كيفية تحديد اختناقات سير العمل وحلها

النقاط الرئيسية

المقدمة

حلم كل عشاق السيارات هو التسابق على الطريق السريع الفارغ، دون أي ازدحام مروري في الأفق. للأسف، نحن في القرن الواحد والعشرين، ومعظم المدن لا تزال تعتمد على السيارات، لذلك ستسرع لمدة… آه، حوالي 3 ثوانٍ قبل أن تتوقف فجأة. 

لا، نحن لا نشجع على السرعة. إنها مجرد استعارة جميلة لشرح أن الاختناقات أو "الازدحامات" في هذه الحالة تجعل العملية بأكملها أكثر متعة وإنتاجية بعشر مرات. 

أفادت دراسة من Formstack و Mantis Research أن المنظمات قد تخسر ما يصل إلى 1.3 مليون دولار سنويًا بسبب المهام غير الفعالة التي تثقل كاهل الموظفين، على سبيل المثال. وكشفت نفس الدراسة أن أكثر من نصف الموظفين يقضون ساعتين على الأقل يوميًا في مهام متكررة، مما يبرز الحاجة إلى تحسين العمليات.

$1.3 مليون هو... الكثير من الأصفار. على أي حال، ما يجب أن تفهمه أولاً وقبل كل شيء هو أن جميع الاختناقات يمكن تقسيمها إلى نوعين رئيسيين: العمليات الفوضوية وتخصيص الموارد الفوضوي. في بعض الأحيان يكون كلاهما معًا. إليك ما تحتاج إلى معرفته عن هذه:

العمليات الفوضوية:

• طرق العمل القديمة. جداول البيانات والاجتماعات في المكتب؟ كيف يمكن لذلك أن يساعد أي شخص؟
• الفحوصات المعقدة قبل الإصدار. حتى أفضل منتج في السوق سيتعطل إذا مر بـ 10 مراحل من المراجعات والاختبارات.
• البيروقراطية وتراكم الأوراق. عندما تحتاج 20 إدارة مختلفة للموافقة على ميزة معينة – لن يرى المنتج النور أبدًا.
• العمل اليدوي. ربما لن تحل الذكاء الاصطناعي محل الكتاب والصحفيين والفنانين، ولكنه رائع في ملء الجداول الطويلة وجداول البيانات – دع الذكاء الاصطناعي يتعامل مع ذلك وركز على العمل الفعلي.
• سير العمل غير الفعّال. القوة الحقيقية تكمن في البساطة. إذا كانت هناك خطوات لا تساهم كثيرًا في النتائج النهائية – تخلص منها.

تخصيص الموارد الفوضوي:

• الفرق قصيرة العدد. إذا كان مدير المشروع يقوم بـ 3 وظائف مختلفة في نفس الوقت، فهذا ليس "إدارة" – هذه طريقة سريعة للاحتراق.
• المعدات القديمة. أجهزة الكمبيوتر التي بالكاد يمكنها تشغيل لعبة Tetris، وجداول البيانات في Excel التي لم يتم تحديثها منذ انهيار الاتحاد السوفيتي، أو الكراسي المكتبية القديمة التي تص squeak – كل ذلك يمكن أن يبطئ العمليات.
• مشاكل الميزانية. في بعض الأحيان، يؤدي نقص التمويل المناسب إلى أن تقول الفرق "لا" لأجزاء حيوية من سير العمل المريح والمنتج. قد يعمل هذا على المدى القصير، ولكن سرعان ما سيستنزف الجميع المعنيين على المدى الطويل.

إذن نعم، هناك العديد من العوامل المساهمة في مشكلة كبيرة، لذا إذا تمكنت من حل واحدة على الأقل من القضايا المذكورة أعلاه – فذلك بالفعل يعد انتصارًا كبيرًا. كان هناك مرة واحدة عندما خفضت Bethany Home Healthcare تكاليف الرواتب بنسبة تقارب 200% من خلال تنفيذ أتمتة العمليات التجارية – تم تحقيق نتائج كبيرة بتغييرات تبدو صغيرة في سير العمل اليومي 

كيف تكتشف الاختناقات مبكرًا

فهم ما قد يحدث خطأ أو ما هو خطأ بالفعل شيء، ولكن اكتشافه مبكرًا هو الأمر الأصعب. على سبيل المثال، قد تمارس أمازون بعض الممارسات العملية المشكوك فيها، لكنها تعرف الكثير عن التنبؤ بالاختناقات المحتملة. 

إنهم يستخدمون بشكل نشط ما يسمى بالتحليل التنبؤي – وهي طريقة تتضمن دراسة البيانات التاريخية والثقافية لتخطيط الأزمات المحتملة قبل أن تحدث.

كان COVID-19 مفاجئًا للجميع، ولكن بفضل التحليل التنبؤي تمكنت أمازون من التكيف بسرعة والحفاظ على عملائها رغم الظروف…

… التحليل التنبؤي والممارسات التجارية المشكوك فيها، لكن ذلك جانب من الموضوع.

إذن، إليك بعض "علامات التحذير" المحتملة التي يجب أن تراقبها لاكتشاف المناطق المشكلية المحتملة:

• المهام تتراكم ولا تبدو أنها تنتهي أبدًا. من الجيد أن يكون فريقك مشغولًا، على سبيل المثال. ولكن إذا وصلت كمية المهام غير المكتملة إلى نقطة حرجة، وتستمر في التزايد؟ قد يكون هناك شيء خاطئ هنا.
• المواعيد النهائية مجرد مفاهيم. مرة أخرى، قد يكون من الطبيعي أن تفوت بعض المواعيد النهائية في أسبوع صعب، ولكن إذا أصبح هذا هو القاعدة؟ يستحق الأمر التحقيق.
• الموارد المحدودة. الشركات العظيمة تعتمد على التمويل الجيد والأشخاص الممتازين. عندما تبدأ هذه الأمور في الجفاف بشكل غير مريح – فهذا سبب للقلق.
• المعنويات المنخفضة. إذا كان مزاج فريقك في الحضيض – فهذا يشير إلى أن هناك شيئًا غير صحيح.
• النتائج غير الجيدة. الأمر بسيط.
• التواصل السيئ. هناك ثقافة فرعية كاملة من الأشخاص الذين "يسقطون من خلال الشقوق" في الشركات الكبيرة ويستمرون في تلقي رواتبهم دون القيام بالكثير من العمل. يبدو مألوفًا؟ في حين أنه ليس بالضرورة سيئًا – إلا أنه يشير إلى أن الفرق لا تتواصل بشكل صحيح، وهو أمر بالغ الأهمية لأي مشروع ناجح.

قد تتعامل نيتفليكس مع بعض الفشل الذي يتكلف مليارات الدولارات من حين لآخر، ولكن يا فتى، هم يعرفون الكثير عن جمع المعلومات. كل خطوة في سير عملهم تتم مراقبتها عن كثب، مع تحليل كل قطعة من الملاحظات وتنفيذها. في اللحظة التي تظهر فيها بعض العوائق في طريقهم نحو الإنتاجية – يتم سحقها على الفور.

كيف، بالضبط، تسأل؟ شيء صغير يسمى "هندسة الفوضى". يبدو رائعًا، أليس كذلك؟ تتضمن هذه الطريقة إدخال "اضطرابات" مسبقة إلى سير العمل، مع الفكرة أن هذا سيبني "المرونة" عندما تأتي التهديدات الحقيقية. نوع من جهاز المناعة للشركات، إذا صح التعبير. 

الإصلاحات المحتملة

عندما يتم اكتشاف جميع المشاكل أخيرًا، هناك شيء واحد متبقي – وهو إصلاحها فعلاً. هناك جانب إيجابي في حل المشكلة بسرعة والتأكد من أنها لن تظهر مرة أخرى – حاول الالتزام بذلك قدر الإمكان. 

الحلول قصيرة المدى:

• تخصيص الموارد. مهمة واحدة يعمل عليها مديران متعبان جدًا، بينما المهمة الأخرى يعمل عليها عشرة. أنت تعرف ما يجب عليك فعله – إعادة توزيع المهام قليلاً.
• البحث عن اختصار مؤقت. بعض الأشياء قد لا تعمل كما هو متوقع على الفور، ولكن قد تنجح بتغييرات بسيطة وغير مرغوب فيها في الصيغة الأولية. اتركها لبعض الوقت؛ إذا نجحت، فهي ناجحة. ستتمكن من العودة إليها وتحسينها في أوقات أقل ضغطًا.
• ترقية المهارات بسرعة. إذا كانت مهارات عمالك تفتقر إلى شيء معين، فقد ترغب في إرسالهم إلى دورة تدريبية قصيرة لتعلم ما يمكنهم تعلمه. ليست درجة كاملة، بالطبع، ولكنها ستفي بالغرض في الوقت الحالي.
• التخصيص المستهدف للتشغيل الآلي. إذا كانت بعض العمليات تستغرق وقتًا طويلاً من فريقك – قد يؤدي تشغيلها آليًا إلى تخفيف الضغط. قد يؤثر ذلك على جودة النتيجة النهائية، نعم، ولكنه قد يوفر لك أيضًا المساحة التي تحتاجها.
• ورش عمل التواصل. أحيانًا كل ما يتطلبه الأمر هو محادثة صادقة واحدة. حقيقة أن ذلك لم يحدث من قبل يدل على وجود مشاكل أعمق، لكنه يعد بداية.

الحلول طويلة المدى:

• إعادة تصميم الأنابيب. إذا لم تنجح الأمور – فقم بإزالتها وبناء شيء أفضل على أنقاضها.
• الاستثمار في مهارات الفريق. دورات تدريبية على مستوى الشركة لزيادة ذكاء وكفاءة زملائك في العمل. الاستثمار في المعرفة دائمًا ما يعود بفوائد.
• ترقية محطات العمل. أجهزة كمبيوتر جديدة، أو أجهزة لوحية، أو حتى نسخة أحدث وأفضل من برامج إدارة المشاريع هي بلا شك مكلفة ولكنها قد تحدث فرقًا. ومع ذلك، يعتبر Taskee مجانيًا وفعالًا تمامًا – فقط للإشارة.
• تشغيل آلي عميق. حدد العمليات التي تتطلب لمسًا بشريًا ضئيلًا وأتمتتها بشكل كامل. مثل إدارة المخزون ومعالجة الطلبات – من هذا القبيل.
• التخطيط الاستراتيجي. خطط للمعوقات المحتملة واحتياجاتك العامة مقدمًا. يضمن ذلك المناعة ضد معظم المشاكل العالمية.

مقالات ذات صلة:

للحصول على رؤى حول تحسين العمليات، استكشف إدارة المشاريع الهجينة: نهج متوازن يجمع بين الأجايل والشلال. 

لتحسين كفاءة الفريق، تحقق من ما هو لوح كانبان؟ دليل لتصور وإدارة سير العمل. 

لإدارة الموارد بشكل أفضل، اقرأ عملية إدارة الموارد: حول نجاح مشروعك من خلال التخطيط الفعال.

الخاتمة 

فهم ومعالجة الاختناقات في سير العمل أمر بالغ الأهمية للحفاظ على العمليات الفعالة. باستخدام المزيج الصحيح من الأدوات والعمليات والممارسات، يمكن للفرق تحديد ومعالجة الاختناقات قبل أن تؤثر على نجاح المشروع. يكمن المفتاح في الحفاظ على نهج استباقي لتحسين العمليات مع تعزيز ثقافة التحسين المستمر.

القراءة الموصى بها

"Theory of Constraints"

دليل شامل لفهم وحل الاختناقات التشغيلية في بيئات الأعمال الحديثة.

على أمازون

"Lean Process Improvement"

استراتيجيات لتبسيط سير العمل والقضاء على الفاقد من خلال نهج منهجي.

على أمازون

"The Phoenix Project"

التطبيقات الواقعية لإدارة الاختناقات في العمليات التقنية مع دراسات حالة عملية.

على أمازون