Consejos para evitar sobrecomunicación

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29 mayo, 2025

Hablemos del verdadero problema: esos gerentes que no dejan de hablar y están obsesionados con las reuniones, que simplemente no pueden dejar a sus compañeros de trabajo en paz. Aún no estamos seguros de qué es peor: decir demasiado o no decir lo suficiente. Así que, para asegurarnos de que tus ideas brillantes no se ahoguen en un mar de reuniones inútiles y más de 300 notificaciones, hemos preparado este artículo.

Puntos clave

La falta de comunicación es arriesgada, pero demasiada crea ruido y sobrecarga

Cada repetición debe añadir valor, no solo duplicar información

Define dónde encontrar diferentes tipos de mensajes creando una fuente única de verdad para decisiones importantes

¿Cuándo es demasiado?

Cuando repites lo mismo una y otra vez solo para que cada compañero y gerente finalmente entienda la idea, tienes un problema.

Mantengámoslo simple con un ejemplo. Imagina que estás lanzando un proyecto importante y el equipo necesita estar adecuadamente preparado para todo el proceso. Primero, envías un correo electrónico. Luego, organizas una reunión. Después, compartes una página de Figma con diapositivas sobre qué no hacer. Y para estar absolutamente seguro, dejas un muro de texto en el chat de trabajo.

Eso es sobrecomunicación en su máxima expresión.

En equipos especialmente grandes, donde el número de empleados llega a los miles, este tipo de repetición puede tener sentido.

Pero si hablamos de equipos relativamente pequeños o en crecimiento, unas pocas prácticas salvavidas pueden devolver las cosas a la normalidad.

Cuando demasiado es bueno

Como siempre, las cosas no son exactamente blanco y negro, así que a veces vigilar de cerca a tus empleados es una buena idea. Sin embargo, estas situaciones son altamente específicas, así que no te dejes llevar:

Períodos de cambio organizacional. En esos momentos, es importante garantizar la máxima claridad. Por ejemplo, al pasar a una nueva estructura de gestión de proyectos, se puede utilizar un enfoque de tres pasos: primero, un seminario web para explicar los cambios, luego una guía detallada en la base de conocimientos corporativa y, finalmente, una serie de recordatorios breves en el chat del equipo. Este enfoque ayuda a reducir el caos y asegura una transición suave.
Cuando se comunica información crítica. Cuando se trata de plazos, cambios en proyectos o decisiones clave, siempre es mejor sobrecomunicar que subcomunicar. He visto incluso a los colegas más atentos perderse algo importante, especialmente si está enterrado entre un montón de otros mensajes.
En equipos multiculturales y distribuidos. Aquí, no hay forma de evitarlo: si tu equipo incluye personas de diferentes países y zonas horarias, una comunicación clara no es solo conveniente, es esencial. Una vez trabajé con un equipo de cinco países diferentes y nos dimos cuenta de que para mantener las cosas funcionando sin problemas, era importante documentar las decisiones clave de al menos tres maneras: discutirlas en una reunión, capturarlas en un documento compartido y publicarlas en el chat.
Integración de nuevos empleados. Cuando los recién llegados se unen, todo debe repetirse varias veces. Uno de mis gerentes introdujo un método súper práctico de "triple toque": primero, explicar las cosas durante la inducción, luego proporcionar una guía escrita y, finalmente, grabar un video explicativo para cada proceso clave. De esa manera, nadie se pierde y todo está claro.

También hay excepciones a estas situaciones particulares. Por ejemplo, la mayoría de los trabajadores remotos están bastante acostumbrados a la idea de ser autosuficientes e independientes en la medida de lo posible. Así que si ya has trabajado con ese compañero de otro continente durante un par de meses y sabes que está produciendo buen trabajo, literalmente no hay razón para microgestionar a él o a otros miembros similares del equipo.

El exceso no es cuidado

¿Sigues pensando que vigilar a tus empleados es una buena idea, a pesar de los posibles inconvenientes? Repasemos esos inconvenientes solo para asegurarnos de que el punto quede claro:

Sobrecarga de información. Cuando llegan tantos mensajes que las personas comienzan a ignorar casi todo. Una vez, uno de mis colegas dijo: "Cuando todo es importante, nada lo es". Ya entiendes la idea: si cada mensaje parece el apocalipsis, eventualmente nadie toma nada en serio.
Pérdida de productividad. Cuanta más repetición, más tiempo se dedica a la comunicación y menos al trabajo real. Cada nuevo correo electrónico, reunión o recordatorio consume minutos o incluso horas que podrían haberse destinado a hacer el trabajo en lugar de rehacer el mismo tema una y otra vez.
"Aprendizaje de la indefensión" en el equipo. Cuando todo se repite varias veces, las personas dejan de molestarse en buscar información. "¿No viste el correo electrónico? No te preocupes, se repetirá de todos modos". Y eso lentamente se convierte en la norma: todos asumen que lo importante se mencionará nuevamente.
Agotamiento de la información. Oh, ese es un tema por sí mismo. Hemos notado una extraña tendencia con algunos clientes: las personas comienzan a archivar automáticamente los correos electrónicos de aquellos que envían demasiados mensajes. Y así, se pierden información crítica y terminan sin entender dónde salió mal.

En pocas palabras: tu equipo necesita saber cómo manejar las cosas sin tu constante intervención. Eso no significa que debas simplemente lanzarlos al agua y ver si pueden nadar, pero hay una gran diferencia entre supervisión y microgestión.

Consejos prácticos

Crea un sistema claro de canales de comunicación. Asigna una función específica a cada plataforma y mantente fiel a esa estructura. Cuando tu equipo sabe que Slack es para decisiones rápidas y Taskee es para la documentación de proyectos, la eficiencia comunicativa crece exponencialmente. Enseña a tu equipo no solo a usar los canales, sino a combinarlos de forma efectiva: por ejemplo, una videollamada siempre debe terminar con un resumen por correo que detalle las decisiones clave y las próximas acciones.
Aplica la “regla de tres”. Los psicólogos afirman que para retener información, las personas necesitan interactuar con ella al menos tres veces en formatos distintos. Usa un enfoque multisensorial: empieza con una entrega verbal (una reunión), refuérzala visualmente (un documento) y haz seguimientos contextuales durante la planificación de los próximos pasos. Las investigaciones sobre la curva del olvido de Ebbinghaus muestran que sin repetición, se pierde más del 50% de la información en la primera hora, y después de 10 horas, solo queda alrededor del 35%.
Implementa mecanismos de confirmación. Establece un sistema de acuse de recibo explícito para mensajes críticos, desde simples reacciones con emojis hasta listas de verificación formales. Esta práctica, adoptada de la aviación y la medicina, crea un ciclo de comunicación cerrado y reduce significativamente el riesgo de errores. Define tiempos de respuesta claros y automatiza recordatorios solo para quienes no hayan respondido, en lugar de reenviar el mensaje a todo el equipo.
Usa la comunicación visual. Las investigaciones en neurociencia muestran que el cerebro procesa la información visual 60.000 veces más rápido que el texto. Invierte tiempo en crear diagramas, infografías y esquemas para procesos complejos. Para lograr la máxima efectividad, combina texto minimalista con elementos gráficos claros.
Evalúa regularmente la efectividad de la comunicación. Introduce una auditoría estructurada del flujo de comunicación utilizando métricas tanto cuantitativas como cualitativas. No midas solo la velocidad de transmisión, sino también la comprensión, mediante cuestionarios breves o chequeos rápidos. Desarrolla un “mapa de calor comunicacional” para rastrear qué canales funcionan mejor según el tipo de información. Las empresas que auditan su comunicación con regularidad suelen entregar sus proyectos a tiempo con más frecuencia.
Crea una fuente única de verdad. Establece un repositorio central de conocimiento con una estructura clara y normas de mantenimiento. No basta con tener este recurso — debe integrarse en los flujos de trabajo diarios. Establece un protocolo donde todas las decisiones clave se documenten en el repositorio en un plazo de 24 horas. Los equipos con una única fuente de verdad dedican menos tiempo a resolver conflictos y buscar información actualizada.
Ten en cuenta los estilos de comunicación. Realiza una evaluación formal de las preferencias comunicativas de tu equipo usando herramientas como DISC o los estilos de aprendizaje VAK (Visual, Auditivo, Kinestésico). Crea planes de comunicación personalizados para los principales stakeholders y proyectos, teniendo en cuenta estas preferencias. La comunicación adaptada genera una colaboración más efectiva.

Dato interesante

Según ZenHR, una comunicación de equipo efectiva aumenta la retención de empleados hasta 4,5 veces en comparación con organizaciones donde esta es deficiente.

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Conclusión

En una era de ruido informativo, la verdadera habilidad no está en hablar más fuerte o más seguido, sino en crear mensajes que no se puedan ignorar — no por su frecuencia, sino por su calidad, momento y relevancia.

La información no debería simplemente repetirse; debe resonar, reforzarse y, en última instancia, transformarse en acción.