Làm việc từ xa theo thời gian thực

Lợi ích của cộng tác thời gian thực

Cộng tác thời gian thực mang lại cho đội những lợi ích vận hành cụ thể mà giao tiếp không đồng bộ khó thay thế trọn vẹn, nhất là với những nhiệm vụ phức tạp cần nắm bối cảnh ngay lập tức và cần nhiều người cùng góp ý một lúc:

• Phản hồi tức thời. Câu hỏi và điểm cần làm rõ được giải quyết ngay tại chỗ, không phải chờ đợi và không bị mất bối cảnh như khi trao đổi qua lại nhiều lượt, nhờ vậy quyết định được đưa ra nhanh hơn và ít phải làm lại vì hiểu sai yêu cầu.
• Ít lỗi và ít trùng lặp hơn. Khi ai cũng thấy công việc đang tiến triển ra sao, các thành viên không làm trùng việc của nhau và không dựa vào thông tin đã cũ, vốn là những nguồn lãng phí công sức phổ biến nhất trong các đội phân tán.
• Mức độ tham gia lớn hơn. Khi các thành viên cùng góp phần vào một kết quả chung ngay trong thời gian thực, họ gắn bó với công việc hơn so với khi chỉ nhận phần việc được chia sẵn, bởi họ tận mắt thấy đóng góp của mình tác động đến cả nhóm trong lúc công việc đang hình thành.
• Xác thực ý tưởng nhanh hơn. Quyết định được chốt và vòng lặp mới được khởi động mà không phải đợi hết chu kỳ phê duyệt không đồng bộ, điều này đặc biệt có giá trị trong phát triển sản phẩm, nơi các bản phát hành phụ thuộc chặt chẽ vào thời hạn.
• Khả năng thích ứng với các ưu tiên thay đổi. Độ trễ trong giao tiếp giảm đi nên đội phản ứng nhanh hơn khi yêu cầu hoặc bối cảnh thay đổi, và đó là lợi thế mang tính cấu trúc ở những nơi mà ưu tiên thường xuyên bị xáo trộn.

Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy các tổ chức dùng không gian làm việc cộng tác và công cụ cộng tác thời gian thực có thể tăng năng suất, chủ yếu nhờ giao tiếp nhanh hơn, phản hồi tức thời và chi phí điều phối thấp hơn. Với các công ty công nghệ, điều đó có nghĩa là chu kỳ phát triển ngắn lại và sản phẩm được bàn giao đúng hạn phát hành một cách đáng tin cậy hơn. Thông tin chi tiết: Quản lý công ty.

Công cụ cho cộng tác

Thị trường công cụ cộng tác thời gian thực rất rộng: Slack dùng cho giao tiếp tập trung, Miro cho lập kế hoạch trực quan, còn ClickUp, Notion và Trello cho quản lý nhiệm vụ và dự án. Mỗi công cụ làm tốt phần việc riêng của mình. Nhưng trên thực tế, nhiều công cụ đã phát triển lâu năm dần trở nên cồng kềnh, bởi các tính năng được bổ sung qua nhiều phiên bản khiến việc dùng hằng ngày tốn thêm công sức suy nghĩ, trong khi phần lớn các đội không nhận lại lợi ích tương xứng.

Taskee giải quyết vấn đề này bằng cách gom những chức năng cốt lõi mà đội phân tán cần, gồm quản lý nhiệm vụ, trao đổi ngay trong nhiệm vụ, theo dõi thời gian và cập nhật trạng thái trực tiếp, vào một giao diện duy nhất với chi phí thấp, dành cho những đội muốn nhìn rõ công việc và phối hợp nhịp nhàng mà không phải mò mẫm giữa hàng loạt tính năng phức tạp. Có thể bạn quan tâm: Nhiệm vụ.

• Giao tiếp trong nhiệm vụ. Thảo luận, bối cảnh và quyết định được gom ngay trong nhiệm vụ, nên không còn tốn công chuyển qua lại giữa ứng dụng nhắn tin, email và công cụ theo dõi công việc, đồng thời mọi thông tin liên quan nằm ở một chỗ thay vì rải rác trên nhiều nền tảng.
• Tính linh hoạt cho các loại đội khác nhau. Cùng một giao diện có thể phục vụ agency làm dự án, nhóm freelancer lẫn đội sản phẩm nội bộ mà không cần thiết lập riêng cho từng vai trò.
• Tích hợp và theo dõi thời gian. Những nhu cầu cơ bản của quy trình làm việc đã được đáp ứng ngay trong nền tảng, nên đội ít phải tích hợp thêm công cụ khác, vốn chỉ làm mọi thứ phức tạp hơn mà không giúp phối hợp tốt hơn.
• Trực quan hóa nhiệm vụ trực tiếp. Mọi thay đổi về nhiệm vụ, bình luận và trạng thái hiện ra ngay mà không cần tải lại trang, nhờ vậy thành viên luôn nắm được tình hình dự án và có thể phản ứng kịp thời khi ưu tiên hay trạng thái thay đổi.

Tích hợp đúng các công cụ mới

Nếu đưa công cụ cộng tác thời gian thực vào mà không xây dựng quy trình và quy ước đi kèm, đội sẽ gặp lại đúng những vấn đề phối hợp như trước, chỉ thêm một giao diện phức tạp hơn. Cộng tác thời gian thực chỉ phát huy tác dụng khi có những điều kiện về hành vi và cấu trúc mà bản thân công cụ không thể tự tạo ra:

• Xác định rõ vai trò và lĩnh vực trách nhiệm. Khi nhiều người cùng làm một nhiệm vụ, việc phân rõ ai phụ trách phần nào giúp tránh tình trạng mập mờ về vai trò, dẫn đến làm trùng và sửa chồng chéo lên nhau. Trước mỗi buổi làm việc chung, hãy thống nhất ai chịu trách nhiệm việc gì, kết quả mong đợi là gì và quyết định sẽ được đưa ra theo cách nào.
• Sử dụng không gian thông tin thống nhất. Cộng tác mất dần hiệu quả khi quyết định, thảo luận và chỉnh sửa nằm rải rác trong các cuộc trò chuyện, bảng tính và ghi chú cá nhân. Một hệ thống chung, có thể là bảng nhiệm vụ như Taskee hoặc một tài liệu làm việc dùng chung, giúp mọi thành viên cùng làm việc trên cùng một bức tranh thông tin.
• Tránh quá tải quy trình làm việc với hoạt động trực tiếp. Thông báo, bình luận và tin nhắn dồn dập liên tục lại gây ra chính tình trạng quá tải thông tin mà cộng tác thời gian thực muốn giảm bớt. Khi đội thống nhất rõ lúc nào nên bình luận, lúc nào nên gọi điện và lúc nào cần giữ yên thời gian tập trung, chi phí phối hợp sẽ không vượt quá giá trị mà cộng tác mang lại.
• Lên kế hoạch các phiên đồng bộ một cách có chủ ý. Không phải việc nào cũng cần mọi người có mặt cùng lúc. Xen kẽ các giai đoạn đồng bộ như họp, brainstorm hay cùng rà soát với các giai đoạn không đồng bộ như tự làm phần việc của mình hay làm việc sâu sẽ giữ được nhịp chung của cả đội mà không khiến ai kiệt sức vì phải trực tuyến liên tục.
• Phân tích và cải thiện các quy trình cộng tác thường xuyên. Cách làm việc thời gian thực cần được điều chỉnh liên tục. Hãy hỏi ý kiến đội về những gì đang chạy tốt, chỗ nào còn thiếu minh bạch và hoạt động nào đang gây vướng víu, rồi cải tiến dần từng chút, như vậy những vướng mắc trong phối hợp sẽ không âm thầm tích tụ như ở các quy trình không ai xem lại.
• Tập trung vào kết quả, không phải mức độ hoạt động. Làm việc cùng lúc chưa chắc đã là làm việc hiệu quả. Đặt mục tiêu rõ cho từng giai đoạn cộng tác, ghi lại quyết định và kết quả, đồng thời bảo đảm mỗi phiên làm việc chung đều cho ra một sản phẩm cụ thể, đó là cách giữ mối liên hệ giữa hoạt động và kết quả đo lường được.

Bài viết liên quan:

Để thành thạo cấu trúc đội và các khung cộng tác Agile, hãy đọc Cấu trúc đội Agile: Vai trò và trách nhiệm để thành công.

Để nắm các chiến lược chính khi quản lý đội từ xa, hãy đọc Trách nhiệm giải trình từ xa: Đảm bảo năng suất của đội.

Về những bước cần thiết để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, hãy xem Quy trình làm việc PM: Các bước để hợp lý hóa thành công của dự án.

Kết luận

Cộng tác thời gian thực là năng lực nền tảng giúp đội làm việc nhanh hơn, ăn ý hơn và minh bạch hơn. Giá trị của nó nằm ở quy trình, cách phân định vai trò và quy ước giao tiếp được xây dựng quanh công cụ nhiều hơn là ở bản thân công cụ được chọn. Để chuyển từ làm việc tuần tự sang làm việc song song, khi các thành viên cùng lúc đóng góp vào kết quả chung thay vì chuyền tay công việc cho nhau, đội cần cả hạ tầng kỹ thuật phù hợp lẫn những thói quen làm việc giúp hạ tầng đó phát huy tác dụng.