Kazi ya mbali kwa wakati halisi

Faida za ushirikiano wa wakati halisi

Ushirikiano wa wakati halisi una faida za kivitendo ambazo mawasiliano ya asynchronous hayawezi kuzitoa zote, hasa katika kazi ngumu zinazohitaji muktadha uwe karibu na michango ya watu kadhaa kwa pamoja:

• Mrejesho wa papo hapo. Maswali na ufafanuzi hujibiwa palepale, bila kuchelewa na bila kupoteza muktadha kama inavyotokea kwenye jumbe za kwenda na kurudi. Maamuzi hufanywa haraka, na kazi ya kurudia kwa sababu ya mahitaji yaliyoeleweka vibaya hupungua.
• Makosa machache na urudufu mdogo. Kila mtu anapoona kazi inayoendelea, hakuna anayerudia kazi ambayo mwenzake ameshaifanya wala kutumia taarifa zilizopitwa na wakati. Hizi ndizo sababu mbili za kawaida zaidi za juhudi kupotea katika timu zilizosambazwa.
• Ushiriki mkubwa zaidi. Wanachama wa timu wanapojenga matokeo ya pamoja kwa wakati halisi, wanajihusisha zaidi kuliko pale kazi inapogawanywa tu, kwa sababu kila mmoja anaona jinsi mchango wake unavyoathiri kazi ya pamoja inapokua.
• Uthibitisho wa wazo haraka. Maamuzi hufanywa na marudio mapya huanzishwa bila kusubiri mzunguko wa idhini wa asynchronous. Hili lina thamani kubwa katika kazi za bidhaa na maendeleo ambapo matoleo yamefungwa na muda mfupi.
• Kubadilika kwa vipaumbele vinavyobadilika. Mawasiliano yakichelewa kidogo, timu hujibu haraka mahitaji au hali zinapobadilika. Hii ni faida ya kimuundo katika mazingira ambamo vipaumbele hubadilika mara kwa mara.

Utafiti wa McKinsey uligundua kuwa mashirika yanayotumia maeneo ya kazi ya ushirikiano na zana za ushirikiano wa wakati halisi yanaweza kuongeza tija. Maboresho hayo yanatokana na mawasiliano ya haraka, mrejesho wa papo hapo na gharama ndogo za uratibu. Kwa makampuni ya teknolojia, hii inamaanisha mizunguko mifupi ya maendeleo na utoaji unaotegemewa zaidi kulingana na tarehe za matoleo. Soma zaidi: Usimamizi wa Kampuni.

Zana za ushirikiano

Soko la zana za ushirikiano wa wakati halisi ni pana: Slack kwa mawasiliano ya kati, Miro kwa upangaji wa kuona, ClickUp, Notion na Trello kwa usimamizi wa kazi na miradi. Kila moja inafanya vizuri kazi yake. Tatizo la kivitendo la zana nyingi zilizokomaa ni utata unaojikusanya. Vipengele huongezwa toleo baada ya toleo, matumizi ya kila siku yanazidi kuwa mazito, na timu nyingi hazipati faida inayolingana na mzigo huo.

Taskee inatatua hili kwa kuleta pamoja kile ambacho timu zilizosambazwa zinahitaji kweli, yaani usimamizi wa kazi, mawasiliano ndani ya kazi, ufuatiliaji wa wakati na masasisho ya hali ya moja kwa moja, katika kiolesura kimoja chepesi. Kimeundwa kwa timu zinazotaka kuona hali ya kazi na kuratibu bila kuzama kwenye vipengele vingi vigumu. Huenda ikakuvutia: Kazi za Uongozaji Timu.

• Mawasiliano ndani ya kazi. Mjadala, muktadha na maamuzi yanapokaa ndani ya kazi yenyewe, hakuna haja ya kuhama kati ya programu za ujumbe, barua pepe na vifuatilio vya kazi. Taarifa zote muhimu zinapatikana mahali pamoja badala ya kutawanyika kwenye majukwaa kadhaa.
• Kunyumbulika kwa aina tofauti za timu. Kiolesura kilekile kinafaa wakala wa miradi, timu za freelance na timu za bidhaa za ndani, bila usanidi maalum kwa kila jukumu.
• Muunganisho na ufuatiliaji wa wakati. Mahitaji ya msingi ya mtiririko wa kazi yanatimizwa ndani ya jukwaa, hivyo haja ya kuunganisha zana za ziada zinazoongeza utata bila kuboresha uratibu inapungua.
• Uonekano wa kazi wa moja kwa moja. Mabadiliko kwenye kazi, maoni na hali huonekana mara moja bila kupakia ukurasa upya. Timu inajua wakati wote mradi uko wapi na inaweza kujibu papo hapo kipaumbele au hali inapobadilika.

Muunganisho sahihi wa zana mpya

Ukianzisha zana za ushirikiano wa wakati halisi kabla ya kuweka michakato na kanuni zinazozifanya ziwe na manufaa, matatizo ya zamani ya uratibu yatabaki palepale, na utata wa kiolesura kipya utaongezeka juu yake. Ushirikiano wa wakati halisi unaofanikiwa unategemea masharti ya kitabia na ya kimuundo ambayo zana peke yake haziwezi kuyaunda:

• Eleza majukumu na maeneo ya wajibu kwa uwazi. Watu kadhaa wanapofanya kazi moja kwa wakati mmoja, wajibu ulio wazi huzuia mkanganyiko unaosababisha kazi kurudiwa na uhariri kugongana. Kabla ya kila kikao cha pamoja, kubalianeni nani anashughulikia nini, matokeo gani yanatarajiwa na maamuzi yatafanywa vipi.
• Tumia nafasi ya taarifa iliyoundwa. Ushirikiano hupoteza nguvu maamuzi, mijadala na uhariri vinapotawanyika kwenye gumzo, lahajedwali na maelezo binafsi. Mfumo mmoja, iwe ubao wa kazi kama Taskee au hati ya pamoja, huhakikisha kuwa wanachama wote wanafanya kazi kwa taarifa zilezile.
• Epuka kuzidisha mtiririko wa kazi na shughuli ya moja kwa moja. Arifa, maoni na jumbe zisizokoma huleta ule mzigo wa taarifa ambao ushirikiano wa wakati halisi unapaswa kuupunguza. Wekeni kanuni wazi kuhusu lini maoni yanatosha, lini mpige simu na lini mlinde muda wa kazi inayohitaji umakini, ili gharama ya uratibu isizidi faida ya ushirikiano.
• Panga vikao vya synchronous kimakusudi. Si kazi zote zinazonufaika na ushiriki wa wakati mmoja. Mkipishanisha awamu za synchronous, kama mikutano, brainstorms na ukaguzi wa pamoja, na awamu za asynchronous, kama utekelezaji wa kazi binafsi na kazi ya kina, timu inadumisha kasi yake bila uchovu wa kiakili wa kuwa mtandaoni muda wote.
• Chambua na boresha michakato ya ushirikiano mara kwa mara. Mitindo ya kazi ya wakati halisi inahitaji kurekebishwa kila mara. Iulizeni timu kipi kinafanya kazi, wapi uwazi hautoshi na wapi shughuli zinaleta msuguano, kisha fanyeni maboresho hatua kwa hatua. Hivyo deni la uratibu linalotokana na michakato isiyokaguliwa halitajikusanya taratibu.
• Lenga matokeo, sio viwango vya shughuli. Kufanya kazi kwa wakati mmoja hakumaanishi moja kwa moja kazi yenye tija. Wekeni lengo wazi kwa kila awamu ya pamoja, rekodini maamuzi na matokeo, na hakikisheni kila kikao cha wakati halisi kinaisha na kitu mahususi. Kwa njia hiyo shughuli zinabaki zimeunganishwa na matokeo yanayoweza kupimwa.

Makala zinazohusiana:

Ili kufahamu muundo wa timu wa Agile na muundo wa ushirikiano, soma Muundo wa timu wa Agile: Majukumu na wajibu kwa mafanikio.

Ili kuelewa mikakati muhimu ya kusimamia timu za mbali, soma Uwajibikaji wa mbali: Kuhakikisha tija ya timu.

Kwa hatua za msingi za kujenga mtiririko mzuri wa kazi, soma Mtiririko wa Kazi wa PM: Hatua za kurahisisha mafanikio ya mradi.

Hitimisho

Ushirikiano wa wakati halisi ni uwezo wa kimuundo unaoiwezesha timu kufanya kazi kwa haraka zaidi, kwa uratibu bora na kwa uwazi zaidi. Thamani yake halisi iko katika michakato, mgawanyo wa majukumu na kanuni za mawasiliano zilizojengwa kuzunguka zana. Zana zenyewe zilizochaguliwa zina nafasi ndogo kuliko hayo. Kuhama kutoka kazi ya mfululizo hadi kazi sambamba, ambapo wanachama wa timu wanachangia matokeo ya pamoja kwa wakati mmoja badala ya kupokezana kazi mtu mmoja baada ya mwingine, kunahitaji miundombinu sahihi ya kiufundi pamoja na tabia zinazoifanya miundombinu hiyo ifanye kazi kweli.