầu đi xuống mà không có quãng nghỉ nào được sắp xếp.

Nên nghỉ bao lâu một lần và mỗi lần bao lâu tùy thuộc vào độ nặng của công việc: những việc khó kéo dài làm cạn sự tập trung nhanh hơn việc thường ngày, nên cần dừng lại thường xuyên hơn. Mô hình phổ biến là làm việc tập trung 45-60 phút rồi nghỉ 10-15 phút, đây là điểm xuất phát hợp lý mà mỗi người có thể tự điều chỉnh dựa trên những gì tự quan sát được về cách mình làm việc.

Bài viết liên quan:

Để sắp xếp quy trình làm việc của bạn tốt hơn, hãy xem Mẹo Hiệu Quả Cho Làm Việc Từ Xa Thành Công.

Để tạo không khí làm việc dễ chịu tại nhà, hãy đọc về Tác Động Của Âm Nhạc Đến Năng Suất.

Để mỗi ngày làm việc đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình, hãy tìm hiểu Cách Đặt Mục Tiêu Và Đạt Được Thành Công. Thông tin chi tiết: Nhiệm vụ.

Kết luận

Khi làm việc tại nhà, cấu trúc hằng ngày chính là thứ giúp sự linh hoạt duy trì được lâu dài. Nghi thức buổi sáng, việc lập kế hoạch, chia khối thời gian và các giờ nghỉ đã lên lịch thay thế cho sự ngăn nắp mà văn phòng tự nhiên mang lại. Mỗi yếu tố xử lý một nguyên nhân riêng làm hao hụt năng suất khi làm việc thiếu khuôn khổ, và khi kết hợp với nhau, chúng giúp bạn làm việc với nhịp độ ổn định suốt cả ngày. Taskee giúp bạn nhìn rõ các nhiệm vụ và có nền tảng lập kế hoạch để giữ cấu trúc này, nhờ vậy việc duy trì nó ngày càng ít tốn sức cho đến khi nó trở thành một thói quen tự nhiên chứ không còn là gánh nặng.