Taskee টাস্ক বোর্ড দিয়ে আপনার ওয়ার্কফ্লো রূপান্তর করুন

Taskee টাস্ক বোর্ড

কাজ চোখের সামনে থাকলে সমন্বয়ের একটা মৌলিক সমস্যা মিটে যায়। কাজের অবস্থা যদি কারও স্মৃতিতে বা নানা জায়গায় ছড়ানো টুলে পড়ে থাকে, তাহলে সিদ্ধান্ত নিতে, নির্ভরতা সামলাতে আর অগ্রাধিকার ঠিক করতে যাঁদের সেই তথ্য দরকার, তাঁরা তা পান না। টাস্ক বোর্ডে পুরো প্রকল্প এক নজরে দেখা যায়। কোন কোন কাজ আছে, কোনটা কোন অবস্থায়, কে দায়িত্বে, কোথায় কাজ আটকে আছে, সবই সেখানে।

Taskee-এ প্রতিটি কাজ একটি কার্ড। কার্ডটি ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করে নির্দিষ্ট স্ট্যাটাস কলামের মধ্যে সরানো যায়: "টু ডু," "ইন প্রোগ্রেস," "ইন রিভিউ," "ডান।" শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত কাজের অগ্রগতি দলের সবাই একই সময়ে দেখতে পান। কাউকে আলাদা করে আপডেট চাইতে হয় না। লিখে লিখে খবর আদান-প্রদানের ঝামেলাও কমে যায়।

বোর্ডে বড় ছবির প্যাটার্নও ধরা পড়ে। কোনো একটি কলামে কাজ জমে গেলে বোঝা যায় ওয়ার্কফ্লো কোথায় আটকাচ্ছে। যে কাজ অনেক দিন ধরে নড়ছে না, সেটাও চোখে পড়ে। তখন সেদিকে নজর দেওয়া বা বিষয়টি ওপরে জানানো যায়।

বোর্ডের কার্যকারিতা

Taskee-এর টাস্ক কার্ডে এমনভাবে তথ্য সাজানো থাকে, যাতে দলের সদস্য কাজ বুঝতে, করতে আর অন্যদের সাথে সমন্বয় করতে যা যা লাগে সব হাতের কাছে পান। অন্য টুলে যেতে হয় না, কাউকে জিজ্ঞেসও করতে হয় না:

• কার্ডে সময়সীমা। তারিখ চোখের সামনে থাকলে কোন কাজ কোন কাজের ওপর নির্ভর করছে তা স্পষ্ট হয়। সময়সীমা পেরোনোর আগেই ঝুঁকিতে থাকা কাজ ধরা পড়ে।
• নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি। প্রতিটি কার্ডে মালিক লেখা থাকে, তাই কে কোন কাজের জন্য দায়ী তা নিয়ে সংশয় থাকে না। দূরে দূরে কাজ করা দলে কাজ হারিয়ে যাওয়ার সবচেয়ে সাধারণ কারণ এই সংশয়ই।
• ফাইল অ্যাটাচমেন্ট। দরকারি নথি, উপকরণ আর রেফারেন্স কাজের ভেতরেই থাকে। সব প্রসঙ্গ এক জায়গায় পাওয়া যায়।
• সাবটাস্কের জন্য চেকলিস্ট। বড় কাজকে ধাপে ধাপে ভাগ করলে ছোট ছোট অংশেও অগ্রগতি মাপা যায়। জটিল কাজের হিসাব রাখতে মাথায় কম চাপ পড়ে।
• অগ্রাধিকার ও কাজের ধরনের লেবেল। রঙিন চিহ্ন দেখেই কার্ডের ধরন বোঝা যায়। প্রতিটি কার্ড না খুলেই বোর্ডে চোখ বুলিয়ে কাজ বাছাই করা যায়।
• বিল্ট-ইন নোটিফিকেশন। স্ট্যাটাস বদলালে, সময়সীমা ঘনিয়ে এলে বা নতুন কাজ দেওয়া হলে স্বয়ংক্রিয় সতর্কবার্তা আসে। বারবার খোঁজ নিতে হয় না।
• লেবেল, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বা স্ট্যাটাস অনুযায়ী ফিল্টার। কয়েকটি ক্লিকেই ভিড়ে ঠাসা বোর্ড থেকে শুধু জরুরি কাজ, শুধু একজনের কাজ বা শুধু নির্দিষ্ট স্ট্যাটাসের কাজ আলাদা করে দেখা যায়।

Taskee-এ দ্রুত কাজও করা যায়। স্ক্রিন না বদলেই কার্ড এডিট করা, সরানো বা কপি করা সম্ভব। রোজকার টাস্ক ম্যানেজমেন্টের ছোটখাটো কাজে সময় কম লাগে। আরও পড়ুন: রিমোট টিম ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার।

আপনার ওয়ার্কফ্লো উন্নত করুন

কাজ যখন চ্যাট, ইমেল আর মানুষের স্মৃতিতে ছড়িয়ে থাকে, তখন দলের হাতে সবার জন্য এক রকম তথ্য থাকে না। অথচ ভালো সমন্বয়ের জন্য সেটাই দরকার। Taskee-এর বোর্ড এই সমস্যা প্রক্রিয়ার স্তরেই মেটায়। কাজের অবস্থা সব অংশগ্রহণকারী সব সময় দেখতে পান:

• স্পষ্ট কাজের কাঠামো। কাজের প্রতিটি পর্যায়ের জন্য আলাদা কলাম। কী শেষ হয়েছে, কী চলছে, কী আটকে আছে, সব এক দৃশ্যে দেখা যায়। এর জন্য স্ট্যাটাস মিটিং বা হাতে লেখা রিপোর্ট লাগে না।
• হাতে-কলমে সমন্বয় কম। কে কোন কাজ করছেন আর কাজ কোন অবস্থায় আছে, তা দেখা গেলে ম্যানেজারকে আর আপডেট চাইতে হয় না। যে প্রশ্নের উত্তর পেতে সাধারণত স্ট্যাটাস মিটিং ডাকা হয়, বোর্ডই তার উত্তর দেয়।
• সবার জন্য একই প্রকল্প-চিত্র। ম্যানেজার আর দলের সদস্যরা প্রকল্পের একই চিত্র দেখে কাজ করেন। ফলে নেতৃত্ব প্রকল্পকে যে অবস্থায় আছে বলে ভাবেন আর দল বাস্তবে যা দেখছে, তার ফারাক কমে।
• নমনীয় প্রক্রিয়া কনফিগারেশন। পণ্য উন্নয়ন, বিপণন, গ্রাহক সহায়তা, যেকোনো ধরনের ওয়ার্কফ্লোর জন্য কয়েক মিনিটেই বোর্ড সাজানো যায়। প্রযুক্তিগত সেটআপ বা কারও সাহায্য লাগে না।
• অপারেশনের বাড়তি ঝামেলা কম। কাজের তথ্য এক জায়গায় আর চোখের সামনে থাকলে প্রসঙ্গ খোঁজা, আপডেট চাওয়া আর ভুল বোঝাবুঝি মেটাতে যে সময় যেত, সেটা আসল কাজে লাগে।

এটিও দেখুন: দলের জন্য পণ্য ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার।

কর্মে টাস্ক বোর্ড

Taskee টাস্ক বোর্ড নানা ধরনের দল আর ওয়ার্কফ্লোতে কাজে লাগে:

• পণ্য উন্নয়ন। কাজ ভাগ হয় পর্যায় অনুযায়ী: আইডিয়া, ডিজাইন, পরীক্ষা, রিলিজ। দলের প্রত্যেকে দেখতে পান কোন আইটেম উন্নয়ন চক্রের কোথায় আছে। কোথাও আটকে গেলে দ্রুত ব্যবস্থা নেওয়া যায়।
• বিপণন প্রচারণা। সৃজনশীল কাজ, অনুমোদনের ধাপ আর প্রকাশের তারিখ এক বোর্ডে থাকে। অনেক অংশীজন জড়িত থাকলে সমন্বয়ে যে বাড়তি ঝামেলা হয়, তা কমে।
• গ্রাহক সহায়তা। কাজ সাজানো হয় জরুরি অবস্থা আর অনুরোধের ধরন অনুযায়ী। নতুন অনুরোধ দ্রুত ভাগ করে দেওয়া যায়, সমাধান কতদূর এগোল তাও স্পষ্ট দেখা যায়।
• রিমোট দল। কে কোথায় আছেন বা কোন টাইম জোনে কাজ করছেন, তাতে কিছু যায় আসে না। বোর্ড দেখে সবাই একইভাবে বোঝেন কে কী করছেন আর প্রকল্প কোথায় দাঁড়িয়ে। দূরত্বের কারণে সমন্বয়ে যে ফাঁক তৈরি হয়, বোর্ড তা পূরণ করে।

স্বচ্ছতা এবং স্কেলেবিলিটি

Taskee তৈরি হয়েছে বাড়তে থাকা দলের জন্য, আর সময়ের সাথে জটিল হয়ে ওঠা প্রক্রিয়ার জন্য। ছোট ওয়ার্কিং গ্রুপ থেকে বড় বিভাগ পর্যন্ত টাস্ক বোর্ডের কাঠামো নতুন করে সাজাতে হয় না। নতুন প্রকল্প, ওয়ার্কস্পেস আর সদস্য একই ইন্টারফেসে যোগ হয়। কাজ যত বাড়ুক, বোর্ডের দেওয়া স্বচ্ছতা একই থাকে।

দল বড় হলে আর কাজ বাড়লেও বোর্ডের দৃশ্যমানতা আর ফিল্টারিং ঠিকমতো কাজ করে। তাই কার্যক্রম বাড়লেও বোর্ডভিত্তিক টাস্ক ম্যানেজমেন্টের সুবিধা কমে না।

কেন Taskee?

Taskee-এর মূল ভাবনা সহজ। টাস্ক ম্যানেজমেন্ট টুল জটিলতা বাড়াবে না, কমাবে। অন্য টুল থেকে এর পার্থক্য তিনটি জিনিসের মিশ্রণে: সহজলভ্যতা, কাজের উপযোগিতা আর মানিয়ে নেওয়ার ক্ষমতা।

• ব্যবহার বিনামূল্যে। কোনো সাবস্ক্রিপশন স্তর নেই, টাকা দিয়ে খুলতে হয় এমন ফিচার নেই, বিজ্ঞাপনও নেই। কোনো পেমেন্ট ছাড়াই সব সুবিধা পাওয়া যায়।
• সহজবোধ্য ইন্টারফেস। লম্বা অনবোর্ডিং বা প্রশিক্ষণ ছাড়াই প্ল্যাটফর্মে দ্রুত অভ্যস্ত হওয়া যায়। চালু করার পর থেকে কাজে লাগানো পর্যন্ত সময় কম লাগে।
• বাস্তব প্রক্রিয়া অনুযায়ী সাজানো যায়। বোর্ড আর ওয়ার্কস্পেস যেকোনো প্রকল্প বা দলের নিজস্ব কাঠামো অনুযায়ী বদলানো যায়। এর জন্য প্রযুক্তিগত সহায়তা লাগে না।
• দরকারি ফিচারে মনোযোগ। টাস্ক ম্যানেজমেন্টের মূল চাহিদা মেটানোর মতো ফিচার আছে। যেসব টুলে বেশিরভাগ দলের দরকারের চেয়ে অনেক বেশি ফিচার জমেছে, তাদের জটিলতা এখানে নেই।
• প্রযুক্তিগত সহায়তা। চালু করা আর ওয়ার্কফ্লো সাজানোর কাজে Taskee দল সাহায্য করতে প্রস্তুত। ফলে টুলটি গ্রহণ করা সহজ হয়।
• যেকোনো আকারের দলের জন্য। ছোট ওয়ার্কিং গ্রুপ আর বড় বিভাগ, দুইয়ের জন্যই একই ইন্টারফেস আর একই ফিচার। আলাদা পণ্য স্তর বা কনফিগারেশন লাগে না।

সম্পর্কিত নিবন্ধ:

ভিজ্যুয়াল ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট বুঝতে, পড়ুন কানবান বোর্ড কি? ভিজ্যুয়াল ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্টের জন্য একটি গাইড।

প্রকল্পের পরিকল্পনা আর ট্র্যাকিং ঠিকঠাক করতে পড়ুন গ্যান্ট চার্ট কী? প্রকল্পের সময়সীমা ভিজ্যুয়ালাইজ এবং পরিচালনার জন্য একটি গাইড।

Agile পদ্ধতি কীভাবে প্রকল্প পরিচালনাকে সমর্থন করে তা বুঝতে, অন্বেষণ করুন Agile পদ্ধতির শীর্ষ সুবিধাগুলি।

উপসংহার

Taskee-এর টাস্ক বোর্ড দলের কাজ সামলানোর ধরন বদলে দেয়। এটি একটি স্পষ্ট ভিজ্যুয়াল ব্যবস্থা। কাজের অবস্থা সব সময় চোখের সামনে থাকে, সমন্বয়ের ঝামেলা কমে। দল বড় হলেও স্বচ্ছতা হারায় না। যেকোনো আকারের দল, যেকোনো ধরনের ওয়ার্কফ্লো, সবার জন্যই গোছানো কাজের চিত্র হাতের নাগালে আসে।