Jinsi ya kupanga siku yako ukiwa nyumbani kazini

Kwa nini muundo ni muhimu?

Kufanya kazi ukiwa nyumbani kuna faida za kweli: unyumbufu, hakuna muda unaopotea barabarani, na unaweza kupanga mahali pako pa kazi unavyotaka. Lakini pia kuna changamoto halisi. Kukosekana kwa masharti ya nje kunakokupa uhuru huo pia kunaondoa ishara ambazo ofisi hutumia kuongoza umakini, juhudi na mapumziko. Ratiba ya siku iliyopangwa kwa makusudi inachukua nafasi ya ishara hizo. Hivyo unafaidika na uhuru wa kufanya kazi popote bila kupoteza tija, jambo ambalo mara nyingi hutokea pale unyumbufu unapokosa mpangilio.

Lengo si kuleta nyumbani ratiba ngumu ya ofisi. Unahitaji mfumo wenye mabadiliko yaliyo wazi kati ya shughuli, kiasi fulani cha uwajibikaji, na mipaka thabiti kati ya kazi na mapumziko. Mfumo huo ndio unaodumisha utendaji wako siku nzima ya kazi.

Ibada za asubuhi: mwanzo wa mapema kwa kazi za kila siku

Dakika za kwanza baada ya kuamka huweka hali ya akili na mwili ambayo siku nzima hujengwa juu yake. Taratibu za asubuhi hufanya kazi kwa njia rahisi. Ukirudia mfululizo uleule wa shughuli kila asubuhi, ubongo hujifunza kuhusisha ishara hizo na mwanzo wa kazi ya kuzingatia. Kila marudio hupunguza gharama ya kuanza, na kuanza siku ya kazi kunakuwa rahisi zaidi kadiri siku zinavyopita.

Jambo kuu ni uthabiti. Ukiamka saa ileile siku za kazi na wikendi, midundo yako ya circadian hutulia, na midundo hiyo ndiyo huamua moja kwa moja uwezo wako wa kufikiri siku nzima. Ukiamka saa tofauti kila siku, vipindi vyako vya kuwa macho zaidi navyo hubadilika. Hapo inakuwa vigumu kupanga siku kwa uhakika, kwa sababu hujui ni saa ngapi utakuwa na nguvu zaidi.

• Shughuli fupi ya mwili. Dakika chache za harakati, kama kunyoosha viungo, mazoezi mepesi au matembezi mafupi, huongeza mtiririko wa damu kwenye ubongo na utoaji wa cortisol. Unakuwa macho bila wasiwasi ambao vichocheo kama kahawa vinaweza kusababisha. Faida inategemea kurudia kila siku, si nguvu ya mazoezi.
• Maji. Kunywa maji mara tu baada ya kuamka huondoa upungufu mdogo wa maji unaotokea wakati wa usingizi. Hata upungufu mdogo huathiri uwezo wa kufikiri kwa kiwango kinachopimika: umakini hupungua na unachelewa kujibu hata kabla hujahisi kiu.
• Mipango ya siku. Kabla ya kuanza kazi, amua utakachokamilisha leo. Hicho ndicho kipimo utakachotumia jioni kuona ulichofanya kweli. Ukiwa na vipaumbele vilivyo wazi, hulazimiki kujiuliza kila mara nini kifuatacho. Swali hilo ndilo huvuruga umakini mara kwa mara pale kazi inapokosa mpangilio.
• Kuingia kwa makusudi katika hali ya kazi. Badilisha nguo za kulala badala ya kufanya kazi ukiwa umezivaa. Haigharimu chochote, na inaujulisha ubongo kwamba sasa ni wakati wa kazi. Ni athari ileile inayofanya iwe vigumu kulala ukiwa na nguo za kazi: ishara za nje huamsha hali ya akili inayohusiana nazo. Juu ya hili ndipo mazoea ya kitabia hujengwa.

Vidokezo vya maisha kwa utaratibu wako wa asubuhi

• Mbinu ya "Anza Kwa Dakika 5". Jiahidi kufanya shughuli ya asubuhi kwa dakika 5 tu. Hii inapunguza pengo kati ya nia na kitendo, ambapo mazoea mengi mapya hukwama. Ukishaanza, kuendelea kunahitaji juhudi ndogo kuliko kuanza. Kizingiti cha dakika 5 kinakusaidia kuvuka pengo hilo kila mara.
• Muda. Weka kipima muda kwa kila sehemu ya utaratibu wa asubuhi. Hivyo hakuna shughuli itakayoingilia muda uliotengwa kwa kazi. Pia utaona kama unafuata mpango wako. Taarifa hiyo ndiyo inayokuwezesha kurekebisha na kuboresha utaratibu wako kadiri muda unavyokwenda.
• Taswira ya matokeo. Pitia kwa ufupi matokeo halisi yaliyopangwa kwa leo: kitakachokamilika na kwa nini kina maana. Hii huamsha maeneo ya prefrontal ya ubongo yanayoongoza tabia inayolenga lengo. Haihusiani sana na picha za kujipa motisha. Ni upangaji unaoelekeza umakini wako kwenye malengo ya siku.

• Kuziba muda. Kugawanya siku katika vizuizi vilivyofafanuliwa vilivyowekwa kwa kategoria maalum za kazi — kazi ya kina, kazi za kiutawala, mawasiliano, mipango — hupunguza gharama ya umakini ya kubadilisha kazi kwa kuondoa uamuzi unaoendelea kuhusu nini cha kufanya baadaye. Ndani ya kila kizuizi, umakini hutengwa kwa kategoria moja ya kazi, ambayo huzalisha ushiriki wa kina zaidi kuliko kupanga upya kuendelea kunakohitajika na orodha za kufanya zisizo na muundo.
• Mfululizo wa vipaumbele. Kupanga kazi za kipaumbele cha juu zaidi, mahitaji ya juu zaidi ya kiakili wakati wa madirisha ya kilele cha nishati — kwa kawaida masaa mawili hadi matatu ya kwanza ya siku ya kazi kwa watu wengi — hutenga rasilimali za kiakili ambazo kazi hizo zinahitaji kwa wakati ambapo rasilimali hizo zinapatikana zaidi. Kazi za kipaumbele cha chini, ambazo zinavumilia ubora wa chini wa umakini, zimepangwa kwa mabonde ya nishati.
• Uainishaji wa kazi. Kugawanya kazi kwa aina — uchambuzi, ubunifu, kiutawala, mawasiliano — na kuzishughulikia katika vizuizi vilivyowekwa hupunguza gharama ya kubadilisha ya kiakili inayotokea wakati aina za kazi tofauti zinabadilishana. Kuanza siku na kategoria yenye mahitaji ya kiakili zaidi huhakikisha kazi ngumu zaidi inapokea umakini wa ubora wa juu zaidi.

Vyombo vya mipango rahisi

Zana zinazofaa hupunguza kazi ya kiutawala inayohitajika kudumisha ratiba ya kila siku, na hufanya iwe rahisi kuendelea nayo kwa muda mrefu.

• Vifuatiliaji vya kazi — Taskee, Todoist, Any.do: zana zinazokusaidia kuona kazi, maendeleo na tarehe za mwisho, ili hali ya kazi ionekane wazi bila kulazimika kukumbuka kila kitu kichwani.
• Kalenda — Google Calendar au Outlook: kalenda huonyesha mpangilio wa siku yako. Miadi yenye muda maalum ni vigumu zaidi kuahirisha kuliko kitu kwenye orodha isiyo na tarehe.
• Programu ya kuziba muda — Clockify, Toggl, RescueTime: zana hizi hurekodi jinsi unavyotumia muda wako kweli na kulinganisha na mpango wako. Kwa njia hii mipango yako inakuwa sahihi zaidi kadiri muda unavyokwenda.

Kujenga muundo unaofaa

Ratiba ya kila siku iliyopangwa vizuri hugeuka kuwa mazoea ya kiotomatiki kupitia kurudia. Mfano hapa chini unaonyesha siku ya kazi ya kuanzia 9 hadi 6 iliyopangwa kulingana na mzigo wa akili na mahitaji ya kupumzika.

• Utaratibu wa asubuhi (8:30 – 9:00). Kutoka kwenye mapumziko kwenda kazini kwa kutumia mazoea yaliyoelezwa hapo juu, ili uanze asubuhi ukiwa tayari kuzingatia kazi.
• Kuanza kazi iliyojikita (9:00 – 10:30). Kazi muhimu zaidi na ngumu zaidi zinawekwa wakati ambao uko macho zaidi asubuhi. Kwa watu wengi hiki ndicho kipindi chenye tija zaidi cha siku, kwa hiyo kilinde dhidi ya mikutano na usumbufu wa aina yoyote.
• Kizuizi cha kwanza cha kazi (10:30 – 12:30). Unaendelea na kazi kubwa: miradi mikuu, mawasiliano ya lazima, mikutano ya msingi. Mapumziko mafupi kila dakika 45-60 hudumisha ubora wa umakini katika kipindi chote.
• Mapumziko ya chakula cha mchana (12:30 – 13:30). Pumziko kamili bila kazi na bila skrini. Harakati kidogo katika kipindi hiki, hata matembezi mafupi tu, hurejesha mwili na kukupa nguvu unayohitaji ili kudumisha utendaji wa mchana.
• Kizuizi cha pili cha kazi (13:30 – 15:30). Kazi za kiutawala na za kawaida kama barua pepe, mipango na mapitio huwekwa wakati wa kushuka kwa nguvu mchana. Kazi hizi hazihitaji umakini mkubwa na zinaweza kufanyika hata ukiwa umechoka kidogo.
• Mapumziko mafupi (15:30 – 15:45). Muda mfupi wa kupumzika kwa kutembea, kunywa maji au kubadilisha mazingira. Unarudisha umakini unaohitajika kwa kipindi cha mwisho cha kazi.
• Kizuizi cha mwisho cha kazi (15:45 – 17:30). Kumaliza kazi, kupitia orodha ya mambo ya kufanya na kuandaa siku inayofuata. Kipindi hiki hakihitaji umakini wa hali ya juu, hivyo kinafaa kwa shughuli za kuhitimisha siku.
• Mwisho wa siku ya kazi (17:30 – 18:00). Muda maalum wa kumaliza pamoja na utaratibu wa kufunga kazi kwa makusudi: kuzima arifa, kufunga programu za kazi na kuondoka mahali pa kazi. Hivi ndivyo unavyoweka mpaka wa wazi wa muda unaotenganisha kazi na mapumziko.

Idadi yenye afya ya mapumziko

Mapumziko yaliyopangwa hukupumzisha vizuri kuliko yale ya ghafla. Hulazimiki kujiuliza kila mara kama huu ndio wakati sahihi wa kusimama, na uamuzi huo mdogo unaorudiwa siku nzima nao huchosha. Mapumziko yaliyopangwa mapema pia huzuia uchovu kujilimbikiza, jambo linalotokea unapoendelea kufanya kazi bila kupumzika hata wakati matokeo yameanza kupungua.

Mara ngapi na kwa muda gani unapaswa kupumzika hutegemea aina ya kazi. Kazi zinazodai umakini mkubwa humaliza nguvu za akili haraka zaidi na zinahitaji mapumziko ya mara kwa mara kuliko kazi za kawaida. Kiwango cha kawaida ni dakika 45-60 za kazi ya kuzingatia, kisha mapumziko ya dakika 10-15. Ni msingi mzuri wa kuanzia. Watu wengi hurekebisha mdundo huu baada ya kuchunguza jinsi utendaji wao wenyewe unavyobadilika siku nzima.

Makala zinazohusiana:

Ili kuboresha mtiririko wako wa kazi, angalia Vidokezo Vyenye Ufanisi vya Kazi ya Mbali Yenye Mafanikio.

Ili kuunda mazingira bora ya kazi nyumbani, soma kuhusu Athari ya Muziki kwenye Tija.

Ili kuhakikisha kila siku ya kazi inakuleta karibu na malengo yako, chunguza Jinsi ya Kuweka Malengo na Kufikia Mafanikio. Soma zaidi: Kazi za Uongozaji Timu.

Hitimisho

Ratiba ya kila siku haipunguzi unyumbufu wa kufanya kazi ukiwa nyumbani. Inaufanya udumu. Ibada za asubuhi, mipango, kuziba muda na mapumziko yaliyopangwa huchukua nafasi ya mpangilio ambao ofisi hutoa yenyewe. Kila kipengele kinashughulikia chanzo fulani cha kupoteza tija pale kazi inapokosa mpangilio. Kwa pamoja vinaunda hali ambazo unaweza kufanya kazi kwa kiwango thabiti katika siku nzima ya kazi. Taskee inakupa mwonekano wa kazi na zana za kupanga zinazosaidia mfumo huu. Juhudi za kuudumisha hupungua hadi unaanza kwenda wenyewe.