טיפים לפגישות אונליין פרודוקטיביות

• היעדר מטרה ברורה: פגישות שמתקיימות מכיוון שהן מתוזמנות ולא מכיוון שנדרשת תפוקה מוגדרת מייצרות באופן עקבי דיונים ללא החלטות.
• הסחות דעת: סביבות ביתיות, התראות טלפון ולשוניות דפדפן מקבילות מפחיתות את הקשב מתחת לסף הנדרש למעורבות מהותית.
• תקלות טכניות: אינטרנט לא יציב, שמע פגום או בעיות מצלמה משבשים את הזרימה וצורכים את הזמן המוקצב לעבודה פרודוקטיבית.
• חוסר איזון בהשתתפות: כאשר חלק מהמשתתפים שולטים בעוד אחרים נשארים שקטים לאורך כל הפגישה, הפגישה מפחיתה את גיוון הרעיונות ומסמנת למשתתפים השקטים יותר שלא מצפים לתרומתם.
• עומס יתר על ההיקף: ניסיון לפתור יותר מדי נושאים בפגישה אחת מייצר אובדן מיקוד והחלטות באיכות נמוכה יותר מאלה שמתקבלות בפגישות קצרות וממוקדות.
• היעדר ניהול: ללא מישהו שעוקב אחר הזמן ומנחה את הדיון, פגישות סוטות מסדר היום ולעיתים נדירות מייצרות את התפוקות שלשמן הן נקראו.

הכנה

איכות הפגישה נקבעת ברובה עוד לפני שהיא מתחילה. אם אין לפגישה מטרה מוגדרת וסדר יום מוכן, היא לא תספק תוצאות באופן עקבי, ולא משנה כמה טוב ינהלו אותה.

מטרה וסדר יום

• הגדירו את התפוקה לפני שליחת ההזמנות. מטרת הפגישה צריכה להיות ספציפית ולהוביל לפעולה. במקום "לדון בפרויקט X" כתבו "לאשר את התקציב של פרויקט X לרבעון הבא". אם אי אפשר לנסח את התוצאה הרצויה בבירור, ייתכן שאין צורך בפגישה בכלל.
• הפיצו סדר יום מפורט לפחות 24 שעות מראש, עם הנושאים, הזמן שמוקצב לכל אחד ומי צריך להכין מה. כך המשתתפים מגיעים עם הנתונים והעמדות שנדרשים להחלטה, במקום לגבש אותם תוך כדי הפגישה.
• צרפו את כל החומרים הרלוונטיים להזמנה. כל דקה שהולכת בפגישה על חיפוש מסמכים היא דקה שלא מוקדשת להחלטה שבשבילה נקבעה הפגישה.

בחירת משתתפים

הזמינו רק את מי שהדעה שלו או סמכות ההחלטה שלו נחוצות. בקבוצה קטנה הדיון ממוקד יותר, ולכל משתתף יש יותר זמן לתרום באמת. לעיתים קרובות שתי פגישות קצרות, כל אחת עם האנשים הרלוונטיים לה, מביאות תוצאות טובות יותר מפגישה ארוכה אחת שבה יושבים כל בעלי העניין יחד.

משך וזמן

• הגדירו משכים של 25 או 50 דקות במקום 30 או 60. הדקות שנשארות מונעות עייפות מפגישות רצופות ונותנות זמן לרשום את התוצאות לפני השיחה הבאה.
• קחו בחשבון אזורי זמן כשקובעים פגישה לצוות מפוזר. כלי תזמון שמציגים את הזמינות בכל אזור זמן עוזרים מאוד.
• הימנעו מבוקרי יום שני וערבי יום שישי מאוחרים כשמדובר בדיונים מורכבים שדורשים ריכוז לאורך זמן.

הגדרה טכנית

• בדקו את המצלמה, המיקרופון, האוזניות ואיכות החיבור לפני הפגישה, ולא באמצעה.
• שבו במקום שקט ומואר היטב, שבו לא צפויות הפרעות. אם אי אפשר לשלוט בסביבה, רקע וירטואלי הוא פתרון סביר.
• ודאו שהמכשירים טעונים, כי סוללה שנגמרת באמצע הפגישה היא הפרעה שקל למנוע.

מעורבות

ההכנה יוצרת את התנאים לפגישה פרודוקטיבית, אבל הניהול בזמן הפגישה עצמה הוא שקובע אם ינצלו אותם כמו שצריך.

התחל בזמן

כשהפגישה מתחילה בזמן שנקבע, כולם מבינים שדייקנות היא הנורמה, ומי שהגיע בזמן מרגיש שמכבדים אותו. פתיחה קצרה ומסודרת, שאלה אחת או משפט אחד שמציג את ההקשר, עוזרת למשתתפים להיכנס לראש של הפגישה לפני שהדיון העיקרי מתחיל.

תפקידי מנחה ורושם פרוטוקול

• מנחה: שומר על הזמן ועל סדר היום, מכניס את כל המשתתפים לשיחה ומחזיר את הדיון לנושא כשהוא סוטה. יותר מכל גורם אחר, המנחה הוא שקובע את איכות הפגישה.
• רושם פרוטוקול: רושם בזמן אמת את ההחלטות, המשימות שחולקו, תאריכי היעד ומי אחראי על מה. כשעובדים בכלים משותפים (Google Docs, Miro, Confluence), כל המשתתפים רואים את הרישום באותו רגע, ואחרי הפגישה אין ויכוח על מה הוחלט.

מצלמות פועלות

כשרואים את המשתתפים, אפשר לקלוט גם שפת גוף. אנשים מעורבים יותר וקשה יותר להסתתר מאחורי עיסוק בדברים אחרים, וכל זה משפר את הדיון. אם החיבור חלש, כדאי לפתוח מצלמות לפחות בזמן מצגות וברגעים שבהם מקבלים החלטות.

השתתפות מובנית

• המנחה צריך לפנות לאנשים בשמם, כדי שכל נקודות המבט יישמעו: "ג'ון, מה דעתך על זה?" "מריה, יש לך מה להוסיף?"
• סקרים, הרמת יד וירטואלית והצ'אט הם דרכים מסודרות לשמוע גם את מי שלא ידבר בלי שיפנו אליו ישירות.
• בפגישה שנמשכת יותר משעה, הפסקה של 5 דקות מרעננת את הקשב ועוזרת לשמור על ריכוז עד סוף הדיון.

משימה אחת בלבד במהלך הפגישה

סוגרים את האפליקציות המיותרות, משתיקים את ההתראות בטלפון ומתרכזים רק בפגישה לאורך כל הזמן שנקבע לה. כך המעורבות טובה יותר באופן מדיד מאשר כשמנסים להשתתף ובמקביל לעשות דברים אחרים. כשהמנחה רואה שמישהו מוסח, הוא יכול להתייחס לזה ישירות. מידע נוסף: תוכנת פרודוקטיביות אישית.

הבטחת הצלחה

פגישה טובה נמדדת בהחלטות ובפעולות שיצאו ממנה, באיכות שלהן ובשאלה אם בוצעו עד הסוף, והשאלה כמה נעים ושוטף היה הדיון היא משנית.

סיכום ותיעוד החלטות

• שלחו סיכום קצר בתוך שעה לאחר סיום הפגישה, עם ההחלטות שהתקבלו, המשימות שחולקו, האחראים ותאריכי היעד. כשהחלטה לא נרשמת מיד, לעיתים קרובות כל אחד זוכר אחרת מה סוכם.
• אם הפגישה הוקלטה, כתבו איפה ההקלטה שמורה, דבר שחשוב במיוחד למי שלא הצליח להשתתף.

מעקב על פעולות שהוקצו

• עקבו אחרי המשימות שחולקו בפגישה בכלי משותף לניהול פרויקטים (Taskee, Jira, Trello, Asana). כשהמשימות גלויות לכולם, האחריות ברורה ומוחשית ולא נשארת במשתמע.
• משוב קבוע מהצוות על הפגישות, מה עובד ומה אפשר לשפר, נותן את המידע שצריך כדי לשפר עם הזמן את הדרך שבה מנהלים פגישות מרחוק.

מאמרים קשורים:

לגישות לשילוב עבודה עם הסדרי נסיעה, קרא מה זה workation? מדריך מלא לעבודה תוך כדי נסיעה.

למסגרות מוטיבציה המשפרות שיעורי השלמת משימות, קרא חיזוק חיובי בניהול משימות להגברת פרודוקטיביות הצוות.

לגישות קליטה מובנות המפחיתות את זמן ההסתגלות לעובדים מרחוק, קרא טיפים לקליטה מרחוק להצלחה.

מסקנה

פגישה וירטואלית פרודוקטיבית היא תוצאה של הכנה מסודרת, ניהול פעיל ומעקב עקבי אחרי הביצוע. טכנולוגיה משופרת או סדר יום ארוך יותר לא יחליפו את אלה. מי שמיישם את העקרונות האלה באופן קבוע מקבל פגישות שמסתיימות בהחלטות, מכבדות את הזמן של המשתתפים ומוסיפות לעבודת הצוות במקום לגזול ממנה.