প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বনাম এক্সেল: আপনার প্রজেক্টের জন্য কোন টুলটি সঠিক?

প্রধান বিষয়গুলো

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারের সুবিধা

আধুনিক প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলি হয়তো আপনার পুরানো লিনাক্সের সাথে এক্সেলের মতো কাস্টমাইজেবল এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়, কিন্তু এর ইউআই এর ব্যবহারযোগ্যতা এবং অতিরিক্ত ফিচারের প্যাকেজটি তা ভালোভাবে প্রতিস্থাপন করে।

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের মূল সুবিধাগুলি মনে রাখার জন্য:

• রিয়েল-টাইম সহযোগিতা। সবাই একই অ্যাপ্লিকেশনের সংস্করণে কাজ করে, একে অপরের ফলাফল এবং অগ্রগতি ট্র্যাক করে।
• অটোমেটেড কর্মপ্রবাহ। আপনাকে আর ফর্মুলা শেখার দরকার নেই – অ্যাপ্লিকেশনটি অল্প ইনপুটে কর্মপ্রবাহ অটোমেশন করে।
• রিপোর্টিং ক্ষমতা। ভালো PM সফটওয়্যার আপনার কাজের ইতিহাস সুন্দরভাবে প্যাক করে একটি সঙ্কুচিত রিপোর্টে, যা আপনার পাইপলাইন আরও উন্নত করার জন্য সব ধরনের মেট্রিক্স প্রদান করে।
• সম্পদ ব্যবস্থাপনা। আপনার দলের প্রাপ্যতা দেখতে পান এবং কাজগুলি সঠিকভাবে বিতরণ করেন।
• টাইমলাইন ভিজ্যুয়ালাইজেশন। গ্যান্ট চার্টের মতো জিনিসগুলি আপনাকে প্রকল্পের প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ স্তর পরিষ্কারভাবে পর্যবেক্ষণ করতে দেয়, যা বিভ্রান্তি কমিয়ে দেয়।
• ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা। ভালোভাবে ডিজাইন করা PM সফটওয়্যারটি সব আপনার গাইড এবং নির্দেশিকার জন্য স্টোরেজ ক্ষমতা রাখে। সাধারণত একটি সহজ শেয়ারিং ফিচারও আসে!
• যোগাযোগ ক্ষমতা। আপনার দলের সাথে যোগাযোগ করতে অন্য ট্যাবে যেতে হবে না।

এক্সেল একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা টুল হিসেবে

এমনকি Non-PMsরাও জানেন এক্সেল কী – এক্সেলকে সর্বোচ্চভাবে অপটিমাইজ করার জন্য পুরো সম্প্রদায় রয়েছে, যেখানে সমস্ত ধরনের ফর্মুলা এবং শর্টকোড শেয়ার করা হয়। অবশ্যই, এক্সেলের ব্যবহারযোগ্যতা এর শক্তির মধ্যে নেই, তবে আপনি অস্বীকার করতে পারবেন না যে মাইক্রোসফটের সরল প্রকল্প সংগঠনের পদ্ধতি, এক কথায়, দক্ষ।

তবে, নিশ্চিত করার জন্য, এক্সেলের প্রধান সুবিধাগুলি দেখে নেওয়া যাক:

• কম শেখার সময়। বেশিরভাগ বিশেষজ্ঞ ইতিমধ্যেই মৌলিক ফর্মুলাগুলি জানেন। একবার আপনি প্রথম কঠিন এবং ভয়ানক সময়টি পার করলে – সব দরজা খুলে যাবে।
• উচ্চ কাস্টমাইজেশন। রঙ কোডিং এবং সমস্ত ধরনের ফর্মুলার সাহায্যে আপনি আপনার এক্সেল টেবিলগুলি আপনার নির্দিষ্ট কাজের জন্য পরিবর্তন করতে পারেন।
• খরচ-কার্যকর। মাইক্রোসফট অফিস লাইব্রেরিটি হল সর্বাধিক বাজেট-বান্ধব উপায় আপনার সংস্থাকে সমস্ত প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম সরবরাহ করার জন্য।
• অফলাইন অ্যাক্সেস। আপনার ওয়াই-ফাই বন্ধ? আপনি যদি পূর্বে সিঙ্ক করে থাকেন, তবে আপনার কাজের রুটিন বিঘ্নিত হবে না।
• বিশ্বব্যাপী সামঞ্জস্যতা। প্রায় প্রতিটি অপারেটিং সিস্টেম এক্সেল সমর্থন করে।
• অটোমেশন ক্ষমতা। কয়েক ডজন ফর্মুলার সাহায্যে এক্সেল বেশিরভাগ বিরক্তিকর কাজ নিজেরাই করে দেয়।

যাত্রা শুরু করা

এক্সেল থেকে কিছুটা আরও ইউএক্স-ফ্রেন্ডলি কিছুতে চলে যাওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন? খুব ভাল! নতুন কিছু শেখা এবং আপনার সরঞ্জামের তালিকায় নতুন টুল যোগ করা একটি সফল ক্যারিয়ারের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। 

এখানে কয়েকটি পদক্ষেপ রয়েছে যা আপনাকে নতুন সফটওয়্যারে নির্বিঘ্নে রূপান্তরিত হতে সহায়ক হবে:

• বর্তমান প্রক্রিয়াগুলি অধ্যয়ন এবং নিরীক্ষণ করুন। এটি আপনাকে সঠিক পিএম সফটওয়্যার নির্বাচন করতে সহায়ক হবে।
• আপনার নির্দিষ্ট কাজের জন্য উপযুক্ত সফটওয়্যার নির্বাচন করুন। এটি গুরুত্বপূর্ণ, তাই সব বিকল্প পরীক্ষা করতে সময় নিন।
• আপনার সমস্ত তথ্য এবং সংবেদনশীল তথ্য নতুন সিস্টেমে কীভাবে স্থানান্তরিত হবে তা পরিকল্পনা করুন। যদি আপনি সৌভাগ্যবান হন, তবে আপনি যে অ্যাপটি বেছে নিয়েছেন তাতে ইতিমধ্যেই মাইগ্রেশন ক্ষমতা থাকতে পারে।
• আপনার দলকে নতুন সফটওয়্যার পরিচয় করান। প্রয়োজনে একটি অনবোর্ডিং সেশন আয়োজন করুন।
• আপনার বিদ্যমান কাজের প্রবাহগুলি নতুন পিএম সিস্টেমের জন্য সামঞ্জস্য করুন। অথবা যদি কিছু উদ্ধার করার মতো না থাকে, তবে সেগুলি সম্পূর্ণভাবে পুনর্গঠন করুন। 
• নতুন সফটওয়্যার নিয়ে আপনার দল কিভাবে পরিচালনা করছে তা পর্যবেক্ষণ করুন। যদি বিষয়গুলি আপনার প্রত্যাশা মতো না চলে, তবে অন্য বিকল্পগুলি বিবেচনা করুন।
• ফিডব্যাক সংগ্রহ করুন। আপনার দলের সদস্যদের প্রয়োজনের প্রতি মনোযোগ দিন – যদি তারা নতুন সিস্টেমে মানিয়ে নিতে না পারে, তবে সম্ভবত কিছু পরিবর্তন করা উচিত।

সম্পর্কিত প্রবন্ধ:

টুল নির্বাচন সম্পর্কে ব্যবহারিক ধারণার জন্য, অনুগ্রহ করে গ্যান্ট চার্ট কী? প্রকল্প ব্যবস্থাপনার জন্য গ্যান্ট চার্ট ব্যবহার করার একটি গাইড। দেখুন। 

আপনার সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়া অপটিমাইজ করার জন্য, ওজনযুক্ত সিদ্ধান্ত ম্যাট্রিক্স: তথ্যভিত্তিক সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য একটি সহজ টুল। দেখুন।

কাজের প্রবাহ অপটিমাইজেশন টিপসের জন্য, প্রকল্প ব্যবস্থাপনার কর্মপ্রবাহ: প্রকল্প সফলতার জন্য পদক্ষেপগুলো সহজ করা। পড়ুন।

উপসংহার

তাহলে, যেমনটি আমরা শুরুতেই বলেছিলাম, এক্সেল থেকে কিছুটা আরও সুবিধাজনক এবং ইউআই-ফ্রেন্ডলি কিছুতে স্থানান্তরের সিদ্ধান্ত আপনার প্রকল্পের প্রয়োজনের ভিত্তিতে নিতে হবে। স্প্রেডশীটগুলি অদূর ভবিষ্যতে যাবে না, তাই যদি আপনি আপনার পুরনো বন্ধু এক্সেলের সাথে আরামদায়ক হন, তবে এটি একটি সঠিক পছন্দ হতে পারে।

তবে, একটি ভালো ডিজাইন করা পিএম সিস্টেম আপনার কাজের জীবন সম্পূর্ণভাবে পরিবর্তন করতে পারে, প্রগ্রেস ট্র্যাকিং এবং রিসোর্স অ্যালোকেশন কয়েকটি ক্লিকের ব্যাপার করে তুলবে। উপরন্তু, নতুন কিছু ভাল। তাই যদি আপনি আপনার ব্যবসা এবং দলকে স্কেল করার পরিকল্পনা করছেন, তবে হয়তো এটা আপনার পরিবেশ পরিবর্তনের সময় এসেছে।

সুপারিশকৃত পাঠ্য:

"প্রকল্প ব্যবস্থাপনা টুলবক্স"

সঠিক প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সমাধান নির্বাচন এবং বাস্তবায়নের জন্য একটি বিস্তারিত গাইড

On Amazon

"প্রকল্প ব্যবস্থাপকদের জন্য মাইক্রোসফট অফিস এক্সেল ২০০৭"

প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় এক্সেল ব্যবহারের জন্য উন্নত কৌশল

On Amazon

"প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় ফাস্ট ফরোয়ার্ড এমবিএ"

বিশ্ববিদ্যালয় শিক্ষার মতো প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় চমৎকার গাইড যা শত শত হাজারের পাঠকদের দ্বারা বিশ্বাসিত

On Amazon