Lập kế hoạch sprint: thực hành Agile tốt nhất

11 Thời gian đọc

2 lượt xem

10 Tháng 7, 2025

Lập kế hoạch sprint là nền tảng của thành công trong phương pháp Agile. Nhiều dự án thất bại chính là do những thiếu sót ở giai đoạn lập kế hoạch, khi nhóm không thể xác định rõ khối lượng công việc hoặc đánh giá sai thời gian cần thiết.

Ý tưởng chính

Chuẩn bị chất lượng giải quyết 80% vấn đề lập kế hoạch

Mục tiêu sprint phải cụ thể và thống nhất

Lập kế hoạch là cam kết của nhóm, không phải sự phân công từ trên xuống

Nền tảng lập kế hoạch

Các thực hành tốt nhất trong lập kế hoạch sprint bắt đầu từ việc hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản. Lập kế hoạch chất lượng đòi hỏi một cách tiếp cận có cấu trúc, bao gồm phân tích các sprint trước đó, đánh giá khả năng của nhóm và xác định rõ mục tiêu.

Chuẩn bị cho việc lập kế hoạch phải bắt đầu trước. Product Owner phải chuẩn bị và ưu tiên backlog ít nhất một ngày trước cuộc họp. Nhóm phát triển phải có cơ hội làm quen trước với các user story và đặt các câu hỏi làm rõ.
Quy tắc cổ điển nói rằng: mỗi tuần sprint cần hai giờ lập kế hoạch. Đối với sprint hai tuần có nghĩa là bốn giờ, nhưng thực tế cho thấy việc chia thời gian này thành hai giai đoạn mỗi giai đoạn hai giờ sẽ hiệu quả hơn.

Giai đoạn chuẩn bị

Cải thiện lập kế hoạch sprint không thể thiếu việc chuẩn bị chất lượng. Giai đoạn này thường bị đánh giá thấp, mặc dù nó quyết định thành công của toàn bộ quá trình.

Definition of Ready (DoR) — tiêu chí sẵn sàng của user story để đưa vào sprint. Mỗi story phải chứa tiêu chí chấp nhận rõ ràng, đánh giá độ phức tạp và dependencies với các task khác. Không tuân thủ DoR, việc lập kế hoạch sẽ biến thành hỗn loạn, nơi nhóm lãng phí thời gian làm rõ chi tiết thay vì tập trung vào thực hiện.
Backlog refinement phải được thực hiện thường xuyên, không chỉ trước khi lập kế hoạch sprint. Khuyến nghị dành 10% thời gian sprint cho quá trình này. Nhóm có thể tổ chức các phiên refinement ngắn vài lần trong tuần, từng bước phát triển các story cho các sprint tương lai.
Phân tích velocity giúp nhóm hiểu khả năng thực tế của mình. Quan trọng là không chỉ xem xét tốc độ trung bình của 3-5 sprint gần nhất, mà còn các yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng suất: nghỉ phép, lễ tết, nợ kỹ thuật hoặc dependencies bên ngoài.

Phiên lập kế hoạch

Các chiến lược hiệu quả cho lập kế hoạch sprint bao gồm cách tiếp cận có cấu trúc đối với cuộc họp. Lập kế hoạch sprint gồm hai phần: xác định "cái gì" sẽ được làm và "như thế nào" sẽ được thực hiện.

Nhóm cùng với Product Owner xác định mục tiêu sprint, mục tiêu này kết hợp tất cả user story được chọn. Mục tiêu phải cụ thể, có thể đo lường và được tất cả người tham gia hiểu rõ. Mục tiêu tệ: "Cải thiện trải nghiệm người dùng". Mục tiêu tốt: "Người dùng có thể đăng ký qua mạng xã hội chỉ bằng một click".
Nhóm phát triển phân tách các story đã chọn thành các task và ước tính bằng giờ. Quá trình này giúp phát hiện các độ phức tạp ẩn và dependencies. Mỗi task không nên mất quá 8 giờ — nếu nhiều hơn, cần chia thành các subtask.

Vai trò và trách nhiệm

Tương tác trong nhóm agile được xây dựng trên việc hiểu rõ vai trò của từng người tham gia quá trình lập kế hoạch.

Scrum Master điều phối quá trình, theo dõi việc tuân thủ khung thời gian và giúp nhóm đưa ra quyết định. Anh ta không nên áp đặt quyết định, nhưng phải đặt đúng câu hỏi và hướng thảo luận theo hướng tích cực.
Product Owner chịu trách nhiệm ưu tiên backlog và quyết định tính năng nào nên được thực hiện trước. Anh ta phải sẵn sàng giải thích giá trị business của mỗi story và trả lời câu hỏi của nhóm phát triển.
Nhóm phát triển đảm nhận cam kết giao kết quả. Quan trọng là cam kết phải đến từ chính nhóm, chứ không được áp đặt từ bên ngoài. Chỉ như vậy mới có thể đạt được mức độ động lực và trách nhiệm cao.

Các lỗi thường gặp

Đánh giá quá cao khả năng — lỗi thường gặp nhất trong lập kế hoạch sprint. Các nhóm có xu hướng nhận nhiều công việc hơn khả năng hoàn thành, đặc biệt ở đầu dự án hoặc sau một sprint thành công. Lời khuyên cho lập kế hoạch agile sprint bao gồm nguyên tắc "thà đánh giá thấp còn hơn đánh giá quá cao". Những cam kết không hoàn thành làm giảm lòng tin của stakeholder và làm nhóm mất động lực.
Thiếu thời gian dự phòng — một lỗi quan trọng khác. Trong kế hoạch sprint nên dành 10-20% thời gian buffer cho các task không lên kế hoạch, bug hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Dự phòng này không nên được lấp đầy bằng các story bổ sung "phòng khi".
Bỏ qua dependencies dẫn đến tắc nghẽn giữa sprint. Tất cả dependencies bên ngoài phải được xác định và xử lý ở giai đoạn lập kế hoạch. Nếu task phụ thuộc vào nhóm khác hoặc nhà cung cấp bên ngoài, cần phối hợp thời gian trước và nhận được xác nhận.

Giám sát quá trình

Các thực hành tốt nhất của lập kế hoạch sprint bao gồm cải tiến liên tục của chính quá trình lập kế hoạch. Trong các buổi retrospective, nhóm phải phân tích không chỉ kết quả sprint mà còn chất lượng lập kế hoạch.

Metrics để phân tích:

Độ chính xác của ước tính (so sánh thời gian dự kiến và thực tế)
Phần trăm story hoàn thành
Số lượng thay đổi trong sprint sau khi lập kế hoạch
Thời gian dành cho lập kế hoạch

Biểu đồ burndown giúp theo dõi tiến độ trong suốt sprint và xác định vấn đề ở giai đoạn sớm. Nếu biểu đồ cho thấy nhóm không thể hoàn thành khối lượng công việc đã lên kế hoạch, cần có biện pháp khắc phục: ưu tiên lại task hoặc loại bỏ những user story ít quan trọng nhất.

Thích ứng lập kế hoạch

Nhóm từ xa đòi hỏi cách tiếp cận đặc biệt cho lập kế hoạch sprint. Cần sử dụng các công cụ chuyên biệt cho làm việc cộng tác và đảm bảo kết nối chất lượng cho tất cả người tham gia. Khuyến nghị tổ chức lập kế hoạch trong nhiều phiên ngắn thay vì một cuộc họp dài.
Dự án lớn với nhiều nhóm cần phối hợp lập kế hoạch ở cấp chương trình. Scrum of Scrums hoặc SAFe (Scaled Agile Framework) cung cấp cấu trúc để đồng bộ công việc của nhiều nhóm.
Dự án bảo trì, nơi phần đáng kể thời gian dành cho hỗ trợ và sửa bug, đòi hỏi dành một phần capacity cho công việc không lên kế hoạch. Thường từ 30 đến 50% thời gian sprint được phân bổ cho hỗ trợ, thời gian còn lại cho phát triển tính năng mới.

Sự thật thú vị

Nghiên cứu của công ty VersionOne cho thấy 76% tổ chức triển khai phương pháp Agile nhận thấy cải thiện chất lượng lập kế hoạch dự án. Đồng thời, các nhóm dành thời gian tối ưu cho lập kế hoạch sprint thể hiện năng suất cao hơn so với các nhóm lập kế hoạch quá ít.

Đọc thêm:

Học quản lý dự án bằng cách đọc bài viết của chúng tôi Tam giác quản lý dự án: cân bằng phạm vi, thời gian và chi phí.

Giảm nhẹ công việc cho bản thân và nhóm bằng cách tìm hiểu Bảng Kanban. Hướng dẫn quản lý quy trình.

Giúp các nhóm tập trung vào nhu cầu thực sự của người dùng với bài viết Agile Personas: cải thiện phát triển lấy người dùng làm trung tâm trong các dự án agile.

Kết luận

Lập kế hoạch sprint hiệu quả đòi hỏi cách tiếp cận hệ thống và cải tiến liên tục.

Hãy nhớ rằng không có lập kế hoạch hoàn hảo. Sử dụng retrospective không chỉ để phân tích kết quả mà còn để hoàn thiện chính quá trình lập kế hoạch. Chỉ thông qua thực hành và cải tiến liên tục, nhóm mới đạt được hiệu quả tối đa trong làm việc với phương pháp Agile.