Boresha kazi yako kwa vibao vya kazi vya Taskee

Bao za kazi za Taskee

Kazi zikionekana, tatizo la msingi la uratibu hutatuliwa. Hali ya kazi ikibaki kwenye kumbukumbu za mtu mmoja au kwenye zana zilizotawanyika, wanachama wa timu wanaoihitaji kufanya maamuzi, kusimamia utegemezi na kupanga vipaumbele hawawezi kuipata. Bao la kazi huonyesha hali nzima ya mradi mahali pamoja. Kazi zipi zipo, kila moja iko hatua gani, nani anaiongoza, na wapi maendeleo yamekwama.

Katika Taskee kila kazi ni kadi. Kadi hiyo huburutwa kutoka safu moja ya hali hadi nyingine: "Cha Kufanya," "Inaendelea," "Katika Ukaguzi," "Imefanyika." Kwa muundo huu, kila mwanachama wa timu anaona maendeleo ya kazi tangu mwanzo hadi mwisho, wote kwa wakati mmoja. Hakuna haja ya kuuliza hali ya kazi imefikia wapi. Pia hakuna haja ya kuandikiana jumbe nyingi ili kila mtu apate habari sawa.

Bao pia huonyesha mienendo mikubwa. Kazi zikijikusanya kwenye safu moja, ni ishara kwamba mtiririko umekwama hapo. Kazi ambazo hazijasogea kwa muda mrefu nazo huonekana. Hizo ndizo zinazohitaji kufuatiliwa kwa karibu au kupelekwa ngazi ya juu ili zipatiwe uamuzi.

Utendaji wa bao

Kadi za kazi katika Taskee zimepangwa kubeba kila taarifa ambayo mwanachama wa timu anahitaji ili kuelewa kazi, kuitekeleza na kuratibu na wenzake. Hahitaji kuhamia zana nyingine wala kuomba ufafanuzi:

• Tarehe za mwisho kwenye kadi. Tarehe zinazoonekana huweka wazi utegemezi wa muda kati ya kazi. Kazi iliyo hatarini hugunduliwa mapema, kabla tarehe ya mwisho haijapita.
• Mtu mwenye dhamana aliyepangiwa. Kila kadi inaonyesha mwenye kazi, kwa hiyo hakuna utata kuhusu nani anawajibika kwa nini. Utata huu ndio chanzo kikuu cha kazi kupotea katika timu zinazofanya kazi kutoka maeneo tofauti.
• Viambatisho vya faili. Hati, nyenzo na marejeo yanayohusika hupatikana ndani ya kazi yenyewe. Muktadha wote unakaa mahali pamoja, na hakuna anayelazimika kuutafuta kwingine.
• Orodha za ukaguzi kwa kazi ndogo. Kazi kubwa ikigawanywa katika hatua zinazofuatana, maendeleo hupimika hata kwa sehemu ndogo. Kufuatilia kazi tata zinazotolewa kwa hatua nyingi kunachosha akili kidogo.
• Lebo za kipaumbele na aina ya kazi. Alama za rangi huonyesha aina ya kadi papo hapo. Msomaji anapitia bao na kupanga kazi haraka bila kufungua kila kadi.
• Arifa zilizojengwa ndani. Hali ikibadilika, tarehe ya mwisho ikikaribia au mtu akipewa kazi mpya, tahadhari hutumwa yenyewe. Hakuna haja ya kufuatilia kwa mkono.
• Kuchuja kwa lebo, wapangiwa, au hali. Kwa mibofyo michache, bao lililojaa hubadilika kuwa mtazamo mwembamba unaoonyesha kazi za dharura tu, kazi za mtu mmoja tu, au kazi za hali fulani tu.

Taskee pia inaruhusu vitendo vya haraka. Kadi zinaweza kuhaririwa, kuhamishwa na kunakiliwa bila kubadilisha skrini, hivyo shughuli za kila siku za usimamizi wa kazi zinakwenda bila kukwama. Soma zaidi: Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Boresha mtiririko wako wa kazi

Kazi zikitawanyika kwenye gumzo, barua pepe na kumbukumbu za watu, timu inakosa picha moja ya pamoja ya hali ya kazi. Bila picha hiyo, uratibu mzuri hauwezekani. Muundo wa bao wa Taskee hutatua hili katika ngazi ya mchakato. Hali ya kazi inaonekana kwa washiriki wote muda wote:

• Muundo wa kazi wazi. Kila hatua ya kazi ina safu yake. Kilichokamilika, kinachoendelea na kilichokwama vyote vinaonekana mahali pamoja, bila mikutano ya hali wala ripoti za mkono.
• Uratibu wa mkono uliopungua. Kila kazi ikiwa na mwenyewe na hali yake ikionekana, mameneja hawahitaji tena kuomba taarifa. Bao linajibu maswali ambayo kwa kawaida mikutano ya hali huitishwa ili kuyajibu.
• Muhtasari wa pamoja wa mradi. Mameneja na wanachama wa timu wanaangalia picha moja ya mradi. Hivyo pengo kati ya kile viongozi wanachodhani kuhusu hali ya mradi na kile timu inachokiona hasa linapungua.
• Usanidi rahisi wa mchakato. Bao linaweza kuandaliwa kwa aina yoyote ya mtiririko wa kazi, iwe maendeleo ya bidhaa, masoko au huduma kwa wateja, ndani ya dakika chache. Hakuna usanidi wa kiufundi wala msaada unaohitajika.
• Mzigo wa uendeshaji uliopungua. Taarifa za kazi zikiwa mahali pamoja na zinaonekana, muda uliokuwa ukipotea kutafuta muktadha, kuomba taarifa na kurekebisha kutoelewana hurudi kwenye kazi yenyewe.

Huenda ikakuvutia: Programu ya Usimamizi wa Bidhaa kwa Timu.

Bao za kazi katika vitendo

Bao za kazi za Taskee zinafaa aina nyingi za timu na mitiririko ya kazi:

• Maendeleo ya bidhaa. Kazi zinapangwa kwa hatua: wazo, muundo, majaribio, kutoa. Kila mwanachama wa timu anaona kila kipengele kiko wapi katika mzunguko wa maendeleo, na kizuizi kikitokea kinashughulikiwa haraka.
• Kampeni za masoko. Kazi za ubunifu, hatua za idhini na tarehe za uchapishaji zinakaa kwenye bao moja. Uratibu unakuwa mwepesi hata pale wadau ni wengi.
• Huduma kwa wateja. Kazi zinapangwa kwa dharura na aina ya ombi. Maombi mapya yanagawiwa haraka, na maendeleo ya kuyatatua yanaonekana wazi.
• Timu za mbali. Haijalishi mtu yuko wapi au anafanya kazi katika saa za eneo gani. Kupitia bao, kila mtu anaelewa sawa nani anafanya nini na mradi umefika wapi. Pengo la uratibu linalosababishwa na umbali linazibwa.

Uwazi na uwezo wa kukua

Taskee imeundwa kwa ajili ya timu zinazokua na michakato inayozidi kuwa tata kadri muda unavyokwenda. Muundo wa bao unakua kutoka kikundi kidogo cha kazi hadi idara kubwa bila kulazimika kupangwa upya. Miradi mipya, maeneo ya kazi na washiriki wapya huongezwa ndani ya kiolesura kilekile. Kiasi cha kazi kiwe kidogo au kikubwa, uwazi unaotolewa na muundo wa bao unabaki palepale.

Uonekano wa kazi na uchujaji uliojengwa ndani unaendelea kufanya kazi vizuri hata timu ikikua na kazi zikiongezeka. Kwa hiyo faida za kuratibu kazi kwa bao hazipungui shughuli zinapopanuka.

Kwa nini Taskee?

Taskee imejengwa juu ya wazo moja rahisi. Zana ya usimamizi wa kazi inapaswa kupunguza utata, sio kuuongeza. Inatofautiana na zana nyingine kwa kuchanganya mambo matatu: inapatikana kwa wote, ina vipengele vinavyohitajika, na inajirekebisha kulingana na timu.

• Bure kutumia. Hakuna viwango vya usajili, hakuna vipengele vilivyofungwa nyuma ya malipo, na hakuna matangazo. Vipengele vyote vinapatikana bila kulipa chochote.
• Kiolesura kinachoeleweka haraka. Jukwaa limeundwa ili watu walizoee haraka bila mafunzo marefu. Muda kati ya kuanza kulitumia na kupata matunda yake ni mfupi.
• Inaweza kusanidiwa kwa michakato halisi. Bao na maeneo ya kazi yanaweza kurekebishwa kulingana na muundo wa mradi au timu yoyote, bila msaada wa kiufundi.
• Vipengele vinavyohitajika tu. Taskee inashughulikia mahitaji ya msingi ya usimamizi wa kazi. Haina utata wa zana ambazo zimerundika vipengele vingi kuliko timu nyingi zinavyohitaji.
• Upatikanaji wa msaada wa kiufundi. Timu ya Taskee iko tayari kusaidia kuanza kutumia zana na kupanga mtiririko wa kazi. Hivyo ni rahisi zaidi kwa timu kuikubali na kuizoea.
• Inaweza kukua kwa ukubwa wowote wa timu. Kiolesura kilekile na vipengele vilevile vinahudumia vikundi vidogo vya kazi na idara kubwa. Hakuna haja ya viwango tofauti vya bidhaa au usanidi maalum.

Makala zinazohusiana:

Kuelewa usimamizi wa mtiririko wa kazi wa kuona, soma Bao la Kanban ni nini? Mwongozo wa usimamizi wa mtiririko wa kazi wa kuona.

Ili kupanga na kufuatilia miradi vizuri, soma Chati ya Gantt ni nini? Mwongozo wa kuona na kusimamia ratiba za miradi.

Kuelewa jinsi mbinu ya Agile inaunga mkono usimamizi wa miradi, gundua Faida za juu za Mbinu ya Agile.

Hitimisho

Bao za kazi za Taskee zinabadilisha jinsi timu zinavyosimamia kazi. Zinatoa mfumo wa kuona ulio wazi ambapo hali ya kazi inaonekana muda wote na uratibu unakuwa mwepesi. Timu ikikua, uwazi wa shirika haupotei. Timu ya ukubwa wowote, yenye mtiririko wa kazi wa aina yoyote, inapata picha iliyopangwa ya kazi zake.